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refuser une facture ?

christopheEU
Pimonaute assidu
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refuser une facture ?

Bonjour,

Je vis dans une copropriete de +-40 appartements.
Je fais parti du conseil de gerance depuis quelques mois (4mois) et j'ai assisté a mon premier conseil de gerance !

Je suis pas le president !

En regardant dans les fardes du syndic, j'ai vu une facture ecrite ou bic, n'ayant pas d'entete de l'independant en question et comme titre c'etait ecrit note de frais !?

Bien sur, j'ai interpelle le president qui n'a rien dit et le syndic a dit que c'etait normal !

Je rappele que je suis pas du tout dans le domaine de l'immobilier mais j'aimerais savoir si vous trouvez cela normal !?

J'aimerais savoir ce que doit contenir une facture et si le conseil de gerance peut REFUSER une facture !?

Je vous remercie pour tout
Christophe


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luc
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Re : refuser une facture ?

Ce document est probablement une note de frais, émis par une personne qui est probablement soumis au statut d'indépendant ou d'une société commerciale. Et donc soumis au TVA.

Si les frais sont soumis au système de TVA, la note de frais doit suivre les règles de la facture.

En plus, si elle est émis par un indépendant ou une société avec obligation de tenir une comptabilité, elle doit par exemple au moins être daté et porter le numéro d'ordre d'inscription dans le livre des factures sortantes.

Si maintenant le commissaire aux comptes, le conseil de gérance ou l'AG acceptent la manière de travailler, décrit par vous, il sont solidairement complice dans une fraude fiscale.

Comme une ACP est toujours solvable (les copropriétaires sont garant des dettes de l'ACP avec la valeur de leur appartement), l'ACP a un grand risque qu'en cas de constat de fraude, le Fisc se retourne envers l'ACP.


Cordialement,

Luc

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grmff
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Re : refuser une facture ?

Il serait utile de savoir qui a émis cette note de frais, de quel montant on parle, et de savoir si les frais sont justifiés ou non.

Le syndic peut parfaitement mettre dans la comptabilité des notes de frais manuscrites et sans TVA, pour autant que cela concerne des frais. Par exemple, des frais de timbres.

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luc
Pimonaute non modérable
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Re : refuser une facture ?

Grmff a écrit :

Il serait utile de savoir qui a émis cette note de frais, de quel montant on parle, et de savoir si les frais sont justifiés ou non.

Le syndic peut parfaitement mettre dans la comptabilité des notes de frais manuscrites et sans TVA, pour autant que cela concerne des frais. Par exemple, des frais de timbres.

Ah oui les frais de "timbres" .... mot classique utilisé dans des copropriétés pour couvrir parfois d'autres dépenses qui ne peuvent pas voir la lumière ....

J'ai vu dans des comptes des frais de timbres suffisantes pour envoyer une lettre par jour aux copropriétaires, y compris leur femme et enfants, ...

Ce mot fait automatiquement clignoter un feu orange. Et donc une demande à voir la pièce justificative (y compris la justification motivé et détaillé).


Cordialement,

Luc

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petitfuret
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Re : refuser une facture ?

Bonjour,
Le syndic est-il IPI ou bénévole?
Un contrat a-t-il été signé entre l'ACP  et le syndic?
Si oui, les prestations du syndic s'entendent-elles tout compris?
Si oui, il ne peut rien ajouter comme frais annexes et/ou supplémentaires.

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christopheEU
Pimonaute assidu
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Re : refuser une facture ?

Bonjour a tous,

Je vous remercie deja pour vos posts.

Luc => oui tout a fait cette note de frais vient d'un independant
Pour le numero de facture, j'y ai pas prete attention du tout !
J'ai surtout ete surpris de voir une facture ecrite ou bic avec des ratures !!!!
Mais je ferai plus attention la prochaine fois !!

Commissaire aux comptes ...euh on n'en a pas !
Y'a le conseil de gerance, qui contient un president et deux assistants dont je fais partie !
Est ce obligatoire d'avoir un commissaire aux comptes !?

Grmmmf => la note de frais s'eleve a 155 euros sur un total de 22000 euros (total trimestrielle).
elle vient du jardinier independant..le montant n'est pas terrible mais comme je vous ai dit je viens d'arriver dans le conseil de gerance et je veux tout connaitre dans les moindres details !!!!

Luc => tu parles des frais de timbres mais dans cette categorie je pense que l'on peut rajouter les frais de bureautique ...:-)

PetitFuret => le syndic est agree IPI
bien sur un contrat a bien ete signe et dans ce contrat il n'y a rien d'indique concernant les frais de timbres et les frais de bureautique.

