Lexus a écrit :

Je vous ai tous lu et merci. Comme quoi que rien est simple

Si c'est simple, le syndic sortant ne doit rien garder. Il transmet au nouveau syndic tout les documents de l'ACP.

Un syndic bien avisé gardera une copie informatique justifiant de sa gestion s'il n'obtient pas le quitus. Sinon, comment se justifier si on lui pose des questions? Si la gestion passe à un syndic ennemi, voire véreux, qui subtilise des documents pour emmerder son prédécesseur, comment se justifiera-t-il devant un juge.

En outre, il détaillera en long en large et en couleur tout ce qu'il transmet à son successeur dans un inventaire de passation d'information, d'archive et d'actif.

Il évitera de mentionner "des clés des entrées et accès de l'immeuble". Il mentionnera "12 clefs de l'entrée 25, 5 de l'entrée 27, 14 de l'entrée 29, une clé d'accès à la chaufferie", etc.

Il évitera de dire "tout est dans un local dans l'immeuble", sans avoir vérifié et inventorié. Et le nouveau syndic évitera d'accepter ce genre de procédé aussi.

G.B. a écrit :

Réponse de l'IA ce matin

Documents essentiels à conserver
Règlement de copropriété
Carnet d'entretien
Fiche synthétique
Diagnostic technique
Plan pluriannuel de travaux (PPT)
Diagnostic de performance énergétique collectif (DPE-Collectif)

Donc pas le vieux registre des procès-verbaux avec éventuellement les jugements y afférants contrairement à ce que je croyais mais j'avais tort selon la réponse sub.

Le DPE (Diagnostic de Performance Énergétique) collectif  et le Plan pluriannuel de travaux (PPT) ont été mis en place pour les copropriétés, en France.

Bravo.

@GB : il faut aussi savoir baliser ses questions à l'IA avant de décortiquer et analyser sa réponse...

Réponse de l'IA ce matin

Documents essentiels à conserver
Règlement de copropriété
Carnet d'entretien
Fiche synthétique
Diagnostic technique
Plan pluriannuel de travaux (PPT)
Diagnostic de performance énergétique collectif (DPE-Collectif)

Donc pas le vieux registre des procès-verbaux avec éventuellement les jugements y afférants contrairement à ce que je croyais mais j'avais tort selon la réponse sub.

Le DPE (Diagnostic de Performance Énergétique) collectif  et le Plan pluriannuel de travaux (PPT) ont été mis en place pour les copropriétés, en France.

Bravo.

Réponse de l'IA ce matin

Documents essentiels à conserver
Règlement de copropriété
Carnet d'entretien
Fiche synthétique
Diagnostic technique
Plan pluriannuel de travaux (PPT)
Diagnostic de performance énergétique collectif (DPE-Collectif)

Donc pas le vieux registre des procès-verbaux avec éventuellement les jugements y afférants contrairement à ce que je croyais mais j'avais tort selon la réponse sub.

Il ne faut pas croire tout ce que dit l'IA. Ce n'est qu'une machine qui ne réponds pas à la question qu'on lui pose mais à ce qu'elle interprète comme étant la question et en fonction des infos qu'elle trouve ou qu'elle ne trouve pas mais invente.
Elle ne comprends jamais la question mais ne fait que l'interpréter comme elle le veut et ne fait pas "l'effort" d'analyser la pertinence de sa réponse par rapport à la question posée...

Documents essentiels à conserver
Règlement de copropriété
Carnet d'entretien
Fiche synthétique
Diagnostic technique
Plan pluriannuel de travaux (PPT)
Diagnostic de performance énergétique collectif (DPE-Collectif)

Donc pas le vieux registre des procès-verbaux avec éventuellement les jugements y afférants contrairement à ce que je croyais mais j'avais tort selon la réponse sub.

Je vous ai tous lu et merci. Comme quoi que rien est simple

Si c'est simple, le syndic sortant ne doit rien garder. Il transmet au nouveau syndic tout les documents de l'ACP.

moi je suis tombé sur cet article, mais je me dis maintenant avec le RGPD. Cela me rappelle mes cours avec ma prof de droit principal, et une des raisons que je ne donne plus cours de droit administratif qui est souvent plus tranchant.

