Je confirme qu'il s'agit bien d'un montant de 40€ qui est facturé d'office aux copropriétaires absents et non représentés, pour l'envoi du PV de l'AG.

Dans mon cas, c'est d'autant plus absurde que j'ai notifié par écrit au syndic il y a 2 ans que je ne souhaitais plus avoir de correspondance papier, et recevoir toutes les convocations et les PV en format électronique par email.

L'envoi de ce PV par recommandé est donc bien un prétexte pour appliquer une pénalité.

Merci pour vos réponses rapides.

La mention de ces frais ne figure ni dans l'Acte de Base, ni dans le ROI, ni dans la convocation à l'AGE. Cela n'a jamais été discuté en AG.
Il s'agit apparemment d'une clause contenue dans le contrat du syndic, qui reprend une série de frais qu'il se réserve de facturer en plus de ses honoraires de base. Ce contrat du syndic n'a été diffusé aux copropriétaires pour la première fois seulement à l'AGO de ce mois d'octobre 2025, donc après l'AGE de mars pour laquelle on me réclame des pénalités d'absence.

J'ai donc reçu un décompte de charges pour la période juillet 2024-juin 2025 qui inclut ces frais. Je suppose qu'ils ont été intégrés aux comptes annuels. Ce n'est qu'en examinant dans le détail chaque poste du décompte que je m'en suis rendu compte, il est possible que d'autres copropriétaires aient déjà subi les mêmes pénalités sans le remarquer, ou peut-être en protestant mais cela n'est jamais remonté à l'AG.

Enfin le syndic ne justifie pas ces pénalités autrement que par son propre contrat. A la question de savoir si cela est légal, le syndic m'a répondu: "Cela n'a non plus rien d'illégal, sauf que vous puissiez m'opposer un texte juridique, une loi ou une jurisprudence qui le mentionnerait." 

Donc s'il y a à votre connaissance une jurisprudence que je pourrais mentionner, cela me serait très utile.