Nouvelle Copropriété: besoin de conseils

Quelle est l'année de construction ?

Un syndic a été désigné dans l'acte de base ?

Check list? Pas évident...

1° Quelles sont les charges communes? Choisir parmi les points suivants:
Nettoyage
Assurance avec abandon de recours
Chauffage
Eau
Chauffage de l'eau
Frais de relevés des conso d'eau et de chauffage
Entretien de la chaudière
Entretien des ascenceurs
Contrôle BTV des ascenseurs
Entretien des jardins et espaces verts
Tontes des pelouses
Désherbage des chemins
Salage des chemins et trottoirs en hiver
Enlèvement des poubelles
Enlèvement des encombrants
Electricité des communs

Assurances incendie propriétaire
Frais d'AG (courrier + la bouteille de porto que le syndic offre dans son appart...)
Frais administratifs
Frais d'avocat
Travaux à prévoir
.... et honoraires du syndic

A quoi faire attention?
Prendre les décisions dans un certain consensus. A 4, cela devrait être possible. Savoir qu'il faudra mettre de l'eau dans son vin, parce que tous n'ont pas forcément les mêmes priorités, les mêmes objectifs, les mêmes capacités financières. Etablir un PV d'AG reprenant les décisions.

Prévoir un fond de réserve pour les travaux à venir. Autant être habitué tout de suite...
Prévoir un fond de roulement (par ex. de un trimestre)
Prévoir de voter les mensualités à payer par chacun

Attention à respecter les règles de convocation des AG (si vous décidez de vous lancer dans l'aventure) Et en pas oublier de vous faire assurer en ce cas, même comme privé qui le fait pour lui-même...

Et dernier conseil, lisez tous les posts de la présente section, pour voir à quoi vous attendre dans les pires des cas (parce que sur ce forum, ce sont souvent les pires..)

Le SNP syndicat nationel des propriétaires a édité un petit livret sur la copropriété très bien fait.  A lire et à retenir. En plus il n'est pas cher.
http\\www.snp-aes.be

pub gratuite.

Le syndic "sortant" doit convoquer une assemblée générale avec les 4 nouveaux propriétaires et vous pouvez, lors de votre rendez-vous avec lui, dresser un ordre du jour.

Il devra faire le bilan de sa gestion et en obtenir sa décharge si ses comptes sont approuvés.
Et avant de les approuver il faudra les contrôler (des fois qu'il partirait en laissant des dettes....)
Je vous conseille donc de le recontacter et d'aller chez lui avec un autre propriétaire pour contrôler les comptes qu'il vous présentera. Cela devrait être vite fait.
Que faut-il prévoir à l'ordre du jour de cette 1ère AG?
1.- Faire une liste des personnes présentes et les faire signer.
2.- Désigner un président de séance et un secrétaire qui prendra les notes pour
     rédiger le PV de cette assemblée.
3.- Présentation des comptes du syndic.- Discussion et approbation (ou pas)
4.- Si approbation, donner décharge au syndic. Sinon établir ce qu'il devra faire pour   
     l'obtenir et dans quel délai.
5.- Nomination d'un nouveau syndic. Ajouter au PV qu'il est autorisé à ouvrir les comptes
     bancaires au nom de la copropriété et à les gérer. Durée de son mandat et hauteur des
     émoluments.
6.- Création (ou non) d'un conseil de gérance. Si oui désigner nommément les membres.
     Si non, désigner absolument  2 personnes pour vérifier vos comptes.
7.- Fonds de roulement: hauteur pour couvrir au moins un trimestre de charges
     Fonds de réserve: hauteur et provisions.
8.- Entretien des communs: qui? A quelle fréquence?
9.- Travaux déjà prévisibles?
10.- Vous pouvez toujours ajouter un poste "Divers" mais qui ne sera pas contraignant.

A mon humble avis, pour une première AG, cette liste est un minimum.

Avant tout, lisez tout l'acte de base plusieurs fois et prenez des notes pour bien vous imprégner de ce qu'il prévoit, notamment dans le chapitre "Assemblée générale".

Les cafouillages sont inévitables au début. Parfois vous vous rendrez compte que vous avez pris des décisions avec des majorités pas conformes ou commis de bonne foi des actes non autorisés, mais avec seulement 4 propriétaires cela ne devrait pas être trop grave.

Ce qui compte, c'est la bonne volonté.
Bonne chance et bon courage.

C'est super, merci à tous.

Concernant l'assurance conseillée pour le syndic, de quoi s'agit t'il? que coute une telle assurance?
Quelles sont les règles de convocation des AG?

J'espère ne pas abuser mais est-ce que l'un d'entre vous sait ou je peux trouver des exemples de documents notemment de pv de réunions?

Le syndic doit être assuré pour couvrir sa responsabilité civile dans l'exercice de sa fonction. Il pourrait commettre une "bévue" qui verrait sa responsabilité engagée et qui coûterait cher à la copropriété.
Votre courtier vous renseignera à ce sujet.

Le mode convocation aux assemblées n'est pas universel. Pour votre immeuble il faut lire ce qu'en dit l'acte de base.

Je ne crois pas qu'il existe de document type pour un PV d'assemblée, mais sa rédaction est assez simple:

- la liste des présents (certifiée par le président de séance et un autre propriétaire) sera jointe au PV.
- ensuite on reprend les points de l'ordre du jour avec la décision qui en résulte et s'il y a vote, son résultat détaillé (pour, contre, abstention, unanimité)
En bref, un résumé correct de ce ce qui s'est dit et des décisions prises ou refusées.

On n'est plus à cela près.....

A quand un lien vers www.pim.be sur Immorp ? 

C'était pour rire (comme on le dit à Bxl).
It is as you want.

ps: vous devriez tout de même faire attention à vos nombreux "pop-up" sur votre site (le contenu de certains ne pousse pas à l'immobilité ......)

C'est vrai que nous aurions dû règler cela par emails privés !...

Le modérateur montre le mauvais exemple !

Y en a t'il parmi vous qui aurait l'adresse d'un BON gérant d'immeubles????? Grrrr.... Que c'est difficile à trouver!