C'est sans doute grâce à votre intervention qu'il a pu réparer son oubli !

En effet, j’ai envoyé au syndic une lettre collective de la part de plusieurs CP et locataires pour poser des questions sur des décisions d’AG non suivies, notamment des corrections de comptes (plusieurs milliers d’euros) et cet appel du fonds de réserve.
Après un rappel, le syndic a répondu après 50 jours ! et refuse la correction des comptes qu’il prétend justes.
Quelques CP voudraient changer de syndic mais le CdC prépare ses arguments et fait sa publicité en me dénigrant tant et plus d’où mon inquiétude pour le nombre de procurations qu’il aura.

Merci pour le conseil, je n’y avais pas pensé. C’est une possibilité pour éviter 7 appels de fonds de réserve en 1 an car le syndic a déjà prévenu qu’il fera les 3 appels manquant de 2019 au 1° trimestre 2020. Au pire, réduire le fonds annuel aux 5% obligatoires.

...
Mais je n’ai toujours pas la réponse de savoir si on peut faire les appels de fonds de réserve de 2019 en 2020, notre exercice comptable se terminant le 31 décembre car le syndic a oublié de faire les appels (décision d’AG) en temps voulu.
...

Je suppose que le syndic souhaite se décharger de la responsabilité que la contribution annuelle au fonds soit inférieure à 5% des charges ordinaires de l'exercice précédent.
Pour ce faire, il lui suffit d'inscrire l'appel de fonds en fin d'exercice 2019 avant la clôture des comptes et de réclamer les fonds en 2020 en plus des 5% de 2020...
Si l'AG le refuse, pas de problème pour lui car ce sera une décision d'AG...
C'est sans doute grâce à votre intervention qu'il a pu réparer son oubli !

Bref, si vous estimez que l'ACP a besoin de ces appels de fonds acceptez les.
Si vous pensez que ce n'est pas utile et/ou trop lourd financièrement pour les CP, faites voter à 4/5 des voix la non constitution du fonds de réserve obligatoire en 2020.
Si vous pensez que le syndic ne gère pas correctement les fonds de l'ACP, élisez un autre syndic.
Si vous avez du temps et de l'argent à perdre, votez pour engager un avocat pour faire payer par le syndic les 5% de la contribution annuelle 2019.

A Luc   

Je vérifierai ce que je pourrai quand nous recevrons les comptes de 2019. Pratiquement impossible pour les CP d’avoir des réponses du syndic quand on pose des questions sur les comptes. C'est désespérant autant que l'inaction des autres CP.

Mais je n’ai toujours pas la réponse de savoir si on peut faire les appels de fonds de réserve de 2019 en 2020, notre exercice comptable se terminant le 31 décembre car le syndic a oublié de faire les appels (décision d’AG) en temps voulu.

Merci de me donner un avis sur ce point précis.

Concernant les procurations pour l’AG, je vais ouvrir une autre discussion.

Cordialement,

Ma réflection personelle est que des provisions sont demandés pour provisionner des dépenses de l'année en cours.
Si le syndic a besoin de demander des provisions pour A-1 pendant l'année A, cela veut dire qu'il y a eu un trou en A-1.

Une comptabilité simplifiée permet souvent à le cacher,

Une comptabilité en partie double montre directement le problème si tenue correctement. Dans ce dernier cas on voit que la compta ne correspond pas avec la réalité.

Attention un syndic avec un bon avocat pourra s'en tirer si lui ou son avoat sont malin.

Je vérifierai ce que je pourrai quand nous recevrons les comptes de 2019. Pratiquement impossible pour les CP d’avoir des réponses du syndic quand on pose des questions sur les comptes. C'est désespérant autant que l'inaction des autres CP.

Mais je n’ai toujours pas la réponse de savoir si on peut faire les appels de fonds de réserve de 2019 en 2020, notre exercice comptable se terminant le 31 décembre car le syndic a oublié de faire les appels (décision d’AG) en temps voulu.

Merci de me donner un avis sur ce point précis.

Concernant les procurations pour l’AG, je vais ouvrir une autre discussion.

Cordialement,

Luc a écrit :

Comme la réponse diffère probablement selon que votre ACP a une comptabilité simplifiée ou non, il est utile de savoir si votre ACP applique sans aucun doute la méthode normalisée, et pas la méthode simplifiée.
Q: Est-ce votre copropriété compte plus que 19 appartements?

