Si il y a des provisions demandés par l'avocat et que la répartition de ces charges n'est pas encore claire (attente d'un accord entre les parties ou d'un jugement), je solderai le compte de charge concerné via le compte d’attente 499.
J'indiquerai dans tout les cas l'engagement des frais d'avocat en annexe 'droits et engagements hors bilan' et mettrai en divers dans l'OJ les informations concernant l'état du litige en cours.

Ce que je ne comprends pas c'est que vous indiquez que le CP défaillant a "augmenté considérablement le montant des charges (x3)". Vous voulez dire qu'il a versé des acomptes supérieurs à ceux demandés ? Il a commencer à apuré sa dette envers l'ACP ?

Je ne vois pas où est l’ambiguïté dans l'acte de base : "Le copropriétaires des garages ne doivent pas intervenir dans les frais d’ascenseurs" c'est très claire. Je ne vois pas ce que le syndic pourrait interpréter d'autre.

Si bail prévoit que le preneur paye le précompte immobilier, le preneur me semble en droit demander la preuve que la taxe est due. Si le sous locataire reçoit cette preuve c'est que le locataire principal la reçue du bailleur principale. Si le sous locataire reçoit un faux  c'est à lui de se plaindre.
D'autre part le précompte immobilier n'est qu'une partie de la fiscalité immobilière. Celui qui perçoit des loyers (hors bail résidence principale) doit déclarer les revenu réel au fisc.

Si je comprends, le locataire principal qui a un conflit sur des dégâts locatif de son sous-locataire.
Pourquoi le bailleur principale (la succession) intervient dans ce conflit ?

Le bail principal prévoit-il le payement du précompte par le locataire ? Prévoit-il l'indexation ? Si oui, pourquoi la chargée de mandat de gestion n'aurait pas réclamé ces sommes ?
Pour le reste, je pense que la taxation du loyer principal est à déclarer et payer au fisc par le bailleur (càd la succession)  et la taxation des sous loyers sont  à déclarer et payer au fisc par le locataire principal.

Si c'était la cas avant pourquoi cela ne le serai plus ?

Quel est la plus-value que va apporter ce bureau ?

Un compta doit être tenue sans retard. Donc pas une seul fois par an pour établir l'inventaire annuel.

Il y a de tas de logiciel disponible sans frais (http://www.cuy.be/telechargem/cptafree.html) pour la compta proprement dite d'un petite ACP (il suffit de remplacer le plan comptable par défaut par celui de l'AR) et pour la présentation de l'inventaire annuel, un traitement de texte et/ou un tableur sont les meilleurs outils.

Pour le reste voici un simple avis anonyme que je souhaite partager :
Les descriptions des logiciel comptable commerciaux 'spécial ACP' semble indiquer qu'il sont délibérément hors la loi. En effet, il refuse les principes indiqué dans le code civil.

Elle ne peut donc par avoir ni de stock (elle ne vend rien) , ni de fonds propres (elle ne possède pratiquement rien).
Elle peut disposer de consommables ou pièces de rechange non stockables au sens comptable.
L'outillage ou l'équipement d'entretien ou d'administration peut être amortissable si la valeur le justifie et dans ce cas l’amortissement est une dépense périodique d'entretiens ou d'administration, donc à prélever du fonds de roulement.

Il s'agit donc de fonds pour des dépenses à cours terme ou pour des travaux/réparation sur immeuble appartenant aux CP par à l'ACP. Celle-ci n'en a que la gestion.
Les fonds doivent donc être inscrits dans les dettes diverses comme le prévoit la CNC et non en fonds propre.
Ces fonds sont destinés à des dépenses (périodiques ou non), et basés sur les budgets approuvé en AG. Les soldes des fonds d'un exercice sont reportés dans le produit de l'exercice suivant sur décision de l'AG.
Les cas où les charges à répartir d'un CP seraient supérieur à ces avances, doit être exceptionnels car ils ne peuvent qu'être dus qu'a une mauvaise répartition des appels de fonds du budget. C'est à dire des CP ont fait des avances pour d'autres de manière disproportionné.

Concernant la répartition des charges, il me semble normal que celle-ci soit hors plan comptable. Celle-ci est lié au règlement de copropriété et donc différente d'une ACP à l'autre. Un des buts du plan comptable normalisé est de comparer les ACP sur la même base.
Pour la répartition des charges entre CP et l'occupant de son lot (fonction des conventions entre le CP et l'occupant) cela n'est pas du ressort de l'ACP. Ce service doit faire l'objet d'un contrat séparé avec le CP concerné et est soumis à la TVA

Par définition un budget correcte prévoit les charges et les apports par poste. Comme toutes décisions d'AG, il doit être respecté.
Les postes des apports incluent le report des fonds au 31 décembre, le montant des appels de l'année et les autres revenus éventuels de l'ACP.
Pour des appels de fonds de l'année, un échéancier devrait être idéalement inclus au budget et donc faire partie des décisions de l'AG.
Dans le cadre d'acte conservatoire, le syndic peut adapter ou demander des fonds supplémentaires au budget. Cela lui permet de faire face à une variation accidentelle d'un poste du budget. Il doit naturellement motiver ces adaptations.
On ne peut que d’étonné que des professionnel n'appliquent pas ces principes de bon sens.
Tout ces détails devrait être inclus dans les adaptations des statuts.

Pour obtenir un dédommagement, il faut prouver et chiffrer votre dommage (qu'il soit financier ou moral).
Ce n'est pas au syndic d'accepter ou refuser de vous dédommager. Hormis décision du juge, seul l'AG peut approuver ou contester votre dommage.

Il est fort probable que votre demande soit mal accueillie par l'AG. Donc réfléchissez bien avant de vous lancer et basez vous uniquement sur les faits tangibles (facture d'eau, de nettoyage, de téléphone, de désodorisant, frais de déplacement, de relogement, lettre de témoin du dommage moral, ....) Evitez tout affect !

Si le fonds réserve est utilisé pour compenser un fonds de roulement trop faible, c'est que l'AG a approuvé un budget erroné ou, et cela est plus grave, que le syndic utilise la quotepart de certain CP pour compenser les impayés d'autres CP !

Il serai utile de lui demander ce qui rend impossible la création de comptes distincts...
Personnellement, je peux comprendre, par exemple, que le paiement d'une facture pour travaux transite par le compte bancaire du fonds de roulement car compte bancaire du fonds de réserve ne permet pas des versements aux tiers comme par exemple dans le cas d'un compte épargne. Mais cela ne rend pas impossible, le placement des fonds de réserve sur un compte distinct.

Le fait qu'il pas de distinction comptable ou bancaire devrait être signalé par le commissaire aux compte.

L'AG ne devait refusé cette non-distinction  lors de l'approbation des comptes.
Si l'AG accepte cette non-distinction, les CP sont responsables au prorata de leurs quotes-parts des conséquence éventuelles.

Le cas échéant, lors d'une vente, la vendeur, le notaire ou l'agent immobilier devrait signaler à son client que les des montants distincts du fonds de roulement et du fonds de réserve n'ont pas été communiqué.