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Mais que fait le secrétaire ?

ninifel
Pimonaute intarissable
Inscription : 19-07-2007
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Mais que fait le secrétaire ?

GT a écrit :

Les débats parlementaires sur la proposition de loi visant à moderniser et assurer une meilleure transparence dans le fonctionnement des copropriétés portèrent aussi sur la question de savoir lequel du syndic ou du secrétaire désigné à l'ouverture de l'assemblée générale rédigerait le procès-verbal d'une assemblée générale.
Le texte  adopté et repris dans la loi de 2010 en a confié la rédaction au syndic.

Art.577-6, § 10, C. civil
"Le syndic rédige le procès-verbal des décisions prises par l'assemblée générale avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus.
   A la fin de la séance et après lecture, ce procès-verbal est signé par le président de l'assemblée générale, par le secrétaire désigné lors de l'ouverture de la séance et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires."


un syndic est tenu légalement de rédiger le PV des décisions prises par l'AG (et non le secrétaire désigné), depuis l'entrée en vigueur de la loi du 2 juin 2010. Voici environ 6 ans...

Merci GT.

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luc
Pimonaute incurable
Lieu : Evere, Bruxelles, Belgique
Inscription : 10-08-2004
Messages : 4 872
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Re : Mais que fait le secrétaire ?

Question: que fait le secrétaire?
Réponse: seconder le président (ex: verifier si le syndic note bien les votes, ...)

PS: il ne doit pas être CP, donc cela permet à des ACP avec des CP d'un certain age d'avoir un descendant qui aide le président, ... .
Si le secrétaire n'est pas CP, il n'a pas droit à la parole, sauf dans l'exécution de son mandat.


Cordialement,

Luc

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GT
Pimonaute incurable
Inscription : 12-10-2014
Messages : 3 211

Re : Mais que fait le secrétaire ?

luc a écrit :

Question: que fait le secrétaire?
Réponse: seconder le président (ex: verifier si le syndic note bien les votes, ...)

PS: il ne doit pas être CP, donc cela permet à des ACP avec des CP d'un certain age d'avoir un descendant qui aide le président, ... .
Si le secrétaire n'est pas CP, il n'a pas droit à la parole, sauf dans l'exécution de son mandat.

La loi ne fournit pas la réponse en ce qui concerne la mission du secrétaire désigné.

L'aide au président de l'aG est fournie par les assesseurs/scrutateurs : comptage des votes, distribution des bulletins de vote, retrait de ces bulletins, vérification des procurations).

A mon avis, le secrétaire prend, pour le moins, des notes qui lui permettront de signer le PV rédigé par le syndic si le contenu de celui-ci correspond à ses propres notes. N'oublions qu'il s'agit d'assurer un force probante au contenu du PV par la signature du plus grand nombre possible de personnes.

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panchito
Pimonaute non modérable
Inscription : 20-06-2012
Messages : 5 847

Re : Mais que fait le secrétaire ?

Le secrétaire rédige évidemment le PV et le fais signer en fin d'AG.

Il lui suffit d'indiquer en regard de chaque point à l'ordre du jour la décision prise OUI ou NON et le résultat des votes avec les quotités (POUR-CONTRE-ABSTENTION).

Dans les copropriétés où j'ai des biens, nous laissons cette tâche au Syndic. Par contre l'AG est présidée par un CP élu par vote.

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grmff
Pimonaute non modérable
Lieu : Sibulaga, Onatawani
Inscription : 26-05-2004
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Re : Mais que fait le secrétaire ?

Une simple recherche sur le mot "secrétaire" dans la loi sur les copropriétés donne une seule occurence:

§ 10. Le syndic rédige le procès-verbal des décisions prises par l'assemblée générale avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus.
   A la fin de la séance et après lecture, ce procès-verbal est signé par le président de l'assemblée générale, par le secrétaire désigné lors de l'ouverture de la séance et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires.

Le seul rôle du secrétaire désigné en début de séance, c'est de signer le PV. Comme les copropriétaires...

