Obligation d'information du conseil de copropriété?

- Ce Conseil de Copropriété fait de la gestion à la place du syndic ! Ce n'est pas son rôle du tout.

-  Ce n'est pas au dit Conseil de Copro à envoyer une mise en demeure.

- On peut comprendre que tous les courriers de l'avocat chargé de défendre les intérêts de l'ACP ne soient pas simplement transmis en copie à tout le monde, pour éviter les "fuites" vers la partie adverse.
Il faudrait décider que les membres de l'ACP puissent en prendre connaissance au bureau du syndic.

Il y a probablement un amalgame de définition des fonctions. Ce qui suit est mon opinion personnelle, mais se base tant sur la loi que sur des cas concrets.

Une ACP n’a que quatre organes légaux :
a. L’assemblée générale des copropriétaires (= réunion des copropriétaires, un pour un ou plusieurs lots privatifs - Art. 577-6 CC)
b. Le syndic de l’ACP (un mandataire, mais possibilité d’avoir un ou plusieurs syndics adjoint pour une durée déterminée ou mission spécifique) (Art. 577-8 CC)
c. Le conseil de copropriété de l’ACP (de fait au moins trois mandataires – nombre à définir dans le règlement de copropriété = acte authentique) (Art. 577-8/1 CC)
d. Le commissaire aux comptes (un mandataire pour une ou plusieurs années comptables) (Art. 577-8/2 CC).

« L’avocat » est en fait un mandataire du syndic de l’ACP et n’est responsable qu’envers le syndic. Son titre officiel est : « avocat du syndic de l’ACP ». Son honoraire et frais sont à 100% à charge de l’ACP et ne pourront pas être mis à charge d’un tiers que moyennant une décision judiciaire ou un compromis enter parties. Le syndic répond envers l’AG des actes de l’avocat.

Cet avocat est à distinguer de l’avocat de la personne « X » qui est nommé syndic de l’ACP. Le titre de ce deuxième avocat est « avocat de la personne X ». Son honoraire est à 100% à charge de la personne X. Aucun copropriétaire n’a accès aux documents échangés entre ce 2ème avocat et son client, la personne X.

Le syndic est obligé d’appliquer l’Art. 577-8 §4 15° CC, puisque la convention avec l’avocat du syndic de l’ACP est conclue au nom de l’ACP.

Cette convention doit être conclue séparément, puisque pour chaque dossier un honoraire et frais peuvent être différentes, suivant la difficulté du dossier. Le règlement de copropriété peut obliger le syndic à donner d’office une copie de cette convention au conseil de copropriété et au commissaire aux comptes de l’année concernée. Si le dossier concerne un CP spécifique, ce dernier n’aura accès à ce document (et les autres en possession du syndic) que si ce dossier est mis comme point à l’ordre du jour et s’il est membre de l’AG.

L’AG a le droit d’émettre un veto contre la nomination d’un avocat du syndic de l’ACP (Art. 577-8 §5 CC). L’avocat n’est en principe pas désigné avec un mandat général, mais doit recevoir un mandat par « dossier ». Renouveler son mandat pour un dossier spécifique n’a donc aucun sens.

Il s’en suit aussi que l’avocat de la personne X ne peut pas être le même avocat que celui qui est l’avocat du syndic de l’ACP, que moyennant l’accord explicite et préalable de l’AG en application de l’Art. 577-8 §4 15° CC. Même si les dossiers sont différentes.

Les conséquences concernant l’accès aux documents sont :
- L’avocat ne pourra communiquer qu’avec le syndic de l’ACP et les avocats des parties adversaires
- Le syndic n’aura accès qu’au courrier officiels que s’il le demande.
- Le conseil de copropriété ne pourra voir que les documents qui sont en possession du syndic.
- Si un document (conclusions, lettre officielle entre avocats, …) n’a pas été demandé par le syndic ou transmis à lui, les membres du conseil de copropriété (ou CP, ...) n’y auront pas d’accès.
- Si le syndic (ou la partie adverse) réfère dans un courrier à un ou plusieurs CP à un document, en possession de l’avocat du syndic de l’ACP, ce document est officiel. S’il refuse de donner une copie alors le conseil n’a pas d’autres moyens que de mentionner ce fait dans leur rapport périodique aux CP.

En ce qui concerne les documents en possession du syndic :
1. Un copropriétaire qui n’a pas droit de délibération vote à l’AG (voir Art. 577-6 § 1 et 577-9 §1 - 4ème alinéa CC) n’a droit de voir de documents d’ACP, sauf exceptions.
2. Un résident, copropriétaire ou non, a en principe le droit de voir les documents de la comptabilité annuelle dès qu’elle est approuvée par l’AG. Règles à spécifier lors de la coordination des statuts dans le règlement de copropriété et à rappeler dans le ROI.
3. Un membre de l’AG (= copropriétaire avec droit de vote à l’AG pour un ou plusieurs lots privatifs – voir Art. 577-6 § 1) a droit de voir les documents non-privatifs concernant un point dés que ce point est mis explicitement (par le syndic, lui ou d’autres membres de l’AG) sur l’ordre du jour de l’AG suivante, et cela même 11 mois avant la date de cette AG. Règles à spécifier lors de la coordination des statuts dans le règlement de copropriété et à rappeler dans l’invitation à chaque séance de l’AG (Art. 577-8/1 CC) .
4. Le commissaire aux comptes a le droit de voir tous les documents concernant la comptabilité de l’année pour laquelle il est nommé, au plus tôt dès qu’elle sont inscrite dans la comptabilité. Règles à spécifier lors de la coordination des statuts dans le règlement de copropriété. Règles à spécifier dans le règlement de copropriété (Art. 577-8/2 CC) .
5. Un membre du conseil de copropriété a droit de voir tous les documents de l’ACP en possession du syndic de l’ACP. Règles à spécifier lors de la coordination des statuts dans le règlement de copropriété (Art. 577-8/1 CC).
6. Dans cas d’une action judicaire le syndic doit communiquer séparément aux personnes mentionnés ci-devant aux points 1 et 3 les actions intentées par ou contre l’ACP, ainsi que les actions concernant son lot privatifs intenté par un CP envers d’autres que l’ACP.

Commentaire
Le législateur a voulu équilibrer entre les besoins des différentes personnes concernées et leur vie privée. En plus il y a un lien avec d’autres dispositions, comme ceux de l’Art. 577-9 § 8 et 9.
Si un copropriétaire veut avoir accès au dossier complet alors il devra entrer comme partie dans l’affaire (Voir Art. 577-9 – dernier alinéa CC – cité ci-devant). L’ACP n’est pas là pour défendre aux frais de l’ACP les intérêts de chaque copropriétaire, mais exclusivement les intérêts de l’ACP dans le cadre de la gestion et conservation des parties communes.
En ce qui concerne l’avocat il ne faut pas perdre de vue que c’est un indépendant qui mène une action de telle façon que la demande de son mandant (= le syndic de l'ACP et pas la personne X) soit honorée le plus possible.
En ce qui concerne le syndic professionnel il ne faut pas perdre de vue que c’est un indépendant qui mène une action de telle façon que la demande de son mandant (= l’ACP) soit honorée le plus possible.

Merci beaucoup pour cette réponse complète et précise.

Je comprend le point concernant l'avocat.

Cela me conforte dans le fait que nous avons, comme expliqué dans l'acte de base, le droit de consulter notamment les contrats d'assurance relatifs à notre copropriété.

Nous devrons donc vérifier directement avec le syndic et plus par le conseil de gérance de copropriété.

Merci encore pour cette réponse,
Ranmafr