Si vous avez pu faire la requête par mail, vous avez bien de la chance. Généralement, il faut aller en personne au greffe.

Qui a dit par mail ?
Par courrier déposé aux greffes avec certificat de domicile

Le certificat de domicile doit vous être fourni par la commune. Normalement, ils ne peuvent pas exiger un quelconque document du greffe, mais en pratique, c'est parfois moins simple.

Le certificat de domicile ne peut être utilisé que pour une requête en justice. C'est une question de protection de la vie privée. Mais en pratique, c'est parfois utile pour retrouver la personne...

Dans mon cas (Philippeville-Couvin) c'étatit comme cela.
Il me fallait le formulaire estampillé de la Justice de Paix indiquant que j'allais soumettre une requête contre mon locataire (et vait donc payé 35€), pour pouvoir décrocher son certificat de domicile à la commune.

Mais chaque commune agit à sa guise.

Non pas du tout, vraiment pas !
Si vous avez un litige, vous devez pouvoir retrouver la trace de la personne, indépendamment de toute action juridique.
Par ex, si un locataire part sans rendre les clés, vous avez le droit d'entrer en contact avec lui, sans forcément aller en justice

Je suis toujours parvenu à obtenir l'adresse d'une personne, simplement en prouvant que j'avais un lien (contrat, intérêt commun, dette, etc...)

Si votre commune a exigé un formulaire de requête, elle outrepasse ses droits... D'ailleurs, il y a moyen d'introduire une requête sans formulaire, c'est même conseillé (requête par courrier personnalisé adressé au juge)
Idem pour la conciliation... Pas forcément de formulaire, une lettre envoyée aux greffes suffit, mais il faut connaitre l'adresse de l'autre partie forcément ; la commune doit la donner, pour autant que vous prouviez le rapport entre les parties

J'ai déjà eu 2 fois le cas après 2 mois seulement d'inoccupation (Hainaut et Namur):
- une fois menanace de taxe sur unimmeuble laissé à l'abandon
- une taxe de 2de résidence.

Vous devez alors envoyer à la commune (le bureau d'enregitrement n'est pas connecté aux services communaux) toute preuve attestant que le bien, n'est pas votre 2ème résidence et /ou n'est pas laissé à l'abandon.

Càd:
- preuve d'affiches de mise en location / vente
- preuve de travaux de rénovation
- un bail en cours

etc...

Cela dépend vraiment de commune en commune et probablement de leur santé financière;

Il est si facile d'aller chercher de l'argent dans la poche des bailleurs....

Mais chaque commune agit à sa guise.

Vous devez d'abord remplir un formulaire de requête que la Justice de Paix du canton concerné vous délivrera.

Sur base de ce document, certaines communes acceptent de vous délivrer le certificat de domicile de votre locataire, sans lequel le Juge ne pourra traiter votre requête.

Pas tout à fait.
Avec le bail, on va à la commune où la personne est domiciliée, demander un certificat de domicile.
On peut alors soit recontacter cette personne pour avoir un accord, soit déposer une requête aux greffes. Pour déposer la requête, il faut avoir le certificat de domicile, et pas l'inverse

..... Donc il n'est déjà plus sur les liste de la commune correspondant au bail...

Exact, je n'avais pas bien lu. J'ai modifié le contenu de mon avis ci-dessous

Donc il n'est déjà plus sur les liste de la commune correspondant au bail...

Dans mon cas, il avait plusieurs mois de loyer non payé, pour finir avec  déménagement furtif ! Quel bonheur ! Un locataire défaillant qui part de lui-même est la meilleures chose qui puissent vous arriver dans ce cas-là ! Il ne m'avait pas remis de clé non plus, mais d'autres locataires m'avait avisé de ce déménagement furtif ! Après avoir constater son départ, j'ai demandé à l'agent de quartier de constater que le locataire était partis. Il a immédiatement fait la demande de radiation auprès de la commune. Sachez néanmoins qu'une radiation abouti entre 2 et 4 mois avant que le locataire ne soit officiellement plus repris sur les listes de la commune.

Mais dans votre cas, la visite de l'agent de quartier va surtout permettre d'établir que personne n'y vit ! (Mais la signature d'un nouveau contrat de bail avec un autre locataire aura le même effet) Votre agent de quartier pourra aussi vous confirmer si votre locataire est bien domicilié ailleur, sans devoir aller à la commune. Il ne vous remettra aucun document l'attestant car il n'a pas le droit de le faire.

Mais si vous voyez votre affaire sous un autre angle: Pas de locataire, pas de résidence, pas de trace de paiement de loyer, donc pas de taxe non plus, il me semble ! Si c'étais moi, s'il n'y est pas rester longtemps, qu'il est bien parti et qu'il n'y a aucun dégats et qu'en plus, vous avez connaissance de son domicile, j'irais chez lui et lui proposerai un compromis, avec la signature d'une résiliation amiable (date et montant à déterminer entre-vous selon sa solvabilité)

(Et si le logement est fermé à clé et que vous êtes certains de sa fuite et non d'un départ en vacance, vous changez le cylindre et placez la clé sous un paillason avant de faire la constatation officielle ou au mieux, vous le relouer immédiatement ! Je suis plutôt pragmatique et prefère un bon compromis qu'une procédure !)

Sur base de ce document, certaines communes acceptent de vous délivrer le certificat de domicile de votre locataire, sans lequel le Juge ne pourra traiter votre requête.

Comment savez-vous qu'il est domicilié ailleurs?

Un jour la commune m'a envoyé une taxe de seconde résidence car plus personne n'était domicilié dans le bien. C'est comme cela que j'avais découvert que mon locataire utilisait mon bien comme seconde résidence depuis 2 mois...

Vous pouvez aller sur place lui faire signer des papiers, et récupérer les clés. Sans interrompre l'action en justice évidemment.

Et si vous êtes sûr qu'il est parti, et que vous pensez qu'il n'a pas fait de dégâts, et que vous ne le trouvez pas, récupérez les lieux avec témoins. Il faut évidemment qu'il soit parti avec tout...