Il suffit de voir le comportement de certains ici sur le forum pour comprendre que Ista n'a pas envie de communiquer avec qui que ce soit d'autre que son client direct (la copropriété) et son représentant (le syndic).

Cela lui fait épargner énormément de temps de palabres.

Si c'est un bail étudiant de un an, il prend fin à son terme. Pas besoin de préavis.

A mon avis, vous ne pouviez rien faire de plus. Il vous reste à déposer la requête en justice de paix.

Le contre-préavis ne peut être donné dans n'importe quelles conditions. Il faut que le propriétaire donne le renon pour occupation personnelle ou familiale par exemple. Il ne s'applique pas pour une fin de bail.

Donc, non, vous ne pouvez pas donner un contre préavis de un mois. Vous devez lui donner un préavis de 3 mois, et lui payer une indemnité de un mois, comme toujours en cas de rupture anticipée d'un bail de courte durée.

Néanmoins, on peut se poser la question de la raison pour laquelle il vous envoie ce préavis. Quels sont ses besoins et envies relativement à ce bien et à ce bail? A-t-il envie de le récupérer plus tôt? Comme il est bloqué par ce bail de 3 ans, il n'a pas la possibilité de vous virer plus tôt, mais peut-être que cela l'arrangerait bien. Et peut-être que vous pouvez trouver un arrangement qui vous conviendrait à tous les deux. Il n'est pas interdit de conclure un accord entre propriétaire et locataire. Accord veut évidemment dire que vous y trouvez tous les deux votre compte...

Posez lui la question. Tout ce que vous risquez, c'est de ne pas arriver à un accord...

Sorry, mais je ne saisis pas le point de l'argument dans la discussion qui nous occupe.

L'occupant a effectivement raison. Les charges locatives afférentes à la conciergerie ne doivent pas bénéficier aux propriétaires, mais doivent être déduites des charges locatives des autres occupants.

Ce n'est pas si bizarre. Je suis également propriétaire d'un immeuble où le logement du concierge était situé au dessus du dernier étage, au niveau de la machinerie d'ascenseur.

Pour le reste, au vu de la discussion et de la répartition des charges de l'ascenseur, vous avez plusieurs solutions.

Personnellement, j'en profiterais pour changer la répartition des frais de l'ascenseur et la rendre "actuelle".
Pour le reste, voici ce que je ferais :
- création d'une clef de répartition pour les charges locative, en attribuant des quotités pour les charges locatives à la conciergerie. Les quotités sont identiques aux quotités de l'acte de base, et on rajoute des quotités pour la conciergerie. Si chaque appart à 200 millièmes et que la conciergerie fait la moitié de la surface d'un appart, on lui attribue 100 milliemes. Et oui, je sais, cela fait un total de 1100 millièmes mais cela ne pose aucun problème comptable.
- création d'un propriétaire fictif ACP pour les frais de la conciergerie (uniquement les frais locatifs)
- suppression de la clef ascenseur actuelle
- répartition de l'entretien et contrôle de l'ascenseur aux quotités locatives hors rez-de-chaussée
- attribution des loyers perçus pour la conciergerie aux copropriétaires, soit via une réduction des frais de l'année, soit via une contribution au fonds de réserve
- attribution des charges perçues pour la conciergerie au propriétaire fictif ACP, et refacturation annuelle du solde de charge à l'occupant.
- bail mentionnant toutes les conditions de la nouvelle répartition des frais
- adaptation des honoraires du syndic pour tenir compte du surcroit de travail suite à la gestion locative de la conciergerie. 10% du loyer perçu ne me semble pas exhorbitant.
- faire valider le tout en AGE à l'unanimité, en ayant pris bien soin d'informer les locataires auparavant. Le locataire du premier pourrait se sentir lésé par l'augmentation de ses charges d'ascenseur...
- informer les locataires par recommandé de ces nouvelles dispositions.... et espérer qu'il n'y ait  pas de recours.

