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Vérificateur aux comptes et données personnelles

vinya
Pimonaute
Lieu : Bruxelles
Inscription : 18-01-2013
Messages : 15

Vérificateur aux comptes et données personnelles

Bonjour à tous,

nous communiquons par mail avec notre syndic et nous constatons que les membres du conseil de copropriété sont systématiquement ajoutés en copie ce qui nous semble être une très bonne chose, cependant le vérificateur aux comptes est aussi mis en copie. D'après vous cela est-il justifié ?

Merci d'avance pour vos éclaircissements.


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luc
Pimonaute incurable
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

Non, si le rapport semesteriel du CdC est complet ...


Cordialement,

Luc

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vinya
Pimonaute
Lieu : Bruxelles
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

luc a écrit :

Non, si le rapport semesteriel du CdC est complet ...

Merci pour votre réponse, mais des rapports nous n'en avons jusqu'à présent  jamais eu ce qui est peut-être normal notre cdc étant constitué de personnes fort âgées et n'ayant peut-être plus trop l'énergie de s'en occuper.


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panchito
Pimonaute non modérable
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

cdc étant constitué de personnes fort âgées et n'ayant peut-être plus trop l'énergie de s'en occuper

Oui mais vous les avez élus...

Félicitations tout de même à ces personnes fort âgées (plus de 80 ans?) qui maîtrisent Internet et leurs emails!

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vinya
Pimonaute
Lieu : Bruxelles
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

panchito a écrit :

Citation :cdc étant constitué de personnes fort âgées et n'ayant peut-être plus trop l'énergie de s'en occuper

Oui mais vous les avez élus...

Félicitations tout de même à ces personnes fort âgées (plus de 80 ans?) qui maîtrisent Internet et leurs emails!

et c'est avec plaisir que nous les avons élus

C'est bien ça plus de 80 ans, concernant les emails en général je m'occupe du support smile un boite destinée au cdc a été créée à cet effet.

Cela dit je ne comprends toujours pas ce que le vérificateur aux comptes vient faire dans les dossiers de traitement des CP.

cordialement


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panchito
Pimonaute non modérable
Inscription : 20-06-2012
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

Cela dit je ne comprends toujours pas ce que le vérificateur aux comptes vient faire dans les dossiers de traitement des CP.

Dans notre ACP, nous invitons toujours le commissaire-aux-comptes à nos CdC. C'est aussi un CP qui vit là depuis plus de 50 ans et qui est la mémoire du building.

D'autrepart l'argent étant le nerf de la guerre, on ne peut pas se passer de lui lors de nos réunions que nous avons nommées CdC étendu.

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bada
Pimonaute intarissable
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

@ vinya

Le commissaire aux comptes n'a pas à recevoir copie des mails que vous échangez avec le syndic ni même les membres du cdc.
Si vous l'admettez sans réagir......alors tout va bien.

Combien y a-t-il de lots dans votre copropriété ?


bada

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vinya
Pimonaute
Lieu : Bruxelles
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

panchito a écrit :

Citation :Cela dit je ne comprends toujours pas ce que le vérificateur aux comptes vient faire dans les dossiers de traitement des CP.

Dans notre ACP, nous invitons toujours le commissaire-aux-comptes à nos CdC. C'est aussi un CP qui vit là depuis plus de 50 ans et qui est la mémoire du building.

D'autrepart l'argent étant le nerf de la guerre, on ne peut pas se passer de lui lors de nos réunions que nous avons nommées CdC étendu.

Oui dans ce cadre je comprends fort bien votre point de vue et l'aspect pratique qui en découle mais disons que tout le monde n'a pas envie de dévoiler sa vie privée à tous et à chacun, sans vouloir jouer les pointilleux.


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vinya
Pimonaute
Lieu : Bruxelles
Inscription : 18-01-2013
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

bada a écrit :

@ vinya

Le commissaire aux comptes n'a pas à recevoir copie des mails que vous échangez avec le syndic ni même les membres du cdc.
Si vous l'admettez sans réagir......alors tout va bien.

Combien y a-t-il de lots dans votre copropriété ?

Bonjour ,

Disons qu'il est difficile d'expliquer au syndic ce qu'il peut ou ne peut pas faire, sa maitrise du domaine nous surpasse au point d'en éviter toute remarque désobligeante..
Pourtant je serais bien tenté, mais au risque de se faire passer pour l'emmerdeur/régent de la maison, j'avoue manquer de courage.
Donc tout va bien   yikes

Pour être exact il y a 33 lots dans notre immeuble.

merci de vos réponses


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panchito
Pimonaute non modérable
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

n'a pas envie de dévoiler sa vie privée

Vous échangez des mails à propos de votre vie privée avec le Syndic?

Mais vous ne voulez pas que le CdC en prenne connaissance, ni le commisaaire aux comptes.
C'est bien cela votre problème?