Ayant vu dans le décompte trimestrielle un total de -+300 euros pour les timbres et les frais de bureautique, j'ai appele le president du conseil de gerance qui m'a dit que c'etait normal !?

Est ce normal !?

Pour terminer, je dirai que je suis nouveau coproprietaire depuis presque deux ans !
Nous avons changé de syndic car il y avait beaucoup de zones d'ombres dans les precedentes factures !
Du genre, passage de deux visites pour le controle des ascenseurs alors que ce n'est qu'une seule fois par an !
J'ai meme envoyé un courrier a l'IPI afin de signaler ce qui se passait dans notre residence et que ce syndic professionnelle n'avait pas remis l'historique lors du changement...mais depuis plus de 6mois je suis sans reponse !

Je remarque depuis que je suis au conseil de gerance, que les personnes qui y sont.. y vont parce que personnes d'autres ne veut y aller !
Ils arrivent les mains dans les poches, elles boivent un coup et dise amen a la fin de la messe !!!!
Ces personnes oublient leur role !

Je veux bien payé mais je veux que tout soit claire .


Bonne journée et surtout merci pour vos posts
Christophe


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petitfuret
Pimonaute assidu
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Messages : 177

Re : refuser une facture ?

Bonsoir,
Moi aussi je tiens à payer ce que je dois mais uniquement ce que je dois...
Le contrat de votre syndic doit indiquer le montant de ses " honoraires" mensuels tout compris. Il n'a pas le droit d'ajouter des suppléments si cela n'est pas repris dans son  contrat.
Certains contournent cette formule du tout compris  en faisant adopter avec les 3/4 des voix ce qu'ils appelent pudiquement des clauses de pénalité.
Vous a-t-on demandé de voter cela ? Trouvez-vous trace d'un tel vote dans les PV?

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christopheEU
Pimonaute assidu
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Re : refuser une facture ?

Bonjour PetitFuret,

Non aucune trace..
Avant que j'arrive au conseil de gerance le nouveau syndic a pris sa place.
Arrivée au conseil de gerance quelques temps apres et voyant ces frais sur les releves trimestrielles, j'ai demandé au président du conseil de gérance une copie du contrat !!

Rien n'est indique dans ce contrat a ce sujet (timbre + frais de bureau)

Et lors de la derniere assemblée (1er pour ce syndic) rien n'a ete demandé a ce sujet.

Maintenant j'en ai parlé au president du syndic et comme il m'a dit il n'y a rien d'indique dans le contrat donc c'est normal qu'il nous facture ces frais a part !

Que peut on faire !?As tu une idée ?

Bon, c'est pas enorme => +- 300 euros * 4 trimestres = +-1200 euros repartis sur 40 coproprietaire mais si a cela on ajoute :

- clientelisme => du genre je lui demande un devis pour faire poser un systeme de regulation sur la chaudiere et il ne me propose qu'un seul devis alors que je lui avais bien preciser qu'il me fallait 3 devis..
Il ne me fait pas parvenir le devis alors que je lui ai demandé par deux fois.

- entreprise les plus chers de la region
je me suis renseigner en demandant PERSONNELLEMENT des devis pour les meme taches et j'ai trouves des entreprises (jardinier, controle securite ascenseur, ..) jusqu'a 30% moins chers !

- remplacement de lampes +- 100 euros par trimestre!
Je me suis amusé a enleve le cache d'une prise dans le hall des communs!
Vu qu'il dit qu'il vient remplacer les lampes il devrait aussi remettre un cache sur la prise !
La prise est toujours dans le meme etat depuis depuis son arrivée !

-...

C'est pas evident tout cela car comme j'ai ecrit plus bas je suis le seul a vraiment se soucier de ce qui se passe !
Mais cela avance et j'en suis content, je compte faire diminuer les charges annuelles de +- 10.000 euros par an POUR COMMENCER grace a mes propositions...mais si je reflechis un peu...je fais le boulot du syndic !

N'y a t il pas des entreprises chargées de controles le travail des syndics ou un organisme quelconque qui aide les coproprietaires ?

Je te remercie pour tes conseils
Christophe

petitfuret a écrit :

Bonsoir,
Moi aussi je tiens à payer ce que je dois mais uniquement ce que je dois...
Le contrat de votre syndic doit indiquer le montant de ses " honoraires" mensuels tout compris. Il n'a pas le droit d'ajouter des suppléments si cela n'est pas repris dans son  contrat.
Certains contournent cette formule du tout compris  en faisant adopter avec les 3/4 des voix ce qu'ils appelent pudiquement des clauses de pénalité.
Vous a-t-on demandé de voter cela ? Trouvez-vous trace d'un tel vote dans les PV?