J'ai personnellement fait appliqué ce genre de disposition quand j'étais syndic professionnel.
Malheureusement, peu de syndic acceptent de le faire, et les avocats déconseillent la procédure, la considérant comme illégale.
Il va de soi qu'il faut convaincre les locataires, et que ce n'est pas toujours évident. S'ils ne sont pas d'accord, on ne va pas les poursuivre en justice...
De mon expérience pourtant, cela marche pas mal:  les locataires des propriétaires défaillants ont souvent des problèmes avec leur propriétaire, et sont bien contents de leur jouer ce tour...

L'acte de base étant un document notarié, il est à mon sens opposable directement au propriétaire, et applicable sans décision de justice.

L'appartement est-il loué?

Bonjour et bienvenue sur le forum Pim.be. J'espère pour vous que vous n'aurez pas besoin d'y revenir trop souvent pour des problèmes, et vous êtes bienvenue, que ce soit pour des problèmes, des conseils, ou parce que vous voulez vous sentir moins seule avec les problèmes de propriétaire!

Vous ne pouvez effectivement pas prolonger d'un an. Le bail devient automatiquement un bail de 9 ans qui entrera prochainement dans la 4e année, donc, vous l'avez bien compris, son 2e triennat. La locataire pourra donc partir moyennant préavis de 3 mois, sans indemnité, à tout moment. Si vous signez un bail de 1 an, la locataire pourra, si cela l'arrange, considérer que c'est nul, et qu'elle est dans un bail de 9 ans.

Vous pourrez la virer sans raison valable et sans indemnité dans 6 ans, en 2031, moyennant préavis de 6 mois. (ou en 2028 avec indemnité de 6 mois - mais personne ne fait cela...)

Déséquilibré? Certes. Bienvenue dans le monde de l'investissement immobilier...

Pour continuer le contrat en contrat de 9 ans, il n'y a rien à faire.
Pour faire une baisse de loyer, je conseille de signer un avenant. Je n'ai pas de modèle d'avenant. Et je ne sais pas comment vous allez calculer les indexations suivantes... Personnellement, je ferais une baisse provisoire, pour une durée de 1 an, d'un montant fixe, mentionnant que c'est sans préjudice de l'indexation que vous pourrez faire en décembre

Le chauffage commun et d'autres charges "privatives" existent-elles dans cet immeuble? Calorimètres?

Si pas, on pourrait considérer que les apports financiers convenus avec le locataire de la conciergerie viennent en déduction des charges communes des autres locataires.

Exemple:
Il y a 2 locaux ex-commerciaux au rez.
8 appartements deux chambres aux étages, et la concièrgerie qui est un appartement une chambre, d'environ la moitié de la superficie des appartements deux chambres.
Les quotités sont de 100 pour chaque lot hors conciergerie. On va considérer que la conciergerie fait 50.

A la clôture, on prend le total des frais d'électricité des communs qui aurait dû être réparti aux quotités, on "facture" 50/1050e de cette somme à la conciergerie, en déduction de ce total. On répartit le solde aux quotités. C'est une manière un peu compliquée, mais qui me semble absolument correcte, sans changer les quotités.

A noter que cela revient au même que de répartir aux 1050 quotités "conciergerie comprise"... et donc, moyennant un vote en AG, il suffit de décider que la conciergerie compte pour 50 quotités pour la répartition des charges.

Idem pour l'ascenseur (sauf que les rez ne participent pas, donc répartition aux 850 millièmes)

Toutes les charges "occupants" peuvent être réparties de cette manière. Les charges propriétaires sont réparties aux millièmes prévu à l'acte de base.

La copropriété serait comptablement reprise comme propriétaire de la conciergerie, et les frais de la conciergerie seraient uniquement les frais occupants, donc intégralement mis à charge des locataires de la conciergerie.

Les loyers sont répartis (en revenus) aux millièmes.

A mon sens, ce n'est pas une modification des charges, mais une répartition de revenus. Cela ne nécessite pas une modification de l'acte de base.

Si deux logements sont reconnus, je suppose qu'il n'a son domicile que dans un des deux... Il n'a donc le droit de préférence que pour un des deux logements, celui où il est domicilié.

C'est de la vétusté. Prévenir le proprio asap. Si vous restez enfermé dehors sans avoir prévenu le proprio,  inutile de lui demander 500€ d'un serrurier d'urgence...