Il peut physiquement faire 5 à 7 AG par semaine, donc une soixantaine par trimestre.

Des contraintes d'efficacité pour la gestion de son calendrier lui imposent à pouvoir repartir les AG, ... sur la période maximale.

Mais il en ressort aussi (et sa déontologie l'impose) qu'il doit organiser son cabinet de telle façon que c'est possible à faire le travail dans le cadre du calendrier imposé par la loi et les statuts.

Si non  ...il doit ou bien réorganiser son cabinet (= engager du personnel) ou démissionner ou courir le risque d'une plainte à l'IPI pour manque de professionnalisme. On n'accepte  du travail que quand on peut honorer ses engagements.

En marge: le triplet "Date AG / Mandat de syndic / Exercice comptable" n'existe pas.

Le syndic sortant doit remettre sa comptabilité dans les 30 jours, y compris une clôture intermédiaire. Le syndic entrant clôturera en fin d'année la comptabilité. Il ne pourra pas changer les inscriptions du syndic sortant, sans un rapport d'un expert-comptable, demandé par ... l'AG, après avoir entendu le syndic sortant (en personne ou par écrit).

La décharge du syndic sortant ne peut se faire en pratique qu'après avoir approuvé la comptabilité de la dernière année OU d'avoir désapprouvé (provisoirement) seulement des parties qui en concernent que le syndic entrant.

Quand on désapprouve une comptabilité on doit être très explicite. La meilleure méthode est de postposer l'approbation et de demander au commissaire aux comptes (de préférence externe) de faire un rapport détaillé.

Pourquoi , dans le cas d'un syndic bénévole, les comptes peuvent t-ils être clôturé plus tôt que dans le cas d'un syndic pro ?

Le rôle du commissaire aux comptes n'est défini dans la loi.
Mais est-ce bien le syndic et non le commissaire aux comptes qui décide de clôturer l'exercice pour ouvrir le suivant et y reporter les soldes ?

J'ai oublier parler de la désignation le syndic lors d'une AG. Un délai plus ou important existe entre la fin de l'exercice et la désignation éventuelle d'un nouveau syndic.
Le syndic précédent doit remettre une compta à jour à la date de la fin de son mandat. (ou juste une compta 'en l'état' ?)
En fin d'exercice suivant, le nouveau syndic devra clôturer des comptes qu'il n'a pas pu gérer depuis le début de l'exercice !
Evidement, la passation du mandat de syndic peut ce faire au changement d'exercice, mais je doute que la relation entre le syndic désavoué et les CP puissent tenir plusieurs mois !

Dans mes 3 possibilités, La solution 1, permet éventuellement de limiter à un gros mois le chevauchement problématique si le future ex-syndic termine son exercice, mais ne garanti pas une ouverture d'exercice propre et claire. Vos avis semble éviter cette solution.
La solution 2, semble demander une bonne efficacité du syndic et donc peu de chance pour en changer ;-). Si il fallait en changer dès le soir l'AG, les comptes du mois entamé seraient vite vérifié.
La solution 3, est donc plus ou moins entre 1 et 2 et si l'on change le syndic le soir l'AG la situation devient plus critique lorsque l'AG s'éloigne de la fin de exercice précèdent.

Bref pas vraiment de date idéal puisque qu'il est impossible de faire correspondre le triplet "Date AG / Mandat de syndic / Exercice comptable" !

Voilà, j'ai fais un peu les questions et les réponses, mais le débat est bienvenu.

Personnellement, je suis d'avis d'organiser l'AG dans le mois qui suis la fin de l'exercice comptable.

Pour une ACP de 2 à 19 lots, sans installations importantes, un syndic bénévole ET un commissaire bénévole: il est réaliste selon moi d'envoyer au plus tôt les invitations de l'AG  dans la 2ème quinzaine qui suit a fin de l'année comptable, donc AG durant la 1ère quinzaine du 2ème mois.

N'oublions pas que le syndic doit être en possession de tout ce qu'il faut au moins 30 jours avant la date de l'AG.

Pour une ACP type, avec ascenseur, chauffage collective avec décompte par une firme externe, ... et un syndic professionnel.

ET un commissaire aux comptes interne, qui vérifie tous les trimestres et donne un rapport annuellement

ET en donnant du temps à chacun de faire un travail professionnel (= syndic et commissaire aux comptes prêt le premier jour de ce trimestre):

j'estime qu'il faut tenir l'AG annuelle durant la période du 4ème au 6ème mois, avec sur l'ordre du jour pour cette AG de l'année J par exemple les points suivants:

- l'approbation des comptes de l'année J-1
- l'adaptation du budget définitif de l'année J
- l'approbation des offres pour les travaux programmés du 10° mois J au 9ème mois J+1
- l'approbation des cahiers des charges pour les travaux planifiés pour la période J+1/J+2
- l'approbation des travaux possibles à étudier (= estimer les besoins et décider à faire un projet de cahier des charges) pour la période J+2/J+3
- l'adaptation du budget prévisionnel de fonctionnement pour l'année J+1
- l'adaptation du budget prévisionnel extraordinaire pour les années J+1
à J+5

NB: décision urgente = AG extraordinaire, si non ce n'est pas urgent.

1) Un mois avant la fin de l'exercice ? :
Dans ce cas l'AG peut recevoir un aperçu des comptes en l'état, mais d'une année presque complète si le syndic est à jour. Elle peut donc formuler des remarques avant la clôture de fin d'exercice. Elle vote aussi le budget juste avant le début d'exercice. Et enfin elle aprouve les comptes de l'exercice précédant avec un recule suffisant, mais peut-être trop tard.

2) Un mois après la fin de l'exercice ? :
Ici les comptes sont complets et peuvent être approuvés dès la clôture ou, selon la rigueur du syndic, avant pour y apporté les corrections suite au remarque de l'AG. Le budget est voté presque avant le début de l'exercice.

3) En cours d'exercice ? :
Ici les comptes sont également complets et peuvent être approuvés mais avec plusieurs mois de retard. L'exercice courant peut-être présenté mais fort incomplet. Le budget voté concerne soit un exercice entamé, soit un exercice lointain.

Quel est l'avis des Pinonautes ?

Le rôle du commissaire aux comptes interfère-t-il dans la clôture et/ou l'approbation des comptes ?