Convocation d'une AG extraordinaire par des copropriétaires

Correct. Le secrétaire peut reprendre pour cet aspect la mission du syndic, s'il fait défaut. Mais le président doit faire attention à ne traiter que des points urgents.

Je regrette, mais le numéro BCE me semble nécessaire pour que le PV soit officiel, me basant sur l'extrait suivant de l'Art. 577-5 §1:

Je sais qu'une association de défense des intérêts de régisseurs et syndics professionnels propage la même opinion que vous.

Mais dans un cas très concret, datant de mi 2011 le Juge devra se prononcer début 2013. Dans ce cas il s'agit de la responsabilité pénale du contenu d'un point de l'OJ, communiqué dans invitation à l'AG par la firme du syndic.

Le syndic professionnel, membre de cette association, a envoyé une invitation en y mentionnant un point qui est manifestement une escroquerie, sans mentionner le nom du CP ou organe qui l'a proposé. Il a nulle part mentionné le numéro BCE, mais signé l'invitation comme gérant de sa firme. L'invitation est fait sous l'entête de sa firme. Le numéro BCE de sa firme est mentionné.

Juridiquement sa firme devient responsable, aussi pénalement, puisque nulle part a été mentionné qu'il envoie l'invitation comme mandataire de l'ACP ET nulle part le numéro BCE de l'ACP  n'a été mentionné.

Tous les syndics qui croient que ce petit détail n'est pas obligatoire, puisque pas de sanctions, vont probablement avoir une grosse surprise  .....

La sanction est que tout document sans numéro BCE va être considéré comme un document émanant exclusivement de leur firme.

Ils en devront en porter les conséquences. Premier résultat: ils ne peuvent probablement pas faire subir par l'ACP les dégâts, causés par le contenu de ce document, mais approcher leur assureur RC.

Le PV doit être signé par trois personnes distinctes:
- le syndic de l'ACP en fonction (désignéé par l'AG ou le Juge)
- le président de l'AG, un CP majeur avec droit de vote, élu par l'AG
- le secrétaire, majeur, CP ou non, élu par l'AG (de préférence proposé par la président. Ex: le petit-fils du président senior, ... )

Processus:

- le syndic prépare et complète le PV des décisions en cours de séance. Il passe le document au secrétaire en fin de réunion.
- le secrétaire prends des notes pendant l'AG, les compare avec le PV fait par le syndic et demande éventuellement à les corriger.
- le syndic imprime/ecrit au net l'exemplaire définitif, le signe et le passe au secrétaire.
- le secrétaire le passe après signature au président.
- le président lit le PV à haute voix, vérifie si l'identification officielle de l'ACP est mis dans le titre du PV (y compris le N° BCE), acte le fait de la lecture au PV et demande à la fin s'il y a des remarques. Si oui il en prend note succinctement sur le PV. Puis il signe le PV.

Par ce fait ce document est devenu un acte officiel de l'ACP, sous seing privé.

Les autres CP présents peuvent signer le PV "pour vu", parapher chaque page et recevoir une copie dès que tous ont signés.

Pour ce qui est des modèle de convocation et procuration, prenez les dernières que vous avez reçues...

Je vais tenter de donner un avis:
Il semble préférable que le syndic reçoive copie de la convocation. Sa présence n'a lieu qu'au titre de secrétaire de l'AG. Que ce soit pour un AGO ou une AGE, en aucun cas il "dirige l'AG".
l'AG nomme un président et en cas de carence du syndic, l'AG désigne un secrétaire pour le PV avec comptabilisation les quorums et votes. Ne pas oublier de faire signer le PV en fin d'AG par tout les CP présents

Une convocation par recommandé est impératif surtout dans votre cas.

Dans la convocation, il convient d'indiqué le lieu, la date et l'heure de l'AGE, les points mis aux votes (si possible sous forme de question fermée ou d'assertion. C'est moins équivoque lors du vote: Reponse OUI = vote POUR)
Les seuls points devraient être ceux mis dans la demande d'AGE faite au syndic plus éventuellement, si c'est la cas, le constat de carence du syndic et la nomination d'un syndic provisoire chargé d'exécuté les points ultra-urgents et la convocation de la prochaine AGO.
Terminez la convocation par vos noms, quotités et signatures

Attention, même en cas de nomination d'un  nouveau syndic, le contrat du syndic défaillant peut toujours courir jusqu'à son terme avec les honoraires y afférant. Vérifiez les clauses de dédit dans son contrat...