Si je comprends bien, vous distinguez soit une comptabilité physiquement installée sur le server du syndic (dans ses locaux) et une comptabilité dont les données sont dans le cloud accessible de n'importe où  ?
Bien que je n'apprécie pas le principe du cloud pour la compta, je ne vois pas ce que vous y voyez comme problème potentiel pour l'acp du choix fait par son syndic....

J'utilise un checklist très classique quand je suis face à des problémes de ce type.

Chercher la réponse à 5 questions ("Wie Wat Waar Wanneer Waarom" en néerlandais):
- Qui?
- Quoi?
- Où?
- Quand ?
- Pourquoi ?

Une consultation par la voie du cloud exige un enregistrement des accés.
Qui a changé/consulté quoi ?
Ce "logbook" n'existe pas, pour autant qu'on sache.

Le problème est que le syndic refuse d'identifier envers nous la personne qui est le comptable.
Il est certain que c'est une personne externe. Son nom est connue (rapport du CdC), ce n'est pas un indépendant. Pour quelle firme travaille cette personne?
Personne externe = autorisation préalable de l'AG nécessaire (commme c'était le cas dans mon ACP en 2006 pour la période 2007-2012).

La variante "un fichier par société de syndic" n'est probablement pas conforme à la protection de la vie privé (avis CPVP de 2008). Si sujet séparé j'appronfondis.

Pour ce qui est de la base de données, je connais deux principes :
- Une base de données unique par société (ou acp) avec tous les signalétiques (propriétaires, fournisseurs, codes postaux, ...)
- Deux bases de données : une par société (ou acp) avec les données propres au client et une base de données communes (coordonnées fournisseurs, codes postaux, pays, textes types, ...) qui permet, par exemple, de ne changer qu'une fois le numéro de téléphone d'un fournisseur.

De nouveau, je ne vois pas quel est le problème potentiel pour l'acp d'avoir un syndic qui travaille avec l'un ou l'autre principe.

luc a écrit :

Bien que le document CODA prévoit la possibilité d'un fichier par compte:
D'ou probablement la véhémence de mon syndic à refuser d'utiliser un compte bancaire séparé pour les provisions du fonds de réserve.

Ce n'est pas un problème pour le pgm d'avoir plusieurs comptes pour une même acp ou même société. Le pgm qui ne permettrait pas cela aurait un gros manque...
Ce n'est pas le traitement des coda qui incite votre syndic a refusé des comptes séparés pour les appels...
Les coda fonctionnent également pour les livrets ou comptes attachés

Comme vous je suis aussi arrivé à la conclusion que la motivation pour refuser un autre compte bancaire pour le fonds de réserve n'a pas de motivation technique.

En plus il demande à payer des provisions pour le fonds de roulement (que je paie) et une dotation pour le fonds de réserve (je refuse de payer une dotation (= carte blanche) depuis 2014). Ce sera au juge civil de trancher.

Mais s'il a changé pour migrer vers sa banque, alors ce sera en final au juge pénal de trancher.

luc a écrit :

D'ou la tendance pratique de travailler avec une comptablité physique pour l'ensemble de ses ACP.

Je ne comprends pas ce que vous voulez dire par "comptabilité physique"

Comptabilité physique  = une base des données par syndic avec un logiciel (=pgm)

Lors de l'expertise judiciaire dans mon ACP le syndic a montré au reviseur d'entreprise l'écran principal du logiciel, mais pas comment il y est entré. J'avais l'impression que certaines données étaint communes  à lensemble et d'autres configurable par ACP.

Comme les données présentés à l'écran ne correspondait manifestemenet pas à la réalité, on n'a pas approfondi le problème du fichier physiqure par ACPO ou global.

Ce qui est certain est que ce fichier est maintenu dans les locaux du fournisseur du logiciel et pas dans les locaux du syndic.

Extrait du site du syndic qui me fait douter:

Ceci n'est possible que quand l'ensemble des ACP et biens privatifs est géré par la voie d'une seule base des données (= un seul fichier physique dans le cloud).

Un complément d'information cependant, la fourniture des CODA est un service payant via par exemple Isabel (https://www.isabel.eu/fr.html).
Il faut donc que le syndic dispose d'un certain nombre de copropriétés pour amortir ce coût.

Il s'en suit qu'un syndic à tout intéret à ce que tous ses ACP ont la même banque.

Mais il recevra UN Fichier physique pour l'ensemble de ses ACP.
@BMCTools: Correct?

Non, il peut travailler avec plusieurs banques. Les structures sont assez communes pour être lues par tous les pgm que je connais.
Qu'il y ait un ou plusieurs fichiers ne changent rien pour le traitement. (au moins un fichier par banque bien évidemment....)
Les pgm reconnaissent le compte et font le lien avec l'acp ou la société (certain + automatiquement que d'autres mais il y arrivent).

Je ne comprends pas ce que vous voulez dire par "comptabilité physique"

Ce n'est pas un problème pour le pgm d'avoir plusieurs comptes pour une même acp ou même société. Le pgm qui ne permettrait pas cela aurait un gros manque...
Ce n'est pas le traitement des coda qui incite votre syndic a refusé des comptes séparés pour les appels...
Les coda fonctionnent également pour les livrets ou comptes attachés

luc a écrit :

CODA = ???

http://www.sepabelgium.be/fr/extrait-de-compte-coda

Un grand merci.

