besoin d'aide pour répartition occupant/locataire

Bonjour à tous,

Voici venu le moment de clôturer l'année 2012 pour la résidence dont je suis le syndic bénévole et ce pour la 1ère année en 2012. Je voudrais vous demander votre avis quant à certaines dépenses et à la répartition de celles-ci entre l'occupant (locataire) et le propriétaire.  A qui dois-je attribuer les dépenses suivantes :
- remplacement de 2 fermes portes (commun) au rdc --> Locataires
- achat d'une imprimante pour nos AG --> Propriétaires
- achat de cartouche d'encre pour l'imprimante: -->vous imprimez les décomptes de charges aussi sur cette imprimante? Si oui cette note de frais peut être imputée aux locataires
- traitement contre les cafards effectué par une société spécialisée dans les communs et tous les appartements. --> Locataires
- cout de tenue de compte bancaire --> Propriétaires
- achat d'un tapis à l'entrée du hall au rez --> Locataires
- sel de déneigement --> Locataires
- ampoules --> Locataires
- achat valve d'affichage hall d'entrée --> Locataires
- assurance rc syndic et conseil de copropriété --> Propriétaires
- entretien extincteur --> Locataires
- appel à un couvreur pour déboucher une conduite d'évacuation d'eau de pluie bouchée --> Locataires

Et pour finir une dernière choses : pour clôturer 2012, dois-je prendre uniquement en compte les dépenses payées en 2012 ou puis-je aussi prendre en compte par exemple une facture payée début 2013 mais qui concerne un événement de 2012 (exemple : facture de régularisation de l'eau des communs ou l'électricité des communs)? merci pour vos lumières.