Comptabilité d'une ACP de 20 appartements

YellowSubmarine · #1 20-11-2015 15:01:53

Bonjour,

J'ai lu et relu les sujets discutant de la comptabilité des ACP. Je n'ai pas de réponse concernant ma question ou je n'interprète pas correctement les informations trouvées.

Nous sommes une ACP de 20 appartements donc obligatoirement une comptabilité en partie double. Quelqu'un pourrait-il me dire quel programme de comptabilité nous conviendrait le mieux ?

Existe-t'il une liste des comptables faisant la comptabilité des ACP ? J'ai contacté deux bureaux de mon coin et ils ne font pas la comptabilité des ACP.

Merci et bon week-end.

YellowSubmarine · #21 25-11-2015 09:24:50

Bonjour à tous,

Désolé de répondre si tard, mais j'ai eu d'autres occupations plus urgentes. Merci à tous pour vos réponses et vos conseils.

Je vais brièvement expliquer notre situation. Je suis le syndic bénévole d'une copropriété de 20 appartements. Pour tout ce qui est de la gestion, j'ai écrit mon propre logiciel qui forcément correspond à nos besoins. J'ai écrit la base il y a deux ans et je l'ai amélioré au fur et à mesure de mes besoins. Il reste deux ou trois petites choses à développer et je compte m'en occuper cet hiver. J'ai donc toutes les données et je diffuse sans aucun problème toutes les informations nécessaires au Conseil de Copropriété et aux copropriétaires pour contrôler le bon fonctionnement de l'ACP.

Au sujet de la comptabilité proprement dite, une de nos copropriétaires est expert-comptable et s'occupe donc de la comptabilité. En résumé, un module a été adossé à mon programme et nous pouvons donc éditer les historiques des clients, fournisseurs et comptes bancaires ainsi que le bilan. Pas de chance cette personne quitte la résidence et c'est donc la dernière année qu'elle s'occupera de notre comptabilité.

J'ai plusieurs possibilités :

Je garde ce que j'ai. Mais est-ce que je respecte bien la loi ?
Je confie la comptabilité à un bureau comptable en fournissant les données par un fichier CSV (ou autre). Oui mais existe-t-il une liste de ces bureaux faisant la comptabilité des ACP ?
Je confie la comptabilité à un bureau comptable et je lui donne la farde annuelle, à eux d'encoder. Même question que ci-dessus.
Nous achetons un logiciel comptable adapté aux ACP et je fais le travail moi-même. Quel logiciel car il ne nous faut que le module comptable ?

J'espère ne pas avoir été trop long.

Merci et bonne journée.

GT · #22 25-11-2015 10:14:18

YellowSubmarine a écrit :

Bonjour à tous,
Désolé de répondre si tard, mais j'ai eu d'autres occupations plus urgentes. Merci à tous pour vos réponses et vos conseils.
Je vais brièvement expliquer notre situation. Je suis le syndic bénévole d'une copropriété de 20 appartements. Pour tout ce qui est de la gestion, j'ai écrit mon propre logiciel qui forcément correspond à nos besoins. J'ai écrit la base il y a deux ans et je l'ai amélioré au fur et à mesure de mes besoins. Il reste deux ou trois petites choses à développer et je compte m'en occuper cet hiver. J'ai donc toutes les données et je diffuse sans aucun problème toutes les informations nécessaires au Conseil de Copropriété et aux copropriétaires pour contrôler le bon fonctionnement de l'ACP.
Au sujet de la comptabilité proprement dite, une de nos copropriétaires est expert-comptable et s'occupe donc de la comptabilité. En résumé, un module a été adossé à mon programme et nous pouvons donc éditer les historiques des clients, fournisseurs et comptes bancaires ainsi que le bilan. Pas de chance cette personne quitte la résidence et c'est donc la dernière année qu'elle s'occupera de notre comptabilité.
J'ai plusieurs possibilités :
Je garde ce que j'ai. Mais est-ce que je respecte bien la loi ?
Je confie la comptabilité à un bureau comptable en fournissant les données par un fichier CSV (ou autre). Oui mais existe-t-il une liste de ces bureaux faisant la comptabilité des ACP ?
Je confie la comptabilité à un bureau comptable et je lui donne la farde annuelle, à eux d'encoder. Même question que ci-dessus.
Nous achetons un logiciel comptable adapté aux ACP et je fais le travail moi-même. Quel logiciel car il ne nous faut que le module comptable ?
J'espère ne pas avoir été trop long.
Merci et bonne journée.

