BMCTools a écrit :

En province, la grande majorité des comptabilités sont du type "décompte annuel avec provisions mensuelles (ou trimestrielles)". Dans ce cas, le budget est divisé par 12 pour déterminer la provision mensuelle à payer par le copropriétaire. Dans ce type de fonctionnement, il est bon de prévoir un "fonds de roulement permanent" de 1 ou 2/12ème de budget afin de permettre au syndic de faire face à certaine fluctuation, comme décrite par Grmff, pendant l'année.

C'est très exactement ce que je pratiquais.

C'est le moyen le plus correct pour éviter de devoir piocher dans le fonds de réserve.

Pour ce qui est du fonds de réserve, certains propriétaires avaient demandé que le fonds de réserve corresponde au livret, à tout le moins en fin d'année.

Les propriétaires provisionnaient dans leurs charges un montant par exemple de 25.000€/an pour alimenter le fonds de réserve. Il est clair que, théoriquement, j'aurais dû verser tous les mois 1/12 de cette somme vers le fonds de réserve, et ne ponctionner du fonds de réserve que pour payer les travaux décidés en AG.

En pratique, c'est assez lourd à faire. On le faisait quelques fois par an.

Il nous était alors reproché de ne pas mettre plus sur le livret, quand nous avions des liquidités. Aujourd'hui, tout le monde se demande pourquoi. A l'époque, on touchait quelques intérêts de la part des banques.

Dans mon ACP (en province dans la région Bruxelloise) il y a deux décisions prises annuellement: une pour le budget et une pour le calendrier et montant des provisions. On puise dans le fonds de réserve depuis des années. Montant "disparu" actuellement estimé à plus de 1.000 EUR par appartement moyen (250 appartements - expertise judiciaire en cours).

Ma proposition (pas encore accepté par l'AG) est de voter le budget comme avant, mais de concentrer les provisions pour le fonds de réserve aux dates qu'ils seront effectivement transféré selon le planning du syndic sur le compte du fonds de réserve (par exemple le 1/4 et 1/10).  Ceci pour faire correspondre les décisions à la réalité. Je serai d'accord avec une décision de l'AG d'une provision 100% pour le fonds de réserve du 31/12, tout en augmentant les provisions périodiques pour le fonds de roulement durant l’année avant le montant adéquat, pour arriver çà un montant identique à virer périodiquement.

En province, la grande majorité des comptabilités sont du type "décompte annuel avec provisions mensuelles (ou trimestrielles)". Dans ce cas, le budget est divisé par 12 pour déterminer la provision mensuelle à payer par le copropriétaire. Dans ce type de fonctionnement, il est bon de prévoir un "fonds de roulement permanent" de 1 ou 2/12ème de budget afin de permettre au syndic de faire face à certaine fluctuation, comme décrite par Grmff, pendant l'année.

C'est très exactement ce que je pratiquais.

C'est le moyen le plus correct pour éviter de devoir piocher dans le fonds de réserve.

Pour ce qui est du fonds de réserve, certains propriétaires avaient demandé que le fonds de réserve corresponde au livret, à tout le moins en fin d'année.

Les propriétaires provisionnaient dans leurs charges un montant par exemple de 25.000€/an pour alimenter le fonds de réserve. Il est clair que, théoriquement, j'aurais dû verser tous les mois 1/12 de cette somme vers le fonds de réserve, et ne ponctionner du fonds de réserve que pour payer les travaux décidés en AG.

En pratique, c'est assez lourd à faire. On le faisait quelques fois par an.

Il nous était alors reproché de ne pas mettre plus sur le livret, quand nous avions des liquidités. Aujourd'hui, tout le monde se demande pourquoi. A l'époque, on touchait quelques intérêts de la part des banques.

Le fonds de roulement et le fonds de réserve sont des éléments du passif
Le compte en banque courant et le livret d'épargne sont des éléments de l'actif

Dans l'éventualité où le fonds de roulement est insuffisant pour faire face à des échéances récurrentes, suite à un retard de paiement de leur dû par des copropriétaires, le syndic peut-il puiser, temporairement, dans le fonds de réserve pour renflouer le fonds de roulement ? Quelle est la référence légale qui supporte la réponse ? Merci d'avance.