Et par la même occasion, cela contredit Panchito qui dit que le secrétaire rédige le PV...

J'avoue que je trouve cette règle particulièrement mal foutue. En effet, cela veut dire que seul le syndic peut rédiger le PV, alors que dans les AG que je connais, ce n'est pas le syndic qui rédige le PV, mais le secrétaire. (Personnellement, dans les AG que je dirigeais in illo tempore, c'était ma secrétaire qui rédigeait le PV...)

Cela interdit donc les AG sans la présence du syndic. C'est particulièrement débile.


Grmf!
----------------
Si vous pensez avoir tout compris de l'immobilier,
c'est qu'on vous l'a mal expliqué.

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ninifel
Pimonaute intarissable
Inscription : 19-07-2007
Messages : 1 298

Re : Mais que fait le secrétaire ?

Luc a écrit :

Question: que fait le secrétaire?
Réponse: seconder le président (ex: verifier si le syndic note bien les votes, ...)

Ma question : puis-je proposer que mon avocat soit élu SECRETAIRE ?

Dans l'affirmative cela  permettrait de s'assurer que les PVS respectent la forme légale et également ne contiennent  plus ces contrevérités et des mention diffamantes ...

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luc
Pimonaute incurable
Lieu : Evere, Bruxelles, Belgique
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Re : Mais que fait le secrétaire ?

grmff a écrit :

(...)
Cela interdit donc les AG sans la présence du syndic. C'est particulièrement débile.

Débile? A première vue: oui.
Mais si le syndic refuse d'être present, je crois qu'on peut parler de grave négligence et donc demander au juge de le remplacer.
Le législateur est resté logique, mais exige que les CP prennent leur responsabilité.

La loi impose des règles minimales, mais l'AG peut par la voie des statuts y ajouter de règles, qui sont contractuellement contraignant pour le syndic (et les autres mandataires de l'ACP).

Je rappelle que les dispositions suivantes de la loi permettent à l'AG de fixer souverainement un cadre statutaire:

Le règlement de copropriété doit comprendre :
  1° la description des droits et des obligations de chaque copropriétaire quant aux parties privatives et aux parties communes;
  2° les critères motivés et le mode de calcul de la répartition des charges;
  3° les règles relatives au mode de convocation, au fonctionnement et aux pouvoirs de l'assemblée générale;
  4° le mode de nomination d'un syndic, l'étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat et les modalités de renouvellement de celui-ci, les modalités du renon éventuel de son contrat ainsi que les obligations consécutives à la fin de sa mission;
  5° la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l'assemblée générale ordinaire de l'association des copropriétaires.


Cordialement,

Luc

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GT
Pimonaute incurable
Inscription : 12-10-2014
Messages : 3 211

Re : Mais que fait le secrétaire ?

La loi prévoit sans plus que le secrétaire désigné signe le PV de l'AG rédigé par le syndic.

Il s'agit d'une grande responsabilité puisque la proposition de loi visant à moderniser et assurer une meilleure transparence dans le fonctionnement des copropriétés avait pour objectif d'assurer la force probante des procès-verbaux.

En acceptant d'apposer sa signature avec d'autres sur le PV des décisions rédigé en fin de séance par le syndic, le secrétaire désigné participe à l'établissement de la force probante de celui-ci. Un secrétaire désigné, conscient de son rôle et de sa responsabilité dans l'établissement de la preuve concernant le contenu du PV, serait donc bien inspiré de prendre des notes pendant la séance de manière à les comparer avec le contenu du PV rédigé par le syndic.

Si le secrétaire désigné accepte de signer cela signifie qu'il reconnaît personnellement et sous sa responsabilité le contenu du PV des décisions rédigé par le syndic.

En cas de contestation, un PV non signé par le président de l'AG et par le secrétaire désigné aura moins de force probante.

Eu égard à la proximité entre une personne présentée par le syndic à la désignation en qualité de secrétaire et celui-ci, ce choix est à éviter.

