Accès aux comptes d'une ACP par le syndic

xav0123 · #1 01-05-2015 17:00:07

Bonjour GT,

Excusez moi pour les approximations.

En ce qui concerne la révocation – non reconduction ? du syndic, je l'affirmais car nous effectuons des pré AG avec les copropriétaires qui le souhaite et sans le syndic.
Ceci afin de pouvoir délibérer plus longuement et sans pression des différents points repris à l'ODJ.
Lors de cette pré AG, tous les copropriétaires présent (plus ou moins 80%) étaient pour la non reconduction – révocation ? du syndic.

Nous savons très bien que le CDC n'a aucun pouvoir de décision, mais juste de contrôle des activités du syndic. Nous avons juste présenté les éléments en notre possession à l'ACP et précisé notre point de vue.

En ce qui concerne les points repris à l'ODJ :

1. Validité de l'assemblée générale
2. Désignation du Président de séance et du secrétaire
3. Analyse des deux rapports de vérification envoyés par le commissaire aux comptes, présentation transparente des comptes, régularité d'envoi des documents.
….
7. Approbation des comptes et du bilan au 31/12/14 et décharge au commissaire aux comptes, au conseil de copropriété et au syndic.
….
18. Election des membres du conseil de copropriété
19. Renouvellement du mandat du syndic

Le syndic n'a rien rédigé du tout lors de l'AG.
Il est parti après le résumé des rapports de vérification des comptes du point 3, lors duquel il a donné sa démission du fait de « son incapacité à gérer notre ACP », et après avoir signé un document manuscrit reprenant les différents points précédemment cités.

Le contrat reprend dans la rubrique « Durée et reconduction »

La mission prend cours le …. à la suite de la décision d'assemblée générale du …. pour une durée de 1 an.

Le contrat du syndic ne peut-être renouvelé que par la décision expresse de l'Assemblée Générale, conformément aux dispositions du règlement de copropriété.

A la fin du contrat, le syndic s'engage à faire le nécessaire pour que le cas échéant le transfert du dossier, suivant les modalités de l'article 577-8, § 4, 9°, C. civ, se déroule aisément.

Pour autant que le règlement de copropriété ne prévoie pas de disposition en la matière à la date de signature du présent contrat, le syndic perçoit une indemnité égale à 3 mois d'honoraire, lorsque l'association des copropriétaires met fin au contrat anticipativement et sans raison fondée.
Pour autant que le règlement de copropriété ne prévoie pas de disposition en la matière à la date de la signature du présent contrat, le syndic est redevable d'une même indemnité lorsqu'il met fin au contrat anticipativement et sans raison fondée.

A noter également que le contrat de syndic lie notre ACP à la SA O….O inscrite à la BCE sous le n°…. dont le siège est situé Avenue …. ici représenté par Monsieur Beaucoup de Problème agent immobilier agréé IPI inscrit sous le numéro …..
(Même si j'en ai fort envie, je ne sais pas si c'est légal de nommer cette personne et entreprise sur un forum?)

Or, il s'avère que le Sieur Beaucoup de Problème a été suspendu début mars par l'IPI.
Selon le SNPC nous serions sans syndic depuis cette date, même si un nouvel administrateur agréé IPI a été récemment désigné par une assemblée du 8 mars non paru au moniteur à ce jour….

Alors sur ce point n'y a-t-il pas une solution pour la désignation d'un nouveau syndic, sans passer par un tribunal, pour lequel je n'ai aucune connaissance (quel type de tribunal, faut-il prendre un avocat, combien ça coûte, …) et surtout pas le temps ?

J'aimerais également me faire aider par le SNPC, mais pour cela il faudrait payer une cotisation. Or nous n'avons pas accès au compte, et cela n'a pas fait l'objet d'une décision d'AG.
Je suis même prêt à avancer l'argent, mais j'aimerais aussi être certain de le récupérer… Comment je pourrais/dois procéder ?

Enfin, si on établi un document, qui désigne un nouveau syndic et que tous les copropriétaires le signe, que pourrait-on nous reprocher ? Cette décision serait-elle légale ?

Merci d'avance

GT · #2 29-04-2015 22:27:57

Bonsoir XAV123

Je ne veux pas tirer sur l'ambulance. Mais au chaos s'ajoute le chaos.