Avant tout, il ne fait pas confondre "fonds de roulement" et "compte en banque courant". Et "fonds de réserve" et "livret d'épargne".
Et donc, il faut bien comprendre que, par exemple et comptablement parlant, si les copropriétaires ne payent pas leurs appels de fonds de réserve ou si le syndic puise de l'argent sur le livret d'épargne cela ne modifie pas le montant du fonds de réserve au bilan. Ce que l'on va constater c'est que le fonds de réserve n'est pas complètement constituer.

Le syndic peut-il puiser de l'argent sur le livret lorsqu'il est en manque de trésorerie sur le compte courant ?
Normalement, la réponse est non.
Mais dans des cas exceptionnels et dans le cadre des actes conservatoires prévus par l'article 577-8 §4 4° , cela peut-être acceptable. Le syndic devra, comme pour tout acte conservatoire, s'en expliquer à l'AG

Je peut vous confirmer que, en dehors de l'acte conservatoire, l'IPI considère cette pratique comme une faute déontologique.

Le fonds de roulement est effectivement une avance faite à l'ACP pour permettre de payer les dépenses périodiques. Mais le niveau du fonds de roulement et certains vocables utilisés dans vos interventions ( "fonds de roulement fixe", "fonds de roulement permanent",...) dépendent du type de comptabilité tenue dans la copropriété.

Je sui d'accord avec Dach, le départ c'est le budget qui est voté chaque année par l'AG.

A Bruxelles, la grande majorité des comptabilités sont du type "comptabilité trimestrielle à charges réels". C'est à dire que le syndic va établir un décompte trimestrielle sur base des factures reçues durant celui-ci. Pour ce faire, il est préconisé de créer un fonds de roulement équivalent à 5/12ème du budget. Pourquoi 5/12ème ? les 3 mois du trimestre, 1 mois pour que le syndic établisse son décompte et 1 mois pour que les copropriétaires payent.

En province, la grande majorité des comptabilités sont du type "décompte annuel avec provisions mensuelles (ou trimestrielles)". Dans ce cas, le budget est divisé par 12 pour déterminer la provision mensuelle à payer par le copropriétaire. Dans ce type de fonctionnement, il est bon de prévoir un "fonds de roulement permanent" de 1 ou 2/12ème de budget afin de permettre au syndic de faire face à certaine fluctuation, comme décrite par Grmff, pendant l'année. L'autre technique pouvant être de gonfler le budget par un poste "divers".

Les copropriétaires sont-ils solidaires en cas de non payement des charges par un copropriétaire ? La réponse est clairement oui. C'est repris dans l'ensemble des actes de base. Mais la solidarité est aussi reprise dans la loi lorsqu'on lit l'article 577-5 §4 "l'exécution des décisions condamnant l'association des copropriétaires peut être poursuivie sur le patrimoine de chaque copropriétaire proportionnellement à sa quote-part dans les parties communes."
La jurisprudence est aussi constante à ce niveau. Au passage, notons aussi que la nouvelle loi prévoit la solidarité entre nu-propriétaire et usufruitier par rapport aux charges de copropriété.
C'est aussi, entre autre, cette solidarité qui fait dire à la commission de la protection de la vie privée (Avis n°22/2008 du 11 juin 2008) : "La Commission considère qu’il faut partir du principe que le droit de l’assemblée générale quant à l’approbation et au contrôle de l’administration des fonds et de la gestion s’exerce nécessairement dans toute sa plénitude, en ce compris au vu l’état de la situation financière de chacun des copropriétaires au regard de la copropriété." Et, "la Commission considère que la présentation par le syndic d’un tableau de répartition des dépenses et charges par lot en ce compris des dépenses privatives et de l'état de la dette de chaque membre n’est pas en soi disproportionnée au regard de la LVP."

Et donc pour finir, une ACP ne peut pas tomber en "faillite" justement du fait de la solidarité entre les copropriétaires expliquée ci-dessus.
Il est donc de l'intérêt de chacun à veiller à ne pas voir la dette "de mauvais payeurs" s'envoler.

Donc quand il n'y a plus d'argent sur le compte, suite à des mauvais payeurs, le syndic n'a pas d'autre choix que de lancer un appel de fonds "extraordinaire" qui tiendra compte du fait  que les mauvais payeurs ne paieront sûrement pas leur quote part dans ce fonds.

A l'ACP à être suffisamment vigilante et a voter en AG de poursuivre les mauvais payeurs dès le moindre retard....

Sinon les bons payeurs devront passer à la caisse...