Syndic : quel est le délai de conservation des documents ?
Publié le 10-12-2018

À partir du 31.12.2018, certains points des règles de déontologie seront modifiés, notamment en ce qui concerne la conservation des documents. Les syndics sont aussi concernés. Quels sont les délais prévus ? Qu’est-ce qui va changer ?

Nouvelle déontologie
Du changement pour les syndics. Les nouvelles règles de déontologie des agents immobiliers contiennent aussi certaines nouveautés pour les syndics. Elles entreront en vigueur le 31.12.2018, et ne concernent que les syndics professionnels (arrêté 29.06.2018) .

Délai de conservation des documents. En tant que syndic, vous devez évidemment prendre en charge l’administration de l’association des copropriétaires (ACP). Or, les règles de déontologie prolongent désormais le délai de conservation des documents.

Qu’en est-il exactement ?
Des règles plus strictes à partir du 31.12.2018. S’il s’agit de documents nécessaires pour établir le décompte et/ou la comptabilité, le délai classique de conservation est de dix ans. Mais il passe maintenant à dix ans à partir de la date d’obtention de la décharge, ce qui est un peu plus long.

Quels sont les documents concernés ? Il s’agit, en bref, de tous les documents permettant d’établir le décompte. En plus du décompte lui-même, cela concerne donc les factures d’énergie, les notes de crédit, les virements bancaires, etc. Conservez aussi les rapports des assemblées ainsi que les pièces jointes, car de nombreuses décisions (comme les approbations de travaux de rénovation ou les changements de fournisseur) ont un impact sur les décomptes.

Sous format numérique. De nombreux fournisseurs utilisent, à l’heure actuelle, des factures numériques. Vous ne devez pas forcément les imprimer pour les conserver officiellement, mais leur provenance, leur authenticité et leur lisibilité doivent être garanties et maintenues.

Documents de construction ou rénovation ? S’il s’agit de documents relatifs à la construction ou à la rénovation du bâtiment, vous devez les conserver pendant dix ans. C’est nécessaire dans le cadre de la responsabilité décennale de l’entrepreneur, du maître de l’ouvrage ou de l’architecte. Ce délai commence en principe à courir à partir de la réception définitive. Il s’agit p.ex. de factures, de contrats avec l’entrepreneur, de cahiers des charges, de rapports de chantier, etc.

Autres factures et tickets de caisse ? S’il s’agit de factures et de tickets qui servent de pièces justificatives pour votre comptabilité, vous devez les conserver pendant dix ans.

Conseil.  Pour les petits achats, comme celui d’une lampe, vous pouvez être plus souple. Attendez un mois pour pouvoir éventuellement l’échanger, si nécessaire. Pour les plus gros achats, mieux vaut tenir compte du délai de garantie de deux ans.

Attestation de conformité. Ces attestations sont parfois importantes en cas de litige. Il est donc conseillé de les conserver longtemps.

Documents d’assurance. Conservez les copies des polices qui ont pris fin, les documents de résiliation ou ceux relatifs au paiement des primes pendant trois ans.

Continuer à garder certains documents. Vous devez toujours conserver les actes notariés, les modifications de l’acte de base, mais aussi le DIU (dossier d’intervention ultérieure) avec les plans et les fiches techniques du bâtiment.

Les documents dont vous avez besoin pour établir un décompte correct ou la comptabilité de l’ACP doivent, à partir du 31.12.2018, être conservés durant dix ans à partir de l’obtention de votre décharge. D’autres documents doivent aussi être conservés, mais la durée de conservation dépend alors de leur nature.

https://www.monastucesetconseils.be/201 … omainId=84

Obligé exacte. Compa 7 ans. Tva 10 ans . Apde n + 1. Ne serait-ce que pour lui-même  en cas de conflit.  Il n'y a jamais de règlement simplifié ou spécial

Décodé en français ça donne quoi exactement ? Et sur quelle base ces chiffres sont-ils cités ?

