Comptabilité d'une ACP de 20 appartements

Etes-vous le syndic de la copropriété ?

Quelques réflexions suite à la lecture de l'art. 577-8, § 4, 17°, C.civil

1. C'est le syndic qui est chargé de tenir les comptes de l'association des copropriétaires

2. Les comptes de l'association des copropriétaires tenus par le syndic doivent l'être de manière claire, précise et détaillée suivant  l’arrêté royal du 12 juillet 2012 fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires et non suivant une comptabilité en partie double comme elle est applicable aux entreprises .

3. La tenue des comptes par le syndic est une des missions dont le syndic est obligatoirement chargé conformément à l'article 577-8, § 4, 17°, C. Civil.

4. Le syndic est seul responsable de sa gestion (technique, comptable, administrative..) (article 577-8, § 5, C. Civil.)

S'il recourt à un comptable interne/externe qui ne respecte pas le plan comptable spécifique applicable aux copropriétés (qui a fait l'objet d'un avis de la Commission des normes comptables ), sa responsabilité est engagée.

Ce syndic doit donc préalablement avoir des connaissances suffisantes en comptabilité pour surveiller/superviser son comptable interne ou pour s'engager avec un comptable externe.

Dernière modification par GT (20-11-2015 16:28:47)

Il s'agit d'une comptabilité en partie double. Je n'ai pas affirmé le contraire. J'ai écrit que la comptabilité en partie double telle qu'elle est applicable aux entreprises cède le pas au plan comptable spécifique aux copropriétés.

Ce plan minimal est une plaisanterie, le niveau de détail et la structuration des comptes de charges est une aberration totale pour la très grande majorité des petites copropriétés ! Pour ceux qui ne le connaissent pas voilà juste la partie "comptes de charges" :