Mais quand on envoie un email, on ne peut jamais savoir à l'avance chez qui il peut atterrir en finale, car votre destinataire a lui la liberté de le transférer à qui il veut, même la planète entière...

Donc pour des choses hyper privées, mieux vaut le téléphone.

Un email n'est pas approprié.

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vinya
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

panchito a écrit :

Citation :n'a pas envie de dévoiler sa vie privée

Vous échangez des mails à propos de votre vie privée avec le Syndic?

>> cela arrive oui, disons qu'il y a des discussions et informations ou photos envoyés par les CP qui à mon sens ne devraient circuler que dans un cadre restreint puisqu'au final on y parle plus souvent de sa situation personnelle que de la chose commune.

J'avoue moi même éviter de les lire lorsque je dois m'occuper d'imprimer certains de ces documents.

Mais vous ne voulez pas que le CdC en prenne connaissance, ni le commisaaire aux comptes.
C'est bien cela votre problème?

>>C'était surtout par rapport au vérificateur que cela me semblait "étrange".
Il me semblait assez logique que le cdc puisse en prendre connaissance afin de suivre au mieux la travail exécuter par le syndic mais finalement il est vrai que cela pourrait strictement se limiter au syndic comme l'indique @bada.

Mais quand on envoie un email, on ne peut jamais savoir à l'avance chez qui il peut atterrir en finale, car votre destinataire a lui la liberté de le transférer à qui il veut, même la planète entière...

>>" all over the world " nous finirons peut-être par les avoir sur facebook!
Ici cela semble être fait de façon systèmatique par notre nouveau syndic.

Donc pour des choses hyper privées, mieux vaut le téléphone.

Un email n'est pas approprié.

>> bien noté
merci


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vinya
Pimonaute
Lieu : Bruxelles
Inscription : 18-01-2013
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

vinya a écrit :

panchito a écrit : Citation :n'a pas envie de dévoiler sa vie privée

Vous échangez des mails à propos de votre vie privée avec le Syndic?

>> cela arrive oui, disons qu'il y a des discussions et informations ou photos envoyés par les CP qui à mon sens ne devraient circuler que dans un cadre restreint puisqu'au final on y parle plus souvent de sa situation personnelle que de la chose commune.

J'avoue moi même éviter de les lire lorsque je dois m'occuper d'imprimer certains de ces documents.

Mais vous ne voulez pas que le CdC en prenne connaissance, ni le commisaaire aux comptes.
C'est bien cela votre problème?

>>C'était surtout par rapport au vérificateur que cela me semblait "étrange".
Il me semblait assez logique que le cdc puisse en prendre connaissance afin de suivre au mieux la travail exécuter par le syndic mais finalement il est vrai que cela pourrait strictement se limiter au syndic comme l'indique @bada.

Mais quand on envoie un email, on ne peut jamais savoir à l'avance chez qui il peut atterrir en finale, car votre destinataire a lui la liberté de le transférer à qui il veut, même la planète entière...

>>" all over the world " nous finirons peut-être par les avoir sur facebook!
Ici cela semble être fait de façon systèmatique par notre nouveau syndic.

Donc pour des choses hyper privées, mieux vaut le téléphone.

Un email n'est pas approprié.

>> bien noté
merci

désolé, j'ai répondu dans le texte


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rexou
Pimonaute non modérable
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Inscription : 21-03-2010
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

Il n'est sans doute pas absolument indispensable que le syndic envoie copie des mails. Cependant, cela peut aider à une bonne communication et une bonne gestion. Le cdc est ainsi informé de tout problème éventuel, et il n'est pas déraisonnable de joindre aussi le vérificateur aux comptes (qui est lui aussi élu).

A noter que les infos que vous échangez avec le syndic concernent l'immeuble et ne sont donc pas "hyper-privées". Mais si tel devait être le cas, le téléphone est en effet plus aadapté.


rexou

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bada
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

quand vous envoyiez une lettre au syndic, soyez sûr qu'il ne va pas en faire des copies et les envoyer au membres du cdc et commissaires aux comptes et donc, sachant que le mail remplace le courrier papier, il n'y a aucune raison que le syndic envoie/transfère les mails de CP aux membres du cdc et au commissaire aux comptes. C'est de l'indélicatesse.

Et il ne faut pas penser que vos mails peuvent être lu par toute la planète, ça, c'est une vue de l'esprit.

Il y a dans une courrier, de la confidentialité.

