Questions comptabilités petite CP

pomdapi · #1 22-01-2016 12:45:56

Bonjour à tous,

Au mois de mars se déroule notre AG annuelle.
Je suis une CP qui fait office de syndic bénévole.
Nous avons une petite CP (6 appartements).

Depuis environ un an, un nouveau CP est arrivé, ayant des connaissances en gestion d'immeuble.
Moi, j'ai appris sur le tas, et j'ai toujours trouvé des arrangements (légaux) qui convenaient à tout le monde dans les décisions à prendre pour le batiment ou les comptes.
Mais lui, il est très à-cheval sur toutes les procédures etc, et j'avoue que parfois, il me parle un peu chinois.

Par exemple, j'ai envoyé un mails hier aux CP pour leur dire (notamment) que j'allais leur envoyer prochainement la convocation pour l'AG annuelle du mois de mars. J'ai ajouté que si ils voulaient ajouter des points à l'ordre du jour, avant ou après avoir reçu la convocation, qu'ils n'hésitent pas à m'envoyer un mail.

Suite à ça, j'ai reçu une réponse de ce CP "exigeant" qui me proposait notamment d'ajouter :
- Approbation des comptes
- Décharges
- Nomination commissaire aux comptes

Etant une petite CP, une comptabilité simplifiée est autorisée. C'est-a-dire que je tiens un fichier excel avec d'un côté, le détail du fond de roulement et du fond de réserve avec la répartition en 1000e, et d'un autre toutes les entrées et toutes les dépenses des comptes.
A chaque AG (extraordinaires) je remets les documents aux CP afin d'avoir une réelle transparence sur les comptes. Ils sont également disponible en ligne via un fichier partagé entre nous (mais modifiable uniquement par le syndic).
Lors des AG annuelles, je remets encore une fois une copie de ces documents, avec en plus le total sur l'année pour le fond de roulement et le fond de réserve (un simple document qui stipule le total des entrées, le total des sorties, et ce qu'il reste sur les comptes).

Je suis donc d'accord concernant le point "approbation des comptes". Par contre, qu'entend t'il par "décharges" ? Et par "commissaire aux comptes" ? Est-ce obligatoire dans une si petite CP ? Ou au final chaque CP a un droit de regard sur les comptes ?

De plus, j'ai parfois un peu de mal avec mon fichier excel à avoir une vue détaillée. Quand nous décidons en AGE de changer le montant du fond de réserve par exemple, j'ai un peu de mal à gérer le transfert dans la comptabilité (qui se fait sur base annuelle, alors que les factures se font sur base trimestrielle).

Pouvez-vous me donner une (ou plusieurs) idée de gestion de comptabilité simplifiée ?

Dernière question : Pour le moment, je fais office de syndic et j'habite dans l'immeuble. Chaque AG s'effectue dans mon appartement. Après l'AG annuelle, je déménage a environ 60 km du batiment. Si je continue à être le syndic bénévole, où doit obligatoirement se dérouler les AG ? Est-ce que je peux convoquer les CP à 60 km (dans mon nouveau chez moi) ?
De plus, pour le moment toutes les factures de l'ACP sont envoyées à l'immeuble (j'ai ajouté sur ma boite aux lettre "syndic". Est-ce que je peux demander aux fournisseurs de l'envoyer directement à ma nouvelle adresse ?

Un grand merci pour votre aide smile smile smile

grmff · #2 22-01-2016 13:41:03

Suite à ça, j'ai reçu une réponse de ce CP "exigeant" qui me proposait notamment d'ajouter :
- Approbation des comptes
- Décharges
- Nomination commissaire aux comptes

Jene trouve pas du tout que ce soit "exigeant" de demander ces trois points.
Il est logique d'approuver les comptes. Si vous ne le faisiez pas précédemment, c'est un peu spécial...

Il est logique que le syndic demande la décharge pour sa mission. Si vous ne le faisiez pas précédemment, vous restez responsable de toute faute qu'on découvrirait pas la suite.

Et toute copropriété doit avoir un commissaire aux comptes. C'est la loi, et donc, c'est normal d'en nommer un.

Si vous déménagez, vous pouvez évidemment demander à tous les fournisseurs d'envoyer les factures à votre adresse personnelle.
Exemple:
ACP Rainette
c/o Mme Pomme d'Api
Rue 2
La compote

Là où je serais réellement inquiet, c'est quand vous dites que vous ne vous y retrouvez pas dans votre tableau excel...

pomdapi · #3 22-01-2016 14:24:21

Merci pour l'adresse ! Haha smile

Je m'y retrouve dans mon tableau excel, c'est juste qu'il y a eu pas mal de changement de copropriétaires cette année, et j'ai l'impression qu'il y a des moyens plus simples de gestion. Mes tableaux sont clairs et les CP comprennent tout grâce à mes explications, mais ça me demande beaucoup de boulot. C'est plutôt dans ce sens là...

