Dossier administratif pour un bien.

Un dossier assurance ? et dans votre cas une assurance décès locataire 
Le dernier décompte des provisions locatives par bien.

Je me suis fait aussi un récapitulatif pour tous mes biens des n° de compteur d'eau et de références EAN.
Lorsqu'un fournisseur pose la question, du EAN, ça m'évite de chercher

Excellent...

Effectivement. Je devrais d'ailleurs mentionner l'historique dans un fichier excel.

J'ai cela dans mon fichier Excell "Location", dispo via drop box également. C'est effectivement très utile.

Mon fichier excel "Location" contient de très nombreuses informations, avec tableaux liés, rendement, soldes restants dûs, liste des locataires, tableaux de suivi, loyers de bases, index, loyers indexés, charges, clauses de charges résumées, Indice PEB, date d'entrée, tableaux de relevés d'électricité, valeurs théoriques des biens, etc. Je ne vais pas le détailler ici, c'est pas l'objet.

Ah ben ça, je ne l'aurais pas cru.  Avec toute l'expérience que vous transmettez sur le forum, je vous imaginais plus âgé que moi.
Toutes mes excuses.
Comme quoi, les échanges virtuels, c'est rapide, mais ça ne vaut pas les rencontres dans la vraie vie.

Dans mes dossiers "Location en cours", j'ai aussi les documents relatifs à la garantie.

Et souvent des documents que les locataires m'ont laissés (sans que je les demande....) tels que photocopie des cartes d'identité, et fiches de salaires.

J'ai effectivement aussi ce qui concerne la garantie. Je rajoute.

Pour ce qui est des documents laissés, je n'en prends jamais autre chose que photo-copie (et je classe dans le dossier photo). Mon dossier photo par immeuble et par bien est aussi une source de tracas au niveau du classement. Actuellement, c'est encore un peu en vrac.

J'ai grosso modo la même chose - avec un maximum d'information dans un Excel également.

Dans cet Excel, j'aime y ajouter :
- (en partant du tableau d'amortissement) : tous les frais et dépenses liées (frais de rénovation, matériel, charges que je prends pour moi, précompte immobilier, coût d'assurance, etc.) + la valeur théorique de revente de l'immeuble pour rentrer dans mes frais, ...
- les relevés de compteurs - même intermédiaires, avec estimation des charges liées pour mon info. + infos des contrats d'énergie (EAN, N° client, matricule) + N° PEB.

Dans mes fardes, je distingue aussi les baux, ELE, ELS, décomptes, ... de la farde avec mes documents propres.

Je conserve aussi toujours sur PC et cloud des dossiers photos, tous redivisés en dossier par appartement et par pièce. Je peux voir ainsi facilement l'état d'une pièce évoluer avec le temps.