On peut en parler ?

Inutile.

Un syndic sortant transmet au nouveau syndic tous les documents qu'il a en sa possession. Il ne conserve rien.

Peu importe qu'on soit d'accord de... Nous ne sommes pas le législateur et si on devait rendre obligatoire toutes les bonnes idées de tout un chacun, ce serait -encore plus- invivable d'être copropriétaire ou syndic. Chaque copro décide de ce qui est à faire ou non et c'est très bien ainsi.

Il n'y a déjà que trop de contraintes en tout genre, qui sont plus ou moins respectées et plus ou moins utiles. Souvent moins que plus, dans les deux cas.

https://forum.pim.be/topic-295479-le-sy … age-1.html

Initialement vous dites qu'après 10ans le syndic peut déontologiquement faire disparaitre les documents, ensuite non car il y a le DIU.

La loi sur la copro de 2010 a juste fait que la conservation du DIU devienne une mission légale du syndic (Art 3.89 §5 10° ) le cas échéant...

Je plaide qu'un  carnet technique utile et nécessaire pour toutes les copropriétés n'est nullement un document d'une centaine de pages et que l'on ne voit jamais ni sur les plateformes numériques ni lors de la transmission des lots VIA LES AGENTS IMMOBILIERS IPI

Sérieusement ne seriez-vous pas d'accord pour dire que chaque copropriété / copropriétaire / syndic a globalement besoin de connaître :
- L'état de ses canalisations
- L'état de sa chaudière
- Si la citerne a été neutralisée
- La dernière date de conservation de la façade
- Le serrurier qui a placé la porte d'entrée
- La facture d'achat de la porte coupe-feu
- Le moteur de son ascenseur

et que ces renseignements doivent se trouver accessibles sur les plateformes de tous les syndics IPI également ?

Le DIU existe dans la loi depuis 2010 mais la suppression de l'envoi au Notaire du DIU des parties communes était une demande des Notaires dans un nouveau texte de loi ? Et les députés ont voté ça ? Un pas en avant et 3 pas en arrière ???

Perso, je pense que diffuser de mauvaises informations n'est pas une bonne chose. L'envoi du DIU au Notaire n'a jamais été discuté dans la loi sur la copro.

La question du DIU est apparue dans l'arrêté royal concernant les chantiers temporaires ou mobiles du 25/01/2001.

La question de la mutation est abordée en son article 48 "Afin de permettre au nouveau propriétaire de répondre à ses obligations futures en tant que maître d'ouvrage d'éventuels travaux ultérieurs à l'ouvrage, la personne ou les personnes qui cèdent l'ouvrage, remettent, lors de chaque mutation totale ou partielle de l'ouvrage, le dossier d'intervention ultérieure au nouveau propriétaire."

Lorsque les Notaires ont vu le volume de document que cela représentait en copropriété, ils ont fait modifié l'AR. Il a été modifié en 2006 par l'ajout de l’article 49bis. Qui dans son dernier alinéa stipule " Lors de l'application du premier alinéa, le dossier d'intervention ultérieure est tenu au bureau du syndic de l'association des copropriétaires, ou il peut être consulté gratuitement par chaque intéressé, et l'obligation de remise du dossier entre les propriétaires successifs en cas de mutation partielle de l'ouvrage, est limitée à ses parties ayant trait aux parties privatives mutées."

La loi sur la copro de 2010 a juste fait que la conservation du DIU devienne une mission légale du syndic (Art 3.89 §5 10° ) et donc applicable à tous.

Le DIU existe dans la loi depuis 2010 mais la suppression de l'envoi au Notaire du DIU des parties communes était une demande des Notaires dans un nouveau texte de loi ? Et les députés ont voté ça ? Un pas en avant et 3 pas en arrière ???

L'agent immobilier s'en fiche aussi du DIU ?

Avec la meilleure volonté du monde, un ordre du jour bien complet qui demande méthodiquement à l'AG l'état des parties communes et les travaux à prévoir n'a que peu de chance d'obtenir une réponse...devinez pourquoi.