Libre au proprio de s'adresser ou non à une agence pour finaliser ce nouveau bail.

Vous n'êtes pas client de l'agence, qui n'a envers vous aucune obligation. Votre recommandé à l'agence n'est donc pas fondé.

notre tort aura été de ne pas avoir relancé le propriétaire ET l'agence "par recommandé".

Non, votre tort est que vous avez signé pour une certaine durée (3 ans?), que les baux de court terme ne sont pas résiliables et que vous ne pouvez ou voulez plus remplir vos obligations contractuelles.

Et que maintenant vous essayez de vous défiler par tous les moyens possibles pour ne pas payer l'indemnité de rupture, prévue à votre contrat.

Tous vos problèmes viennent de là...

L'agence avait tout intérêt à rester inerte.
Le propriétaire ayant accepté 2 dossiers se sent hors de cause.
Et en ce qui nous concerne, notre seul interlocuteur étant le propriétaire et puisque nous ne pouvions pas faire signer de bail, notre tort aura été de ne pas avoir relancé le propriétaire ET l'agence "par recommandé".

Vous avez raison, c'est clair. Du moins, ça l'est devenu grâce à vos réponses et celles de Rexou.

A nouveau, merci beaucoup.

Effectivement, on est dans un fantastique flou artistique.

Pas du tout, c'est hyper clair et comme je vous l'avais déjà dit une agence immobilière (qui n'a pas reçu de mandat de gestion locative) se limite à trouver un locataire, et signer le bail.

A la signature du bail elle empoche le 1er mois de loyer (+TVA), soit sa commission et sa mission s'arrête à cette seconde-là.

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Voici un extrait d'un mail de la directrice de l'agence au propriétaire. Elle lui répond suite à ma première réclamation :

Nous avions trouvé 2 candidats acceptés par le propriétaire et malgré tout aucune suite ... J'attend la réponse de l'agence quant à savoir le pourquoi.

Le propriétaire refuse toutes discussions que ce soit par téléphone ou lors d'une rencontre. Une conciliation en justice de Paix serait peut être à envisager. Mais loin de moi l'envie d'aller au délà ... Si vraiment il n'y a pas moyen de discuter, on paiera ... point final

Il n'est pas surprenant que ce soit un bail court... et malheureusement, le fait qu'il ne soit pas enregistré est sans aucune incidence. Pareil pour les annexes manquantes.

Il semble que la seule issue possible soit de conclure un accord avec le proprio. Un recours en justice me paraît hasardeux et sans doute voué à l'échec, sur base des éléments que vous avez communiqués.

Bail court ou long ?

Oups ... désolée, il s'agit d'un bail court !

Et l'agence se défend effectivement de n'avoir aucun mandat avec le propriétaire. "juste la signature du bail" (dixit la directrice de l'agence) et par écrit cette fois.

Aucun contact via l'agence, uniquement vers le propriétaire (payement, documents, ...) excepté la signature du bail (qui n'a jamais été enregistré et auquel il manque toutes les annexes légales) 

J'espère recevoir cette semaine une réponse de l'agence à mon recommandé ...

J'avais cru comprendre que l'agence était mandatée par le bailleur dans le cadre d'un contrat de gestion.

Oui bien sur c'est un autre élément fondamental que nous ne connaissons pas.

Le loyer a-t'il toujours été payé en direct à l'agence? Avez-vous eu tous les contacts (listing de charges, décomptes annuels, lettre d'indexation etc...) via l'agence? En d'autres termes pour pouvoir vous répondre nous devons savoir si le propriétaire avait confié la gestion locative de son bien à l'agence (en y laissant jusqu'à 10% du loyer...).
Dans ce cas-là, vous n'auriez jamais du avoir à faire avec le propriétaire en direct.

Deuxième élément fondamental pour pouvoir vous répondre:

Les baux de court termes (1, 2, ou 3 ans) ne sont jamais résiliables sauf clause expresse das le contrat à l'opposé des baux standards couverts par la loi sur les loyers (9 ans), qui sont eux résiliables par le preneur à tout moment et sans justification

J'avais cru comprendre que l'agence était mandatée par le bailleur dans le cadre d'un contrat de gestion. Si de fait il n'existe pas de contrat en cours et donc pas de rémunération prévue pour l'agence et que le proprio s'est contenté de se décharger verbalement sur l'agence, je comprends mieux l'inertie de cette dernière. Panchito a raison.

Mais une question reste encore sans réponse : bail court ou long ? Si long et pas enregistré (à la date de l'envoi du renon), ni préavis ni indemnités ne peuvent être exigés... même s'il existe peu de chances que ce soit un bail long et non enregistré, cela vaut la peine de vérifier.

Le passage par l'agence n'était pas stipulé dans le bail

Mais bien sur que non.