GT a écrit :

(...)
d)    à réclamer aux copropriétaires, en proportion de leurs quotes-parts dans les parties communes de l’association principale, la quote-part du défaillant dans les charges communes, â titre de provision
e)    Tous les copropriétaires sont réputés expressément se rallier en ce qui les concerne individuellement à cette procédure"

Même si elle est écrite par un juriste, Il me semble qu'une telle clause est abusive puisque qu'elle permet de réclamé une avance sans tenir compte de la répartition normal des charges. Elle sous entend que la quote-part du défaillant est une charge commune ! Cela déroge à l'art 577-2, § 9.

Remarquons quand même que les copropriétaires se verront ainsi réclamer une provision spéciale susceptible de leur être remboursée plus tard.

PS: écrit avant prise de connaissance de l'intervention de Grmff

GT a écrit :

(...)
d)    à réclamer aux copropriétaires, en proportion de leurs quotes-parts dans les parties communes de l’association principale, la quote-part du défaillant dans les charges communes, â titre de provision
e)    Tous les copropriétaires sont réputés expressément se rallier en ce qui les concerne individuellement à cette procédure"

Même si elle est écrite par un juriste, Il me semble qu'une telle clause est abusive puisque qu'elle permet de réclamé une avance sans tenir compte de la répartition normal des charges. Elle sous entend que la quote-part du défaillant est une charge commune ! Cela déroge à l'art 577-2, § 9.

Le code civil permet au syndic de demander aux propriétaires de payer les provisilns du défaillant.  A titre de provision.

Et si le défaillant en définitivement défaillant, les autres propriétaires devront coubrir la perte.

Je ne vois pas de problème légal là derrière...

(...)
d)    à réclamer aux copropriétaires, en proportion de leurs quotes-parts dans les parties communes de l’association principale, la quote-part du défaillant dans les charges communes, â titre de provision
e)    Tous les copropriétaires sont réputés expressément se rallier en ce qui les concerne individuellement à cette procédure"

Même si elle est écrite par un juriste, Il me semble qu'une telle clause est abusive puisque qu'elle permet de réclamé une avance sans tenir compte de la répartition normal des charges. Elle sous entend que la quote-part du défaillant est une charge commune ! Cela déroge à l'art 577-2, § 9.

A quoi peut servir un fond de réserve si ce n'est comme la bien expliqué grmff a couvrir les grosses factures quitte en fin d'année a le réajuster tenant compte des augmentations des matières premières qui ne cessent d'augmenter chaque année.

Ce n'est pas ma lecture de l'intervention de Grmff qui est, me semble-t-il,  favorable à la constitution d'un "fonds de roulement permanent".

Quant au "fonds de réserve",  il s'agit nous apprend le code civil,de la somme des apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques, telles que celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, la réparation ou le renouvellement d'un ascenseur ou la pose d'une nouvelle chape de toiture.

Le "fonds de roulement", lui, est , ns apprend le code civil,la somme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques telles que les frais de chauffage et d'éclairage des parties communes, les frais de gérance et de conciergerie.

Je suis grand partisan du fond de roulement fixe.

Le fond de roulement, c'est le fond de caisse. Les dépenses d'une copropriété ne sont pas régulières. Certains mois sont, comme dans le budget des ménages, plus lourd que d'autres. L'assurance est parfois un gros poste. Parfois même le seul... et des charges mensuelles régulières ne permettraient pas de payer la prime annuelle si on n'a pas un petit matelas pour amortir les fluctuations.

De même, les factures de mazout tombent principalement en hiver. Idem pour les factures de gaz (grosses copropriétés)

Si vous n'avez pas ce matelas, impossible de ne pas prélever dans le fonds de réserve.

Vous me donnez l’occasion de re-évangélisé en faveur du budget :

C'est pas le fond de roulement fixé par l'AG qui permet d'éviter les défauts de trésorerie, c'est le BUDGET qui comprend les dépenses probables ou possible ET les apports nécessaire, càd les appels de fonds avec leur échéance et le report de l'exercice précédent. Seul la partie non utilisée des apports devrait constituer le fonds de roulement puisque, sous réserve d’approbation de l'AG, une fois consommé les avances ne sont plus des avances.

