Si cela fait trois ans que les copropriétaires ont approuvés les comptes à la majorité lors de chaque AG, ces mêmes copropriétaires ne peuvent légalement plus les contester.

On peut parfaitement contester pour le passé si on prouve qu'on a été dèsinformé. Jugements non-publié pour mon ACP: 2002, 2007 et 2011.

De par mon expérience c'est n'est pas une bonne idée de confier ce contrôle à un comptable ou expert-comptable, mais c'est une bonne idée de le confier à un reviseur d'entreprise, moyennant une mission bien définie à l'avance dans les statuts ou un cahier des charges préalablement approuvé par l'AG.

juste pour donner la suite de ce qui s'est passé: la société de nettoyage avait fait une erreur dès la première facture. Elle avait effectivement pris l'offre initiale (qui était bien le prix repris dans le contrat), fait la TVA dessus...Et puis elle a repris le montant avec TVA et refait la TVA dessus. Ils ont bien commis une erreur à leur niveau.

Suite à mon e-mail le syndic est intervenu, la société de nettoyage a reconnu sa dette et proposé un plan d'apurement, qui a été approuvé lors de l'AG fin 2014. Le plan d'apurement suit son cours, normalement ils auront fini de payer début 2016 (on a prolongé le contrat de la société de nettoyage un an, et ils déduisent la somme due sur les mensualités que nous leurs devons pour le nettoyage mensuel, à raison de 1500 euros par mois environ).

Merci encore pour vos réponses, ça m'a bien aidé 

Avez-vous déjà demandé à votre syndic de produire le contrat qu'il a passé avec cette firme?

Ceci est évidemment le point de départ. Il y a souvent des différences entre une offre et un contrat...

3ème chose:

Le syndic n'a aucun pouvoir de décision dans votre copropriété, il n'est même pas propriétaire (actionnaire).

Le Syndic est quelqu'un qui a été engagé par l'ACP, suite à une décision de l'AG dans l'unique but de servir de bras pour exécuter les décisions prises en AG par les copropriétaires. Il rapporte annuellement à l'AG et le renouvellement de son mandat est soumis au vote des CP chaque année lors de l'AG statutaire.

Si vous avez envie de changer de société de nettoyage, vous mettez ce point à l'ordre du jour de la prochaine AG et vous y allez avec 3 propositions / devis.
Ce point sera voté par les CP. Et si une majorité se prononce en votre faveur, le syndic n'a plus qu'à exécuter la décision prise en AG.

4ème chose. C'est évidemment le rôle du Syndic que de vérifier si les factures correspondent bien aux contrats passés avec les fournisseurs!

Donc s'il s'avère que les factures ne correspondent pas au contrat qu'il a signé avec cette société de nettoyage, sa responsabilité civile peut être engagée car il s'agit d'une faute professionnelle.

En résumé; demandez dès demain une copie du contrat. Tout commence par là...

Citation :J'ai approuvé ces comptes sur 3 ans...Puisque dès la première facture le montant facturé et le virement correspondaient...

Petite remarque: ce n'est pas le Commissaire aux Compte qui approuve les comptes mais bien l'ACP en AG.

Le Commissaire aux comptes, il/elle vérifie les comptes et fait rapport à l'AG lorsque l'on discute du point de l'ordre du jour: approbation des comptes. C'est un vote à la majorité.

Si cela fait trois ans que les copropriétaires ont approuvés les comptes à la majorité lors de chaque AG, ces mêmes copropriétaires ne peuvent légalement plus les contester.

Suivant la loi, un ou plusieurs CP ont le droit de demander en justice l'annulation d'une décision prise en AG endéans les 3 mois.

Ca c'est pour le côté légal.

Maintenant sur le plan pratique, s'il apparait qu'il y a une différence tellement énorme entre le devis/l'offre et les montants facturés, la première chose que vous devez demander à votre Syndic c'est qu'il prenne évidemment contact avec cette société dans les plus brefs délais pour expliquer l'origine de cette différence. 

Peut-être qu'en plus du nettoyage, ils fournissent les sacs poubelles, le sel de déneigement, les ampoules électriques?

Demander en tout cas de mettre ce point à l'ordre du jour pour être sur que votre Syndic se bouge.

De part mon expérience, ce n'est pas une bonne idée de confier la mission cruciale de Commissaire aux compte à un comptable externe.

Cela coûte une fortune, et son rapport tient souvent en une ligne: "tout a été comptabilisé suivant les règles de l'art."