Vous nous avez d'abord informé ds les termes suivants :
"Lors de notre prochaine AG, nous allons révoquer le syndic actuel et nommer un nouveau syndic."

Après, vous nous faites part de la décision du CDC de ne pas renouveler le mandat du syndic (révocation et absence de renouvellement sont 2 cas de figure différents, je le rappelle).
"et en annonçant la volonté du conseil de copropriété de ne pas renouveler le mandat du syndic lors de la prochaine AG."

Puis ailleurs, vous affirmez que "La nomination d'un nouveau syndic n'était pas stipulé dans l'ODJ."

Ensuite , vous nous parlez non pas d'une révocation ou d'une décision d'absence de renouvellement du mandat du syndic mais d'un espoir d'obtenir des comptes corrects avant la passation de témoin à un nouveau syndic.
"Nous ce qu'on espérait, c'était au minimum d'avoir des comptes corrects avant la transmission à un nouveau syndic. Ceci pour éviter des frais."

Mais bon sang y avait-il un point à l'ordre du jour de l'AG concernant le syndic et quel était-il?

Je ne suis pas certain que vous ne vous mépreniez pas sur le rôle du CDC. C'est l'AG qui décide de renouveler ou non le mandat du syndic. Le CDC peut évidemment avoir sa propre sensibilité.
"et en annonçant la volonté du conseil de copropriété de ne pas renouveler le mandat du syndic lors de la prochaine AG".

Et le contrat du syndic, que dit-il sur les possibilités de démission du syndic et les modalités de celle-ci ? Je suppose que le contrat comporte bien une clause en ces matières.

J' ajouterai aussi que légalement c'est le syndic qui rédige le PV des décisions prises par l'AG et qu'il est chargé de transmettre si son mandat a pris fin de quelque manière que ce soit ds un délai de 30 jours suivant la fin de son mandat l'nsemble du dossier de la gestion de l'immeuble à son successeur ou en l'absence de ce dernier au président qui a tenu votre récente AG.

"Il me semblait qu'il fallait juste que 20% des copropriétaires demandent une AGE pour que celle-ci se tienne?"
Oui, si le syndic n'a pas répondu à une demande de ces copropriétaires visant à la convocation d'une AG. Ce n'est as le cas ici. Vous n'avez plus de syndic.

"On a nommé un président (qui a très bien fait son travail), ainsi qu'un secrétaire vu qu'on avait pas le choix. Nous n'étions pas préparé pour la rédaction d'un rapport. On a donc fait au mieux."
La loi prévoit la désignation par l'AG d'un secrétaire, sans autre précision. Celui-ci peut être un copropriétaire, un tiers, un employé du syndic. Ce ne devrait pas être une surprise. Mais ce n'est pas le secrétaire désigné qui établit le PV des décisions de l'AG.

Dans les faits, la stratégie adoptée laisse la copropriété sans syndic et elle est présentement dans l'embarras. Il semble urgent de faire désigner par le juge un syndic provisoire et le syndic démissionnaire a toujours la signature sur les comptes de la copropriété....

Et les candidats syndics accepteraient de signer un contrat avec la CP ds ces conditions dont l'AG éventuelle convoquée (par qui?) devrait par souci de transparence les informer?

Dernière modification par GT (29-04-2015 22:28:48)

luc, PIM

xav0123 · #3 29-04-2015 20:04:38

Bonjour GT,

La nomination d'un nouveau syndic n'était pas stipulé dans l'ODJ.
C'est notre syndic qui a donné sa démission sans nous en avertir au préalable.
Nous sommes restés extrêmement discret vis-à-vis de lui quant à sa révocation. Nous ce qu'on espérait, c'était au minimum d'avoir des comptes corrects avant la transmission à un nouveau syndic. Ceci pour éviter des frais.

On a toujours communiqué clairement au CP l'évolution de la situation.
Quand on pris connaissance de la lettre ouverte d'un ancien gestionnaire de ce syndic, dénonçant les pratiques de cette SA, on en a également informé les copropriétaires en transmettant la dite lettre, et en annonçant la volonté du conseil de copropriété de ne pas renouveler le mandat du syndic lors de la prochaine AG.