    61    Services et biens divers
    610    Entretien et petites réparations de bâtiment, jardin et environs
    6100    Protection anti-incendie
    610000    Contrats d'entretien (anti-incendie)
    610010    Extincteurs d'incendie
    610020    Collecteurs d'incendie
    610030    Lutte anti-incendie autres
    610040    Alerte incendie et détection incendie
    610050    Prévention incendie
    610060    Entretien escaliers de secours/voies d'évacuation/coupoles d'évacuation de fumée
    610070    Signalisation de sécurité/éclairage de secours
    610080    Protection contre la foudre
    610090    Autres / Protection anti-incendie
    6101    Ascenseurs
    610100    Contrôle ascenseurs
    610110    Contrat d'entretien ascenseurs
    610120    Entretien et réparations ascenseurs non compris dans contrat d'entretien
    610130    Téléphone d'urgence ascenseurs
    610140    Travaux d'adaptation ascenseurs
    610150    Autres charges ascenseurs
    6102    Installations électriques
    610200    Contrôle installations électriques
    610210    Contrats d'entretien / Installations électriques
    610220    Autre entretien installations électriques
    610230    Entretien sonnettes et parlophones/vidéophones
    610240    Rénovation installations électriques
    610250    Groupes auxiliaires
    610260    Air conditionné et traitement de l'air
    610270    Extracteurs d'air et de fumée
    610280    Vidéosurveillance
    610290    Autres / Installations électriques
    6103    Sanitaires et chauffage
    610300    Contrôle des installations / Sanitaires et chauffage
    610310    Contrats d'entretien / Sanitaires et chauffage
    610320    Autre entretien installations de chauffage
    610330    Autre entretien surpresseur d'eau
    610340    Autre entretien adoucisseur d'eau et traitement de l'eau
    610350    Autre entretien conduites de chauffage
    610360    Autre entretien conduites d'eau
    610370    Autre entretien évacuation, égouts et installation
    610380    Compteurs et relevé des compteurs
    610390    Autres / Sanitaires et chauffage
    6104    Menuiseries
    610400    Contrats d'entretien / Menuiseries
    610410    Entretien porte de garage
    610420    Entretien menuiseries externes
    610430    Entretien menuiseries internes
    610440    Balustrades et cloisons de séparation des terrasse
    610450    Autres / Menuiseries
    6105    Nettoyage et traitement des ordures ménagères
    610500    Nettoyage bâtiment selon contrat
    610510    Nettoyage bâtiment autres
    610520    Produits d'entretien nettoyage
    610530    Matériel nettoyage
    610540    Ordures ménagères / PMC / papier et verre selon contrat
    610550    Ordures ménagères / PMC / papier et verre autres
    610560    Produits ordures ménagères / PMC / papier et verre
    610570    Contrôles / Nettoyage et traitement des ordures ménagères
    610580    Autres / Nettoyage et traitement des ordures ménagères
    6106    Jardins, parkings et chemins
    610600    Jardins, parkings et chemins selon contrat
    610610    Autre entretien jardins et environs immédiats
    610620    Aménagement jardins et environs immédiats
    610630    Entretien parkings, chemins et environs immédiats selon contrat
    610640    Autre entretien parkings, chemins et environs immédiats
    610650    Travaux de rénovation parkings, chemins et environ
    610660    Travaux divers / Jardins, parkings et chemins
    6107    Entretien bâtiments
    610700    Entretien fondations
    610710    Entretien façades
    610720    Entretien terrasses
    610730    Entretien toits
    610740    Entretien cheminées et canaux de ventilation
    610750    Entretien caves
    610760    Travaux d'entretien hall, cages d'escaliers, couloirs
    6108    Piscine
    610800    Contrôles / Piscine
    610810    Contrat d'entretien / Piscine
    610820    Autre entretien piscine / installations techniques
    610830    Fourniture produits / Piscine
    610840    Surveillance / Piscine
    610850    Réparations piscine / installations techniques
    610860    Autres / Piscine
    6109    Divers
    610900    Contrats d'entretien / Divers
    610910    Charges blanchisserie
    610920    Charges récréatives (plaines de jeux, tennis, fitness, billard...)
    610930    Contrôle et surveillance
    611    Travaux de rénovation et autres travaux exceptionnels
    611000    Frais d'études et surveillance
    611100    Rénovation
    611200    Travaux de transformation
    611300    Travaux d'extension
    612    Fournitures à l'association
    6120    Eau
    612000    Redevance fixe et consommation / Eau
    612010    Eau parties communes
    612020    Sel pour adoucisseur d'eau
    612030    Autres fournitures pour adoucisseur d'eau
    612040    Fournitures pour traitement de l'eau
    612050    Autres / Eau
    6121    Electricité
    612100    Electricité parties communes
    612110    Electricité ascenseurs
    612120    Electricité chauffage et sanitaires
    612130    Autres / Electricité
    6122    Gaz
    612200    Redevance fixe et consommation / Gaz
    612210    Autres / Gaz
    6123    Mazout
    612300    Contrôle cuves
    612310    Entretiens cuves
    612320    Livraisons mazout
    6124    Autres services collectifs
    612400    Cablo-distribution
    612500    Autres fournitures / Autres services collectifs
    613    Honoraires, charges membres du conseil et charges  commissaire interne aux comptes
    6130    Honoraires
    613000    Honoraires syndics
    613010    Honoraires avocats
    613020    Honoraires architectes/ingénieurs
    613030    Honoraires experts
    613040    Honoraires commissaire externe aux comptes
    613050    Autres honoraires
    6131    Charges membres du conseil (conseil de copropriété) et commissaire interne aux comptes
    613100    Indemnités membres du conseil interne et commissaire interne aux comptes
    613110    Frais de déplacement membres du conseil interne et commissaire interne aux comptes
    613120    Autres charges conseil de copropriété
    614    Assurances
    6140    Assurance incendie
    614000    Assurances
    614100    Responsabilité civile
    614200    Assurance accidents du travail
    614300    Assurance volontaires
    614400    Assurance membres du conseil interne et commissaire aux comptes
    614500    Responsabilité professionnelle syndic non professi
    614600    Assistance judiciaire
    614700    Franchise
    614800    Autres / Assurances
    615    Conciergerie
    615000    Téléphone - Internet - GSM / Conciergerie
    615100    Electricité / Conciergerie
    615200    Eau / Conciergerie
    615300    Gaz / Conciergerie
    615400    Chauffage / Conciergerie
    615500    Télédistribution / Conciergerie
    615600    Charges / Conciergerie
    615700    Entretien / Conciergerie
    615800    Autres / Conciergerie
    616    Frais d'administration et de gestion
    6160    Frais d'administration syndic
    616000    Bureau et matériel de bureau
    616010    Timbres / Frais d'administration syndic
    616020    Téléphone / Frais d'administration syndic
    616030    Autres / Frais d'administration syndic
    6161    Frais réunions
    616100    Utilisation salles de réunions
    616110    Consommations réunions
    616120    Autres / Frais réunions
    6162    Traductions
    616200    Traduction simultanée réunions
    616210    Traduction documents
    6163    Frais de procédure
    616300    Frais de procédure recouvrement arriérés copropriétaires
    616310    Autres frais de procédure
    6164    Publications et modification des statuts
    616400    Publication nomination syndic
    616410    Modification des statuts
    6165    Frais transfert de propriété
    616500    Attestations article 577-11 Code civil
    616510    Autres / Frais transfert de propriété
    6166    Frais divers gestion
    616600    Communication d'informations sur Internet
    616610    Frais d'accession à la propriété
    616620    Frais archives
    616630    Autres frais gestion
    62    Rémunérations, charges sociales et pensions
    620000    Rémunérations et avantages sociaux directs
    621000    Cotisations patronales pour assurances sociales
    622000    Primes patronales pour assurances extralégales
    623000    Autres frais de personnel
    624000    Pensions de retraite et de survie
    63    Amortissements et réductions de valeur
    630    Dotations aux amortissements sur immobilisations
    630000    Amortissements et réductions de valeur
    630100    Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles
    630200    Dotations aux amortissements sur immobilisations corporelles
    634    Réductions de valeur sur créances à un an au plus
    634000    Dotations
    634100    Reprises
    64    Autres charges
    640000    Taxes et redevances
    641000    Moins-values sur la réalisation des créances
    642000    Charges diverses
    65    Charges financières
    650000    Frais bancaires et charges de dettes
    657000    Charges financières diverses
    66    Charges exceptionnelles
    660000    Charges exceptionnelles
    69    Valeurs à reporter
    690000    Valeurs à reporter
    693000    Valeurs à reporter

