Répartition de frais d'honoraires du syndic

aqueduc · #1 20-05-2023 20:10:08

Bonjour à tous,
Je suis dans une copropriété qui vient de changer de syndic et j’ai quelques problèmes de répartition des frais avec ce nouveau syndic. Les grilles de répartition des charges varient évidemment en fonction des frais considérés : ainsi, par exemple, tout le monde paie les honoraires du syndic mais seuls les propriétaires d’appartement paient les frais d’entretien de l’immeuble, de chauffage ou d’ascenseur.
Voici trois situations qui me posent question. a/ Nous avons changé la chaudière l’an dernier et le syndic facture à tous les copropriétaires (garages compris) les frais d’envoi de la demande Renolution pour cette chaudière. b/ De même, un appartement a eu des dégâts des eaux et, de nouveau, le syndic met à charge de l’ensemble de la copropriété (appartements + emplacements extérieurs) les frais de l’expertise ainsi que le fait qu’il a accompagné l’expert lors de sa visite. c/ Enfin, le syndic a un peu pataugé dans les grilles de répartition des frais lors des premiers décomptes trimestriels et, lors de la dernière AG un groupe a été constitué pour discuter avec notre gestionnaire et le comptable des erreurs constatées et des corrections à apporter. Cette réunion destinée à corriger les erreurs du syndic (qu’il ne conteste pas) sera facturée à la copropriété 75 Euros de l’heure. Tout cela vous parait-il logique ? Je pense pour ma part que, dans les deux premiers cas la répartition des frais n’est pas adéquate et que dans le troisième cas la facturation des frais est abusive ? Avant de soumettre la question au commissaire aux comptes ou à la prochaine assemblée générale je souhaitais avoir vos avis.
D’avance merci.

rexou · #2 21-05-2023 15:24:54

aqueduc a écrit :

Bonjour à tous,
Je suis dans une copropriété qui vient de changer de syndic et j’ai quelques problèmes de répartition des frais avec ce nouveau syndic. Les grilles de répartition des charges varient évidemment en fonction des frais considérés : ainsi, par exemple, tout le monde paie les honoraires du syndic mais seuls les propriétaires d’appartement paient les frais d’entretien de l’immeuble, de chauffage ou d’ascenseur.
Voici trois situations qui me posent question. a/ Nous avons changé la chaudière l’an dernier et le syndic facture à tous les copropriétaires (garages compris) les frais d’envoi de la demande Renolution pour cette chaudière. b/ De même, un appartement a eu des dégâts des eaux et, de nouveau, le syndic met à charge de l’ensemble de la copropriété (appartements + emplacements extérieurs) les frais de l’expertise ainsi que le fait qu’il a accompagné l’expert lors de sa visite. c/ Enfin, le syndic a un peu pataugé dans les grilles de répartition des frais lors des premiers décomptes trimestriels et, lors de la dernière AG un groupe a été constitué pour discuter avec notre gestionnaire et le comptable des erreurs constatées et des corrections à apporter. Cette réunion destinée à corriger les erreurs du syndic (qu’il ne conteste pas) sera facturée à la copropriété 75 Euros de l’heure. Tout cela vous parait-il logique ? Je pense pour ma part que, dans les deux premiers cas la répartition des frais n’est pas adéquate et que dans le troisième cas la facturation des frais est abusive ? Avant de soumettre la question au commissaire aux comptes ou à la prochaine assemblée générale je souhaitais avoir vos avis.
D’avance merci.

Les erreurs constatées peuvent être corrigées dans le décompte des charges de l'année suivante. Si une ou plusieurs erreurs sont avérées, la réunion visant à les corriger ne peut normalement pas faire l'objet d'une facturation supplémentaire. Vérifier quel est le mode de répartition que prévoit votre acte de base pour les frais concernés. Voir dans quelle mesure les garages sont concernés par les frais de chaudière ? Idem pour les frais d'expertise. Les honoraires du syndic (accompagnement de l'expert) sont déterminés dans son contrat. Voir donc son contrat.