Le commissaire aux comptes de votre ACP - j'imagine qu'il en existe un - pourrait répondre à certaines de vos questions ou vous conseiller.

Dernière modification par GT (25-11-2015 10:22:51)

GT · #23 25-11-2015 14:26:23

POUR INFO (et sans aucune forme de publicité)

Tenue de la comptabilité des copropriétés pour syndics d'immeuble

http://www.fisc.pro/syndic.php

dach · #24 25-11-2015 17:29:19

YellowSubmarine a écrit :

...
J'ai plusieurs possibilités :
[*]Je garde ce que j'ai. Mais est-ce que je respecte bien la loi ?[/*]

Si c'était la cas avant pourquoi cela ne le serai plus ?

YellowSubmarine a écrit :

[*]Je confie la comptabilité à un bureau comptable en fournissant les données par un fichier CSV (ou autre). Oui mais existe-t-il une liste de ces bureaux faisant la comptabilité des ACP ?[/*]

Quel est la plus-value que va apporter ce bureau ?

YellowSubmarine a écrit :

[*]Je confie la comptabilité à un bureau comptable et je lui donne la farde annuelle, à eux d'encoder. Même question que ci-dessus.[/*]

Un compta doit être tenue sans retard. Donc pas une seul fois par an pour établir l'inventaire annuel.

YellowSubmarine a écrit :

[*]Nous achetons un logiciel comptable adapté aux ACP et je fais le travail moi-même. Quel logiciel car il ne nous faut que le module comptable ?[/*]
..

Il y a de tas de logiciel disponible sans frais (http://www.cuy.be/telechargem/cptafree.html) pour la compta proprement dite d'un petite ACP (il suffit de remplacer le plan comptable par défaut par celui de l'AR) et pour la présentation de l'inventaire annuel, un traitement de texte et/ou un tableur sont les meilleurs outils.

Pour le reste voici un simple avis anonyme que je souhaite partager :
Les descriptions des logiciel comptable commerciaux 'spécial ACP' semble indiquer qu'il sont délibérément hors la loi. En effet, il refuse les principes indiqué dans le code civil.

L'association des copropriétaires ne peut avoir d'autre patrimoine que les meubles nécessaires à l'accomplissement de son objet, qui consiste exclusivement dans la conservation et l'administration de l'immeuble ou du groupe d'immeubles bâtis.

Elle ne peut donc par avoir ni de stock (elle ne vend rien) , ni de fonds propres (elle ne possède pratiquement rien).
Elle peut disposer de consommables ou pièces de rechange non stockables au sens comptable.
L'outillage ou l'équipement d'entretien ou d'administration peut être amortissable si la valeur le justifie et dans ce cas l’amortissement est une dépense périodique d'entretiens ou d'administration, donc à prélever du fonds de roulement.

budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires
...
On entend par " fonds de roulement ", la somme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques telles que les frais de chauffage et d'éclairage des parties communes, les frais de gérance et de conciergerie.
On entend par " fonds de réserve ", la somme des apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques, telles que celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, la réparation ou le renouvellement d'un ascenseur ou la pose d'une nouvelle chape de toiture.

Il s'agit donc de fonds pour des dépenses à cours terme ou pour des travaux/réparation sur immeuble appartenant aux CP par à l'ACP. Celle-ci n'en a que la gestion.
Les fonds doivent donc être inscrits dans les dettes diverses comme le prévoit la CNC et non en fonds propre.
Ces fonds sont destinés à des dépenses (périodiques ou non), et basés sur les budgets approuvé en AG. Les soldes des fonds d'un exercice sont reportés dans le produit de l'exercice suivant sur décision de l'AG.
Les cas où les charges à répartir d'un CP seraient supérieur à ces avances, doit être exceptionnels car ils ne peuvent qu'être dus qu'a une mauvaise répartition des appels de fonds du budget. C'est à dire des CP ont fait des avances pour d'autres de manière disproportionné.

