Comptabilité simplifiée petite copropriété

Alpha · #1 30-09-2016 20:17:45

Bonsoir,

Je viens tout juste de faire l'acquisition d'un appartement dans une petite copropriété de 4 appartements.

Jusqu'ici, depuis un peu moins d'un an, un syndic professionnel était en charge de la copropriété, mais celui ne donnait pas satisfaction et vient d'être révoqué suite à une AGE. Il faut dire que les frais de syndic représentaient pas loin de la moitié des charges de la copropriété et que le syndic ne faisait pas grand chose...

Un peu malgré moi, je me retrouve "victime consentante" pour devenir le nouveau syndic bénévole.

Pour différentes raisons (peu de temps, mes notions en comptabilité remontent à loin, copropriété simple, etc.), je préférerais opter pour une comptabilité simplifiée (quelques fichiers Excel).

Est-ce que quelqu'un parmi vous qui exercerait également la fonction de syndic bénévole avec une comptabilité simplifiée pourrait partager son expérience avec moi afin de m'aider à mettre les choses en route de mon côté?

Un tout grand merci d'avance!!!

Alpha

grmff · #2 30-09-2016 21:24:19

Combien de facture par an?
Quel type de frais?
Quel type de répartition?
Quelle région?

dach · #3 01-10-2016 16:26:51

Code Civil a écrit :

..
Comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;

Si cela devrait être le cas de mon ACP, je proposerais la méthode suivante :
Pendant l'exercice, tenue de 2 registres (recettes/dépenses) contenant :
- les factures payés lors de l'exercice(subdivisées par clés de repartions. Exemples : dépenses courantes, travaux et autres)
- les apports reçus pendant l'exercice en débutant avec report des fonds de l'exercice précédent (subdivisés aussi par clés de repartions. Exemples : fonds de roulement, de réserve et autres).
Les reports des fonds correspondent à la différence des 2 registres de l'exercice précédant.
Un registre supplémentaire contient les appels de fonds non payés ou les dettes en cours de l'ACP (càd des créances et des dettes des copropriétaires)
Les extraits de comptes donnent la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités.

La répartition par CP peut être faites séparément en fin d'exercice ou à chaque facture ou apport avec une attention particulière aux inévitables arrondis.

Que ce soit en compta simplifié ou en partie double, je vous conseille d'établir l'inventaire comptable avant de commencer pour vérifier les discordances avant la situation établie par le syndic précédent.
Ces discordances devront être récupérées/soldées ou affectées par l'AG.
Si le syndic précédent tenait un compta en partie double, il est possible que vous retrouviez avec des comptes tiers (fournisseur ou CP) non soldés. Pour une compta simplifié, considérez ces comptes comme des comptes d'attentes à solder de l'exercice suivant càd des créances et des dettes des copropriétaires.

N'oublier pas aussi d'établir et faire approuver un budget des charges et des apports (les appels de fonds et autres) avant le début de l'exercice.

luc

Alpha · #4 04-10-2016 21:52:42

grmff a écrit :

Combien de facture par an?
Quel type de frais?
Quel type de répartition?
Quelle région?

Bonsoir grmff,

Je n'ai pas d'idée précise du nombre de factures, mais je dirais très peu: pas d'ascenseur, pas de société de nettoyage (tour de rôle entre les occupants), bref pas grand chose je crois. Juste l'assurance, l'electricité et l'eau des communs (pas de chauffage), l'entretien des extincteurs et ce genre de choses.

Au niveau des frais, s'agissant d'un immeuble quasi neuf, pas grand chose à prévoir non plus. Le remplacement des ampoules et autres petites fournitures.

Au niveau de la répartition, je ne suis pas certain de comprendre la question. Je dirais en fonction des millièmes.

Région = Brabant Wallon

Dernière modification par Alpha (04-10-2016 21:53:12)

Alpha · #5 04-10-2016 22:06:49

Merci pour ta réponse, dach.

Dans cet état d'esprit, je me suis construit un fichier excel avec différents onglets: un pour le calcul des quote-parts de chaque copropriétaire reprenant aussi ses coordonnées, un pour le fond de roulement, un pour le fond de réserve et un pour le bilan (prévisionnel et en fin d'exercice).

Les onglets pour le fond de roulement et le fonds de réserve comprendront toutes les recettes (principalement les paiements des copropriétaires, calculés automatiquement selon leur quote-part), les dépenses (factures) et le solde théorique (qui doit correspondre à celui du compte bancaire correspondant). Dans une colonne de chacun de ces onglets, j'indique le nom des copropriétaires, ce qui me permet à l'aide de filtres de sélectionner chaque copropriétaire et de voir s'il a payé ce qu'il doit ou pas car une colonne est également prévue pour indiquer la date de paiement des appels de fonds.

Avec ce seul fichier, je pense pourvoir répondre aux exigences légales et être en mesure à tout moment de savoir où on en est (recettes, dépenses, soldes, situation de chaque copropriétaire). Et je ne m'embarrasse pas de comptes comptables.