Je suppose que les comptes ne sont pas approuvés en l'état. Le CDC et le CAC peuvent se réunir avec le syndic, et il s'agit de l'exercice normal de son mandat. Cette réunion ne peut selon moi en aucun cas faire l'objet d'une facturation pour prestation exceptionnelle.

aqueduc · #3 21-05-2023 18:40:32

Bonjour,

Merci à Rexou pour ses réponses à mes questions.
Bonne soirée à tous.

mvhl · #4 01-06-2023 10:05:04

Bonjour,
Une question liée : notre contrat précise

Pour les Prestations usuelles, l’ACP s’engage à payer au SYNDIC, au plus tard à l’échéance du 5 de chaque mois :
1 les Honoraires d’un montant mensuel (...)
2 et un montant mensuel d’un euro (1 €) pour chaque garage (pour autant qu’il soit la propriété d’un propriétaire qui possède un lot principal ;
3 et un montant mensuel d’un euro (1 €) dû par chaque propriétaire pour avoir accès au Logiciel ;
4 et un montant mensuel de un euros (1 €) dû par chaque lot pour la gestion du contrôle périodique de l’ascenseur ;
5 et un montant mensuel d’un euro (1 €) dû par chaque lot pour la gestion comptable du chauffage commun ;

L'an dernier, les montants 3 et 5 étaient répartis par propriétaire (les autres, par quotités).
Cette année, les frais "accès au logiciel" sont mis en charges privatives, et le 5 toujours par propriétaire.

Pour moi il s'agit d'éléménts des honoraires du syndic.
Par ailleurs notre acte de base dit que toutes les charges sont réparties par quotités.
Je répartirais donc le tout par quotités, qu'en pensez-vous ?

rexou · #5 01-06-2023 16:49:41

mvhl a écrit :

Bonjour,
Une question liée : notre contrat précise
Pour les Prestations usuelles, l’ACP s’engage à payer au SYNDIC, au plus tard à l’échéance du 5 de chaque mois :
1 les Honoraires d’un montant mensuel (...)
2 et un montant mensuel d’un euro (1 €) pour chaque garage (pour autant qu’il soit la propriété d’un propriétaire qui possède un lot principal ;
3 et un montant mensuel d’un euro (1 €) dû par chaque propriétaire pour avoir accès au Logiciel ;
4 et un montant mensuel de un euros (1 €) dû par chaque lot pour la gestion du contrôle périodique de l’ascenseur ;
5 et un montant mensuel d’un euro (1 €) dû par chaque lot pour la gestion comptable du chauffage commun ;
L'an dernier, les montants 3 et 5 étaient répartis par propriétaire (les autres, par quotités).
Cette année, les frais "accès au logiciel" sont mis en charges privatives, et le 5 toujours par propriétaire.
Pour moi il s'agit d'éléménts des honoraires du syndic.
Par ailleurs notre acte de base dit que toutes les charges sont réparties par quotités.
Je répartirais donc le tout par quotités, qu'en pensez-vous ?

Ce sont pour moi des éléments de la fonction de base du syndic qui devraient être inclus dans son contrat. Il eut été si simple de majorer ses honoraires de 4 euros mensuels par lot.

Payer par lot ou par quotités, cela dépend de votre acte de base et du contrat signé avec le syndic. Ceci pour les honoraires... si les dispositions du contrat sont différentes de ce que prévoit l'acte de base, les modifications doivent faire l'objet d'un vote en AG (4/5 il me semble).

Les "frais annexes" sont à payer par lot, puisque c'est ce que prévoit le contrat du syndic. Vous avez signé et validé ce contrat.

A première vue je dirais que votre syndic est un petit chipoteur. Reste à voir s'il vous donne satisfaction...

mvhl · #6 01-06-2023 17:59:38

Prenons les cas concrets :
1- Le syndic facture à l'ACP 7 euros par mois pour les garages (il y a 7 garages). Dans les comptes, ces 7 euros sont répartis sur l'ensemble des CP (même ceux qui n'ont pas de garage), par quotités.
2- Le syndic facture à l'ACP 9 euros par mois pour l'accès au logiciel (il y a 9 CP). Dans les comptes, chaque CP se voit attribuer 1 euro (via des charges communes réparties par CP l'an dernier ; via des charges privatives cette année).
3- Le syndic facture à l'ACP 12 euros par mois pour l'ascenseur (il y a 12 lots). Dans les comptes, ces 12 euros sont répartis sur l'ensemble des CP, par quotités.
4- Le syndic facture à l'ACP 12 euros par mois pour le chauffage commun (il y a 12 lots). Dans les comptes, chaque CP se voit attribuer 1 euro par lot en sa possession.