Le propriétaire a juste confié la remise en location de son bien à une ou plusieurs agences immobilières. Dès que l'agence a retrouvé un nouveau candidat locataire que le propriétaire accepte, la mission de l'agence est terminée (et elle empoche au passage le 1er mois de loyer + 21% de tva).

Donc pourquoi l'agence irait-elle négocier avec le locataire en partance et se priver ainsi de sa commission? Cela n'a évidemment aucun sens!

L'agence a tout intérêt à trouver seule un nouveau candidat pour empocher au plus vite sa commission une nouvelle fois!

Le passage par l'agence n'était pas stipulé dans le bail mais demandé expressément (et oralement) par le propriétaire. Mon fils les a effectivement relancé à plusieurs reprises (tél et visites) mais rien n'y a fait. Il leur a demandé s'il pouvait entreprendre lui-même les démarches administratives ce à quoi il lui a été répondu que non. J'avoue ne pas avoir pensé qu'il aurait fallu, à ce moment, aller jusqu'à les menacer par écrit. (on apprend à tout âge ...)

Les 2 candidats avaient des dossiers solides.
Le premier s'est désisté au bout de 2 mois pour raisons de santé, le suivant en a eu assez d'attendre et a finalement trouvé une autre location.

Je vais, comme vous le suggérer, demander à l'agence de motiver la non-finalisation du bail avec ces 2 personnes. Qui ne tente rien, n'a rien ... et cette fois par recommandé !

Merci à nouveau à vous tous de vous êtes penchés sur mon petit problème.
Je ne manquerai pas de compléter ce sujet avec la suite. Qui sait, cela pourrait servir à d'autres qui aurait la bonne idée de s'informer sur les trucs et astuces de la (re)location ... 

Au fond, on n'a même pas posé les questions essentielles:
- S'agit-il d'un bail standard (9 ans)?
- A-t'il été enregistré?
- Après combien d'années le renom a-t'il été donné?

Bonnes questions en effet ! 

Mais je parierais pour un bail court... et dans ce cas, les deux autres questions sont sans importance.

Muval dit avoir l'obligation de passer par l'agence. C'est stipulé dans le bail je suppose ? La réactivité de l'agence laisse sans doute à désirer, mais il est trop tard à présent pour agir.

D'un autre côté, si les lieux sont libres depuis 2 mois, je suppose qu'un document pour solde des comptes a été signé lors de la libération de la garantie, ou qu'un accord a été conclu ? Le document signé par votre fils est à lui seul déjà un accord.

Votre fils a gagné en expérience. On ne signe pas "vite fait bien fait" pour se poser ensuite des questions. Et on applique les conditions du bail en veillant à mener la relocation à terme de manière à se décharger de toute indemnité. Si l'agence est incontournable, remuer leur inertie par tous moyens (tel, visites, courriers et mise en demeure par recommandé, et copie au proprio pour info).

L'expérience a un prix, mais elle enrichit. (oui, je sais, c'est con, ne me frappez pas... c'est pourtant vrai...) 

Il existe une clause qui dispense le preneur de payer des indemnités s'il trouve un repreneur qui soit accepté par le bailleur. Cette clause ne peut s'appliquer qu'en cas de finalisation de l'accord par la conclusion d'un bail. A défaut de nouveau bail signé, l'indemnité est due.

C'est à votre fils qu'il revient de relancer l'agence pour finaliser le bail avec un repreneur. Ou de payer l'indemnité. Dans l'attente, il est redevable (en vertu du bail signé) du mois de loyer échu. Le document qu'il a signé ne fait que confirmer ce fait. Et vous êtes en effet solidairement responsable.

Votre fils serait bien inspiré de demander à l'agence de motiver la non-finalisation du bail avec le candidat présenté. S'est-il désisté ? Est-il apparu que sa sovabilité était douteuse ? Parfois, certaines agences manquent de motivation et il est bon de booster un peu leur inertie... Le proprio a inclus cette clause pour garantir sa tranquillité. Pour se décharger de (ce qui reste à courir) de l'indemnité de rupture, il faut endosser la costume du proprio pour la relocation et assurer le suivi du contact  du candidat avec l'agence. Au besoin, échange de courrier par recommandé avec mise en demeure pour l'agence d'agir. (Présentation du candidat, avec documents prouvant sa solvabilité, éventuellement, promesse de location signée et/ou acceptation par le propriétaire -à défaut, courrier recommandé au proprio aussi, avec les mêmes documents- et demande de finalisation du bail de manière à appliquer la clause de relocation sans indepmnité.)

Et si l'agence ne bouge pas et que le proprio ne fait rien, votre fils ayant rempli sa part de contrat peut contester en justice de paix être redevable de l'indemnité de rupture...