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grmff
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Re : refuser une facture ?

Avant que j'arrive au conseil de gerance le nouveau syndic a pris sa place.
Arrivée au conseil de gerance quelques temps apres et voyant ces frais sur les releves trimestrielles, j'ai demandé au président du conseil de gérance une copie du contrat !!

Rien n'est indique dans ce contrat a ce sujet (timbre + frais de bureau)

Et lors de la derniere assemblée (1er pour ce syndic) rien n'a ete demandé a ce sujet.

Maintenant j'en ai parlé au president du syndic et comme il m'a dit il n'y a rien d'indique dans le contrat donc c'est normal qu'il nous facture ces frais a part !

Je vais donner mon avis comme ancien syndic pro. Inutile de hurler, ce n'est qu'un avis. Pour moi, les frais de bureau sont des dépenses propres au fonctionnement du syndic, et ne doivent donc pas être facturées. Pas de raison de payer une quote part de son PC, de ses licences Windows, de son loyer. Pourquoi pas de ses caleçons tant qu'on y est.

Par contre, les dépenses de timbres sont des dépenses propres de la copropriété. C'est normal que la copropriété paye ses propres timbres.

Pour ce qui est des copies et du papier, je faisais payer copies, impressions et enveloppes. Copie au prix coutant quand faites en extérieur (ce que je faisais vu le volume), sinon, impression à 3.75Fb (oui, prix de 2000...). Enveloppes à prix d'achat TVAC + TVA (car les syndics pro ne récupèrent pas leur TVA)

Que peut on faire !?As tu une idée ?

Bon, c'est pas enorme => +- 300 euros * 4 trimestres = +-1200 euros repartis sur 40 coproprietaire mais si a cela on ajoute :

300€/trimestre me semble beaucoup pour une copropriété de 40 personnes.

- clientelisme => du genre je lui demande un devis pour faire poser un systeme de regulation sur la chaudiere et il ne me propose qu'un seul devis alors que je lui avais bien preciser qu'il me fallait 3 devis..
Il ne me fait pas parvenir le devis alors que je lui ai demandé par deux fois.

Il n'est pas toujours évident d'obtenir 3 devis. L'important est de travailler avec une entreprise compétente. Les syndics, à force de demander des devis en l'air finissent par ne plus les recevoir...

Je faisais pareil en règle générale pour les petits travaux. Régulièrement, je demandais des devis comparatifs et je concluais que mon choix de base était le bon... ou je changeais de crémerie.

- entreprise les plus chers de la region
je me suis renseigner en demandant PERSONNELLEMENT des devis pour les meme taches et j'ai trouves des entreprises (jardinier, controle securite ascenseur, ..) jusqu'a 30% moins chers !

C'est toujours possible de trouver moins cher. Mais c'est au pied du mur qu'on reconnais le maçon. Pas au pied de son devis.

Régulièrement, les proprio m'amenaient des "devis moins cher". 9x sur 10, cela ne menait à rien: trop loin, pas le temps, "ah? C'est ça que vous voulez?", c'est pas ce qu'on m'avait dit.... voire pas de réponse du tout.

- remplacement de lampes +- 100 euros par trimestre!

C'est vraiment beaucoup...

Je me suis amusé a enleve le cache d'une prise dans le hall des communs!
Vu qu'il dit qu'il vient remplacer les lampes il devrait aussi remettre un cache sur la prise !
La prise est toujours dans le meme etat depuis depuis son arrivée !

C'est gamin et pas une méthode de surveillance de son syndic.

-...

C'est pas evident tout cela car comme j'ai ecrit plus bas je suis le seul a vraiment se soucier de ce qui se passe !
Mais cela avance et j'en suis content, je compte faire diminuer les charges annuelles de +- 10.000 euros par an POUR COMMENCER grace a mes propositions...mais si je reflechis un peu...je fais le boulot du syndic !

Posez donc votre candidature...
Moi aussi, j'ai fais ce calcul. J'ai diminué mes charges de chauffage de 10% par le simple principe du choix du fournisseur et de la commande par plus de 1000L.
J'ai supprimé le nettoyage pro et suis passé au chèques ALE
J'ai "viré" le syndic (qui ne demandait que cela au vu de la situation de la copropriété!!!)
J'ai négocié le contrat d'ascenseur (-30%)
J'ai installé de nouveau compteur d'eau.
Sur moins de 20 studios, cela fait une économie de + de 40%...

Mais quel boulot...

N'y a t il pas des entreprises chargées de controles le travail des syndics ou un organisme quelconque qui aide les coproprietaires ?