En revanche, étant donné que le syndic a une part active dans la tenue de l'AG présidée par un copropriétaire, il pourrait se faire assister par un membre de son équipe en qui il a confiance, qui lui soumettra le PV qu'il aura préparé et que le syndic fera ou non sien.

Pour limiter les discussions sur le contenu du PV en fin d'AG et d'éventuels litiges ultérieurs, l'idéal (un rêve !)n'est-il pas que le président d'AG énonce, avant chaque vote, le contenu précis de chaque décision soumise à l'AG et les résultats des votes.

Pour y arriver le temps (des copropriétaires ont hâte de quitter l'AG), la compétence (le président doit être à même de présenter le proposition réellement soumise à l'AG après discussion), la discipline ( une AG se déroule parfois dans le bruit et devient un véritable spectacle) sont nécessaires.

Dernière modification par GT (17-06-2016 10:07:39)

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Aiment ce post :
luc
Pimonaute incurable
Lieu : Evere, Bruxelles, Belgique
Inscription : 10-08-2004
Messages : 4 872
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Re : Mais que fait le secrétaire ?

A titre d'information le PV de la dernière AG de mon ACP a seulement été approuvé sans limitation par le secrétaire, copropiétaire sans droit de vote, mais en possession de presque 10% de procurations. Le président à signé "Pour Vu".
Les décisions de cette AG sont en voie d'être contestées. Le juge devra avant tout juger quand au dégré de validité de ce PV.

La roue tourne et revient à la même place. En 2001 j'ai contesté la validité du PV de l'AG. Je n'ai pas obtenu raison. Ma preuve était le témoignage du secrétaire, concernant les différentes versions du PV. Preuve refusé par l'ACP. Refus accepté par la JP. Ce jugement de 2002 se trouvait, avec beaucoup d'autres, dans le dossier "jurisprudence" de la proposition de ce qui est devenu la loi de 2010.

Donc il est fort probable qu'on aura une jurisprudence "2010" concernant le rôle du président et secrétaire de la séance de l'AG.

Dernière modification par luc (17-06-2016 11:00:23)


Cordialement,

Luc

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ninifel
Pimonaute intarissable
Inscription : 19-07-2007
Messages : 1 298

Re : Mais que fait le secrétaire ?

Je voudrais cliquer 1000 fois sur j'aime :

https://forum.pim.be/topic-286819-mais- … l#p1840371
(message de GT de ce jour à 10.06)
1000 MERCI A TOUS POUR CETTE DECOUVERTE Ô COMBIEN PRECIEUSE

Merci à PIM : ce forum doit être déclaré d'utilité publique

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Aime ce post :

PIM

ninifel
Pimonaute intarissable
Inscription : 19-07-2007
Messages : 1 298

Re : Mais que fait le secrétaire ?

.... le secrétaire désigné participe à l'établissement de la force probante de celui-ci......je revois encore cette tête fort souriante du syndic qui s'est proposé pour remplir la fonction de "SECRETAIRE comme c'est la TRADITION en copropropriété".....une main sur le livre orange ( Mostin) comme un serment sur une bible "je jure de dire la vérité. Tout cela en présence de 4 avocats et moi qui sentait bien qu'on allait dans le mur avec ce 30èeme PV ( non-relu en fin de séance)

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panchito
Pimonaute non modérable
Inscription : 20-06-2012
Messages : 5 847

Re : Mais que fait le secrétaire ?

Ninifel a écrit :

Ma question : puis-je proposer que mon avocat soit élu SECRETAIRE ?

Quelle ineptie!

1/ D'abord si votre avocat est présent à l'AG (cela veut dire que vous êtes suffisemment riche que pour lui payer quelques heures à min 150€/h hors TVA), il a l'obligation déontologique de prévenir l'avocat de la partie adverse (l'ACP?, le Syndic?) pour qu'ils soient également présent.

2/ Les avocats n'ont le droit que de murmurer des conseils à l'oreille de leurs clients lorsqu'ils participent à des AG.

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ninifel
Pimonaute intarissable
Inscription : 19-07-2007
Messages : 1 298

Re : Mais que fait le secrétaire ?

Quelle ineptie!

