Pim.be / garde archives comptables

Réponse à : garde archives comptables

dummy@example.com (luc) — Sat, 21 Mar 2015 20:02:59 +0000

grmff a écrit :

A partir du moment ou l'affaire est en justice, il me semble que les délais s'arrêtent. A mon sens, la prescription est de 10 ans. Donc, si l'affaire est en cours depuis 14 ans, le propriétaire use (abuse?) de ce délai.
Le tout est de savoir de combien on parle....

C'est un peu plus compliqué. Lire la page "La prescription" du site "Presse et Justice". En marge: ce site de 2002 mérite encore maintenant un détour.

Un extrait:

Les délais de prescription varient selon les cas. Le délai de prescription de droit commun est de trente ans pour les droits réels (usufruit, servitude…) et de dix ans pour les droits de créance (paiement du prix de vente d’un immeuble, remboursement d’un prêt, paiement de l’indu…). Il y a aussi de nombreux délais de prescription particuliers allant de dix ans à six mois.

Réponse à : garde archives comptables

dummy@example.com (grmff) — Sat, 21 Mar 2015 16:20:36 +0000

A partir du moment ou l'affaire est en justice, il me semble que les délais s'arrêtent. A mon sens, la prescription est de 10 ans. Donc, si l'affaire est en cours depuis 14 ans, le propriétaire use (abuse?) de ce délai.

Le tout est de savoir de combien on parle....

Réponse à : garde archives comptables

dummy@example.com (luc) — Sat, 21 Mar 2015 16:00:14 +0000

La décharge n’est définitive que si l’AG a donné la décharge et que cette décharge n’a pas été contesté en justice. La date de l'AG constitue alors la date de la décharge.

Si c’est le cas il faut attendre le jugement. Si ce jugement confirme la décharge alors la date du jugement forme la date de la décharge. Si une expertise est exécuté, seule la délibération et approbation de ce rapport peut constituer une décharge (définitive, si pas contesté à nouveau).

Quant à la durée de l’archivage : c’est sept ans à partir du premier jour de l’année comptable qui suit la date de la décharge.

J’ai copié en extenso une partie d’un texte de l’ABSA Info N° 41 (Jan 2015) , puisqu’il donne plus de détails.

Attention : ce texte n’est selon moi pas conforme à l’AR du 12.07.2012, puisqu’il néglige entre autres de parler de l’inventaire obligatoire, etc., … . Quand à la méthode de travail expliqué il détermine correctement une série de points très importants. Mais il est trop peu détaillé quand à la responsabilité de la garde des archives.

C’est au commissaire aux comptes de vérifier si la reprise/remise s’est déroulé correctement du point de vue comptable.

ABSA a écrit :

Le code de déontologie impose en son article 83 à l’agent immobilier syndic de tenir les pièces justificatives relatives aux décomptes, ainsi qu’un état détaillé du patrimoine à la disposition en ses bureaux….. Il conserve ces pièces pendant cinq ans à dater de sa décharge.
L’Arrêté royal du 12 juillet 2012 fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires a porté ce délai à sept ans.
Ce sont ces documents que le syndic sortant doit remettre à son successeur. Outre les factures et les extraits de tous les comptes en banque, seront aussi transférés l’ensemble des décomptes des cinq dernières années (relevés des dépenses, tableaux de répartition et factures individuelles, bilan, balances propriétaires et fournisseurs), les éventuels comptes de répartition des frais de chauffage et d’eau avec les notes justifiant les calculs opérés, les factures des appels opérés pour le fonds de roulement et pour le fonds de réserve. L’énumération est longue, voire fastidieuse mais l’absence de ces documents peut se révéler dommageable pour la copropriété, lorsqu’il faudra, par exemple, fournir les pièces justificatives dans un contentieux de récupération de charges.
Quel sort réserver aux documents comptables plus anciens?
Les bureaux n’étant pas extensibles, ni le syndic entrant ni le syndic sortant n’ont intérêt à s’en encombrer. La solution la plus pratique consiste à les déposer ou à les faire déposer dans les locaux de la copropriété où elles resteront stockées jusqu’à leur destruction éventuelle.
Trop souvent ce transfert comptable s’opère de façon lapidaire par la simple remise de classeurs sans le moindre commentaire et sans un contrôle exact de ce qui est réellement transmis.
Le syndic entrant prend le risque de se trouver en porte à faux par rapport à son mandataire s’il n’a pas émis, lors de la rédaction du procès-verbal de remise/reprise des réserves concernant l’existence ou la pertinence des documents transmis.
Une opération de remise/reprise correctement effectuée d’un point de vue comptable (…)

Lire la suite dans l'ABSA Info N° 41 (Jan 2015) .

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dummy@example.com (jacq) — Thu, 19 Mar 2015 17:10:01 +0000

En comptabilité si il y a une écriture ouverte même 20 ans en arriéré il faut toujours pouvoir communiquer la preuve de son existence a toute personne ( fisc) qui en ferait la demande

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dummy@example.com (GT) — Thu, 19 Mar 2015 12:39:48 +0000

PIM a écrit :

petitluc a écrit :
nous sommes en dernier degré d'appel. en décembre le juge lui a demande de verser 20.000 euros a la copropriété ce qu'il a fait
restait a determiner les intérêts. maintenant son avocat remets ses conclusions au juge et on apprend (ultime rebondissement )
qu'il prétend avoir versé en 1994 2 X une somme qui n'a été comptabilisé (selon lui ) q'une seule fois par le syndic de l'époque
cela semble une demande nouvelle d'obstruction
Il me semble que c'est la partie qui invoque avoir fait ce double paiement à en apporter la preuve. Et pas l'inverse.