Je ne pense donc pas que l'on soit dans le cas que vous citez.

Il me semblait qu'il fallait juste que 20% des copropriétaires demandent une AGE pour que celle-ci se tienne? On pensait faire comme ça, sans pensez à la légalité de la convocation et de la démarche.

Et comment cela se passe quand un syndic donne sa démission en AG, sans avertissement préalable, et donc que l'ACP ne dispose pas d'offre pour désigner un syndic en AG, ce qui pourrait être considéré comme notre cas ?
La démarche judiciaire me semble compliquée???

GT · #4 29-04-2015 19:36:19

xav0123 a écrit :

Bonjour Luc,
Nous avons en effet 3 offres de syndics agréé IPI pour lesquels nous avions préparés un comparatif.
Courant de semaine prochaine nous effectuerons une petite AGE pour la désignation officiel d'un nouveau syndic.
Concernant le PV, nous avons une copie signée par tous y compris le syndic démissionnaire pour le point 3 de l'ODJ, relatif à l'approbation des comptes et contenant les éléments précédemment cités.
Le reste est toujours en cours de rédaction.
Je ferai un courrier à l'IPI, et informerai le forum en cas de retour de leur part.
Bien à vous,

Et qui va convoquer l'AG puisque l'ACP est dépourvue de syndic (démission du syndic en AG sans choix par la même AG d'un nouveau syndic voici quelques jours) alors qu'il avait été annoncé que l'AG révoquerait le syndic en place et choisirait un nouveau syndic ?

la loi prévoit que l'AG est convoquée par le syndic (sauf ds la situation visée à l'art. 577-8, § 2, al.2, CC, situation non présente ds le cas d'espèce))

Il me semble que l'ACP se trouve ds la situation visée à l'article 577-8, § 7, CC, et que le recours au juge s'impose pour permettre la désignation d'un syndic provisoire.

Légalement, un copropriétaire, le président du CDC, un membre du CDC ne peut convoquer une AG.

Dernière modification par GT (29-04-2015 19:37:25)

luc

xav0123 · #5 29-04-2015 19:20:09

Bonjour Luc,

Nous avons en effet 3 offres de syndics agréé IPI pour lesquels nous avions préparés un comparatif.
Courant de semaine prochaine nous effectuerons une petite AGE pour la désignation officiel d'un nouveau syndic.

Concernant le PV, nous avons une copie signée par tous y compris le syndic démissionnaire pour le point 3 de l'ODJ, relatif à l'approbation des comptes et contenant les éléments précédemment cités.
Le reste est toujours en cours de rédaction.

Je ferai un courrier à l'IPI, et informerai le forum en cas de retour de leur part.

Bien à vous,

luc · #6 29-04-2015 13:19:05

xav0123 a écrit :

On en a oublié de voter le point le plus important à savoir, la nomination du nouveau syndic.

Je suppose que vous avez:
- un candidat syndic, agréé par l'IPI
- une copie du PV des décisions de l'AG

Si oui, vous et/ou un autre CP présent à l'AG, peut appliquer la procédure prévue par l'Art. 577-8 §1 CC: "requête unilaterale de désignation de syndic avec la mission d'organiser une AGE pour nommer un syndic conventionnel".

luc · #7 29-04-2015 13:13:44

GT a écrit :

Il est question d'une révocation d'un syndic et non de l'absence de renouvellement d'un mandat arrivant à son terme . Ce sont 2 notions différentes.
(...)
En règle, et depuis la loi de 2010, le règlement de copropriété doit comprendre les obligations du syndic consécutives à la fin de sa mission.

La procédure de révocation n’est effectivement pas prévue par les Art 577-3 à 577-14 CC, puisque l’Art. 2004 CC doit être appliqué. En marge j’ajoute des dispositions qui ont leur importance quand il n’y a pas de contrat écrit, dûment approuvé par l’ACP. Le contrat c(est « la procuration » dont l’Art. 2004 parle.

Tout comme GT, j’insiste sur l’importance de coordonner les statuts. Il y a différentes sanctions implicites dans la loi, si on ne l’a pas fait.

