Bonjour et bienvenue sur le forum.

Je vous partage la façon dont j'ai procédé il y a 3 ans.  Je ne dis pas que ce soit la seule façon de faire, ni que ce soit nécessairement la meilleure, mais il n'y a pas eu d'écueil.

Ma soeur achetait un terrain que j'ai quasi intégralement financé.
- Nous avons établi un contrat de prêt sous seing-privé avec toute une série de clauses pour couvrir tous les aléas de la vie auxquels nous avons pu penser (son décès, le mien...).
Nous avons fait un prêt sans intérêt (attention, si vous prévoyez des intérêts, cela a des implications fiscales - précompte, déclaration notamment).
Je conseille toujours de faire un contrat de prêt, même lorsque tout se passe bien entre les intervenants.  Rien de tel qu'un écrit auquel se référer (avec le temps on oublie certain détails).  Rien de tel qu'un écrit pour démontrer aux tiers (famille, banquier, fisc...), en toute transparence, quelles étaient les conditions du prêt.
- J'ai versé les fonds sur le compte du notaire (le notaire de ma soeur).
- Le notaire, devant dans l'acte détailler l'origine des fonds (probablement législation anti-blanchiment), a mentionné que le terrain était financé par un prêt sous seing-privé, il y a ainsi eu une forme d'"officialisation" de notre contrat de prêt.  Le notaire a d'ailleurs souhaité en avoir copie, même si cette copie ne fait pas partie du dossier "enregistré" (s'il écrit quelque chose dans un acte, il se doit d'en vérifier l'exactitude).

De façon générale, je vous conseille de prendre votre propre notaire et de lui annoncer à l'avance comment vous aller procéder (il sera peut-être de bon conseil et ne sera pas étonné dans sa comptabilité d'avoir plusieurs versements différents pour un même acte).
Pour les banques, pas de formalisme particulier.  La banque du notaire ne posera pas de question. Si les autres banques en posent, jouez la transparence.  Vous pouvez aussi anticiper en annonçant aux banquiers qu'une opération "inhabituelle" va passer sur les comptes.  Il est toujours préférable d'annoncer en amont que de devoir répondre aux éventuelles questions d'un Compliance Officer a posteriori.

Dans votre cas particulier, comme vous parlez d'une compagne et de deux familles, je vous encourage vraiment à faire un contrat et de réfléchir dès à présent sur la question de la séparation/divorce.
Les montants apportés par les familles sont apparemment différents.
Soit vous achetez la maison autrement qu'à 50/50, soit vous réfléchissez dans le contrat de prêt comment devra être envisagée la répartition de la maison et des remboursements en cas de séparation/divorce.
Qui est emprunteur vis-à-vis de vos familles respectives ?  Serez-vous chacun solidaire d'un prêt entre votre belle-famille et votre partenaire (sympa en cas de séparation ) ?  Chacun sera-t-il unique emprunteur vis-à-vis de sa propre famille ?

Ce n'est pas compliqué, mais il est important de se poser les bonnes questions aujourd'hui.
La réponse ne doit pas nécessairement être la même pour les 2 prêts parce que vos situations ne sont pas nécessairement identiques (enfant unique vs famille nombreuse - revenus de l'un sans proportion avec les revenus de l'autre par exemple).