Merci PANCHITO

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GT
Pimonaute incurable
Inscription : 12-10-2014
Messages : 3 211

Re : Mais que fait le secrétaire ?

Pourquoi ne pas exploiter la piste de la présence d'un huissier de justice qui interviendrait à la demande d'un copropriétaire lors de l'assemblée générale et à ses frais et dont la présence sera acceptée par l'assemblée générale ? Celui-ci n'est il pas un officier public dont les constatations revêtent un caractère probant ?

Encore faudrait-il trouver un huissier qui accepte .

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ninifel
Pimonaute intarissable
Inscription : 19-07-2007
Messages : 1 298

Re : Mais que fait le secrétaire ?

L'huissier se taira encore davantage que l'avocat décrit par Panchito.

Je l'ai fait...en 2002 cela coute aussi cher que la présence d'un avocat , avec l'inconvénient que l'huissier n'est pas à l'aise tandis que nous avons dans cette copropriété de 6 étages au total au moins 3 avocats qui ont (maintenant) bien compris sa problématique ( à résoudre).

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GT
Pimonaute incurable
Inscription : 12-10-2014
Messages : 3 211

Re : Mais que fait le secrétaire ?

ninifel a écrit :

Quelle ineptie!

Merci PANCHITO


La certitude de l'ineptie de la question m'échappe.

1.Représentation
Tout copropriétaire peut s faire représenter par son mandataire. Celui-ci peut être membre de l'AG mais peut également être une personne extérieure  à celle-ci. Ce droit étant impératif , toute clause des statuts le limitant sera réputée non écrite.
Un  copropriétaire pourra se faire représenter à l'AG par la personne de son choix , exception faite du syndic qui ne peut jamais représenter un copropriétaire (art. 577-6, § 7, al. 6). Un copropriétaire dispose du droit illimité de se faire représenter par qui il souhaite, notamment par un avocat.

2.Assistance
La loi n'exclut pas explicitement la présence de conseils pour permettre aux copropriétaires de se faire assister lors d'une assemblée générale.
Il a été écrit que la jurisprudence et la doctrine admettent le droit pour un copropriétaire de se faire assister lors d'une AG.

3. Le conseil de l'ordre francophone des avocats de Bruxelles a adopté une résolution relative à l'assistance et la représentation par les avocats aux assemblées générales de copropriété.

4.Ceci étant dit, si une discussion survient, l'AG peut prendre la décision d'autoriser ou de refuser  la présence d'un avocat.

5. Secrétaire désigné (la représentation et l'assistance ne sont pas visés)

L'AG désigne son secrétaire . La loi ne dit pas que ce secrétaire doit être membre de l'assemblée générale.  A priori, sauf disposition particulière dans le règlement de copropriété, toute personne est susceptible d'être désignée en qualité de secrétaire d'AG par l'AG. Si un avocat accepte d'être désigné comme secrétaire, sa signature aura en principe même force probante que celle de tout autre secrétaire désigné qui aura signé le PV mais il peut être, en principe, présumé qu'il aura bien vérifié avant de le signer le PV des décision rédigé par le syndic.

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Aime ce post :
GT
Pimonaute incurable
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Re : Mais que fait le secrétaire ?

ninifel a écrit :

L'huissier se taira encore davantage que l'avocat décrit par Panchito.

Je l'ai fait...en 2002 cela coute aussi cher que la présence d'un avocat , avec l'inconvénient que l'huissier n'est pas à l'aise tandis que nous avons dans cette copropriété de 6 étages au total au moins 3 avocats qui ont (maintenant) bien compris sa problématique ( à résoudre).

Un effort de précision et de synthèse serait bien utile.
"Nous" : s'agit-il du nous majestatif  à la mode Alain Delon? (=je) . Dans cette hypothèse vous n'auriez aucune certitude en ce qui concerne le nombre d'avocats à qui vous auriez confié des affaires.

S'agit-il des avocats de la copropriété ?