Dernière modification par andre78fr (20-11-2015 16:43:53)

L'AR du 12.07.2012 dit entre autres:

Plaisanterie? Oui, si on n'applique pas tout.

Là vous avez pris un excellent exemple qui prouve mon cas. Si cette série des comptes aurait existé en 1995, on aurait su dans mon ACP dès le début qu’on désactivait lentement l'adoucisseur d'eau pour "épargner de l'argent".

C'est la cause principale qu'on doit maintenant, après multiples sinistres les dernières années, rénover toute la chaufferie et tous les circuits d’eau de chauffage, d'eau froide & eau chaude en chauffage pour 250 appartements en 26 colonnes de 10 niveaux. Je n’ose pas calculer le nombre de Km de tuyauterie. L’AG a lieu dans quelques jours. Les rapports d'experts ont été distribués. Cela risque d'être houleux.

C’est un fait que la liste initiale du plan comptable est longue, chaque compte ne doit être repris que s’il y a des mouvements sur ce compte. Un logiciel efficace permettra de séparément activer/ajouter/désactiver des comptes, afin de ne présenter à l’encodage que les comptes « actifs ».

Ces comptes, pour vous superflues, ne sont certes pas nécessaires dans tous les cas, mais ils sont plus que nécessaires dans d'autres cas.
La loi est fait pour tous, pas exclusivement pour un cas spécifique.

Voulez-vous une loi spécialement pour les ACP qui ont besoin d'un adoucisseur?

La loi est faite pour tous les cas.

Autant les ACP de 2 appartements sans ascenseur ou chaufferie, que les ACP de 2000 appartement avec plusieurs chaufferies, une série d'ascenseurs et un bassin de natation (ils existent des ACP de ce type à la côte).

Bonjour,

Un programme de comptabilité générale qui ne propose pas le plan comptable de l'arrêté du 12 juillet 2012 est déjà un problème (que l'éditeur fasse l'effort de l'intégrer, ce n'est pas très compliqué) mais si le logiciel n'est pas adapté aux spécificités analytiques de la copropriété, c'est à dire des quotités associées aux lots eux même associés aux comptes des copropriétaires, éventuellemen sur plusieurs clés, afin de calculer toutes les répartitions ce n'est pas vraiment exploitable. En plus de l'aspect purement comptable, il vaut mieux avoir un système qui gère également les budgets et les appels de provisions... Il me semble essentiel pour un logiciel comptable pour copropriété de calculer les quotes-parts et les mettre au débit des copropriétaires, les factures en revanche sont moins utiles.

