Doit-il indiquer quelque chose dans un registre chaque fois que son système utilise ses coordonnées? Chaque fois qu'il envoie un courrier? Chaque fois qu'il met à jour le compte client? Cela n'a aucun sens.

Le mot "Traitement", dans le contexte du RGPD, est souvent confondu avec "processus technique" : en fait, il s'agit d'un "flux business".  Par exemple, dans le domaine de la Gestion Administrative du Syndic, vous pouvez considérer que la tenue du listing des copropriétaires (incluant diverses données à caractère personnel), est un "Traitement" : vous ne devez évidemment pas mettre à jour votre registre des Traitements à chaque fois que vous ajoutez, supprimez, ou mettez les données d'un copropriétaire à jour ; par contre, si vous modifiez la finalité de ce Traitement, vous devez mettre à jour votre registre.

Le syndic dispose d'un fichier informatique, doublé d'un fichier papier qui a servi de source à ce fichier informatique, avec les coordonnées des propriétaires: adresse courrier, compte bancaire éventuellement gsm, mail, whatsapp, fax, telex, coordonnée pour les signaux de fumée, etc.

Doit-il indiquer quelque chose dans un registre chaque fois que son système utilise ses coordonnées? Chaque fois qu'il envoie un courrier? Chaque fois qu'il met à jour le compte client? Cela n'a aucun sens.

Voilà sans doute pourquoi aucun syndic que je connais n'utilise un tel registre, mais demande quand même les informations de contact aux copropriétaires. Et il en profite aussi pour demander à pouvoir le contacter et le convoquer par mail ou courrier simple. La loi ne l'oblige pas à faire cette demande, mais en cas d'expression de ce souhait, il peut éviter le recommandé. Et tous les moyens sont bons pour éviter les recommandés, c'est vraiment casse-pied à envoyer, sans compter les retours de recommandés qu'il faut gérer...

lamy a écrit :

Bonjour

Je relance le sujet.
Disposeriez-vous d'un modèle simple mais complet de ce que doit contenir le registre exigé par l'art. 30 du RGPD ?

A ma connaissance personne ne tient ce type de registre en copro. Raison principal l'article 30 :" Les obligations visées aux paragraphes 1 et 2 ne s'appliquent pas à une entreprise ou à une organisation comptant moins de 250 employés, sauf si le traitement qu'elles effectuent est susceptible de comporter un risque pour les droits et des libertés des personnes concernées, s'il n'est pas occasionnel ou s'il porte notamment sur les catégories particulières de données visées à l'article 9, paragraphe 1, ou sur des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions visées à l'article 10."

L'art. 30 §5 le mentionne pourtant : ... sauf ... s'il n'est pas occasionnel.
Donc pour moi, il en faut un.

Donc, je repose la question:
Existe-t-il un modèle SIMPLE pour ce type de registre ?

Bonjour

Je relance le sujet.
Disposeriez-vous d'un modèle simple mais complet de ce que doit contenir le registre exigé par l'art. 30 du RGPD ?

A ma connaissance personne ne tient ce type de registre en copro. Raison principal l'article 30 :" Les obligations visées aux paragraphes 1 et 2 ne s'appliquent pas à une entreprise ou à une organisation comptant moins de 250 employés, sauf si le traitement qu'elles effectuent est susceptible de comporter un risque pour les droits et des libertés des personnes concernées, s'il n'est pas occasionnel ou s'il porte notamment sur les catégories particulières de données visées à l'article 9, paragraphe 1, ou sur des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions visées à l'article 10."

Je relance le sujet.
Disposeriez-vous d'un modèle simple mais complet de ce que doit contenir le registre exigé par l'art. 30 du RGPD ?

un seul document ente l'ACP et le syndic, signé, par ex,. par le président de l'AG.

Je partage votre opinion. Je dis régulièrement que la "feuille de présence" , ce fameux document qui est non-légalement prévu par la législation en vigueur, mais impératif pour des raisons pratiques et juridiques in fine est l'instrument de choix pour receuillir ( et vérifier chaque année) auprès des copropriétaires réunis en assemblées générales  les renseignements officiels comme l'adresse, téléphone, mail de contacts, représentant de chaque lot etc que chacun veut bien communiquer à l'ACP.

Il me semble que dans la pratique si les syndics font leurs fiches sur les copropriétaires hors AG c'est pour protéger ceux qui veulent rester le plus anonyme possible au sein de l'ACP.

Avec ce principe en vigueur ,  Il ne faut pas s'étonner qu'ils ne soient pas à l'aise pour lancer les recouvrements de dette dans les grosses copropriétés où les impayés sont un fléau comme l'a dénoncé Test-Achats depuis 2017.

Chaque propriétaire peut demander individuellement d'être convoqué par mail, par courrier simple, ou par recommandé (ce qui est la situation par défaut s'il ne répond pas)

Le RGPD s'applique aux ACP.
De ce que j'ai retenu, les copropriétaires, agissant collectivement via l'AG, sont considérés comme responsables du traitement des données (art. 4 §7) et le syndic agit comme sous-traitant.

Ma question est double :
1. Si les copropriétaires agissent collectivement (comme décidé dans notre dernière AG), pourquoi le syndic a-t-il envoyé un document à chaque copropriétaire, à charge pour lui de le signer et le lui renvoyer?
C'est un peu comme si chaque copropriétaire était LE responsable du traitement des données.
J'aurais préféré un seul document ente l'ACP et le syndic, signé, par ex,. par le président de l'AG.

2. La décision de l'AG ne suffit-elle pas? Faut-il explicitement un document écrit type convention ?
L'AG n'a mandaté personne pour signer quoi que ce soit.

Merci d'avance pour vos réponses.