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Dossier administratif pour un bien.

grmff
Pimonaute non modérable
Lieu : Sibulaga, Onatawani
Inscription : 26-05-2004
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Dossier administratif pour un bien.

Je mets de l'ordre et je me mets à classer ma paperasse... Du coup, je me demande s'il m'en manque...

Que doit contenir un dossier pour un bien, mis en location ou non?

Je distingue deux dossiers: le dossier "location en cours" et le "Dossier Permanent"

Mes dossiers physiques "Location en cours" contiennent:
1. le bail
2. l'état des lieux (avec relevé des compteurs)
3. la garantie locative
4.  le Document de Reprise des Energies (avec relevés des compteurs entre l'ancien et le nouveau locataire, et le nom du fournisseur du nouveau locataire)
5. Le contrat Energie (si c'est moi qui l'ai transmis au fournisseur - j'aime bien, c'est facile et on est sûr que ce soit fait...)
6. Les copies enregistrées des baux et états des lieux

Les 4 premiers sont scannées, et mis dans mon répertoire "baux en cours", disponibles en ligne via dropbox

Mes dossiers physiques "Dossiers permanents" contiennent, par immeuble et dans le désordre:
1. Documents notariaux d'achat
1.1 Compromis
1.2 Actes d'achat
1.3 Attestation de propriété du notaire (que je demande le jour de l'acte)
1.4 Acte de base

2. Banque
2.1 Dossier de demande de prêt
2.2 Rapport d'expertise
2.3 Lettre d'offre
2.4 Actes de prêts et de mandat
2.5 Tableaux d'amortissement
2.6 Attestation de base de l'emprunt hypothécaire
2.7 Tous les autres courriers échangés

3. Technique
3.1 Rapport pompier
3.2 Plans
3.3 Dossier d'intervention ultérieure (DIU)

4. Administratif de suivi
4.1 Attestation de l'urbanisme
4.2 Enquêtes de salubrité
4.3 Certificat PEB
4.4 Permis de location
4.5 Dérogation accordée par la Région relative au permis de location
4.6 Rapport de contrôle électrique
4.7 Assurances

5. Ascenseur
5.1 Plan électrique
5.2 Contrat entretien
5.3 Contrat contrôle périodique SECT
5.4 Contrôle de sécurité
5.5 Plan de modernisation

6. Copropriété, par année
6.1 Convocation AG et comptes
6.2 PV AG

Voilà. Je sais que j'en ai oublié, c'est évident. Et même peut-être des importantes. Si vous en avez à rajouter, je suis preneur (et je modifierai ma liste au fur et à mesure)

Mon objectif est de me faire une page d'entête de type Table des Matière / Check List pour mes dossiers. Et de le partager, évidemment.


Grmf!
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Si vous pensez avoir tout compris de l'immobilier,
c'est qu'on vous l'a mal expliqué.

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D1791
Pimonaute intarissable
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Re : Dossier administratif pour un bien.

Un dossier assurance ? et dans votre cas une assurance décès locataire  wink
Le dernier décompte des provisions locatives par bien.

Je me suis fait aussi un récapitulatif pour tous mes biens des n° de compteur d'eau et de références EAN.
Lorsqu'un fournisseur pose la question, du EAN, ça m'évite de chercher


Modeste propriétaire bailleur de maisons unifamiliales en province de Luxembourg

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Aime ce post :
D1791
Pimonaute intarissable
Inscription : 06-07-2013
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Re : Dossier administratif pour un bien.

2.8 Attestation de remboursement intégral du crédit (avec l'étiquette de la bouteille de champagne bue à l'occasion)


Modeste propriétaire bailleur de maisons unifamiliales en province de Luxembourg

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grmff
Pimonaute non modérable
Lieu : Sibulaga, Onatawani
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Re : Dossier administratif pour un bien.

D1791 a écrit :

Un dossier assurance ? et dans votre cas une assurance décès locataire  wink

Excellent...

D1791 a écrit :

Le dernier décompte des provisions locatives par bien.

Effectivement. Je devrais d'ailleurs mentionner l'historique dans un fichier excel.

D1791 a écrit :

Je me suis fait aussi un récapitulatif pour tous mes biens des n° de compteur d'eau et de références EAN.
Lorsqu'un fournisseur pose la question, du EAN, ça m'évite de chercher

J'ai cela dans mon fichier Excell "Location", dispo via drop box également. C'est effectivement très utile.

Mon fichier excel "Location" contient de très nombreuses informations, avec tableaux liés, rendement, soldes restants dûs, liste des locataires, tableaux de suivi, loyers de bases, index, loyers indexés, charges, clauses de charges résumées, Indice PEB, date d'entrée, tableaux de relevés d'électricité, valeurs théoriques des biens, etc. Je ne vais pas le détailler ici, c'est pas l'objet.


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grmff
Pimonaute non modérable
Lieu : Sibulaga, Onatawani
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Messages : 15 673
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Re : Dossier administratif pour un bien.

D1791 a écrit :

2.8 Attestation de remboursement intégral du crédit (avec l'étiquette de la bouteille de champagne bue à l'occasion)

Ca, j'ai pas encore eu... Trop jeune proprio, trop pressé à vendre.

