Tout d'abord merci à tous pour vos précieuses réponses !

J'ai aussi de mon côté pris contact avec une juriste de ma connaissance qui m'a confirmé qu'effectivement tous ces frais n'étaient pas très légaux ...

Je vais donc envoyer ce courrier à l'agence, après on verra bien !

Monsieur, 

Suite à notre rencontre fin mars à votre agence pour vous signaler mon départ fin juin 2011 , je vous rappelle que vous avez ainsi récupéré un double des clés de l'appartement afin d'effectuer les visites et avez mis des annonces pour la location du bien, l'une d'entre elle étant présente sur la porte de l'immeuble. 
Vous avez donc bien pris acte dans les faits de ma demande de résiliation en engageant des démarches  en vue de trouver un nouveau locataire . 
Suite à cela, vous m'avez annoncé le 26 mai 2011, lors de votre passage dans l'immeuble, que l'appartement avait bien été reloué pour fin juin, date de mon départ de Belgique, fait confirmé  par votre SMS datant du 7 juin 2011.  

Vous m'annoncez trois jours plus tard dans un SMS datant du 10 juin 2011 que l'appartement est bel et bien reloué mais seulement au 1er août, le futur locataire en ayant décidé ainsi, et que je suis par conséquent tenue du paiement du loyer jusqu'à cette date. 
Je constate que le défaut de paiement du mois de juillet incombe ici au futur locataire qui s'est rétracté, je suppose, après la signature du bail (d'où les deux SMS différents).
Je me permets de vous rappeller que lors de ma venue dans l'immeuble, j'ai fait un chèque à la locataire précédente pour le prorata du mois d'octobre alors que je n'étais pas encore installée dans les lieux et que mon bail courait à partir du 1er novembre, je ne comprends donc pas pourquoi la situation est aujourd'hui inversée en faveur du nouveau locataire.

D'autre part, dans le bail en ma possession, la clause de résiliation figure de manière expresse mais n'est pas complétée au sujet du nombre de mois de préavis ni du montant de l'indemnité forfaitaire. 
En présence de cette clause valide et sans aucune mention autre dans le contrat , nous constatons que la résiliation peut se faire sans préavis et sans paiement d'indemnité: or vous étiez au courant de mon départ depuis fin mars 2011. 
Ainsi, compte tenu du fait que le contrat vaut loi entre les parties, je vous prie de prendre en compte que mon départ se fera effectivement au 30 juin 2011. 
Mes obligations envers vous cesseront donc à cette date. 

De plus, vous n'êtes pas sans savoir que le paiement d'une somme forfaitaire de 400 euros n'est pas prévue dans le bail locatif.  
Quant à la garantie locative, je souhaiterais un rendez-vous pour régler cette formalité. 
Dans l'attente , je vous prie d'agréer, Monsieur, mes salutations respectueuses. 

Franchement je suis vraiment prête à leur payer des frais pour leur travail de recherche d'un nouveau locataire, c'est ce qui était d'ailleurs conclu initialement, mais pas à payer le mois de juillet alors que j'aurais déjà déménagé de Belgique et qu'ils me préviennent 15 jours avant !!! Surtout que j'ai déjà payé à mon entrée dans l'immeuble une partie du mois d'octobre alors que je n'arrivais qu'en novembre !

Merci encore à tous pour vos réponses, je vous tiens au courant de la suite des événements.

Mal torché effectivement.

Mais comme un bail doit être lu en faveur de la partie faible, je ne pense pas qu'ils sont en droit de vous réclamer quoi que ce soit...

Non seulement mal torché, mais contenant des indications contradictoires. Grmff a raison : ce bail doit être lu en faveur de la partie faible. Et en l’occurrence, il est clairement stipulé "résiliable annuellement".

Par contre, votre communication verbale vous prive de la preuve d'avoir donné votre renon à la date voulue. Et si votre agence est de mauvaise foi, la situation se présente nettement moins bien...

Mais comme un bail doit être lu en faveur de la partie faible, je ne pense pas qu'ils sont en droit de vous réclamer quoi que ce soit...

