Capacités très limitées du preneur à communiquer... communication souvent frappée de mauvaise foi...
Cela ne serait qu'un élément en plus pour demander la résiliation du bail aux tords du preneur, qui a aussi pris beaucoup de libertés avec les faveurs qui lui ont déjà été accordées...

Alors vous envoyez un courrier pour réclamer la régularisation et vous adaptez la provision avec effet rétro-actif. Si le locataire n'y réserve pas une suite favorable, cela vous fera un argument de plus pour demander la résiliation de son bail. Pas sur cependant que le juge accède à votre désir si vous n'avez pas d'autres griefs importants à reprocher à votre locataire.

Selon le dossier présenté, un plan d'apurement peut être accepté en justice. Il se peut aussi que le juge accepte la résolution du bail de commun accord sans vous accorder les tords du locataire.

Je dirais que vous "pouvez". Vous ne "devez' pas.

Il semble que soit la provision pour charges a été fort mal évaluée, soit le locataire est "hors normes" au niveau de ses consommations.

Nous sommes bien dans le "hors norme" et les provisions pour charges privatives avaient déjà été adaptées lors de l’exercice précédent.

Capacités très limitées du preneur à communiquer... communication souvent frappée de mauvaise foi...
Cela ne serait qu'un élément en plus pour demander la résiliation du bail aux tords du preneur, qui a aussi pris beaucoup de libertés avec les faveurs qui lui ont déjà été accordées...
voir ici

Merci, c'est ce qu'il me semblait également.

La première démarche à effectuer : l'envoi de la régularisation pour l'année 2019.

Envoyer le décompte avec la demande de régularisation. Demander un ajustement de la provision à payer (avec effet rétro-actif si vous l'estimez nécessaire).

Déterminer la source de l'importante différence entre provision et consommation et conscientiser si besoin le locataire. Rester ouvert à une proposition acceptable d'apurement ou faire une proposition pour la somme qui dépasse la capacité immédiate du locataire.

La solution viendra plus du dialogue et de la bonne volonté des parties que de l'exigence de l'application stricte du droit.

En fait, vous devez lui réclamer 600€ pour 2019, 8x50€= 400€ pour début 2020, et des charges de 100€ à partir de septembre.

Je dirais que vous "pouvez". Vous ne "devez' pas.

Il semble que soit la provision pour charges a été fort mal évaluée, soit le locataire est "hors normes" au niveau de ses consommations.

Un courrier demandant la régularisation de l'exercice 2019 est bien sur à envoyer au plus vite.
Un contact direct peut aussi permettre un étalement d'une partie de la régularisation si nécessaire.
Conscientiser le locataire à la réalité de sa consommation ne sera pas un luxe.
Adapter le montant des provisions futures sera une bonne chose. Les adapter avec effet rétro-actif ne serait sans doute pas financièrement acceptable pour le locataire.

Si vous demandez un effort financier trop lourd et immédiat à votre locataire il risque de ne pas pouvoir l'assumer. Si l'affaire devait être portée en justice, un plan d'apurement pour les dettes sera accordé. Le juge peut aussi tenir compte à décharge du locataire d'une mauvaise estimation de l'évaluation des charges provisionnées prévues dans le bail.

Il est évident que la demande de régularisation et l'adaptation du nouveau montant des charges à provisionner peuvent figurer dans un seul et même courrier. Aucune raison d'envoyer deux courriers séparés.

Le bail est un bail "Pim" et la clause en question est donc mot pour mot celle reprise par GT.

Les décomptes sont en passe d'être envoyés.

effectivement, mais entendez-vous par là qu'il faille faire un courrier distinct pour réclamer les provisions à combler pour les 8 premiers mois de 2020 ?