Rien ne s’oppose à ce que l’AG prenne d’urgence, de préférence lors d’une AGE « thématique », des décisions provisoires, en attente d’un toilettage approfondi par un notaire ou expert. Mélanger letoilettage avec les décisions à prendre par l’AG serait du bricolage, qui va finalement couter très cher à l’ACP.

Art. 1986. Le mandat est gratuit, s'il n'y a convention contraire.
Art. 1989. Le mandataire ne peut rien faire au-delà de ce qui est porté dans son mandat : le pourvoir de transiger ne renferme pas celui de compromettre.
Art. 2003.Le mandat finit :
Par la révocation du mandataire,
Par la renonciation de celui-ci au mandat,
Par la mort ou la déconfiture, soit du mandant, soit du mandataire. .
(…)
Art. 2004. Le mandant peut révoquer sa procuration quand bon lui semble, et contraindre, s'il y a lieu, le mandataire à lui remettre, soit l'écrit sous seing privé qui la contient, soit l'original de la procuration, si elle a été délivrée en brevet, soit l'expédition, s'il en a été gardé minute.

luc · #8 29-04-2015 13:03:59

PIM a écrit :

Cela ne sert pas (encore) assez, mais cela sert.

Correct

GT · #9 28-04-2015 17:01:16

PIM a écrit :

xav0123 a écrit :
Je crois que je vais faire part de cette épisode à l'IPI, même si d'après ce que j'ai compris, cela ne sert à rien
Il est essentiel de communiquer cela à la Chambre Exécutive de l'Ipi. Il est faux de considérer que "cela ne sert à rien".
Cela ne sert pas (encore) assez, mais cela sert.

Il serait peut-être utile de vous faire épauler par le SNPC pour construire le mieux possible le dossier à introduire à l'IPI.

PIM · #10 28-04-2015 16:13:31

xav0123 a écrit :

Je crois que je vais faire part de cette épisode à l'IPI, même si d'après ce que j'ai compris, cela ne sert à rien

Il est essentiel de communiquer cela à la Chambre Exécutive de l'Ipi. Il est faux de considérer que "cela ne sert à rien".
Cela ne sert pas (encore) assez, mais cela sert.

xav0123 · #11 28-04-2015 14:35:36

Bonjour,

Merci vos réponses.
Notre AG a eu lieu hier soir.

Le syndic est arrivé les mains dans les poches avec un assistant.
Il avait une liste des présences non conforme car elle ne reprenait pas les bonnes quotités, mais l'AG a eu lieu car une grande majorité était réunie.
On a nommé un président (qui a très bien fait son travail), ainsi qu'un secrétaire vu qu'on avait pas le choix. Nous n'étions pas préparé pour la rédaction d'un rapport. On a donc fait au mieux.

On a alors abordé le point approbation des comptes.
J'ai fait mon travail puisque je suis le vérificateur aux comptes, et résumé mon rapport à l'ACP qui était déjà bien au courant de la situation.
On attendait enfin des réponses du syndic, mais cet individu a préférer donner sa démission pour "rupture de confiance".
Il a alors expliqué qu' "ils étaient dans l'incapacité de répondre à nos attentes d'un point de vue comptable", qu'"ils étaient débordés", et qu'"il en avait personnellement ras-le-bol, de subir les foudre de ses ACP en raison des carences administratives de son bureau". Le pauvre il fallait le plaindre....
Quand on a quand même insisté pour avoir certaine réponse à des points précis, il a déclaré qu'il ne pouvait pas répondre, car il n'était qu'un simple employé, et qu'il ne pouvait parler au nom de ses administrateurs.
Quand on lui a demandé pourquoi ces administrateurs n'étaient pas présent, il nous a dit qu'il était occupé à une autre AG.

Les administrateurs ont apparemment décidé de démissionner pendant le week-end, c'est pourquoi ils ne nous ont pas prévenu....

Ce syndic à été épinglé par le SNPC, et l'administrateur a été radié par l'IPI (en tout cas jusqu'à son appel), notamment pour de la surfacturation, des commissionnements,...
Apparemment un nouvel administrateur a été nommé, mais nous constatons que nous ne rentrons pas dans leur plan.
Je crois que je vais faire part de cette épisode à l'IPI, même si d'après ce que j'ai compris, cela ne sert à rien.