Concernant la répartition des charges, il me semble normal que celle-ci soit hors plan comptable. Celle-ci est lié au règlement de copropriété et donc différente d'une ACP à l'autre. Un des buts du plan comptable normalisé est de comparer les ACP sur la même base.
Pour la répartition des charges entre CP et l'occupant de son lot (fonction des conventions entre le CP et l'occupant) cela n'est pas du ressort de l'ACP. Ce service doit faire l'objet d'un contrat séparé avec le CP concerné et est soumis à la TVA

luc, Adam

GT · #25 25-11-2015 18:21:01

dach a écrit :

YellowSubmarine a écrit :
...
J'ai plusieurs possibilités :
[*]Je garde ce que j'ai. Mais est-ce que je respecte bien la loi ?[/*]
Si c'était la cas avant pourquoi cela ne le serai plus ?

Bonne question. Un doute en ce qui concerne la tenue de la comptabilité conformément à l'AR de 2012 par le copropriétaire expert comptable ?

luc · #26 26-11-2015 08:29:08

dach a écrit :

Concernant la répartition des charges, il me semble normal que celle-ci soit hors plan comptable. Celle-ci est lié au règlement de copropriété et donc différente d'une ACP à l'autre. Un des buts du plan comptable normalisé est de comparer les ACP sur la même base.

En fait la comptabilité se décompose en trois comptabilités, étroitement liés entre eux:

la comptabilité générale, qui se concentre sur le présent (normalisé par l’AR du12.07.2012)
la comptabilité analytique, qui se concentre sur le passé (non normalisé mais doit tenir compte du plan comptable de l’ACP) et va repartir les charges enter les CP (à normaliser par le règlement de copropriété)
la comptabilité budgétaire, qui se concentre sur le futur (non normalisé mais doit tenir compte du plan comptable de l’ACP) et va justifier les demandes de provisions (à normaliser par le règlement de copropriété).

La répartition des charges est effectivement donc hors plan comptable de la comptabilité générale, mais lié au plan comptable de la comptabilité analytique, à déterminer par l’ACP, mais qui doit tenir compte de la structure du plan comptable de la comptabilité générale, pour être efficace.

Il est techniquement possible et autorisé, en créant des sous comptes comptables dans la comptabilité générale par type de répartition des charges, de rendre la tenue de la comptabilité analytique très facile et de le limiter à quelques opérations comptables trimestrielles ou annuelles.

Pour plus d'info lire entre autres: Wikipedia

luc · #27 26-11-2015 08:41:29

dach a écrit :

Pour le reste voici un simple avis anonyme que je souhaite partager :
Les descriptions des logiciel comptable commerciaux 'spécial ACP' semble indiquer qu'il sont délibérément hors la loi. En effet, il refuse les principes indiqué dans le code civil.

Ayant reçu hier une copie d'une comptabilité de 2014 d'une ACP importante, je ne peux que confirmer à 200% cet avis anonyme.

En effet ce syndic a su, grâce à l'aide de son logiciel commercial (qui est déjà cité dans ce sujet), mettre une grosse partie des dépenses "officiellement" hors comptabilité (= hors contrôle par le commissaire aux comptes et par l’AG). Il s’agit ici d’une partie des frais liés aux sinistres, la justification du fonds de réserve, la justification de la repartions des frais de l’eau, le chauffage et l’électricité commune, etc. … .

Dernière modification par luc (26-11-2015 08:42:17)

YellowSubmarine · #28 28-11-2015 09:53:23

Bonjour,

GT a écrit :

dach a écrit :
YellowSubmarine a écrit :
...
J'ai plusieurs possibilités :
[*]Je garde ce que j'ai. Mais est-ce que je respecte bien la loi ?[/*]
Si c'était la cas avant pourquoi cela ne le serai plus ?
Bonne question. Un doute en ce qui concerne la tenue de la comptabilité conformément à l'AR de 2012 par le copropriétaire expert comptable ?