L’ACP compte 19 appartements et nous avons une comptabilité simplifiée.

Quelques CP sont mécontents de la tenue des comptes mais la plupart, dont le CdC ne veut pas d’ennui et tolère voire soutient la façon de faire du syndic. Il est donc difficile de faire changer les choses.

Tout d'abord une compta simplifiée veut dire simplifiée. Si le comptable utilise le concept de la compta en partie double, même partiellement , il doit en principe suivre cette méthode à 100%.

La 1ère phrase de l'Art. 577-8 §4 17° CC dit clairement qu'une comptabilité simplifiée devrait permettre à tenir les comptes de manière claire, précise et détaillée, telle que rendu impératif par la loi. Ceci est confirmé par l'AR du 12.07.2012 dans sa partie qui est valable pour tous les ACP.

Si on analyse la 2ème phrase de l'Art. 577-8 §4 17° CC on constate que les documents présentés par le syndic doivent réfléter au minimum:
1. les recettes et les dépenses
2. la situation de trésorerie
3. les mouvements des disponibilités en espèces,
4. les mouvements des disponibilités en compte,
5. le montant du fonds de roulement visé à l'article 577-11, § 5, alinéa 2,
6. le montant du fonds de réserve visé à l'article 577-11, § 5, alinéa 3,
7. les créances et les dettes des copropriétaires

Si un de ces états manquent, qui sont impératives, le syndic a un problème. En plus s'il n'a pas communiqué sa méthodique de tenue de la comptabilité et comment il y donne accès (niveau CaC, membre d'AG avant l'AG annuelle et/ou joint à l'invitation à l'AG) alors ....

Mon opinion concernant une compta simplifié, l'ayant utilisé moi-même comme trésorier-fondateur d'une association, puis à l'Etat, est que cette méthode a un grand inconvénient: cela rend possible de mettre des factures dans le tiroir et de ne les inscrire qu'au moment du paiement. Il importe si le syndic inscrit la date de la facture, la date de réception de la facture ou la date de paiement dans sa compta. 

L'état 2: situation de la trésorie devrait reprendre des factures à payer et à recevoir.

En marge: il est fort probable que le syndic utilise sa compta simplifiée identique à tous ses ACP. Il suffit qu'une ACP pose problème à integrer la loi, qu'il est obligé à pousser sur le frein.

Une procuration devrait être remplit à 100% par le celui qui donne procuration et qui a la qualité de membre d'AG (consulter l'Art. 577-6 §1 CC).  En cas de lobbying il y a une tendance du lobbyiste de demander des procurations en blanc et de remplir lui même le nom du mandataire au dernier moment.

J’ai appris que le CdC fait du lobbying auprès de certains CP qui ont beaucoup de quotités pour que ces CP lui donnent leurs procurations pour la prochaine AG

Tout d'abord une procuration ne peut être donnée au conseil de copropriété qui est dépourvu de la personnalité juridique.
Ensuite toute procuration doit remplir les conditions visées à l'art.577-6, § 7, C. civil.

Rien n'empêche à priori les membres du conseil d'accepter individuellement  des procurations.

Comme la réponse diffère probablement selon que votre ACP a une comptabilité simplifiée ou non, il est utile de savoir si votre ACP applique sans aucun doute la méthode normalisée, et pas la méthode simplifiée.
Q: Est-ce votre copropriété compte plus que 19 appartements?

L’ACP compte 19 appartements et nous avons une comptabilité simplifiée.

Quelques CP sont mécontents de la tenue des comptes mais la plupart, dont le CdC ne veut pas d’ennui et tolère voire soutient la façon de faire du syndic. Il est donc difficile de faire changer les choses.

J’ai appris que le CdC fait du lobbying auprès de certains CP qui ont beaucoup de quotités pour que ces CP lui donnent leurs procurations pour la prochaine AG

Bonjour,

Je remets mon post du 11/01 à 18h31.
Il est sans doute passé inaperçu.

