Le PV de l'AG

QUE DOIT-ON TROUVER  DANS LE PROCÈS-VERBAL D’UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ?

Il est important que le contenu des procès-verbaux soit concis, mais clair et précis, afin qu’il puisse dans l'avenir servir à refléter sans interprétation le déroulement de ce qui s’est traité, dit et décidé lors de la réunion. Des procès-verbaux qui reflètent uniquement les résultats des votes,  ne seront dans certains cas pas suffisants.

La loi du 2 juin 2010 impose au syndic d’acter toutes les décisions prises par l’Assemblée Générale  et de les consigner dans un registre.(Article 577-6 § 10, 1° C.C.).

Avant nous avions fréquemment l’habitude d’établir le compte rendu longtemps après le déroulement d’une Assemblée Générale. Et souvent (volontairement ou pas) il y avait des inexactitudes suite aux délais  trop importants entre le jour de la réunion et celui de la rédaction du procès-verbal.

Aujourd’hui les procès-verbaux doivent être établis immédiatement lors du déroulement de l’Assemblée Générale. Cela apporte pas mal d’avantages pour les copropriétaires d’appartement. Le fait qu’un propriétaire d’appartement dispose d’un délai de quatre mois pour faire appel des décisions prises prouve l’importance d’un tel document. Dans ce sens un copropriétaire doit être le plus rapidement possible averti des décisions prises.  Cela est devenu possible grâce à la rédaction immédiate du procès-verbal.

L’article 577-6 § 10, 1° C.C. prévoit que les décisions prises par l’Assemblée Générale doivent contenir également les majorités obtenues ainsi que les noms des copropriétaires qui ont votés contre ou se sont abstenus. Cet article est important pour les copropriétaires qui forment opposition contre certaines décisions et qui par la suite veulent faire appel à l'encontre de ces décisions devant le juge de paix.

La personne qui établit le compte rendu ne doit évidement pas, transcrire littéralement dans son rapport chaque intervention de tous les intervenants. Ce n’est pas le but non plus de refléter intégralement dans le rapport les discussions ou commentaires exprimés spontanément entre les personnes présentes  lors de l’Assemblée Générale.

Mais il  va de soit qu’il est parfois nécessaire de citer intégralement les délibérations des points importants de l’ordre du jour.  Nous pensons par exemple à la décision du choix d’un syndic ou d'un entrepreneur  lors de grands travaux.

Nous pouvons donc conclure facilement que sur base des procès-verbaux, nous devons pouvoir vérifier quelles sont les décisions prises et si ces décisions sont légitimes. Cela n’est évidement pas possible avec des procès-verbaux qui ne reflètent que les points de l’ordre du jour avec leurs résultats de votes. Des procès-verbaux corrects comprennent : la constatation que la réunion atteint le nombre de présences légales, le nom du président de la réunion ainsi que celui du secrétaire, l’ordre du jour, le texte de chaque point de l’ordre du jour pour lequel le vote est demandé, le résultat précis pour chaque point de l’ordre du jour, et la décision effectivement prise ainsi que le nom des copropriétaires qui ont votés contre ou se sont abstenus, la mention que le contenu a été lu à la fin de la réunion et en dernier l’heure à la quelle la réunion s’est clôturée.

Pour terminer le procès-verbal, il est conseillé de citer littéralement en bas du rapport, le texte de loi concernant les articles 577-9, § 2 et 577-10, § 4 C.C.

Ces articles définissent la période pendant laquelle les décisions peuvent être contestées par les copropriétaires et les habitants du bâtiment.

Les procès-verbaux doivent être signés par le président de l’Assemblée Générale, le secrétaire désigné à l’ouverture de la réunion et évidement par tous les copropriétaires encore présents ou représentés à ce moment (Article 577-6 § 10 C.C.).

Rédaction - asbl CNIC - MA