A votre place, j'enverrais un mail au syndic en lui disant que vous ne voulez pas qu'il soit transféré au cdc et commissaire aux comptes.


bada

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luc
Pimonaute incurable
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

En lisant les commentaires, je crois qu'il y a confusion. Je cite les dispositions de la loi. Les dispositions du code déontologique ne sont pas opposable aux CP ni à l'ACP (certains parties deviendront opposables, dès que la nouvelle loi concernant l'IPI est publié):

Art. 577-4. CC
(…)
Le règlement de copropriété doit comprendre :
1° la description des droits et des obligations de chaque copropriétaire quant aux parties privatives et aux parties communes;
2° les critères motivés et le mode de calcul de la répartition des charges;
3° les règles relatives au mode de convocation, au fonctionnement et aux pouvoirs de l'assemblée générale;
4° le mode de nomination d'un syndic, l'étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat et les modalités de renouvellement de celui-ci, les modalités du renon éventuel de son contrat ainsi que les obligations consécutives à la fin de sa mission;
5° la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l'assemblée générale ordinaire de l'association des copropriétaires.
(...)

Il est nécessaire que préalablement le règlement de copropriété détermine les règles de confidentialité à suivre par un mandataire de l’ACP (et les conséquences).

Art. 577-8 § 4. CC
Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
(...)
11° de permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de toutes les manières définies dans le règlement de copropriété ou par l'assemblée générale ;
(...)

Ce qui exclut tout courrier entre un autre CP et le syndic.

Art. 577-8/1. CC
Dans tout immeuble ou groupe d'immeubles d'au moins vingt lots à l'exclusion des caves, garages et parkings, un conseil de copropriété est constitué par la première assemblée générale. Ce conseil, composé des seuls copropriétaires, est chargé de veiller à la bonne exécution par le syndic de ses missions, sans préjudice de l'article 577-8/2. A cet effet, il peut prendre connaissance et copie, après en avoir avisé le syndic, de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion de ce dernier ou intéressant la copropriété. (…). Le conseil de copropriété adresse aux copropriétaires un rapport semestriel circonstancié sur l'exercice de sa mission.

Ce qui exclut tout courrier,  privé ou non, entre un CP et le syndic, sauf si le CdC le demande.

Exemple:
Si le syndic est aussi régisseur d'un lot privatif il devra montrer les documents concernant cette gestion privative, mais exclusivement aux membres du CdC et seulement ceux qu'ils demandent. Demande à faire solidairement avec une responsabilité solidaire, tant civile que pénale.


Cordialement,

Luc

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luc
Pimonaute incurable
Lieu : Evere, Bruxelles, Belgique
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Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

Le sujet parle du « vérificateur aux comptes et données personnelles ». Il est donc approprié de ce concentrer sur les possibilités de cet organe obligatoire de l’ACP.

Art. 577-8 § 4. CC
Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
(…)
17° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;
(…)

La comptabilité de l’ACP est tenu par le syndic de l’ACP. C’est donc à lui d’organiser le contrôle interne de la comptabilité pendant l’année. Au maximum l’AG peut lui obliger, par la voie du règlement de copropriété à fournir périodiquement des situations provisoires. Des copies des documents comptables ne peuvent être données que quand ils sont définitifs (= obtenu l’approbation de l’organe décisionnel de la firme du syndic).

Art. 577-8/2. CC
L'assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes, copropriétaire ou non, dont les obligations et les compétences sont déterminées par le règlement de copropriété.

Il est nécessaire que préalablement le règlement de copropriété détermine les obligations et les compétences à suivre par le commissaire aux comptes (et les conséquences).

Le commissaire devra avoir accès « a posteriori » de tous les pièces comptables, ainsi que tout document qui justifie cette recette et/ou dépense.

Un commissaire aux comptes n’exerce qu’un contrôle externe, ayant un mandat légal de l’organe « AG des CP » pour contrôle de la comptabilité d’une année spécifique tenue par l’organe « syndic de l’ACP ».

Il est donc inacceptable que ce commissaire devrait faire un contrôle interne. C’est donc l’organe décisionnel du syndic (= le conseil d’administration dans le cas d’une firme « syndic ») qui devra déclarer les comptes annuels comme correct et prêt à être soumis à l’AG pour acceptation par l’ACP. C’est à ce moment que le commissaire entrera effectivement en action.

C’est seulement si une dépense (ou recette) est justifié par une pièce « privée » que le commissaire pourra avoir accès à cette pièce privée. Mais cela aura pratiquement toujours comme conséquence qu’il devra rejeter cette dépense, puisque privative. En aucun cas les dépenses « privatives » peuvent se retrouver dans la comptabilité de l’ACP, sauf « en transition ».

Une approbation des comptes de l’ACP par l'AG ne veut pas dire que les comptes individuels sont approuvés. Seulement la situation de « débet/crédit » d’un CP envers l‘ACP peut être approuvée par l’AG.


Cordialement,

Luc

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vinya
Pimonaute
Lieu : Bruxelles
Inscription : 18-01-2013
Messages : 15

Re : Vérificateur aux comptes et données personnelles

Luc, Bada, Rexxou,

un grand merci pour vos réponses très instructives, nous tacherons dès la prochaine AGO d'en discuter afin de trouver une solution qui conviennent à tous.

Très cordialement


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