grmff a écrit :

Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit...    )

Pourquoi pas si les autres propriétaires ont confiance, mais si vous utilisez votre compte bancaire privé vous risquez un sérieux contrôle, d'autant plus si vous vous rémunérez pour ce travail

D'abord une comptabilité tenue d'une manière analogue que celle de grmff a été approuvée par un JP Limbourgeois en 2009 je crois. Mais  .... la loi de 2010 a rendu ce système beaucoup plus précaire.

En plus je constate que même Grmff est d'accord que parfois on dit tenir des AG à un rythme trimestriel, comme chez moi.

Hier j'ai eu un contact très glacial avec mon syndic lors de la permanence périodique. Je lui reprochais d'avoir fair voter des travaux pour 8.000 EUR en 2017, mais d'avoir profité pour faire d'autres travaux tous azimuts sous le couvert de "constats" pour j’estime +50.000 EUR (tenant compte avec la surface). Travaux en fait au profit d'un petit groupe de CP.

Ma réaction était de lui demander les bons de commande. Pas plus, vu l'état d'avancement des procédures en cours. On verra s je les obtient sans omission d'un bon.

ninifel a écrit :

Oui Panchito je sais que vous , vous les avez toujours eu les extraits bancaires ( classeur papier ) depuis 30 ans. Mais pou run Panchito, Pim, Gt, Libra ...et Luc combien de copropriétaires voient les extraits bancaires ( recettes et dépenses) de leur association ?

Au vote !!!

Dans le cas des copropriétés que je gérais, 100% des commissaires me demandaient et vérifiaient, de diverses manières, les extraits de compte.
Et à une ou deux exceptions, aucun autre copropriétaire n'est jamais venu jeter un oeil sur les facturiers ou extraits.

Dans les copropriétés que je connais, 100% des commissaires aux comptes ont aussi accès aux extraits.

Et dans la dernière copropriété où je suis simple copropriétaire, j'ai eu accès aux extraits la première fois où je l'ai demandé.

Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit...    )

Pourquoi pas si les autres propriétaires ont confiance, mais si vous utilisez votre compte bancaire privé vous risquez un sérieux contrôle, d'autant plus si vous vous rémunérez pour ce travail

(...)
Je pense que ce sujet est davantage hyper-critique pour les petites ACPS dont les moyens financiers ne sont pas ceux des grosses ACPS qui ont inéluctablement accès à un vivier de gros cabinets de syndics ayant leur(s) comptable(s) en interne.

Vous croyez ?
Sur les 4 syndics depuis 2007 aucun avait son propre comptable (ACP de 250 lots). Celui qui a voulu prendre un comptable pro en 2013 a été remplacé fin 2012.

Externaliser= citation de wikipedia:

Dans ce contexte le Code Civil dit (Art. 57-8 § 5):

Ce comptable devient donc syndic-adjoint pour la comptabilité, son mandat et contrat doivent avoir l'accord de l'AG et du syndic principal et devra remplir toute les conditions d'un syndic.

Une variante est le commissaire interne qui tient en fait la comptabilité. C'est similaire, mais on frôle le pénal (2ème comptabilité tenue en noir). Je n'approfondis pas plus ici.

Bref de l'amateurisme au cube.

panchito a écrit :

GT a écrit :
Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).

Bien entendu.

Où voulez-vous en venir?

Je partage cette avis.

C'est comme pour la tracabilité de la viande on peut avoir besoin de savoir d'où provient le beefsteak qui  arrive dans nos assiettes 

Et c'est d'ailleurs le fond du sujet si j'ai bien lu l'épisode soumis au forum

Tout client n'a-t-il pas " droit à un consentement éclairé "quant à la liste des intermédiaires qui ne seront  jamais irresponsables en droit s'ils s'intercalent dans la gestion de leurs affaires de copropriétaires.

Et jusqu'où doit aller cette prétendue indispensable traçabilité?

Dans le cas de la viande, c'est le processus complet qui doit être traçable pour permettre de retirer des lots entiers quand on trouve des problèmes. Parce que en regardant son morceau de viande avant de le bouffer, il est difficile de savoir s'il est de qualité.

Dans le cas d'une comptabilité, quelque soit le nombre d'intermédiaires, on a une vision complète sur la situation en regardant extraits, grands livres, journaux, comptes fournisseurs, comptes clients, etc. Pas besoin de savoir si c'est Pierre, Paul, Mohammed ou Ashod qui a encodé les factures. Et le seul responsable, c'est le syndic. A quoi sert de savoir qui encode?

(le raisonnement serait légèrement différent quant à la personne qui gère réellement la copropriété, évidemment)

Oui Panchito je sais que vous , vous les avez toujours eu les extraits bancaires ( classeur papier ) depuis 30 ans. Mais pou run Panchito, Pim, Gt, Libra ...et Luc combien de copropriétaires voient les extraits bancaires ( recettes et dépenses) de leur association ?

Au vote !!!

Dans le cas des copropriétés que je gérais, 100% des commissaires me demandaient et vérifiaient, de diverses manières, les extraits de compte.
Et à une ou deux exceptions, aucun autre copropriétaire n'est jamais venu jeter un oeil sur les facturiers ou extraits.

Dans les copropriétés que je connais, 100% des commissaires aux comptes ont aussi accès aux extraits.

