un seul document ente l'ACP et le syndic, signé, par ex,. par le président de l'AG.

Je partage votre opinion. Je dis régulièrement que la "feuille de présence" , ce fameux document qui est non-légalement prévu par la législation en vigueur, mais impératif pour des raisons pratiques et juridiques in fine est l'instrument de choix pour receuillir ( et vérifier chaque année) auprès des copropriétaires réunis en assemblées générales  les renseignements officiels comme l'adresse, téléphone, mail de contacts, représentant de chaque lot etc que chacun veut bien communiquer à l'ACP.

Il me semble que dans la pratique si les syndics font leurs fiches sur les copropriétaires hors AG c'est pour protéger ceux qui veulent rester le plus anonyme possible au sein de l'ACP.

Avec ce principe en vigueur ,  Il ne faut pas s'étonner qu'ils ne soient pas à l'aise pour lancer les recouvrements de dette dans les grosses copropriétés où les impayés sont un fléau comme l'a dénoncé Test-Achats depuis 2017.

Chaque propriétaire peut demander individuellement d'être convoqué par mail, par courrier simple, ou par recommandé (ce qui est la situation par défaut s'il ne répond pas)

Le RGPD s'applique aux ACP.
De ce que j'ai retenu, les copropriétaires, agissant collectivement via l'AG, sont considérés comme responsables du traitement des données (art. 4 §7) et le syndic agit comme sous-traitant.

Ma question est double :
1. Si les copropriétaires agissent collectivement (comme décidé dans notre dernière AG), pourquoi le syndic a-t-il envoyé un document à chaque copropriétaire, à charge pour lui de le signer et le lui renvoyer?
C'est un peu comme si chaque copropriétaire était LE responsable du traitement des données.
J'aurais préféré un seul document ente l'ACP et le syndic, signé, par ex,. par le président de l'AG.

2. La décision de l'AG ne suffit-elle pas? Faut-il explicitement un document écrit type convention ?
L'AG n'a mandaté personne pour signer quoi que ce soit.

Merci d'avance pour vos réponses.