A voir ce que ça donnera à l'usage, mais je pense que ça devrait faire l'affaire.

grmff · #6 04-10-2016 22:53:25

Alors, c'est assez simple.

Vous faites le budget annuel (somme des factures prévisibles), que vous divisez par 2. Cela vous donne une idée du fonds de roulement que je vous suggère d'avoir pour la copropriété.

Ensuite, tous les 3 mois, vous faites la somme des factures que vous avez payées, vous faites la répartition par millièmes, et vous demandez à chacun de payer son trimestre de charges réelles.

Même pas besoin de feuille excel. Vous pouvez tout faire sur papier, simplement. Les dépenses dans une colonne, les payements des copropriétaires dans une liste, et basta. Vous pouvez faire des comptes exact par trimestre.

Pas besoin de logiciel pour 25 factures par an. Vous pourriez presque faire une répartition chaque fois que vous recevez une facture!!!

A noter que, le jour où cela va moins bien entre les 4 copropriétaires, vous verrez qu'il est important d'être rigoureux. Et avec la pratique, vous verrez que le "métier" de syndic, c'est bien plus que simplement la répartition des frais.

dach · #7 05-10-2016 11:06:51

grmff a écrit :

Vous faites le budget annuel (somme des factures prévisibles), que vous divisez par 2. Cela vous donne une idée du fonds de roulement que je vous suggère d'avoir pour la copropriété.
Ensuite, tous les 3 mois, vous faites la somme des factures que vous avez payées, vous faites la répartition par millièmes, et vous demandez à chacun de payer son trimestre de charges réelles.

Je ne partage pas l'avis de grmff. Dans sa première assertion. Il assimile le fonds de roulement à une réserve de trésorerie permanente or pour les ACP, la loi défini le fonds de roulement comme "la somme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques". Homis, le cas de créance liè au remboursement d'un emprunt, de crédit fournisseur ou d'avance faite par d'autres CP (ce qui ne me semble pas normal), tous versements d'un CP ne sont que des avances pour des dépenses futures.

Donc "payer son trimestre de charges réelles." est dans les faits "faire une avance pour les charges futures". Si sont donc des avances à verser au fonds de roulement.
Le montant des charges (et leurs répartitions entre CP) et la valeur du fonds de roulement en fin d'exercice (et sa répartition entre CP) ne sont valides qu'après l'approbation par l'AG.

D'autre part, il me semble préférable de fixer chaque année en AG les dates et le montant des avances en fonction du budget. Cela leurs donnent la force d'une décision d'AG. Cela renforce aussi l'importance du budget.

Alpha · #8 05-10-2016 16:07:05

Je suis plutôt de l'avis de dach: je vais faire fixer chaque année en AG les montants des avances en fonction du budget.

De manière pratique, mon petit fichier Excel me rendra la tâche encore plus facile que si je devais faire les opérations sur papier et me permettra de donne un aperçu rapide à chaque copropriétaire.

A suivre...

grmff · #9 05-10-2016 21:06:28

J'a bien compris que dach ne partage pas mon avis. Si son point de vue est justifié, et partagé par beaucoup, je ne pense pas que ce soit la seule manière de voir.

Quand on va en vacances avec des amis, on met des sous au pot. C'est une avance, un fond de caisse. Ce fond de caisse sert... jusqu'à présenter la facture de chacun.

Quand on fait une société, on fait une avance. On appelle cela le capital social, mais c'est un fond de caisse.

Dans les copropriétés que je gérais, nous avions des comptes annuels (impossible de faire autrement) et des provisions mensuelles. Vu que les provisions étaient fixes, mais les dépenses variables (notamment la facture de gaz qui explosait en hiver et était nulle en été), il était évidemment impossible de faire uniquement avec les 12 provisions mensuelles. On fricotait avec le fond de réserve, ce qui énervait les propriétaires. Et on reportait le payement, ce qui énervait les fournisseurs.

Quand on a demandé un "fond de caisse", qui portait le terme de fond de roulement dans la comptabilité, il a été voté sans problème, et on a enfin pu gérer "comme il faut".

Cette avance de fond par les propriétaires était bien prévue pour payer les charges. Et donc, c'était un fond de roulement. Un fond de caisse, qui absorbait les différence entre les payements irréguliers des mauvais payeurs, les besoins saisonniers de liquidités, et le flux des provisions mensuelles. Jamais personne n'a remis en cause ce principe.

max11

luc · #10 07-10-2016 08:46:20

grmff a écrit :

Cette avance de fond par les propriétaires était bien prévue pour payer les charges. Et donc, c'était un fond de roulement. Un fond de caisse, qui absorbait les différence entre les payements irréguliers des mauvais payeurs, les besoins saisonniers de liquidités, et le flux des provisions mensuelles. Jamais personne n'a remis en cause ce principe.

100% d'accord avec grmff.
Ce principe (y compris une formule analogue du calcul annuel du montant), est repris dans les statuts de ma copropriété depuis sa création en 1975.

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