Notre AG de mi-mars 2019 a voté 4 appels de fonds de réserve pour 2019 (1 par trimestre).
Le syndic a oublié de faire ces appels. Sur ma remarque, il a vite fait un appel en décembre 2019 et va faire les 3 autres dans le courant du 1er trimestre 2020.
Il appellera aussi dans la même période le fonds de réserve du 1er trimestre 2020. En 2020, nous aurons donc 7 appels de fonds de réserve !
Question : Est-il autorisé de mélanger ainsi les comptes de 2 années distinctes ? Ou pourrions-nous refuser de rattraper le retard des fonds de réserve 2019 ? (sachant que le seul appel 2019 est inférieur aux 5% requis par la loi)
Quelqu’un pourrait-il me donner son avis ?
Merci.

D'abord il aurait été utile et plus rapide si vous auriez posé votre question dans un sujet séparé.

Comme la réponse diffère probablement selon que votre ACP a une comptabilité simplifée ou non, il est utile de savoir si votre ACP applique sans aucuin doute la méthode normalisée, et pas la méthode simplifiée.

Q: Est-ce votre copropriété compte plus que 19 appartements?

Je remets mon post du 11/01 à 18h31.
Il est sans doute passé inaperçu.

Notre AG de mi-mars 2019 a voté 4 appels de fonds de réserve pour 2019 (1 par trimestre).
Le syndic a oublié de faire ces appels. Sur ma remarque, il a vite fait un appel en décembre 2019 et va faire les 3 autres dans le courant du 1er trimestre 2020.
Il appellera aussi dans la même période le fonds de réserve du 1er trimestre 2020. En 2020, nous aurons donc 7 appels de fonds de réserve !
Question : Est-il autorisé de mélanger ainsi les comptes de 2 années distinctes ? Ou pourrions-nous refuser de rattraper le retard des fonds de réserve 2019 ? (sachant que le seul appel 2019 est inférieur aux 5% requis par la loi)

Quelqu’un pourrait-il me donner son avis ?
Merci.

Quels sont les montants assurés ?

•    Responsabilité civile exploitation (par sinistre) :
-    1.250.000 EUR pour les dommages corporels et les dommages immatériels consécutifs
-    250.000 EUR pour les dommages matériels et immatériels consécutifs
-    250.000 EUR pour les dommages immatériels purs, en ce compris, dans les mêmes limites, les dégâts provoqués par un incendie, le feu, la fumée, une explosion, l’environnement et des troubles de voisinage

•    Responsabilité civile professionnelle (par sinistre) :
-    1.250.000 EUR pour les dommages corporels et les dommages immatériels consécutifs
-    250.000 EUR pour les dommages matériels et les dommages immatériels consécutifs
-    250.000 EUR pour les dommages immatériels purs.

•    Pour la garantie en cas de vol ou de détournement par le personnel et en cas de vol par des tiers jusqu’à (par sinistre) :
-    30.000 EUR

•    Cautionnement (par sinistre et par année d’assurance)
-    250.000 EUR par agent immobilier

Luc a écrit :

C'est dans l'intérêt du syndic de pas avoir de fonds de réserve. Si oui, sa prime assurance RC augmentera.

Donc la prime du syndic varierait selon la somme des montants des fonds de réserve de tous les immeubles qu’il gère ?? Cette prime varie alors chaque année ?
Aucun propriétaire n’est au courant de cela, les syndics n’en parlent jamais.

Pourtant dans les FAQ de l’IPI j’ai lu :

1.    Combien cette assurance collective va-t-elle me coûter ?

En 2016, la cotisation IPI, incluant également l’assurance et la cotisation à la CTIF (Cellule de Traitement des Informations Financières), sera comprise entre 800 et 830 EUR. A la fin de l’année, la cotisation doit être soumise à l’approbation de notre ministre de tutelle, sur la base du budget à déposer. Sachant que la cotisation IPI de cette année s’élevait à 459,74 EUR (cotisation CTIF incluse), vous pouvez calculer vous-même votre avantage.

L’assurance semble être un montant identique pour tous les syndics sans relation avec les fonds des ACP.

Extrait de l' Art. 5 de la police IPI :

C'est un fait que j'ai confondu détournement de fonds de l'ACP avec cautionnement, quant à la définition, mais pas quant au montant.