La choix de constituer un 'fond de roulement fixe' et de le reconstituer au gré des factures reçues est une solution simpliste pour rester dans une comptabilité de caisse et éviter un vrai budget détaillé pourtant obligatoire.
Je peux comprendre qu'un syndic non-pro d'une toute petite ACP s'en contente mais un syndic pro.

En fin d'exercice, c'est bien la partie non utilisée des apports qui est inscrite au bilan sous le compte 'valeurs reportées - fonds de roulement'. Ce montant variable d'une année à l'autre devrait être égale au montant du compte bancaire 'fonds de roulement' en tenant compte des comptes de régularisations naturellement.

Pour info, je considère qu'un fond de caisse c'est pour rendre la monnaie mais pas pour financer les achats et couvrir les frais. Pour cela on établi un plan financier (en quelque sorte un  budget) pour établir sa marge et le prix de vente.

Je suis grand partisan du fond de roulement fixe.

Le fond de roulement, c'est le fond de caisse. Les dépenses d'une copropriété ne sont pas régulières. Certains mois sont, comme dans le budget des ménages, plus lourd que d'autres. L'assurance est parfois un gros poste. Parfois même le seul... et des charges mensuelles régulières ne permettraient pas de payer la prime annuelle si on n'a pas un petit matelas pour amortir les fluctuations.

De même, les factures de mazout tombent principalement en hiver. Idem pour les factures de gaz (grosses copropriétés)

Si vous n'avez pas ce matelas, impossible de ne pas prélever dans le fonds de réserve.

A quoi peut servir un fond de réserve si ce n'est comme la bien expliqué grmff a couvrir les grosses factures quitte en fin d'année a le réajuster tenant compte des augmentations des matières premières qui ne cessent d'augmenter chaque année.

GT a écrit :

Quand bien même la loi ne le permettrait pas, des dispositions statutaires pourraient prévoir cette obligation.

exemple :
"Le syndic, en sa qualité d’organe de l’association principale, est tenu de prendre toutes mesures pour la sauvegarde des créances de la collectivité des copropriétaires.
À cette fin, le syndic est autorisé pour le recouvrement des charges communes :
(...)
d)    à réclamer aux copropriétaires, en proportion de leurs quotes-parts dans les parties communes de l’association principale, la quote-part du défaillant dans les charges communes, â titre de provision
e)    Tous les copropriétaires sont réputés expressément se rallier en ce qui les concerne individuellement à cette procédure"

@GT: un exemple de votre cru ? Ou cité de ?

Il s'agit d'une clause reprise dans un règlement de copropriété rédigé en 2014 par un notaire bruxellois et qui est la reproduction d'une disposition d'un règlement de copropriété type rédigé par le notaire Vanden Eynde publié ds le répertoire notarial .
Texte également disponible ds la revue pratique de l'immobilier  1-2/2011 (pages 431-432)

Le fond de roulement, c'est le fond de caisse. Les dépenses d'une copropriété ne sont pas régulières. Certains mois sont, comme dans le budget des ménages, plus lourd que d'autres. L'assurance est parfois un gros poste. Parfois même le seul... et des charges mensuelles régulières ne permettraient pas de payer la prime annuelle si on n'a pas un petit matelas pour amortir les fluctuations.

De même, les factures de mazout tombent principalement en hiver. Idem pour les factures de gaz (grosses copropriétés)

Si vous n'avez pas ce matelas, impossible de ne pas prélever dans le fonds de réserve.

dach a écrit :

Contrairement aux SPRL où la responsabilité est limitée au capital, la responsabilité financière de l'ACP est reportée sur les copropriétaires au prorata de leurs quote-parts. Et jusqu'ici personne n'a pu démontrer que les copropriétaires sont dans l'obligation légale de palier à un copropriétaire défaillant.

Quand bien même la loi ne le permettrait pas, des dispositions statutaires pourraient prévoir cette obligation.

exemple :
"Le syndic, en sa qualité d’organe de l’association principale, est tenu de prendre toutes mesures pour la sauvegarde des créances de la collectivité des copropriétaires.
À cette fin, le syndic est autorisé pour le recouvrement des charges communes :
(...)
d)    à réclamer aux copropriétaires, en proportion de leurs quotes-parts dans les parties communes de l’association principale, la quote-part du défaillant dans les charges communes, â titre de provision
e)    Tous les copropriétaires sont réputés expressément se rallier en ce qui les concerne individuellement à cette procédure"

@GT: un exemple de votre cru ? Ou cité de ?