Aucun problème avec la facturation du syndic, c'est le contrat.
C'est la répartition de ces charges entre les CP qui me choque. Selon l'acte de base, toutes les charges de l'ACP sont à répartir par quotités. C'est le cas des montants 1° et 3°, mais pas des 2° et 4°. Pour moi c'est une erreur (mais le syndic refuse de faire autrement).

Notre soit-disant syndic est une société administrative d'Ixelles qui ne comprend aucun syndic. Le n° IPI du contrat renvoie à un syndic de Sint-Denijs-Westrem qui travaille pour une autre société du groupe.
C'est le bordel total depuis 2 ans (comptes farcis d'erreurs, décisions de l'AG non exécutées, aucun suivi), mais il se trouve une majorité (les CP bailleurs) pour les prolonger parce que c'est pas cher.

MarcoBrux · #7 01-06-2023 20:14:22

mvhl a écrit :

Prenons les cas concrets :
1- Le syndic facture à l'ACP 7 euros par mois pour les garages (il y a 7 garages). Dans les comptes, ces 7 euros sont répartis sur l'ensemble des CP (même ceux qui n'ont pas de garage), par quotités.
2- Le syndic facture à l'ACP 9 euros par mois pour l'accès au logiciel (il y a 9 CP). Dans les comptes, chaque CP se voit attribuer 1 euro (via des charges communes réparties par CP l'an dernier ; via des charges privatives cette année).
3- Le syndic facture à l'ACP 12 euros par mois pour l'ascenseur (il y a 12 lots). Dans les comptes, ces 12 euros sont répartis sur l'ensemble des CP, par quotités.
4- Le syndic facture à l'ACP 12 euros par mois pour le chauffage commun (il y a 12 lots). Dans les comptes, chaque CP se voit attribuer 1 euro par lot en sa possession.
Aucun problème avec la facturation du syndic, c'est le contrat.
C'est la répartition de ces charges entre les CP qui me choque. Selon l'acte de base, toutes les charges de l'ACP sont à répartir par quotités. C'est le cas des montants 1° et 3°, mais pas des 2° et 4°. Pour moi c'est une erreur (mais le syndic refuse de faire autrement).
Notre soit-disant syndic est une société administrative d'Ixelles qui ne comprend aucun syndic. Le n° IPI du contrat renvoie à un syndic de Sint-Denijs-Westrem qui travaille pour une autre société du groupe.
C'est le bordel total depuis 2 ans (comptes farcis d'erreurs, décisions de l'AG non exécutées, aucun suivi), mais il se trouve une majorité (les CP bailleurs) pour les prolonger parce que c'est pas cher.

Pour moi le poste 4 et 5 n'a pas lieu d'être! ce n'est pas le syndic qui effectue le contrôle des ascenseurs...il reçoit une facture de l'organisme compétent au nom de la copropriété, il ne fait que la payer ( travail normal d'un syndic).
idem pour le chauffage!! je ne sais pas ce que couvre cette prestation!!!

rexou · #8 01-06-2023 21:49:38

Oui, ces postes font normalement partie des fonctions de base du syndic. Ceci étant, il n'en demeure pas moins qu'un contrat a été signé et ce contrat a force de loi entre les parties.

Pareil pour la clé de répartition de ces "1€" mensuels qui s'ajoutent. Quoi que dise votre acte de base, vous avez signé et ratifié le contrat du syndic.

Si "le syndic n'est pas syndic", renseignez-vous quant à sa légitimité à exercer la fonction de syndic. Vous pouvez contacter l'IPI pour connaitre leur position par exemple. En résumé, il n'est pas vraiment syndic, pas vraiment doué, plutôt chipoteur sur des bricoles et il est vraiment pas cher malgré tout. Les CP bailleurs ne voient pas "que" le montant des honoraires (qu'ils reportent d'ailleurs sur les locataires) et ont intérêt à avoir une saine gestion de leur bien.

Mais finalement, quelle est l'activité de cette "société administrative" ?

Au vu de tout ce que vous écrivez, vous auriez probablement intérêt à envisager une autre solution pour la gestion de votre bien. Y compris un syndic bénévole si la copro comporte moins de 19 lots (appartements) et ne pose pas de problème particulier.

Bonne chance

PIM

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