Franchement qu'elle culot...
On est une ACP de 19 lot. On le payait 450 €/mois, mais ils ont réussi à se facturer 15000 € en 16 mois (depuis septembre 2014 on a plus aucune nouvelle). En deux ans, on n'a reçu qu'un décompte complètement faux et c'était notre première AG statutaire avec lui. Il n'a jamais envoyé un appel de provision, ni fait des rappels de payement. Il y a des montants considérables (au moins 30000 €) à récupérer car il a par exemple continué à payer l'ancien syndic pendant plus d'un an, ou encore car les infos donné pour les ventes au notaire était complètement fausse.

Je pense sincèrement que sans le calme de notre président il se serait fait lyncher par certain.

Enfin bon, on a acté au PV (en gros):
- Qu'il donne sa démission pour incompétence
- Qu'il ne se fera plus aucun payement sur nos comptes à partir de ce jour
- Qu'il clôturera les comptes au 31 mars pour le 31 mai au plus tard.
- En fonction du décompte reçu, un nouveau rapport de vérification sera rédigé ce qui permettra de déterminer le préjudice finale subi par la copropriété et d'envisager les démarches judiciaires qui en découlent. Si les comptes ne sont toujours pas correctes, ceux-ci seront refaits par le nouveau syndic à leur frais.

Il a signé ces points et est parti.

Nous on a décidé de poursuivre l'AG car il y avait beaucoup de points important à discuter.

L'AG s'est terminé tard sur une discussion houleuse (pour des conneries).

On en a oublié de voter le point le plus important à savoir, la nomination du nouveau syndic.

J'imagine que nous avons fait beaucoup d'erreur dans le déroulement de cette AG.
Quand je lis certain poste sur ce forum, je vous envie parfois d'avoir des personnes compétentes dans vos ACP.
Ce n'est pas le cas chez nous où les habitants sont plus des gens "simples", sans aucune méchanceté.
On est deux, à faire ce que l'on peut en passant un temps considérable à résoudre les problèmes qui n'en finissent malheureusement pas...

Si vous avez des remarques ou des commentaires sur les actions à entreprendre, nous sommes preneurs.

Bien à vous

GT · #12 28-04-2015 07:12:51

Il est question d'une révocation d'un syndic et non de l'absence de renouvellement d'un mandat arrivant à son terme . Ce sont 2 notions différentes.

Cette procédure de révocation fait généralement suite à une demande d'un ou de plusieurs copropriétaires possédant au moins un cinquième des parts ds les parties communes adressée au syndic de mettre ce point à l'ordre du jour d'une AG extraordinaire. L'assemblée générale peut , nous dit le code civil, toujours révoquer le syndic. Des dispositions contractuelles prévoient les conséquences qui s'attachent à la révocation du syndic (indemnités, préavis).

Pour autant que la révocation du syndic soit effective au terme de l'assemblée générale ayant pris cette décision (il est souhaitable que le point de la révocation du syndic et du choix d'un nouveau syndic soit appelé par le président de l'AG en fin de séance et examiné par l'AG à ce moment de manière à éviter que le syndic sortant ne quitte l'AG suite à la décision de révocation de son mandat avant l'examen d'autres points ayant éventuellement été mis à l'ordre du jour de la même AG), le mandat du syndic prend fin à ce moment et il n'a plus le droit de réaliser des opérations bancaires à partir des comptes de l'ACP. Ainsi il a été jugé que tout payement effectué au-delà de l'échéance du mandat est irrégulier (J.P.Louvain, 17 octobre 2006, R.C.D.I., 2007/1, p.45).

Néanmoins, le syndic peut encore adresser ultérieurement à l'ACP et plus précisément via le syndic qui lui a succédé des factures pour des prestations dont il n'a pas encore demandé le payement. Mais il peut être raisonnablement envisagé que le syndic sortant aura avant l'AG devant statuer sur sa révocation adressé à l'ACP ses factures d'honoraires et frais et aura veillé à se les faire payer.

En cas de changement de syndic, le nouveau syndic a le pouvoir d'administrer les fonds de l'ACP et de ce fait bénéficie de la signature sur les comptes, en principe sur production du PV qui l'a élu et à compter de la date fixée pour son entrée en fonction.