Pour ma part, je pense que, vu qu'un bail de courte durée ne peut être résilié anticipativement, le fait qu'on vous propose un accord est déjà une bonne chose.
L'agence a effectué un travail supplémentaire (rechercher un autre locataire) et donc, se facture 400€. Ca me parait normal.

Normalement, vous êtes tenu jusque l'échéance finale...

Et aussi lire très très attentivement ce que vous signez, au besoin demander d'étudier le doc quelques jours avant de signer et si vous n'ètes pas compétente, faites le étudier par quelqu'un qui l'est...car là par ex vous avez signé un contrat qui parle d'un bail de 18 mois mais aussi d'un bail de 3 ans ! Si vous aviez mieux lu, vous auriez pu faire remarquer ça au proprio et demander de biffer les mentions qui ne convenaient pas

Bonjour Grmff (pas facile à prononcer lol !)

Ben, c'est l'avantage des forums: faut pas prononcer le nom des intervenants 

Merci pour cette réponse rapide, voici le libellé de l'article et de la clause :

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"ARTICLE 2 - DUREE DU BAIL

A. Bail de courte durée

1. Le bail est conclu pour une durée de 18 mois.
Il prend cours le 1er novembre 2010 pour finir le 30 juin 2012 moyennant un préavis envoyé par lettre recommandée entre le locataire ou le propriétaire au moins 3 mois à l'avance.
A défaut, d'un préavis envoyé dans ce délai et si le locataire continue à occuper les lieux au-delà de cette période, le bail est présumé avoir été conclu pour une durée de 9 ans prenant cours à la date de l'entrée en vigueur du présent bail.

2. Résiliation anticipée au cours de la période de 3 ans : le locataire peut effectivement mettre fin anticipativement au présent bail moyennant un préavis de .... mois (maximum 3) et le paiement d'une indemnité fixée forfaitairement à .... mois de loyer (maximum 2).

c) Bail de 3 ans résiliable annuellement

1. Le bail est conclu pour un durée de 3ans."

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Voilà, j'ai mis en gras et en italique comme dans mon bail.
Le paragraphe c) me semble un peu confus non ? (durée 3 ans contre 18 mois au dessus et "résiliable annuellement" ?) Après ce paragraphe c) cela passe à l'article 3 concernant les loyers donc rien de plus.

Pour information le bail indique qu'il s'agit d'une résidence principale (je ne sais pas si ça change quelque chose ou pas).

Merci !

C'est donc les conditions du bail qui s'appliquent. Sans voir le bail, impossible de donner un avis.

Recopiez la clause complètement ici, et on donnera des indices...

Tout d'abord félicitations pour ce forum et pour toutes ces réponses !

J'ai de mon côté une question :

J'ai signé un bail de courte durée jusqu'en juin 2012, et malheureusement je suis obligée de partir à la fin du mois (juin 2011).
J'en ai notifié mon agence 3 mois avant (fin mars) mais de façon verbale, et elle a à ce moment là récupérer un double des clés pour faire des photos et des visites et poster des annonces, dont une sur la porte de l'immeuble.

Un nouveau locataire (visite en ma présence) a été trouvé pour juillet 2011.
Ce fait m'a été confirmé verbalement fin mai et par sms le 7 juin.
Le 10 juin (soit 2 semaines avant mon départ effectif), mon agence me renvoit un sms pour me dire que le futur locataire ne prendra finalement l'appartement que début août et du coup l'agence me réclame maintenant le mois de juillet et 400 euros d'indemnités (mention non-présente au bail).
Le "deal" initial était juste le paiement des 400 euros d'indemnités, toujours de façon verbale, aucun écrit.

Mon bail présente une clause de résiliation anticipée figurant juste sous la durée du bail. Or celle-ci, bien que présente, n’a été ni remplie, ni annulée mais existe dans les faits étant donné que, suite à l'annonce de mon futur départ, l'agence a bel et bien entamé des recherches et signé le bail avec le nouveau locataire.

Ainsi ma question est : sous quelles conditions de préavis et d’indemnités cette clause doit-elle être effectuée ?
L'agence a-t-elle le droit de me réclamer la somme de 400 euros présente à aucun moment dans le bail et le mois de juillet ?

Merci par avance pour vos précieuses réponses, je suis complètement perdue !  (!)