Je n'ai aucun doute sur la bonne tenue de la comptabilité par notre copropriétaire expert-comptable. La comptabilité a été passée au crible par le Commissaire aux Comptes (c'était sa première année comme Commissaire) et tout est en ordre.
Je voulais juste savoir si, du fait de son départ, ce qu'il avait mis en place ne posait pas de problème vu qu'il n'est plus présent à l'AG pour garantir son travail. Ou dit autrement, est-ce que la comptabilité d'une ACP doit être faite par un comptable reconnu et agréé.

Pour la prochaine AG, je vais garder l'existant car il donne entièrement satisfaction. Pour après, on y réfléchira en AG.

luc a écrit :

...
Naturellement rien ne vaut un test pratique.
Personnellement je ne peux certainement pas faire ce type de test avant février/mars (test comparatif avec d’autres logiciels discutés sur PIM), vu les conséquences pratiques de mon accident de fin juin (cassé pied droit et épaule droite - reconvalescence plus lente que prévue) et d’autres choses plus prioritaires.
Actuellement je compose lentement une base de données des éléments qui peuvent servir dans ce test. Les fonctionnalités testés seront ceux repris dans l'exemple de l'avis, mais en tenant compte d'un ACP de 3 appartements (celle de ma sœur), une ACP de 40 appartements avec deux entrées (celle de mon frère) et la mienne (ACP de +200 appartements, … ).
Les données de test seront évidemment rendues anonymes.

J'attends avec impatience les tests et conclusions de Luc. Ce sera certainement très intéressant et très enrichissant.

Merci à ceux qui m'ont envoyé des propositions de logiciel mais c'était juste une comptabilité que je cherchai. Et au vu des réponses, je vais garder ce que j'ai, du moins pour l'instant.

Merci et bon week-end.

GT · #29 28-11-2015 12:01:29

YellowSubmarine a écrit :

Bonjour,
GT a écrit :
dach a écrit :
YellowSubmarine a écrit :
...
J'ai plusieurs possibilités :
[*]Je garde ce que j'ai. Mais est-ce que je respecte bien la loi ?[/*]
Si c'était la cas avant pourquoi cela ne le serai plus ?
Bonne question. Un doute en ce qui concerne la tenue de la comptabilité conformément à l'AR de 2012 par le copropriétaire expert comptable ?
Je n'ai aucun doute sur la bonne tenue de la comptabilité par notre copropriétaire expert-comptable. La comptabilité a été passée au crible par le Commissaire aux Comptes (c'était sa première année comme Commissaire) et tout est en ordre.
Je voulais juste savoir si, du fait de son départ, ce qu'il avait mis en place ne posait pas de problème vu qu'il n'est plus présent à l'AG pour garantir son travail. Ou dit autrement, est-ce que la comptabilité d'une ACP doit être faite par un comptable reconnu et agréé.
Pour la prochaine AG, je vais garder l'existant car il donne entièrement satisfaction. Pour après, on y réfléchira en AG.

"Ou dit autrement, est-ce que la comptabilité d'une ACP doit être faite par un comptable reconnu et agréé."

En principe, le syndic est seul responsable de l'ensemble de sa gestion y compris comptable. A lui de faire ses choix. Tenir lui-même personnellement la comptabilité, engager un comptable salarié , recourir à une assistance . Et peut-être même ( à vérifier) déléguer ses pouvoirs en matière de comptabilité avec l'accord de l'AG

"Je voulais juste savoir si, du fait de son départ, ce qu'il avait mis en place ne posait pas de problème vu qu'il n'est plus présent à l'AG pour garantir son travail."