Si le syndic a seul accès aux comptes bancaires de l'ACP, j'ignore s'il existe une procédure (et les modalités de celle-ci) pour empêcher le payement d'honoraires au syndic sortant à l'initiative de ce dernier avant la transmission de la signature sur les comptes de l'ACP au nouveau syndic. La question générale mériterait peut-être d'être posée par un copropriétaire intéressé aux banques dans lesquelles est ouvert au moins un compte de la copropriété ainsi que celle portant sur la praticabilité et l'efficacité d'une demande écrite adressée par certains à une banque en vue de suspendre les payements de l'ACP à partir d'une certaine date comme l'a suggéré Luc.

J'ai souvenir d'une AG convoquée à l'intervention de copropriétaires détenant plus de20% des quote- parts ds les parties communes ayant pour objet la nomination d'un nouveau syndic et la révocation du syndic en fonction. L'AG n'a pas pris la décision de révocation du syndic en fonction qui de fait a été maintenu . On peut aussi imaginer une AG prenant la décision de révoquer le syndic prenant effet le dernier jour du trimestre en cours et l'entrée en fonction du nouveau syndic le premier jour du trimestre suivant.

L'entrée en possession rapide par le syndic du PV de l'AG qui l'a choisi et la présentation ds les meilleurs délais à la banque de ce document indiquant la date de sa prise de fonction pour l'obtention du pouvoir de signature sur les comptes bancaires de l'ACP est de nature à réduire le temps pdt lequel le syndic sortant pourrait encore utiliser ces comptes.

En règle, et depuis la loi de 2010, le règlement de copropriété doit comprendre les obligations du syndic consécutives à la fin de sa mission.

Dernière modification par GT (28-04-2015 07:28:57)

luc · #13 27-04-2015 17:56:20

Checklist rapide, mais probablement incomplete :

Mise du point “nomination d’un syndic de l’ACP” à l’OJ par lettre recommandé par un groupe de CP (pas trop ni trop peu).
Éviter de mettre le point « révocation du syndic » à l’OJ. Il risque de quitter la salle et d’empêcher la délibération et Voet des autres points de l’OJ. La nomination d'un nouveau syndic implique la révocation automatique de l'ancien
Prévoir au début de l'OJ un point séparé « Nommer un secrétaire de séance », qui n’est pas le syndic ni un préposé du syndic ;
Avoir un candidat pour la fonction de président d’AG qui sait rester calme, neutre et ferme et est capable de s’imposer comme président de la séance envers le syndic
Demande écrite (porté en personne) par le commissaire aux comptes et/ou le conseil de copropriété à la banque de suspendre tout paiement dès la date X, en joignant en annexe l’invitation pour l’AG ET une lettre de CP proposant le point, représentant aux moins 20% des quotités. Attention: appliquer ce point comporte un risque pour les signataires, si la date X n’est pas le jour de l’AG.
Faire le nécessaire d’avoir une copie du PV des décisions de l’AG dûment signé dès la fin de la séance. Restez jusqu’au .
Le donner au nouveau syndic, pour qu’il le présente le lendemain à la banque, pour reprendre les comptes bancaires de l’ACP, …. .

xav0123 · #14 27-04-2015 13:22:04

Bonjour,

Lors de notre prochaine AG, nous allons révoquer le syndic actuel et nommer un nouveau syndic.

Lors de la transition entre les deux, nous souhaiterions que l'ancien syndic ne puisse plus faire de versement à partir de nos comptes, ou du moins de versements sur ses comptes.

En effet, une des raisons de sa révocation sont des honoraires pour prestations complémentaires comme une majoration de 3% sur ces honoraires, des frais forfaitaire pour l'utilisation du logiciel Isabel, l'application d'une TVA sur certaine prestation ou encore des frais forfaitaire pour des contrats cadres avec des prestataires qui ne sont même pas nos fournisseurs.

Nous souhaiterions donc qu'il ne puisse plus se faire de versement tel que une indemnité de départ ou autre,... pour lesquels nous serions dans l'obligation de faire des démarches (judiciaire) pour les récupérer.

Comment vous y prendriez vous?

Merci d'avance,

Accès aux comptes d'une ACP par le syndic

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