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Envoi des convocations à l’AG

Basilia
Pimonaute assidu
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Envoi des convocations à l’AG

La date de la tenue de l’assemblée générale annuelle a été fixée statutairement chaque dernier samedi du mois de mars. C’est le syndic qui décide du lieu et de l’heure à laquelle cette assemblée aura lieu ; le lieu et l’heure peuvent donc varier d’une année à l’autre.

La loi dit :
La convocation est effectuée par lettre recommandée à la poste, à moins que les destinataires n'aient accepté, individuellement, explicitement et par écrit, de recevoir la convocation par un autre moyen de communication. Les convocations envoyées à la dernière adresse connue du syndic à la date de l'envoi sont réputées régulières. Les frais administratifs afférents à la convocation à l'assemblée générale sont à charge de l'association des copropriétaires. Sauf dans les cas d'urgence, la convocation est communiquée quinze jours au moins avant la date de l'assemblée, à moins que le règlement de copropriété n'ait prévu un délai plus long.

Systématiquement, le syndic remet ces convocations au bureau de la poste pour un envoi recommandé, le jeudi qui est le 16ième jour avant le dernier samedi du mois.

Question : Le délai imposé par la loi est-il respecté dans ce cas ?
En effet, dans le meilleur des cas, le facteur se présente à l’adresse du CP avec l’envoi recommandé le lendemain (vendredi), le CP est présent et réceptionne la lettre. Il prend donc connaissance de la convocation et de l’agenda de l’AG exactement 15 jours avant la tenue de l’assemblée.

Or, dans la plupart des cas, le CP n’est pas présent lorsque le facteur sonne à sa porte. Le facteur laisse alors un avis dans la boîte aux lettres. Le CP peut alors retirer sa lettre au bureau de poste au plus tôt le lundi suivant. Il ne prend donc connaissance de la convocation et de l’agenda que 12 jours avant la tenue de l’AG.
Et ce délai peut encore se réduire :
-    si le CP n’a pas la possibilité de se rendre le lundi au bureau de poste (ouvert généralement de 9 heures à 17 heures) parce que, par exemple, il ne peut pas se permettre d’être absent de son travail sans avoir demandé préalablement un congé ;
-    ou que la poste n’a pas été en mesure de présenter la lettre recommandée le lendemain de l’envoi (ce qui arrive aussi).

Question posée autrement : doit-on considérer que la convocation est communiquée dès qu’elle est réceptionnée par le bureau de poste ?

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PIM
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Re : Envoi des convocations à l’AG

Systématiquement, le syndic remet ces convocations au bureau de la poste pour un envoi recommandé, le jeudi qui est le 16ième jour avant le dernier samedi du mois.

Question : Le délai imposé par la loi est-il respecté dans ce cas ?
En effet, dans le meilleur des cas, le facteur se présente à l’adresse du CP avec l’envoi recommandé le lendemain (vendredi), le CP est présent et réceptionne la lettre. Il prend donc connaissance de la convocation et de l’agenda de l’AG exactement 15 jours avant la tenue de l’assemblée.

Par analogie à ce qui se pratique par exemple pour les baux: dès lors que le courrier recommandé est expédié de manière à ce que le destinataire puisse le recevoir dans le délai prescrit, l'expéditeur a respecté les délais requis...

Pourquoi ne demandez-vous pas au dit syndic d'envoyer copie par courrier simple ? ou par email ?


Erik DECKERS
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bada
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Re : Envoi des convocations à l’AG

Oui, le délai légal est respecté.
De plus vous savez bien longtemps à l'avance le jour exact de l'AG donc, il n'y a de surprise pour personne.

Le seul hic que je vois dans votre énoncé, c'est que l'AG est fixée au dernier samedi de mars or la loi dit que l'AG doit se tenir durant la quinzaine fixée par l'AG et pas un jour précis....et la loi prévaut sur les statuts.


bada

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Basilia
Pimonaute assidu
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Re : Envoi des convocations à l’AG

PIM a écrit :

Par analogie à ce qui se pratique par exemple pour les baux: dès lors que le courrier recommandé est expédié de manière à ce que le destinataire puisse le recevoir dans le délai prescrit, l'expéditeur a respecté les délais requis...