C'est le syndic qui fait rapport à l'AG annuelle de l'ensemble de sa gestion y compris comptable et non, sur cette dernière, la personne qui tient le comptabilité

En vertu de quelle disposition, l'expert-comptable agissant à titre privé en qualité de copropriétaire garantit-il à l'AG (que recouvre d'ailleurs cette garantie ? n'est-il pas juge et partie ?) la qualité de son travail ? N'est-ce pas le rôle du commissaire aux comptes désigné annuellement par l'AG qui, dans le cadre de ses obligations et compétences déterminées par le règlement de copropriété, de se prononcer sur la qualité de la comptabilité et la gestion comptable du syndic ?

YellowSubmarine · #30 28-11-2015 12:26:43

GT a écrit :

...
N'est-ce pas le rôle du commissaire aux comptes désigné annuellement par l'AG qui, dans le cadre de ses obligations et compétences déterminées par le règlement de copropriété, de se prononcer sur la qualité de la comptabilité et la gestion comptable du syndic ?

Vous avez raison. C'est le rôle du Commissaire aux Comptes de valider la gestion et la comptabilité du Syndic.

Je me suis posé des questions pour lesquelles j'avais les réponses. Parfois le doute s'installe.

Bon week-end.

YellowSubmarine · #31 31-05-2016 13:56:34

luc a écrit :

... Naturellement rien ne vaut un test pratique.
Personnellement je ne peux certainement pas faire ce type de test avant février/mars (test comparatif avec d’autres logiciels discutés sur PIM), vu les conséquences pratiques de mon accident de fin juin (cassé pied droit et épaule droite - reconvalescence plus lente que prévue) et d’autres choses plus prioritaires.
Actuellement je compose lentement une base de données des éléments qui peuvent servir dans ce test. Les fonctionnalités testés seront ceux repris dans l'exemple de l'avis, mais en tenant compte d'un ACP de 3 appartements (celle de ma sœur), une ACP de 40 appartements avec deux entrées (celle de mon frère) et la mienne (ACP de +200 appartements, … ).
Les données de test seront évidemment rendues anonymes.

Bonjour Luc,

Des nouvelles du test comparatif ?

Bonne journée.

luc · #32 31-05-2016 14:16:11

YellowSubmarine a écrit :

luc a écrit :
... Naturellement rien ne vaut un test pratique. (...).
Bonjour Luc,
Des nouvelles du test comparatif ?
Bonne journée.

J'ai eu accès à une compta d'une ACP de 40 App. qui basculait en 2015 vers la méthode de l'AR 2012. Ils (CP et syndic) en ont vu les avantages. Le syndic est un syndic connu (une dizaine d'agences en Flandre et Bruxelles).

Le syndic judiciaire de mon ACP (250 App.) refuse entre autres de me donner accès au plan comptable de l'ACP qu'il utilise.
Je suis chez le juge le 2/6 pour obtenir cet accès à l'info sur la compta depuis le 01.01.2012.

Entre temps j'ai su éclaircir les quelques zones grises qui me restait. Le test pratique sera fait dès que possible. Mais l'avocat du syndic a juré de trainer l'affaire pendant des années.

YellowSubmarine · #33 31-05-2016 14:36:59

luc a écrit :

YellowSubmarine a écrit :
luc a écrit :
... Naturellement rien ne vaut un test pratique. (...).
Bonjour Luc,
Des nouvelles du test comparatif ?
Bonne journée.
J'ai eu accès à une compta d'une ACP de 40 App. qui basculait en 2015 vers la méthode de l'AR 2012. Ils (CP et syndic) en ont vu les avantages. Le syndic est un syndic connu (une dizaine d'agences en Flandre et Bruxelles).
Le syndic judiciaire de mon ACP (250 App.) refuse entre autres de me donner accès au plan comptable de l'ACP qu'il utilise.
Je suis chez le juge le 2/6 pour obtenir cet accès à l'info sur la compta depuis le 01.01.2012.
Entre temps j'ai su éclaircir les quelques zones grises qui me restait. Le test pratique sera fait dès que possible. Mais l'avocat du syndic a juré de trainer l'affaire pendant des années.

Merci pour l'information. Je vais attendre la suite.

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