Les choses sont déjà plus claires!
Il me semble qu'entre 2001 et 2005, il y a eu, disons "un oubli" de la part du syndic (on suppose qu'il est resté le même de 2001 à 2005).
Si le notaire n'a pas eu connaissance du PV de l'AG de 2001, il ne peut être tenu responsable de quoi que ce soit.

Si l'acte a déjà été transcrit, c'est trop tard pour faire acter la décision de 2001 et il faudra donc passer un nouvel acte chez le notaire.

Je devine alors votre question: qui va payer les frais de ce nouvel acte?

L'AG de 2001 avait probablement décidé de ne pas faire d'acte modificatif pour si peu et d'attendre une autre modification pour les faire toutes ensemble dans un seul acte.
L'idée n'était pas bonne, puisque la première mofification a été oubliée.
Peut-on en faire grief au syndic et exiger de lui qu'il assume seul les frais d'un nouvel acte?
Je crois que c'est à cela que vous pensez.

A votre place j'analyserais la situation sous tous ses aspects:
- votre syndic, à part cet oubli, donne-t-il satisfaction?
- combien va coûter l'acte modificatif?
- la "faute" du syndic n'est-elle pas couverte par son assurance? 

Bref, le jeu en vaut-il la chandelle?

N'oubliez pas l'adage: un mauvais arrangement vaut mieux qu'un bon procès.
Si vous pouvez vous arranger à l'amiable, faites le.

Monsieur Colet,
Votre réponse me donne entière satisfaction ce dont je vous remercie.
Salutations,
Joseph.

Si l'acte a déjà été transcrit, c'est trop tard pour faire acter la décision de 2001 et il faudra donc passer un nouvel acte chez le notaire.

Je devine alors votre question: qui va payer les frais de ce nouvel acte?

L'AG de 2001 avait probablement décidé de ne pas faire d'acte modificatif pour si peu et d'attendre une autre modification pour les faire toutes ensemble dans un seul acte.
L'idée n'était pas bonne, puisque la première mofification a été oubliée.
Peut-on en faire grief au syndic et exiger de lui qu'il assume seul les frais d'un nouvel acte?
Je crois que c'est à cela que vous pensez.

A votre place j'analyserais la situation sous tous ses aspects:
- votre syndic, à part cet oubli, donne-t-il satisfaction?
- combien va coûter l'acte modificatif?
- la "faute" du syndic n'est-elle pas couverte par son assurance? 

Bref, le jeu en vaut-il la chandelle?

N'oubliez pas l'adage: un mauvais arrangement vaut mieux qu'un bon procès.
Si vous pouvez vous arranger à l'amiable, faites le.

Monsieur Colet,
Voici l'évolution des faits:
1-  En 2001 Au cours de l'AG ,cette dernière décide de modifier à l'unanimité la répartition des frais.Le Syndic rédige le PV de l'AG.Pour des raisons compréhensibles,ces modifications ne font pas l'objet d'une modification de l'acte de base.
2- En 2005,un des propriétaires désire diviser son rez en 2 en vue de vendre ces 2 entités.
3- L'acte de base est donc modifié pour acter cette division.
4- De projet d'acte en projet d'acte,une AG décide de l'adoption de la dernière mouture ,mais cette mouture ne reprend que les modifications des quotités suite à cette division et une nouvelle modification de la répartition des frais qui ne concerne que cette division et qui par conséquent n'a rien à voir avec la décision de 2001.Cette décision de 2001 reste donc valable.

Ma question est:le fait qu'on modifie l'acte de base par un acte notarié,le Syndic,gestionnaire de la copropriété,et le conseil de gérance n'avaient-ils pas l'obligation de profiter de l'occasion pour faire acter ces modifications de répartition de frais décidées en 2001.Les acquéreurs et les copropriétaires auraient eu un acte de base à jour et donc fiable et opposable.
Y a-t-il une responsabilité du Syndic ?
Le notaire,pour nous,copropriétaires,avait promis copie de cette acte  modifiant les quotités du rez et de la répartition des frais suite à cette division du rez.N'a-t-il ou le Syndic l'obligation de transmettre une copie aux copropriétaires ? Cela ne résoud pas le problème des décisions de 2001.
Quels conseils pouvez-vous nous donner pour cette situation ?

Vous dites "Pour des raisons compréhensibles,ces modifications ne font pas l'objet d'une modification de l'acte de base". Je ne vois pas de raison pour ne pas faire un acte modificatif d'autant plus qu'un changement des charges touche les droits des occupants locataires et des futurs acquereurs.
Je ne serais pas sure qu'après l'acte de base modificatif de 2005 la decision de 2001 est toujours valable car vous dites que la derniere mouture a été approuvé par l'AG qui donc, à mon avis, en aurait approuvé les modification des quotites et des charges.

Vous pouvez toujours revenir en AG sur la chose mais il faudra refaire un acte de base modificatif... A la meme AG votéz aussi sur la responsabilité du syndic qui n'a pas executé, avec le notaire, la decision de 2001.

Demandez au syndic de mettre le point suivant à l'ordre du jour de l'AG suivante:

"Mandat est donné au syndic pour passer endéans les 30 jours devant le notaire X. en vue d'établir un acte authentique, comprenant la décision yyy de l'AG 2001, pour être transcrite par le Conservateur des Hypothèques compétent, endéans  les 3 mois. Les frais sont à charge de Z, suivant la décision de l'AG 2001".

Vu que c'est une décision prise en exécution de celui de l'AG 2001, il ne faut qu'une majorité de 50%+1.

Ma question est:le fait qu'on modifie l'acte de base par un acte notarié,le Syndic,gestionnaire de la copropriété,et le conseil de gérance n'avaient-ils pas l'obligation de profiter de l'occasion pour faire acter ces modifications de répartition de frais décidées en 2001.Les acquéreurs et les copropriétaires auraient eu un acte de base à jour et donc fiable et opposable.
Y a-t-il une responsabilité du Syndic ?
Le notaire,pour nous,copropriétaires,avait promis copie de cette acte  modifiant les quotités du rez et de la répartition des frais suite à cette division du rez.N'a-t-il ou le Syndic l'obligation de transmettre une copie aux copropriétaires ? Cela ne résoud pas le problème des décisions de 2001.
Quels conseils pouvez-vous nous donner pour cette situation ?