Etat des charges présenté à l'AG

1. Sans retard
En utilisant l'expression «sans retard», le législateur n'a pas entendu, aux termes des travaux préparatoires de la loi, imposer un délai déterminé dans lequel l'opération doit être comptabilisée. Il a toutefois voulu souligner que pour qu'une comptabilité puisse être considérée comme régulière, il importe que l'enregistrement comptable des opérations intervienne rapidement après leur conclusion ou après que l'entreprise ait eu connaissance du fait comptable en cause.

Il est évident que l'expression «sans retard» doit s'interpréter en fonction des aspects organisationnels de l'entreprise, ainsi que de la nature des opérations et des faits à enregistrer.

A ce titre on relèvera que :

plus indiscutables sont les pièces justificatives, moins contraignante sera l'exigence de la rapidité de la comptabilisation. Ainsi, la régularité du journal de banque traduisant les opérations en compte consistant en paiements faits à des tiers ou reçus de tiers et faisant l'objet d'extraits de comptes périodiques émanant de la banque, ne sera pas affectée si ces opérations ne sont consignées qu'après un certain délai. En revanche, la loi impose de manière expresse la comptabilisation journalière des ventes et prestations au détail lorsque celles-ci font l,objet, non pas d,une comptabilisation opération par opération, mais d'une inscription globale par journée (art. 6, alinéa 2) et, en ce qui concerne les entreprises tenant une comptabilité simplifiée, des mouvements des disponibilités en espèces et en compte et des soldes journaliers en espèces, ainsi que des prélèvements opérés en espèces ou en nature par le commerçant lui-même (art. 5, al. 2);
la fonction de gestion de la trésorerie et le suivi des relations financières avec les clients et les fournisseurs, ainsi qu'en général avec les débiteurs et les créditeurs, pourront exiger un enregistrement comptable très rapide, voire en temps réel, des opérations réalisées;
dans les cas simples et où la tenue de la comptabilité d'une entreprise est confiée à un comptable externe, la régularité de la comptabilité ne serait pas affectée par le seul fait qu'il ne serait procédé que périodiquement, mais sans retard anormal, à l'inscription des opérations dans le journal ou dans les journaux auxiliaires, sur la base des pièces justificatives. Une réserve doit toutefois être faite sur ce plan en ce qui concerne les mouvements et les soldes journaliers des disponibilités en espèces et les prélèvements en espèces ou en nature qui, comme rappelé ci-dessus, doivent, aux termes mêmes de la loi, faire l'objet d'une «journalisation» quotidienne (art. 5, 1° et art. 6, al. 2);
le principe de l'enregistrement sans retard s'applique essentiellement aux relations avec les tiers. Les mouvements qui ne traduisent pas des relations avec des tiers (tels que les relevés d'inventaire, les constatations de variations de stocks, les constitutions d'amortissements, la formation, l'ajustement ou la reprise de réductions de valeur ou de provisions, les ajustements monétaires) peuvent n'être comptabilisés que de manière périodique. A la limite, ils pourront n'être actés que lors de la mise en concordance des comptes avec l'inventaire, même si les faits constatés ont leur origine à une date antérieure. Si, en revanche, ces mouvements font, dans l'organisation administrative de l'entreprise, l'objet d'un suivi comptable permanent ou périodique (par exemple un suivi des entrées et des sorties de stocks, la prise en charge mensuelle d'amortissements par voie d'imputations par douzièmes, la révision périodique du cours de conversion des postes monétaires en devises), ce suivi comptable fait partie de la comptabilité et l'impact des faits constatés doit être enregistré selon la même périodicité;
la comptabilité remplira d'autant mieux son rôle essentiel d'instrument de gestion que les données qu'elle fournit seront plus récentes, plus à jour.

...Le syndic facture en août 2013 à la copropriété ses prestations (étude, démarches, contacts... ) en établissant une facture d'acompte de 6000 € qu'il se verse directement. J'ai demandé et reçu cette semaine copie de cette facture et de l'extrait bancaire associé. Elle est donc bien comptabilisée.
Cependant à la remise des comptes (1/04/2013 - 31/03/2014), lors de la dernière AG de septembre 2014, aucune trace de ce paiement...

Malgré tout, je pensais que pour plusieurs d'entre vous, votre position aurait été plus tranchée.

« II.A.2. La comptabilité doit être complète, c.-à.-d. comporter l'ensemble des opérations et éléments qui doivent être saisis par elle. »