A mon avis, même en comptabilité simplifiée, le syndic devra ventiler les dépenses suivant leur nature.
Et, le cas échéant, il devra produire des pièces justificatives justifiant  celles-ci (facture fournisseur, décompte secrétariat social, preuves de payement).

Au conseil de copropriété de surveiller la gestion du syndic et au commissaire aux comptes de remplir sa mission.
Chaque copropriétaire peut également demander d'avoir accès à tous les documents ou informations relatifs aux rétributions du copropriétaire pensionné reprises dans les dépenses de la copropriété.

C'est effectivement l'esprit de la loi.

Mais certains appliquent la lettre de la loi. Donc pour eux la loi n'impose pas explicitement une ventilation suivant leur nature dans une comptabilité simplifiée.

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Au conseil de copropriété de surveiller la gestion du syndic et au commissaire aux comptes de remplir sa mission.
Chaque copropriétaire peut également demander d'avoir accès à tous les documents ou informations relatifs aux rétributions du copropriétaire pensionné reprises dans les dépenses de la copropriété.

Il y a 18 appartements et une ancienne conciergerie appartenant à la copropriété (qui est louée)
La personne retraitée est un copropriétaire.
Quelles sont les différences si le nombre d'appartement est de moins ou de plus de 20 appartements

Art. 577-8 §4 permet (mais n’impose pas) que le syndic tient une comptabilité simplifiée (= comptabilité de caisse).

Dans une comptabilité normale (= comptabilité en partie double), le syndic doit utiliser des comptes comptables spécifiques qui rendent l’imputation de certains frais transparents et visibles. Il y a une dizaine de comptes comptables obligatoires concernant la gestion de personnel dans le cas normal. Le syndic professionnel est au moins coresponsable, s'il impute d'une façon incorrecte.

Mais dans le cas d'une comptabilité simplifié il peut dissimuler les frais dans des rubriques divers. Ceci sans être responsable de cette dissimulation.

En cas d'activité susceptible de produire un revenu (salaire, bénéfice, profit..), il doit faire une demande dans un certain délai.

Par ailleurs, la personne morale "association des copropriétaires" (même si elle est censée être une personne sans personnalité juridique en application de l'art. 29, § 2,5° du Code des impôts sur les revenus) doit respecter ses obligations fiscales.

C'est elle, petite ou grande ACP (et non le syndic) qui subira les sanctions éventuelles.

Question: 19 CP = 19 appartements ou plus ? C'est très important de savoir s'il y a 20 appartements ou plus dans le contexte de votre question.

Une personne retraitée peut elle travailler pour l'entretien dans un petit immeuble ( 18 appartements ) , changement des ampoules , petit nettoyage, sortir les poubelles...
Le syndic paye cette personne via les charges trimestrielles , le poste entretien et les preuves de payements (virements) sont dans les comptes , mais il n'y a aucune facture, ni tva, taxe etc...
Merci