Je suppose que cela est basé sur la loi sur le mandat où l'on parle de déconfiture et non de faillite.
Ici Franmar  parle d'administrateur provisoire, j'ai supposé le terme faillite est utilisé non pas pour une personne physique mais pour une société en "redressement judiciaire" ou en "liquidation judiciaire" et donc que la société syndic existe toujours et peut soit poursuivre son activité, soit revendre ses contrats en accord avec le tribunal.
Pour moi, une société même en faillite existe toujours, il n'y a donc pas absence de syndic pour l'ACP mais il peut avoir y carence.
Si l'AG (ou le juge) décide de révoquer ce syndic sous contrat, les clauses de résiliation du contrat s'appliquent et éventuellement une indemnité pourrait être due au syndic en faillite...

L' Art. 577-11 § 5 est d'application depuis la loi de 1994 et malheureusement n'a pas été adapté à l'esprit de la loi de 2010.
Tant qu'une jurisprudence ne désapprouve l'interprétation du plan comptable de la CNC, je pense qu'il faut interpréter que les fonds sont bien des comptes de tiers et sont donc des avances appartenant aux CP tant qu'il ne sont pas imputer sur des charges réels pour le fonds de roulement ou des provisions pour travaux votés en AG au 3/4 des voix.

Donc le montant des fonds à indiquer au notaire sont la quote-part des lots concernés dans les fonds à la clôture du dernier exercice approuvé en AG (comptes 489...)
Lors de la vente, il y a un décompte éventuelle pour la quote-part du fonds de roulement sur base des charges réels (Hors travaux) depuis ce dernier exercice. La quote-part du fonds de réserve restant attachée au lot.

Vous dites "sans contrat", mais en même temps vous mettez en titre "contrat oral" !
Je ne pense pas qu'un contrat oral soit illégal en soit mais le contenu du contrat est difficile à prouver (tâches, prix, durée, reconduction, ...)
Si vous estimez que l'exécution de ce "contrat" vous porte préjudice (surfacturation, qualité insuffisance, durée trop longue, ...) contestez la dépense la dépense en AG avec de bons arguments pour convaincre une majorité de CP.

On ne tient compte que des millièmes des votants (sauf si l'unanimité des voix de tous les copropriétaires est requise)

Exemple :
Quorum : 4 CP présents sur 6  et 700/millièmes : OK
Vote X :
CP A et B = 250/millièmes , vote POUR,
CP C = 150/millièmes, vote CONTRE,
CP D = 300/millièmes, s’abstient,
CP E et F 300/millièmes, Sont absents.
Résultat du vote X :  250/(250+150) = 62,5%

Attention, il faut aussi limiter les millièmes  d'un cp dont le nombre de voix est supérieur à la somme des voix dont disposent les autres copropriétaires présents ou représentés. (voir CC Art. 577-6 §7)

Ils s'abstiennent.

Ne pas prendre part au vote c'est s'abstenir (Y compris via influence sur les autres CP) mais cela n’empêche pas d'être présent et témoin du vote.
Le total des votants est donc le total des millièmes POUR et des  des millièmes CONTRE.
La majorité obtenue se calcule sur le rapport :  "millièmes POUR" / ("millièmes POUR" + "millièmes CONTRE")
Les autres CP présent à l'ouverture de l'AG sont à placer dans la liste des abstentions.

Les principaux articles du Code Civil qui vous concernent sont :
Art. 577-3 :
Les principes relatifs à la copropriété forcée énoncés à l'article 577-2, § 9, et les règles de la présente section, sont applicables à tout immeuble ou groupe d'immeubles bâtis dont le droit de propriété est réparti entre plusieurs personnes par lots comprenant chacun une partie privative bâtie et une quote-part dans des éléments immobiliers communs. Ils ne s'y appliquent pas si la nature des biens ne le justifie pas et que tous les copropriétaires s'accordent sur cette dérogation.
Art. 577-4 :
L'acte de base et le règlement de copropriété, qui constituent les statuts de l'immeuble ou du groupe d'immeubles bâtis, ainsi que toute modification apportée à ceux-ci, doivent faire l'objet d'un acte authentique. L'acte de base comprend la description de l'ensemble immobilier et des parties privatives et communes, ainsi que la fixation de la quote-part des parties communes afférente à chaque partie privative, cette quote-part étant déterminée en tenant compte de leur valeur respective fixée en fonction de la superficie nette au sol, de l'affectation et de la situation de la partie privative, sur la base d'un rapport motivé d'un notaire, d'un géomètre-expert, d'un architecte ou d'un agent immobilier. Ce rapport est repris dans l'acte de base.

En clair, le notaire est indispensable donc autant profiter de ses service pour rédiger l'acte de base. Vous pouvez personnaliser le règlement de copropriété proposé par le notaire avant la transcription des statuts par le notaire. Je pense que les règlements proposés par les notaires donne trop de latitude au syndic, même si cela permet de faciliter la gestion de la copropriété dans le cas de mésentente entre les copropriétaire. Il y manque aussi des impositions claire pour l'ordre du jour des A,G les budgets et l'inventaire annuel.

Des exemples de règlement sont disponibles via votre moteur de recherche favori avec les mots clefs "acte de base copropriété Belgique"

Voir http://finances.belgium.be/fr/particuli … ement_bail
Dans le cas un immeuble qui n'est pas affecté exclusivement à l’habitation :

D'autre part pour ce type de location, il y a aussi des contraintes fiscales et en matière de TVA.

Ce sujet devrait être dans la rubrique "Locations et baux", car la répartition de dépenses entre un propriétaire et l'occupant de son bien  est liée au lien contractuelle entre ces personnes et non au statut de copropriété du bien.
Donc si le lien est un bail, cette répartition est lié au bail.
Je pense que généralement le principe est : Entretien courant pour le locataire, Grosse réparation pour le bailleur.
Donc, ce type de réparation (réparation de l'éclairage ,  remplacement de la gâche et remplacement d'un différentiel) est plutôt à charge du propriétaire si la réparation n'est pas due à une faute ou un manquement du locataire.

En quelque sorte, Le beurre, l'argent du beurre et le sourire de la crémière ....

Cela dit un bon syndic n'exécute pas les demandes du CC, hormis les demandes d'accès aux documents non privés de l'ACP.

Un bon contrat ne devrait faire plus de 2 pages et être compréhensibles  par un non spécialiste.
Un bon contrat devrait inclure dans son forfait toutes les tâches légales et statutaires.
Si certaine tâches sont impossible ou impayable en forfait, il faut bien faire des simulations de prix réalistes avant de conclure.
Les tâches non obligatoires devraient être exclues du contrat et se négocier au cas par cas.