Petit achat, sur quel fond ?

YellowSubmarine · #1 11-01-2014 11:35:31

Bonjour,

J’aimerai avoir un éclaircissement. Lorsque le syndic achète du petit matériel du style valves, petit outillage ou autres, est-ce que ces achats sont imputés au fond de roulement ou au fond de réserve ?

A mon avis d’après ce que j’ai pu en comprendre, ces petits achats devraient être imputés au fond de réserve.

Qu’en pensez-vous ?

Bon week-end.

dach · #2 11-01-2014 21:29:38

YellowSubmarine a écrit :

...Lorsque le syndic achète du petit matériel du style valves, petit outillage ou autres, est-ce que ces achats sont imputés au fond de roulement ou au fond de réserve ?...

Si les charges non-périodiques sont à imputer au fonds de réserve, Il me semble que l'usage admet que le petit matériel soit imputé comme charge d'entretien courant et donc comme charge périodique.
Cela pourrait être le cas d'une brosse à main, mais peut-être pas pour des valves d'affichage qui ne sont pas remplacés régulièrement.

Je pense surtout que l'imputation devrait être fonction des budgets votés.
Pour les valves, ce sont bien des frais extraordinaires prévisibles.
Pour le petit outillage, un poste petit matériel d'entretien devrait aussi apparaitre.

Note: La définition des fonds donnée dans le CC art. 577-11 est :

On entend par " fonds de roulement ", la somme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques telles que les frais de chauffage et d'éclairage des parties communes, les frais de gérance et de conciergerie.
On entend par " fonds de réserve ", la somme des apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques, telles que celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, la réparation ou le renouvellement d'un ascenseur ou la pose d'une nouvelle chape de toiture.

Pour les budgets, le CC art. 577/8 impose au syndic :

de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles

On peut selon moi faire le parallèle entre "fonds de roulement" et "budget dépenses courantes" ainsi que "fonds de réserve" et "budget extraordinaires"

luc · #3 12-01-2014 07:17:49

dach a écrit :

On peut selon moi faire le parallèle entre "fonds de roulement" et "budget dépenses courantes" ainsi que "fonds de réserve" et "budget extraordinaires"

Pas on peut, mais on doit ...

En plus il faut avoir un compte à vue par fonds.

Art. 577-8. § 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
(…)
3° d'exécuter et de faire exécuter les décisions prises par l'assemblée générale;
4° d'accomplir tous actes conservatoires et tous actes d'administration provisoire;
5° d'administrer les fonds de l'association des copropriétaires; dans la mesure du possible, ces fonds doivent être intégralement placés sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulement et un compte distinct pour le fonds de réserve; tous ces comptes doivent être ouverts au nom de l'association des copropriétaires;
(…)

En application du point 4 le syndic peut lancer des travaux sans autorisation de l’AG. J’ai déjà vu remplacer des chaudières sur base de cet article pour plus que 60.000 EUR.

Mais cette liberté énorme du syndic est plus que tempérée par deux faits :
1. Il doit justifier sa décision d’utiliser le point 4 d‘urgence et au plus tard lors de l’AG suivant (ce que le syndic de la chaudière a fait) ;
2. Si l’AG ne confirme pas sa décision, il doit rembourser tous les frais et les mettre à sa charge ;

Se justifier devant le CdC (ou faire les travaux avec l’accord du CdC) ne suffit pas. Tout au plus peut-il le signaler. C’est au CdC de reprendre ce fait sur son rapport semestriel sans donner son avis, pas plus ni moins. Puisque le syndic n’utilise pas l’argent des membres du CdC, mais l’argent de tous les copropriétaires dont il est le représentant (et pas le CdC).

En application du point 5, le CP doit payer les provisions pour ce fonds directement sur le compte bancaires de ce fonds.

Le syndic doit utiliser ce compte pour payer les factures. Le syndic doit rester dans le cadre du budget extraordinaire s’il utilise l’argent sur le fonds de réserve. Le syndic doit justifier annuellement l’utilisation du fonds de réserve par voie d’un décompte annuel bien séparé, mais intégré dans le décompte annuel. Ce n’est pas au commissaire aux comptes de faire le rapport de l’utilisation de cet argent. C’est au syndic de le faire. Ceci sans aucun doute depuis le 01.01.2013.

Chaque CP peut exiger une délibération et vote séparé sur chaque poste des comptes annuels, préalable au vote global. Ceci en déposant une motion lors de l’AG ET d’en avoir mis le syndic au courant au moins 8 jours avant l’AG.

Ce principe démocratique de pouvoir délibérer point par point sur l’utilisation concrète de son argent (Ex : le Boston Tea Party de 1776 ) impose en fait que le décompte annuel soit diffusé au moins un mois avant l’AG, comme prévue dans la plupart des statuts d’avant 1995. Le rapport du commissaire aux comptes se base sur cette version et ne doit être disponible qu’au moment de l’invitation.

Si le CP prouve son cas après le 2éme, 3ème , 4éme, …. poste, l’AG va vite ou rejeter ou postposer le point « approbation des comptes annuels » en constituant un comité ad hoc pour faire un rapport à l’AG.

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