Quoi qu'il en soit sur la détermination de la partie qui, a priori, doit apporter la charge de la preuve en ce qui concerne les paiements effectués par le copropriétaire , chacune des parties est tenue de collaborer loyalement à l'établissement de celle-ci. La production par le copropriétaire d'extraits de compte bancaire est de nature à consolider son affirmation. Cependant, l'absence de comptabilisation dans le chef de la copropriété d'un paiement est un autre débat.

Un exemple :
Un copropriétaire pour le trimestre T II/1994 paie de son propre compte personnel le montant réclamé de 10.000 FB avec la communication utile permettant d'imputer le payement à une période.
Pour le trimestre T III/1994, un même montant de 10000 FB est réclamé par le syndic. Il est versé par le copropriétaire sans communication ou par un tiers (compagne, membre de la famille, compte d'une société..), sans communication ou avec une communication insuffisante pour permettre une identification du débiteur de charges et de la période concernée. Le syndic impute le payement à des arriérés non payés par le copropriétaire et non à la période T III/1994 ou est incapable de faire le lien entre les charges du T III réclamées au copropriétaire et le paiement enregistré .Et dans la comptabilité, le copropriétaire est toujours redevable des charges du T III/1994.

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dummy@example.com (PIM) — Thu, 19 Mar 2015 10:56:58 +0000

petitluc a écrit :

nous sommes en dernier degré d'appel. en décembre le juge lui a demande de verser 20.000 euros a la copropriété ce qu'il a fait
restait a determiner les intérêts. maintenant son avocat remets ses conclusions au juge et on apprend (ultime rebondissement )
qu'il prétend avoir versé en 1994 2 X une somme qui n'a été comptabilisé (selon lui ) q'une seule fois par le syndic de l'époque
cela semble une demande nouvelle d'obstruction

Il me semble que c'est la partie qui invoque avoir fait ce double paiement à en apporter la preuve. Et pas l'inverse.

Réponse à : garde archives comptables

dummy@example.com (petitluc) — Thu, 19 Mar 2015 10:45:32 +0000

nous sommes en dernier degré d'appel. en décembre le juge lui a demande de verser 20.000 euros a la copropriété ce qu'il a fait
restait a determiner les intérêts. maintenant son avocat remets ses conclusions au juge et on apprend (ultime rebondissement )
qu'il prétend avoir versé en 1994 2 X une somme qui n'a été comptabilisé (selon lui ) q'une seule fois par le syndic de l'époque
cela semble une demande nouvelle d'obstruction

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dummy@example.com (GT) — Thu, 19 Mar 2015 10:30:05 +0000

petitluc a écrit :

l'avocat nous signale que la recherche fastidieuse de la comptabilité (il y a 24 ans ) et des archives bancaires va couter très cher.
le jeu en vaut il la peine ?
ma question est : est ce légal de revenir si loin en arrière ? n' y a t il pas prescription ?

Le juge s'est-il prononcé au fond sur la prétention du copropriétaire en degré d'appel? Qu' a répondu l'avocat de l'ACP sur le fond (indépendamment de l'aspect coût des recherches)? D'ailleurs les recherches bancaires aboutiront-elles ? Quelle est la durée obligatoire de conservation des documents par les banques ?

En principe, l'ACP doit apporter la preuve de ses prétentions et se réserver les preuves utiles.
Le litige est porté en justice depuis 14 ans et semble porter sur une période remontant à 24 ans. Et l'ACP n'aurait pas réuni - voici 14 ans - les documents utiles pour asseoir son dossier de recouvrement ?

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dummy@example.com (petitluc) — Thu, 19 Mar 2015 10:07:42 +0000

l'avocat nous signale que la recherche fastidieuse de la comptabilité (il y a 24 ans ) et des archives bancaires va couter très cher.
le jeu en vaut il la peine ?
ma question est : est ce légal de revenir si loin en arrière ? n' y a t il pas prescription ?

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dummy@example.com (GT) — Thu, 19 Mar 2015 09:59:30 +0000

Qu'en pense l'avocat de votre ACP ? quel sort le juge a-t-il réservé à la prétention du copropriétaire/avocat ?

garde archives comptables

dummy@example.com (petitluc) — Thu, 19 Mar 2015 09:11:55 +0000

Bonjour ,

nous sommes en procès depuis près de 14 ans avec un CP qui ne paie pas ses charges, ou en paie une partie de temps a autres.
Tres procédurier (retords ? , c'est un avocat ) il vient en dernier degré d'appel d'exiger de la CP qu'elle démontre(comptabilité a l'appui) qu'en 1994 (il y a 21 ans ) elle n'a pas reçus 2X un paiement de sa part .
Ayant changé plusieurs fois de syndic ces derniers années , nous n'avons plus cette comptabilité .
Pour un particulier (indépendant ) ou une société ,nous sommes tenus de garder la comptabilité pendant 10 ans.
qu'en est il pour une CP ?
PS : je ne l'ai jamais vu aux AG depuis 15 ans sauf il y a 2 ans pour ne pas approuver les comptes(qui ont été unanimement non approuvés) et puis plus rien
peut on remonter si loin en arrière ?

Cdlt