Merci beaucoup pour votre réponse. J'ai effectivement demandé au syndic une explication et une réponse de la société de nettoyage...On parle de 26000 € tout de même...
Pour le deuxième point, il est vrai que nous n'avons pas reçu le prix demandé par le comptable externe, et que cela ne nous a pas non plus été facturé...Je ne suis pas comptable moi-même, vérifier les facturiers, ça allait, vérifier le bilan (qu'il n'y ait pas de différences) aussi, mais je n'étais pas en mesure de pouvoir dire si les comptes utilisés à niveau comptable étaient les justes, or j'avais compris que c'était aussi l'une de mes obligations...d'où que j'ai demandé que quelqu'un formé en comptabilité reprenne ce rôle...

J'ai approuvé ces comptes sur 3 ans...Puisque dès la première facture le montant facturé et le virement correspondaient...

Petite remarque: ce n'est pas le Commissaire aux Compte qui approuve les comptes mais bien l'ACP en AG.

Le Commissaire aux comptes, il/elle vérifie les comptes et fait rapport à l'AG lorsque l'on discute du point de l'ordre du jour: approbation des comptes. C'est un vote à la majorité.

Si cela fait trois ans que les copropriétaires ont approuvés les comptes à la majorité lors de chaque AG, ces mêmes copropriétaires ne peuvent légalement plus les contester.

Suivant la loi, un ou plusieurs CP ont le droit de demander en justice l'annulation d'une décision prise en AG endéans les 3 mois.

Ca c'est pour le côté légal.

Maintenant sur le plan pratique, s'il apparait qu'il y a une différence tellement énorme entre le devis/l'offre et les montants facturés, la première chose que vous devez demander à votre Syndic c'est qu'il prenne évidemment contact avec cette société dans les plus brefs délais pour expliquer l'origine de cette différence. 

Peut-être qu'en plus du nettoyage, ils fournissent les sacs poubelles, le sel de déneigement, les ampoules électriques?

Demander en tout cas de mettre ce point à l'ordre du jour pour être sur que votre Syndic se bouge.

De part mon expérience, ce n'est pas une bonne idée de confier la mission cruciale de Commissaire aux compte à un comptable externe.

Cela coûte une fortune, et son rapport tient souvent en une ligne: "tout a été comptabilisé suivant les règles de l'art."

je suis membre du Conseil de Copropriété d'un immeuble avec plus de 60 appartements.
Le syndic a demandé que l'un des membres devienne commissaire aux comptes, j'ai pris ce rôle pendant 3 ans, et j'ai finalement demandé qu'on fasse appel à un comptable externe, me rendant compte que je n'étais pas en mesure de faire ce travail correctement.

J'ai vérifié le bilan (qu'il n'y ait pas de différences de montants), et que les factures payées correspondaient bien aux extraits de comptes bancaires. J'ai ainsi approuvé la comptabilité entre 2010 et juin 2013...Suite aux plaintes des propriétaires, qui trouvaient payer trop cher pour la société de nettoyage, j'ai décidé d'établir des devis afin de pouvoir comparer avec le prix payé à cette société. Le syndic nous déconseillait de le faire, car c'est leur fournisseur depuis plusieurs années et qu'ils ne veulent pas qu'on change...

J'ai donc repris l'offre que le syndic nous avait fait parvenir il y a quatre ans...Et là j'ai été abasourdie...   J'ai réalisé que leur offre présentait une différence TVAC de 550 € avec le prix effectivement payé...En gros, la société de nettoyage a pris le montant brut, 2174 €, a calculé la TVA dessus (2630,54 €), puis ils ont refait le calcul de la TVA sur les 2630,54 €, ce qui fait que cela fait 4 ans qu'on paye 3182,95 € par mois au lieu de 2630,54 €...

Je n'avais pas vu cela...aucun des membres du Conseil l'a vu (nous avions tous une copie de cette offre depuis le premier Conseil), le syndic ne l'a pas vu, le comptable du syndic non plus...et la société de nettoyage en question si elle l'a vu elle n'a rien dit...Le nouveau vérificateur aux comptes (comptable) a signalé au syndic qu'il allait approuver les comptes et que tout était ok, donc, soit il n'avait pas le contrat d'origine pour voir si cela correspondait, soit ça lui a aussi échappé...

J'ai approuvé ces comptes sur 3 ans...Puisque dès la première facture le montant facturé et le virement correspondaient...

Qu'est-ce qu'on a comme recours pour récupérer ces montants? (ou à défaut d'une réponse par le site, si vous avez des articles de loi ou le nom d'un service juridique où je puisse me renseigner...)

Mille mercis