Pourquoi ne demandez-vous pas au dit syndic d'envoyer copie par courrier simple ? ou par email ?

Dans l’exemple donné, le CP qui n’est pas là lorsque le facteur sonne (le lendemain de l’envoi), doit-on considérer que le destinataire a reçu sa convocation dans le délai prescrit ?

L’envoi de la convocation par courrier simple ou e-mail ne garantit pas au CP qu’il reçoit effectivement sa convocation. Le syndic peut très bien dire qu’il a fait l’envoi alors qu’il n’en est rien et personne ne pourra rien prouver.

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Basilia
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Messages : 35

Re : Envoi des convocations à l’AG

bada a écrit :

Oui, le délai légal est respecté.
De plus vous savez bien longtemps à l'avance le jour exact de l'AG donc, il n'y a de surprise pour personne.

Le seul hic que je vois dans votre énoncé, c'est que l'AG est fixée au dernier samedi de mars or la loi dit que l'AG doit se tenir durant la quinzaine fixée par l'AG et pas un jour précis....et la loi prévaut sur les statuts.

Surprise il y a bien chaque année :

-    ce sont les points mis à l’ordre du jour ainsi que les documents qui accompagnent ou pas la convocation;
-    L’heure et le lieu de la réunion.

Raisonnablement on peut dire que c’est aussi l’ordre du jour qui incite les CP à prendre les dispositions (à l’avance) pour se rendre à l’AG ou pas.

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PIM
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Re : Envoi des convocations à l’AG

Basilia a écrit :

Dans l’exemple donné, le CP qui n’est pas là lorsque le facteur sonne (le lendemain de l’envoi), doit-on considérer que le destinataire a reçu sa convocation dans le délai prescrit ?

L’envoi de la convocation par courrier simple ou e-mail ne garantit pas au CP qu’il reçoit effectivement sa convocation. Le syndic peut très bien dire qu’il a fait l’envoi alors qu’il n’en est rien et personne ne pourra rien prouver.

Et si le CP est en vacances, etc.
Non: ce qui compte, c'est la date d'expédition qui rend le courrier réveptionnable dans le délai requis.

Pour l'envoi par courrier simple et/ou par email: j'avais bien dit 'copie', ce qui ne veut pas dire 'au lieu de'...


Erik DECKERS
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Scale2601
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Re : Envoi des convocations à l’AG

Bonsoir,

L'envoi des convocations est admis par des autres de moyens que l'envoi par recommandé, si le CP en à fait la demande.

Art577-6  § 3
La convocation est effectuée par lettre recommandée à la poste, à moins que les destinataires n’aient accepté, individuellement, explicitement et par écrit, de recevoir la convocation par un autre moyen de communication.


Bien à vous.
Scale2601

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Dorien
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Messages : 3

Re : Envoi des convocations à l’AG

Bonsoir,

Sur le même sujet quelques questions
Le syndic ( professionnel) nous envoie toujours les convocations par courrier non recommandé, est-ce normal?
- Un propriétaire qui réside à l'étranger reçoit la convocation 7 jours avant la réunion , peut-il se retourner contre le syndic?
- Le délai de 15 jours compte t-il aussi pour une seconde AG (  pas assez de proprios présents à la première)?
D'avance merci.

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luc
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Re : Envoi des convocations à l’AG

Dorien a écrit :

Sur le même sujet quelques questions
Le syndic ( professionnel) nous envoie toujours les convocations par courrier non recommandé, est-ce normal?
- Un propriétaire qui réside à l'étranger reçoit la convocation 7 jours avant la réunion , peut-il se retourner contre le syndic?
- Le délai de 15 jours compte t-il aussi pour une seconde AG (  pas assez de proprios présents à la première)?

1. oui, mais pas contre le syndic. Il peut demander l'annulation de tous décisions de l'AG
2. oui


Cordialement,

Luc

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