Si j'étais bailleur, voici ce que je ferais :
1.Tout d'abord je lirais ce que prévoit mon bail
2. Ensuite, en cas d'absence de clause relative à la revalorisation de la provision pour charges en cours de bail et aux modalités de celle-ci, je m'intéresserais à  la manière dont la jurisprudence et à la doctrine ont abordé le problème.
3. Puis, si je n'ai pu trouver une réponse dans la doctrine et la jurisprudence , j'interrogerais un forum immobilier en vue d'obtenir un fondement juridique concernant ma prétention de revalorisation de la provision avec effet rétroactif ou non.
4.  Enfin, quoi qu'il en soit en droit, j'adresserais une lettre au locataire l'invitant à payer un montant de charges revalorisé (avec effet rétroactif ou non) fixé sur base de chiffres.

Si le locataire ne répond pas favorablement à l'invitation : le cas échéant, direction juge de paix si et seulement si  ma prétention de bailleur trouve un appui dans le bail, dans la jurisprudence, dans la doctrine.

La première démarche à effectuer : l'envoi de la régularisation pour l'année 2019.

Exemple de clause  (bail Pim):
"Le montant de la provision sera annuellement révisé en fonction du montant des dépenses réelles de l'exercice écoulé, et de
l'évolution des prix de certains biens et services, ou de celle, prévisible, des consommations communes."

Afin d'éviter cette nouvelle régularisation de 400€ à la réception des décompte de 2020 courant 2021, est il légal ou d'usage d’adapter les provisions avec effet rétroactif ?

A savoir soit :

- demander de verser immédiatement les provisions manquantes pour les 8 premiers mois de l'année : soit (8 x 50 €) = 400€ ?
- répartir les 400€ manquants sur les 4 prochains mois encore à provisionner sur l’exercice en cours  et demander 4 x 150€ et 100€ à partir de janvier 2021 ?

C'est ce que je fais. Moyennant plan d'apurement éventuel du supplément de charges de 2019.

En fait, vous devez lui réclamer 600€ pour 2019, 8x50€= 400€ pour début 2020, et des charges de 100€ à partir de septembre.

Ces sommes font partie du décompte. Si la personne ne paie pas, vous pouvez parfaitement ester en justice pour la virer.

Je suis bailleur en région wallone d'une résidence principale.

Je viens de recevoir les décomptes de la copropriété pour l'année 2019.

J'utilise des chiffres factices pour mieux illustrer ma question.
En 2019, le locataire provisionne chaque mois 50€ pour ses consommations privatives.

En 2019, le locataire a consommé (1200 €) beaucoup plus que provisionné pour sa consommation privative (600€), ce qui engendre une régularisation à sa charge de 600€.

Les provisions seront donc adaptées à ma demande à partir de 09/2020 et passeront de 50€ à 100€/mois.

A consommation constante, sur l’exercice 2020, je disposerai donc de provisions toujours insuffisantes , soit (8 x 50€) + (4 x 100€) = 800€ alors que la consommation attendue s’élèvera à nouveau à hauteur de +/-1200€.

Afin d'éviter cette nouvelle régularisation de 400€ à la réception des décompte de 2020 courant 2021, est il légal ou d'usage d’adapter les provisions avec effet rétroactif ?

A savoir soit :

- demander de verser immédiatement les provisions manquantes pour les 8 premiers mois de l'année : soit (8 x 50 €) = 400€ ?
- répartir les 400€ manquants sur les 4 prochains mois encore à provisionner sur l’exercice en cours  et demander 4 x 150€ et 100€ à partir de janvier 2021 ?

Vu que ce locataire n'est pas très enclin à respecter ses engagements dès qu'ils sont un peu contraignants, je m'interroge sur la stratégie à adopter.

Subsidiairement, alors que le dépôt d'une requête est d'usage après le non paiement à temps de 2 mois de loyer, est-ce qu'une régularisation de charge ou une demande rétroactive de provision peut également rentrer en considération dans l'évaluation du montant correspondant à 2 mois de loyer ? (Par exemple, lorsque le rapport entre les charges  et le montant du loyer est "anormalement" élevé)

Merci d'avance pour vos avis  ! (et je m'engage à donner ici l'épilogue de l'aventure...avec ce locataire un peu "distrait" ;-)