L'IPI est le responsable des agents immobiliers. Mais l'organe de base de contrôle du syndic, c'est bien le copropriétaire...

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christopheEU
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Re : refuser une facture ?

Bonjour Grmff,

tres tres interessant ce que tu dis!

Quand tu parles du nettoyage, tu parles du nettoyages des communs !?
Pour le moment on passe par une entreprise prof et si on peut passer par une ALE pourquoi pas !


Pour le contrat d'ascenseur, comment as tu fait pour le negocier !?

Pourquoi avoir fait remplacer les compteurs d'eau ?

Dernier point, puis je refuser une facture quand je vais controler les comptes du syndic !?
Et si je peux, et que le syndic refuse que faut il faire ?

En tout cas chapeau pour les economies realisées !
Je te remercie
Christophe


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grmff
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Re : refuser une facture ?

Quand tu parles du nettoyage, tu parles du nettoyages des communs !?

Oui, évidemment. Le nettoyage des parties privées, c'est le problème de chacun.

Pour le moment on passe par une entreprise prof et si on peut passer par une ALE pourquoi pas !

Attention qu'on ne peut pas le faire dans toutes les communes, que les sociétés de syndic ne peuvent y avoir recour, et que ce sont bien des chèques Ale et non des titres-services.

Pour le contrat d'ascenseur, comment as tu fait pour le negocier !?

Un appel avec la société d'ascenseur, un appel à la concurrence. Il est bon de rappeler que les contrats de service, dès leur premier renouvellement, deviennent des contrats annuels (voire mensuel?) Même si ce sont des contrats de 5 ans reconduits par tacite reconduction pour des même période. Une nouvelle loi est passée qui limite à un an la durée du renouvellement.

Pourquoi avoir fait remplacer les compteurs d'eau ?

Des compteur étaient bloqués et des forfaits étaient calculés. La conso d'eau a fait une chute brutale depuis que chacun doit payer sa conso!

Dernier point, puis je refuser une facture quand je vais controler les comptes du syndic !?
Et si je peux, et que le syndic refuse que faut il faire ?

Tu peux faire ton rapport à l'AG sur le comportement du syndic. L'AG peut décider de résilier le contrat de syndic, ne pas donner le quitus, et demander le remboursement.

Reste à voir si le jeu en vaut la chandelle...

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luc
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Re : refuser une facture ?

Grmff a écrit :

(...)
Tu peux faire ton rapport à l'AG sur le comportement du syndic. L'AG peut décider de résilier le contrat de syndic, ne pas donner le quitus, et demander le remboursement.

Correct.

Grmff a écrit :

Reste à voir si le jeu en vaut la chandelle...

Le jeu de la petite facture ne vaut pas à première vue la chandelle ...

Si ce principe se propage il le vaut ... mais c'est souvent trop tard ... le CdG est pris dans le piège ...

Le syndic dira simplement: vous étiez d'accord avec ce principe pour le cas A, ici c'est le même principe, donc ...

Christophe,

Continuez à poser des questions qu'un bon père de famille poserait. Fixez votre bût à longue terme, ne prenez pas 2 ou 3 marches en même temps, soyez consistent dans votre approche, exigez des preuves, ... .

N'oubliez pas que "oui, mais ..." est, dans des cas normaux, souvent plus utile que "non".

Ici par exemple: acceptez la "note de frais", mais ... avertissez oralement le syndic que ce sera autre chose s'il persiste à utiliser cette technique.  S'il le fait encore: (2) avertissement écrit, puis (3) mise en demeure, puis (4) proposition de refus à l'AG et finalement (5) proposition d'élire un nouveau syndic, suite aux négligences de l'actuel syndic.

Ce sont des marches d'un escalier possible qui même au bût:
"Le syndic ne justifie les recettes et dépenses de l'ACP qu'avec des pièces qui se basent sur une réalité et qui sont conforme à la loi (Code Sociétés, TVA, ...) tant pour l'ACP que pour le tiers."

N'oubliez pas la devise d'Obama: "Change: Yes, we can"


Cordialement,

Luc

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grmff
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Re : refuser une facture ?

Pour une fois, tout à fait d'accord avec Luc.

Accepter pour une fois, et remettre les choses au point.

Quand je disais qu'il fallait voir si le jeu en vaut la chandelle, je voulais dire qu'il faut voir jusqu'où on veut aller dans la gradation: refuser la facture, refuser le quitus, virer le syndic, exiger en justice le remboursement des factures contestées, agir à l'IPI, aller au pénal, engager une milice privée, faire un coup d'état, etc... wink

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