Les habitants du bâtiment n'ont-ils pas aussi leur mot à dire dans ce cas là ?

Les CP ont leur mot à dire, oui. Habitant l'immeuble ou non. Pas les locataires.
Soit le point est voté en AG, soit une décision UNANIME de TOUS les CP parvient par écrit au syndic qui doit alors exécuter cette décision.

@GT...absolument exact, faut-il  préciser le point avait régulièrement été mis à l'ODJ de l'AG de l'année 200X dont le refus de mise en conformité nous a obligé à en parler à la Magistrate du Canton d'XL qui a jugé que la mise en confomité postale n'était pas obligatoire pour elle.

D'où cette idée de solution de pétition de tous les habitants que nous aurions dû faire dès 200X.

Les habitants du bâtiment n'ont-ils pas aussi leur mot à dire dans ce cas là ?

Il va de soi que les personnes ayant droit de vote se prononceront en AG sur tout point mis à l'ordre du jour d'initiative par  le syndic ou à la demande d'un copropriétaire, du conseil de copropriété ou d'une association partielle dépourvue de la personnalité juridique  introduite dans les délais utiles (art. 577-6, §3,al,1 et §4, code civil) .

De plus,  les personnes occupant un immeuble en vertu d'un droit personnel (p.e. un locataire) ou réel mais ne disposant pas d'un droit de vote lors de l'AG peuvent formuler par écrit leurs demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront à ce titre communiquées à l'AG ( art. 577-8, § 4, 8°, code civil.

Les membres de l'AG peuvent aussi- mais en dehors de l'AG - prendre à l'unanimité et par écrit toute décision  relevant des compétences de l'AG (art. 577-6, § 11, code civil). Concrètement cette procédure ne semble envisageable que dans les petites copropriétés.

Bref, les occupants ayant ou non droit de vote à l'AG ont l'occasion dans des cadres précis de se manifester de différentes manières en ce qui concerne la problématique des boites aux lettres non conformes.

supposée reprendre l'arrêté ministériel du 20 avril 2007 (MB 1 6 2007, p. 29861 à 29869) portant réglementation des boîtes aux lettres particulières.

Le syndic est tenu d'inscrire à l'ordre du les propositions écrites des copropriétaires, du conseil de copropriété ou des associations partielles dépourvues de personnalité juridique qu'il a reçues au moins trois semaines avant le premier jour de la période, fixée dans le règlement de copropriété, au cours de laquelle l'assemblée générale ordinaire doit avoir lieu (art.577-6, § 3, Code civil).

De même, à tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil de copropriété s'il en existe un, peuvent notifier au syndic les points dont ils demandent qu'ils soient inscrits à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Ces points sont pris en compte par le syndic, conformément au § 3. Toutefois, compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, si ces points ne peuvent être inscrits à l'ordre du jour de cette assemblée, ils le sont à l'ordre du jour de l'assemblée générale suivante (art.577-6, § 4, Code civil).

Ainsi, actuellement,  le code civil ne prévoit pas la nécessité d'une pétition de copropriétaires pour l'inscription d'un point à l'ordre du jour. En revanche,  si un seul copropriétaire a adressé au syndic une proposition de résolution, le syndic est obligé d'en tenir compte.

Mais même si la copropriété est dans l'illégalité, le syndic ne peut pas prendre ce genre de décision. C'est un point à soumettre à l'assemblée générale. Le syndic serait bien mal venu d'invoquer l'urgence alors que la situation dure depuis des années.