Combien d'affaires sont-elles en cours devant les tribunaux ? à quel stade ? quels en sont les objets ? Quelles sont , dans chaque procédure, les parties demanderesse (éventuellement sur reconvention )et défenderesse ?

"L'huissier se taira encore davantage que l'avocat décrit par Panchito"

Si je vous ai bien compris, ce qui ne vous convient c'est la force probante du contenu des PV rédigés signé à tort par certains.

L'huissier que vous mandateriez pour noter les votes émis et le contenu des décisions de l'AG n'aura pas pour mission  de parler à votre place ( = représentation ou assistance) sur les points mis à l'ordre du jour de l'AG . A la limite, il appréciera s'il doit le faire. Votre but est d'avoir en mains un document qui contredirait éventuellement le contenu du PV rédigé par le syndic.   Vous pourriez également demander à un huissier d'être présent à l'AG pour dresser son PV sur l'attitude de certains copropriétaires ou de membres du conseil de copropriété.

Mais l'AG peut refuser la présence d'un huissier puisque l'assemblée est une réunion d'ordre privé.

Mais tous les huissiers ne sont pas preneurs d'une mission dans le cadre d'une réunion d'AG de copropriété.

Dernière modification par GT (17-06-2016 16:54:35)

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ninifel
Pimonaute intarissable
Inscription : 19-07-2007
Messages : 1 298

Re : Mais que fait le secrétaire ?

L'huissier que vous mandateriez pour noter les votes émis ?

Dans ma copropriété de 8 Cps, on ne vote pas.

J'explique : le syndic et les CPs décident ce qu'ils veulent et on me convoque ensuite. L'ODJ est vague et c'est en séance que j'apprendrai vaguemment ce qu'il ont décidé et qu'ils vont inscrire dans leur PV de manière sybilline.

Vu ce mode de fonctionnement, l'huissier est un chien dans un jeu de quille.

Dernièrement je demandais des explications sur l'ODJ (sans annexe)  et voici la réponse de mes CPS : "Je prends connaissance de l'ensemble de vos emails et me demande pourquoi tant de littérature pour déterminer ce qui sera débattu en AG.

Vous avez tout à fait le droit, comme chacun des copropriétaires, de demander au syndic de mettre certains points à l’ordre du jour de l'AG.
Ce que le syndic fait d'ailleurs très bien, j'ai pu le constater à la lecture de la convocation que nous avons tous reçu.

C'est lors de l'AG et uniquement lors de celle-ci que nous procédons au vote et que le débat peut avoir lieu, si débat il y a.

La situation me semble donc beaucoup plus simple que vous ne le présentez dans vos multiples emails.

Si l'ensemble des copropriétaires vote en faveur de travaux qui ne vous plaisent pas et les entreprennent, c'est leur droit le plus strict. Votre seul recours est la justice.

Au même titre, si l'une de vos suggestions n'est pas votée à la majorité requise, votre seul recours est la justice.

Mais dans ce cas, il est inutile d'en reparler en AG ou au syndic tant que ladite procédure est en cours puisqu'il n'y a plus rien à voter et que la question est passée dans les mains de la justice.

De grâce, laissez donc les juges et les avocats faire leur travail et arrêtez de nous importuner et d'importuner le syndic, cela ne fait que détériorer nos relations et ne sert strictement à rien."

Ce qui notamment me dérange dans tous les PVs de mon ACP c'est que nous sommes par exemple visés nommément en ces termes "Mr et Mme N.X. ont toujours eu accès aux documents ;;;ils ne consultent pas les documents chez le syndic.....ils ont refusé l'accès à l'immeuble à l'ascensoriste....ils ont fait ceci ou cela...et l'AG leur donne un avertissement". Jusqu'à présent je croyais, à tort  le Président responsable d'approuver cela in fine. Je n'arrive pas à stopper ces mentions AdLitem que l'AG ACP a pris l'habitude d'inscrire dans ses PVs pour nous nuire ( nous = Mr et mme, nous =  tous les CPs). C'est un bizutage permanent, avec 3 AGs par an.

Dernière modification par ninifel (18-06-2016 07:25:28)

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