Mais c'est vrai que j'ai la photocopie du chèque "solde de compte" d'une de mes ventes dont je me souviens...


Grmf!
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D1791
Pimonaute intarissable
Inscription : 06-07-2013
Messages : 570

Re : Dossier administratif pour un bien.

grmff a écrit :

Ca, j'ai pas encore eu... Trop jeune proprio, trop pressé à vendre.

Ah ben ça, je ne l'aurais pas cru.  Avec toute l'expérience que vous transmettez sur le forum, je vous imaginais plus âgé que moi.
Toutes mes excuses.
Comme quoi, les échanges virtuels, c'est rapide, mais ça ne vaut pas les rencontres dans la vraie vie.


Modeste propriétaire bailleur de maisons unifamiliales en province de Luxembourg

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Adam
Pimonaute assidu
Lieu : Bruxelles
Inscription : 27-07-2015
Messages : 76

Re : Dossier administratif pour un bien.

Ascenseurs :
Il faut également les fiches de passage du SECT et de la société d'entretien. L'AR "sécurité ascenseurs" demande un dossier par ascenseur, tenu par le "gestionnaire" (= propriétaire ou ACP via son syndic).
L'analyse de risque courante doit aussi se trouver dans ce dossier, je suppose que vous la classez sous "plan de modernisation".

nb: je n'ai pas encore compris comment gérer convenablement ce dossier, qui doit d'une part être immédiatement disponible pour tous les intéressés (SECT, ascensoriste, ...) et d'autre part contient des pièces qu'on ne souhaîte pas laisser dans la salle des machines de l'ascenseur. Bref, chez nous le dossier se trouve en partie dans la salle des machines et en partie chez le syndic...


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
"Depuis que je suis syndic, l'immobilier m'habite bien plus que je ne l'habite moi-même" - CJT
"Tout ceci n'explique pas les traces de pneu dans la baignoire" - GR

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panchito
Pimonaute non modérable
Inscription : 20-06-2012
Messages : 5 706

Re : Dossier administratif pour un bien.

Dans mes dossiers "Location en cours", j'ai aussi les documents relatifs à la garantie.

Et souvent des documents que les locataires m'ont laissés (sans que je les demande....) tels que photocopie des cartes d'identité, et fiches de salaires.

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D1791
Pimonaute intarissable
Inscription : 06-07-2013
Messages : 570

Re : Dossier administratif pour un bien.

Je garde aussi toujours
- les originaux des modes d'emploi des appareils,
- l'original de la réception Vinçotte de l'installation électrique,
- du plan de l'installation fournie par l'électricien et
- du plan du tableau des disjoncteurs (disjoncteur A = sdb, B = prise salon...).

Les photocopies étant remises au locataire ou étant rangées dans le coffret électrique.


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grmff
Pimonaute non modérable
Lieu : Sibulaga, Onatawani
Inscription : 26-05-2004
Messages : 15 673
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Re : Dossier administratif pour un bien.

panchito a écrit :

Dans mes dossiers "Location en cours", j'ai aussi les documents relatifs à la garantie.

Et souvent des documents que les locataires m'ont laissés (sans que je les demande....) tels que photocopie des cartes d'identité, et fiches de salaires.

J'ai effectivement aussi ce qui concerne la garantie. Je rajoute.

Pour ce qui est des documents laissés, je n'en prends jamais autre chose que photo-copie (et je classe dans le dossier photo). Mon dossier photo par immeuble et par bien est aussi une source de tracas au niveau du classement. Actuellement, c'est encore un peu en vrac.


Grmf!
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PIM
Pimonaute non modérable
Lieu : Uccle, Bruxelles, Belgique
Inscription : 10-03-2004
Messages : 11 298
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Re : Dossier administratif pour un bien.

Ne pas oublier que plusieurs de ces documents n'ont qu'une durée de vie administrative limitée... et donc, l'idéal, c'est d'avoir aussi un échéancier à leur égard.

exemples:
PEB 10 ans
Electricité: 25 ans
Attestation de sol: de mémoire: 6 mois
etc.


Erik DECKERS
Pim's webmaster (notamment...)
Propriétés Immobilières

--------------------
L'expérience est une lanterne attachée dans notre dos, qui n'éclaire que le chemin parcouru - (Confucius)

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Himura
Pimonaute incurable
Lieu : Liège
Inscription : 06-06-2013
Messages : 2 249

Re : Dossier administratif pour un bien.

J'ai grosso modo la même chose - avec un maximum d'information dans un Excel également.

Dans cet Excel, j'aime y ajouter :
- (en partant du tableau d'amortissement) : tous les frais et dépenses liées (frais de rénovation, matériel, charges que je prends pour moi, précompte immobilier, coût d'assurance, etc.) + la valeur théorique de revente de l'immeuble pour rentrer dans mes frais, ...
- les relevés de compteurs - même intermédiaires, avec estimation des charges liées pour mon info. + infos des contrats d'énergie (EAN, N° client, matricule) + N° PEB.

Dans mes fardes, je distingue aussi les baux, ELE, ELS, décomptes, ... de la farde avec mes documents propres.

Je conserve aussi toujours sur PC et cloud des dossiers photos, tous redivisés en dossier par appartement et par pièce. Je peux voir ainsi facilement l'état d'une pièce évoluer avec le temps.

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