Et dans la dernière copropriété où je suis simple copropriétaire, j'ai eu accès aux extraits la première fois où je l'ai demandé.

Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit...    )

Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).

Bien entendu.

Où voulez-vous en venir?

C'est évident que nous ne donnerons pas quitus et décharge au Syndic prime.

Parce qu'il n'y a pas que la comptabilité qui foire, il n'y a eu aucune gestion digne de ce nom et les décisions prises en AG non pas été exécutées.

L'outsourcing n'est pas en soi un problème, le vrai problème c'est que les factures papiers ont été transférées à une certaine fréquence de Bruxelles à Wavre et qu'ils se sont emmêlé les pinceaux puisque par exemple des factures appartenant au trimestre n, ont été payées en n+1 voire +2.

L'outsourcing n'est pas en soi un problème.

Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).

(...)restons dans ce bon sujet :  la compta d'une copropriété.

A cet égard, vous avez écrit :

"Excellent, juste pour vous l'accès ( en consultation) des RECETTES et DEPENSES de la copropriété ?"

Dans la comptabilité en partie double , il est question d'un compte de résultats reprenant non pas les recettes et les dépenses mais les charges et les produits.
qui n'apparaissent pas dans les extraits bancaires.

Ainsi si une charge est comptabilisée lorsque la facture parvient chez le syndic, le payement n'apparaîtra pas nécessairement dans les extraits bancaires s'il n'a pas été effectué.

En revanche, la facture impayée devra ressortir du bilan reprenant notamment les fournisseurs impayés totalement ou partiellement .

GT tu n'es pas d'accord ?

Je me me suis jamais permis de vous tutoyer.
J'apprécierais que vous agissiez de la même manière.

L'information à ma connaissance ne figure quasi jamais ( je ne l'ai jamais vue) dans la fiche de présentation de son cabinet et/ou de son contrat.  Vous aviez par écrit des infos en phase pré-contractuellle  à ce sujet Panchito ? Ou vous avez découvert  l'organisation de la confection de la compta de votre syndic après l'avoir choisi ?

Chaque fois que nous screenons un candidat syndic, nous exigeons de voir sous quelle forme les décomptes seront présentés.

L'outsourcing n'est pas en soi un problème, le vrai problème c'est que les factures papiers ont été transférées à une certaine fréquence de Bruxelles à Wavre et qu'ils se sont emmêlé les pinceaux puisque par exemple des factures appartenant au trimestre n, ont été payées en n+1 voire +2.

Un chat n'y retrouverait pas ses jeunes...

Le Syndic prime est bardé de dipômes universitaires dont un en gestion financière.

Dans la copropriété en question, la compta est hyper-simple:
- par mois: une facture de mazout, une facture du jardinier, 3 factures pour lampiris, 1 pour le container de BXL propreté, 1 pour le nettoyage
- par an: une facture pour les assurances, une pour l'entretien des ascenseurs
- tous les 2 mois: acompte IBDE

C'est trop compliqué?

MAis entre-temps, j'ai eu la réponse à mes questions, le syndic n°1 a outsourcé la comptabilité à notre insu vers un autre syndic sur base de transfert de facturiers "papier". Comme ce transfert se faisait souvent avec plus d'un trimestre de retard, les paiements en double résultent de ce manque total d'organisation, de rigueur et de professionnalisme.

Le syndic n°1 ne va plus faire long feu chez nous....

En copropriété, le principe de la sous-traitance (externalisation)comptable existe

"Notre société est également amenée à s’occuper de comptabilité en sous-traitance pour d’autres syndics soucieux de confier ces prestations en confiance à des professionnels avertis et reconnus par leurs pairs."

http://www.progest.be/fr/pages/nos-services.aspx

Le syndic devrait prévenir (qui? ) ou obtenir une autorisation (de qui ?) pour donner en sous-traitance la comptabilité d'une ACP sous  sa propre responsabilité  ?

Au commissaire au compte de demander les extraits de comptes.

A chaque copropriétaire de prendre RV pour aller chez le Syndic les consulter.

Ceux qui ne font pas cette démarche, c'est leur choix!

Dans certaines copropriétés plus digitalisées, j'ai aussi accès à toutes les factures numérisées sur le site Internet de la copropriété, car les CP ont pris la décision d'en avoir un et de payer pour.

Dans d'autres j'ai accès aux extraits de comptes on-line via une application de type easy banking.

Tout dépend de ce que la copropriété veut et à quels frais!

MAis entre-temps, j'ai eu la réponse à mes questions, le syndic n°1 a outsourcé la comptabilité à notre insu vers un autre syndic sur base de transfert de facturiers "papier". Comme ce transfert se faisait souvent avec plus d'un trimestre de retard, les paiements en double résultent de ce manque total d'organisation, de rigueur et de professionnalisme.

Le syndic n°1 ne va plus faire long feu chez nous....

Oui Panchito je sais que vous , vous les avez toujours eu les extraits bancaires ( classeur papier ) depuis 30 ans. Mais pou run Panchito, Pim, Gt, Libra ...et Luc combien de copropriétaires voient les extraits bancaires ( recettes et dépenses) de leur association ?

Ce n'est pas parce qu'on ne les voit pas qu'on peut pas les voir. Il suffit de le demander.

Stupide

Chaque copropriétaire peut aussi prendre RV pour aller chez le Syndic les consulter.

Ceux qui ne font pas cette démarche, c'est leur choix!