Je n'ai peut-être pas expliqué assez clairement dans mon premier message : Nous faisons bien entendu une approbation des comptes, mais très simplement. Je présente le document "avec en plus le total sur l'année pour le fond de roulement et le fond de réserve (un simple document qui stipule le total des entrées, le total des sorties, et ce qu'il reste sur les comptes)" qui donne un aperçu annuel et les CP disent qu'ils sont d'accord (ou non).
Quand je parle d'être "exigeant", c'est parce que nous n'avons jamais nommé de commissaire aux comptes (car toutes les transactions sont transparentes tout au long de l'année), et qu'on arrive à s'entendre sur toutes les décisions prises, pas toujours par une voie "légale". J'entends par là que l'ACP revient de très loin, qu'on remonte la pente tout doucement et c'est principalement grâce à une confiance installée et à des CP qui regardent ce qu'ils paient, mais qui ne sont pas forcément "exigeants" sur les démarches légales à utiliser. Toutes les décisions sont généralement approuvées dans les PV, par exemple, mais nous prenons parfois des décisions par mail sans en parler en AGE, tant que tout le monde donne son accord écrit, nous avons estimé qu'il n'était pas nécessaire d'utiliser notre temps pour se voir (+ les convocations) et prendre la même décision actée dans un PV.

Suite à votre réponse, le commissaire aux comptes peut-il être un CP ? Ou doit-il obligatoirement être étranger à l'ACP ?

luc · #4 22-01-2016 14:38:34

pomdapi a écrit :

Suite à votre réponse, le commissaire aux comptes peut-il être un CP ? Ou doit-il obligatoirement être étranger à l'ACP ?

Il peut être CP ou pas. Nomination pour une année comptable spécifique. En principe A+1.
Dans votre schéma de travail j'ajouterai: délibération et vote du budget annuel de l'année A+1.

bada · #5 22-01-2016 14:48:34

Télécharger l'article 577 du code civil et lisez le, ça vous aidera.

Votre commissaire aux comptes peut être un copropriétaire qui s'y connais en chiffres et comptabilité.

Ce serait un peu fort de tenir votre AG à 60km de la résidence. Pourquoi ne pas la tenir chez un autre CP, dans l'immeuble. Et lors de votre prochaine AG, inscrivez un nouveau point à l'ordre du jour: indemnité de 20€ au CP chez qui se tient l'assemblée générale ou extraordinaire. Le prix peut se discuter.

Dans le point "décharge au syndic" , tous signent et vous déchargent des erreurs éventuelles de votre gestion. Mais un CP ou plus qui n'est pas d'accord, ne signe pas et se réserve le droit d'aller, dans les 4 mois devant le juge de paix. Après 4 mois, il n'y a plus ce recours.

pomdapi · #6 22-01-2016 14:54:36

C'est intéressant à savoir cette histoire de 4 mois...

Merci pour vos explications, c'est bien plus clair !

Par contre, aucun CP n'habite dans l'immeuble, tous les appartements sont loués... (d'où ma question de l'éventualité de déplacer l'AG).

grmff · #7 22-01-2016 14:59:08

Vous dites que vous ne prenez pas toujours les voies légales, et que vous obtenez les accords par écrits pour prendre des décisions.

En fait, sans le savoir, vous utilisez une voie parfaitement légale et reconnue!

Le Code Civil a écrit :

577-6 § 11. Les membres de l'association des copropriétaires peuvent prendre à l'unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal.

pomdapi, luc, rexou

luc · #8 22-01-2016 15:08:47

bada a écrit :

Dans le point "décharge au syndic" , tous signent et vous déchargent des erreurs éventuelles de votre gestion. Mais un CP ou plus qui n'est pas d'accord, ne signe pas et se réserve le droit d'aller, dans les 4 mois devant le juge de paix. Après 4 mois, il n'y a plus ce recours.

Un CP peut aussi signer pour "Vu" et voter contre un point. Ainsi il se réserve aussi le droit d'aller en justice.
La décharge n'est donné quand on vote explicitement OUI.
Le mieux est que vous écrivez dans le PV des décisions, par exemple:

Point 5 - Proposition de décharge du syndic à donner pour sa gestion durant l'année 2015.
Aprés délibération l'AG vote comme suit:
Votent OUI: X et Y (50 quotités)
votent NON: Z (25 quotités)
s'abstient: A (25 quotités)
Proposition approuvé, puisqu'il a obtenu 66% des votes (50+25).

et dans l'invitation vous reprenez le point 5 comme suit:

Point 5 - Proposition de décharge du syndic à donner pour sa gestion durant l'année 2015.

grmff · #9 22-01-2016 15:28:36

La méthode de Luc peu paraître lourde, mais c'est la bonne méthode.

A noter que vous devez mentionner les noms des personnes qui votent non et s'abstiennent. Pas les noms des personnes qui votent pour... Evidemment, à 6 propriétaires, c'est possible de noter qui a voté quoi. A 60 propriétaires, c'est plus dur.

A noter aussi que si vous avez "quitus" ou décharge voté à la majorité, vous êtes généralement tranquille. L'histoire des 4 mois, c'est bien joli, mais c'est rare comme cas.

Mon conseil: continuez votre unanimité. Et si des dissensions se font jour, tentez de les désamorcer dès leur apparition.

rexou

pomdapi · #10 22-01-2016 15:38:56

Merci à tous pour vos conseils que je vais bien entendu appliquer.

En effet, j'ai l'impression que c'est plus facile à 6 CP qu'à 60...

PIM · #11 22-01-2016 16:36:00

Un petit peu de lecture ne ferait pas de tort...
Par exemple, la brochure "guide pratique pour les futurs copropriétaires" disponible ici sur Pim

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