Je comprends maintenant certains erreurs structurels de mon syndic amateuriste concernant sa comptabilité depuis le début (2014).

Le document "Extrait de compte codifié (CODA)" de FEBELFIN commence avec:

Il s'en suit qu'un syndic à tout intéret à ce que tous ses ACP ont la même banque.

Mais il recevra UN Fichier physique pour l'ensemble de ses ACP.
@BMCTools: Correct?

D'ou la tendance pratique de travailler avec une comptablité physique pour l'ensemble de ses ACP.

Bien que le document CODA prévoit la possibilité d'un fichier par compte:

D'ou probablement la véhémence de mon syndic à refuser d'utiliser un compte bancaire séparé pour les provisions du fonds de réserve.

@GT
Merci pour votre aide. Vous m'avez donné les moyens à persuader mon syndic à rester dans le cadre légal tout en tenant compte du rendement du fonctionement de son bureau.

@PIM
Merci pour l'existence de votre forum.

max11 a écrit :

BMCTools a écrit :

(..)
2) Au niveau des CODA, c'est à vous de voir. Cela dépend du moment où vous pourrez récupérer ceux-ci.

(...)

CODA = ???

Fichier envoyé par la banque avec les opérations bancaires du jour dans un format standardisé commun à toutes les banques.

ça permet d'encoder les mouvements bancaires directement dans le logiciel comptable en limitant au maximum le risque d'erreur.
Notamment grâce aux communications structurées (***123/4567/89012***) qui permet généralement au programme de savoir le numéro de la facture, le code client, ou autre information unique

CODA = ???

http://www.sepabelgium.be/fr/extrait-de-compte-coda

BMCTools a écrit :

(..)
2) Au niveau des CODA, c'est à vous de voir. Cela dépend du moment où vous pourrez récupérer ceux-ci.

(...)

CODA = ???

BMC Tools a écrit :

1) Si vous êtes syndic au 01/10, vous devez réaliser la comptabilité à partir de cette date en reprenant les soldes du bilan de clôture au 30/09 de votre prédécesseur. Votre AG devra approuver 2 comptabilités.

Bilan de clôture? Contact pris avec le prédécesseur, il confirme que les comptes ne seront pas clôturés au 31/09 vu que l'exercice court jusqu'au 31/12!

J'ai justement soulevé cette question dans la discussion  "changement-syndic-et-reprise-comptabilite" à laquelle dach a fait allusion. ma question était s'il fallait clôturer les comptes à cette date ou pas et quid de la décharge pour la partie des comptes faite par l'ancien syndic etc etc.

Bref, les avis étaient loin d'être unanime, comme pour cette partie aussi d'ailleurs " réencoder ou reporter les soldes des comptes ou encore importer les écritures".

Et bien vous avez mon avis sur la question maintenant :-)

A condition que le syndic précédent ait clôturé les comptes au 30.09 et fait les décomptes de 9 mois...

Si c'est pas le cas....

1) Si vous êtes syndic au 01/10, vous devez réaliser la comptabilité à partir de cette date en reprenant les soldes du bilan de clôture au 30/09 de votre prédécesseur. Votre AG devra approuver 2 comptabilités.

Bilan de clôture? Contact pris avec le prédécesseur, il confirme que les comptes ne seront pas clôturés au 31/09 vu que l'exercice court jusqu'au 31/12!

J'ai justement soulevé cette question dans la discussion  "changement-syndic-et-reprise-comptabilite" à laquelle dach a fait allusion. ma question était s'il fallait clôturer les comptes à cette date ou pas et quid de la décharge pour la partie des comptes faite par l'ancien syndic etc etc.

Bref, les avis étaient loin d'être unanime, comme pour cette partie aussi d'ailleurs " réencoder ou reporter les soldes des comptes ou encore importer les écritures".

Voici mes réponses à vos questions.

1) Si vous êtes syndic au 01/10, vous devez réaliser la comptabilité à partir de cette date en reprenant les soldes du bilan de clôture au 30/09 de votre prédécesseur. Votre AG devra approuver 2 comptabilités.
2) Au niveau des CODA, c'est à vous de voir. Cela dépend du moment où vous pourrez récupérer ceux-ci.

A condition que le syndic précédent ait clôturé les comptes au 30.09 et fait les décomptes de 9 mois...

grmff a écrit :

Personnellement, je n'ai jamais facturé ce genre de prestation. Vous verrez, l'encodage au kilomètre, cela va assez vite...

Bon à savoir, d'autres syndics m'ont dit qu'ils facturent l'équivalent d'1 mois de salaire par trimestre d'encodage!! je ne compte pas demander cela mais je voulais avoir vos réactions à ce sujet .
merci à vous tous pour vos réactions

A priori, voir ma réponse précédente, il n'y a pas de réencodage nécessaire.

Mais si vous devez refaire une compta en tant que pro, vous êtes en droit de demander des honoraires complémentaires si ceux-ci sont prévus dans votre contrat ou avec l'accord de l'AG