Ce que pourrait éventuellement changer dans la loi/deontologie est que la notion cautionnement soit appliquée au fonds de réserve vu la longue durée de conservation et le montant en principe en jeu de ces fonds. Mérite un sujet séparé.
.

C'est dans l'intérêt du syndic de pas avoir de fonds de réserve. Si oui, sa prime assurance RC augmentera.

Donc la prime du syndic varierait selon la somme des montants des fonds de réserve de tous les immeubles qu’il gère ?? Cette prime varie alors chaque année ?
Aucun propriétaire n’est au courant de cela, les syndics n’en parlent jamais.

Pourtant dans les FAQ de l’IPI j’ai lu :

1.    Combien cette assurance collective va-t-elle me coûter ?

En 2016, la cotisation IPI, incluant également l’assurance et la cotisation à la CTIF (Cellule de Traitement des Informations Financières), sera comprise entre 800 et 830 EUR. A la fin de l’année, la cotisation doit être soumise à l’approbation de notre ministre de tutelle, sur la base du budget à déposer. Sachant que la cotisation IPI de cette année s’élevait à 459,74 EUR (cotisation CTIF incluse), vous pouvez calculer vous-même votre avantage.

L’assurance semble être un montant identique pour tous les syndics sans relation avec les fonds des ACP.

(...)
Les copropriétaires peuvent décider de ne pas avoir de fonds de réserve à la majorité des 4/5.
Ma question :
Les copropriétaires peuvent-ils décider, si ce point est à l'OJ de l'AG, de refuser les 5% pour le fond de réserve, à la majorité des 4/5 ?
(...)

C'est dans l'intérêt du syndic de pas avoir de fonds de réserve. Si oui, sa prime assurance RC augmentera.
Ceci n'est pas dans l'intérêt de l'ACP que par exemple le vol de l'argent par un employé n'est pas assuré .
D'ou au moins un mélange d'intérêts possible.

Le mandataire de l'ACP, ce qu'un syndic est, doit, même à l'encontre de son intérêt, en informer l'AG par écrit (montant si montant prime +350 EUR), avant qu'elle puisse prendre une décision en connaissance de cause.

Je n'ai malheureusement toujours pas compris le lien établi entre la problématique formulée par papyrus concernant  le fonds de réserve  dont il est question à l'art. 577-5 par. 3 al.4 , C. civil  et les réflexions de Luc à propos de l'assurance obligatoire que doivent souscrire les syndics dont il est question à l'art.577-8, § 4, 10°, C. civil.
Suis-je le seul dans ce cas ?Quelqu'un est-il en mesure d'éclairer ma lanterne ?

Vos n'êtes pas le seul.

C'est comme dans le temps avec l'assurance RC de l'agent immobilier. Qui était obligatoire mais souvent pas pris.

J'ai encore dans mes archives quelque part une lettre d'un assureur juridique qui me donnait raison sans imposer des sanctions. Le syndic n'avait pas d'assurance, bien que sa firme avait pignon sur la rue. Tous les deux ont quittés entre temps leur organisation.

L'assurance RC est devenue effectivement obligatoire, sauf le volet "cautionnement" qui est resté au niveau minimal (suffisant pour une ACP de 2 appartements).

Ceci a un impact sur le montant des honoraires du syndic et sur le calcul du montant à demander au PC pour contribuer au fonds de réserve (le sujet)

En marge:
Je suis ni juriste ni un syndic, en retraite ou pas, mais  professionnellement j'ai eu pendant 30 ans différents fonctions d'interface entre technicien et utilisateur. Dans ce sens je sais situer les problèmes réels.

Au Salon de la Copropriété de Nov 2019 j'étais présent lors d'un exposé d'un logiciel NL-FR concernant la gestion pratique d'un fonds de réserve, en cours de développement à une université.

Ce futur logiciel est plutot orienté 2025-2030, tient compte avec les definitions en cours d'être fixés dans le monde international par des investisseurs (combien réserver pour conserver l'immeuble, ... ), etc. .... .

Il est en phase d'essai chez certains syndics.

J'ouvrirais un sujet informatif sur ce forum dès que j'ai su prendre contact avec l'équipe des développeurs. Je suis en possession d'une version d'essai (stick USB) mais je dois encore trouver le temps à "nettoyer" un PC de réserve avant de l'installer sur ce PC.