En fait de nombreux syndics bénévoles utilisent toujours Excel pour la gestion et la comptabilité de leur ACP, cette discussion peut être l'occasion de partager et confronter diverses solutions ou expériences !!!

André

Ayant hier lu des manuels je crois que ce logiciel a le potentiel pour pouvoir gérer une comptabilité d'ACP, telle que défini dans la loi, l'AR et l'avis.

Dans le manuel technique "Fonction IMPORT - EXPORT de WinAuditor" je lis à la page 4 le schéma "Import Compte généraux – plan comptable". Il me parait que les fonctionnalités pour adapter le plan comptable au plan minimal imposé par la loi ET au schéma spécifique de l'ACP sont présents.

Naturellement rien ne vaut un test pratique.

Personnellement je ne peux certainement pas faire ce type de test avant février/mars (test comparatif avec d’autres logiciels discutés sur PIM), vu les conséquences pratiques de mon accident de fin juin (cassé pied droit et épaule droite - reconvalescence plus lente que prévue) et d’autres choses plus prioritaires.

Actuellement je compose lentement une base de données des éléments qui peuvent servir dans ce test. Les fonctionnalités testés seront ceux repris dans l'exemple de l'avis, mais en tenant compte d'un ACP de 3 appartements  (celle de ma sœur), une ACP de 40 appartements avec deux entrées (celle de mon frère) et la mienne (ACP de +200 appartements, … ).

Les données de test seront évidemment rendues anonymes.

Dernière modification par luc (22-11-2015 13:47:09)

Les tarifs sont assez chers, pour DoSyndic en version Light :
Le tarif de base s’élève à 4 € par lot principal et par mois TVAC. Ce prix comprend 1 heure d’assistance par an par série de 4 lots (1h/an pour 4 lots et plus, 2h/an pour 8 lots et plus, …). Les heures d’assistances supplémentaires sont facturées. Ce tarif est dégressif à partir de 20 lots, et pour les syndics gérant plusieurs immeubles.

Pour 10 lots ça fait quand même 40 € par mois et 480 € par an... coût total sur 3 ans de 1 440 €. Pour 20 lots le double :-(
Pas trouvé les tarifs de Sogis...

J'ajoute à la liste des logiciels comptables répondant aux dispositions légales relatives aux comptabilités des ACP mon petit bébé économique :
licence ferme à 199 €, module AG inclu et quel que soit le nombre de lots !!!
www.valcompta.net

Bonsoir,

Je suis très content de découvrir plus en détail l'offre logicielle pour syndic en Belgique, mes concurrents donc !!!

Nous avons ici une alternative très importante et intéressante car Open SYNDIC c'est ce qu'on appelle le "cloud" ou du ASP.
En gros c'est une application en ligne, on s'abonne mais il ne faut rien installer, on peut accèder à partir de n'importe quelle machine ou endroit et c'est souvent la solution pour les Mac ou les systèmes Linux car la plupart des autres logiciels sont exclusivement pour PC. Des avantages certains mais également une dépendance plus grande et une formule par abonnement qui peut revenir assez cher.

J'en profite aussi pour dire que Do Syndic me fait plutôt bonne impression, je connaissais le nom de Philippe Lienart pour l'avoir vu ou croisé sur des forums en rapport avec Windev (l'outil de développement très répandu, y compris Open Syndic avec WebDev qui est la variante pour applications web, et que j'utilise aussi). Je pense que l'association Arpigny / Lienart a sans doute été fructueuse et efficace mais ça reste un produit un peu cher.

En revanche je suis étonné et je trouve dommage de ne pas trouver justement "dosyndic" ou "sogis" sur le site du CNIC... En revanche en tapant "logiciel" on trouve une autre solution web : syndica.be  avec lequel le CNIC est partenaire.

Il y a le même problème en France, que je déplore et condamne depuis longtemps, l'ARC qui est LA grosse association de copropriétaires ne parle que du logiciel Simply Syndic avec lequel elle est partenaire, elle a un peu évoqué Coprolib (autre solution cloud) à une époque mais sinon ce n'est pas du tout une information globale et objective en faveur des intérêts de ses membres et c'est dommage. Ces solutions françaises, malgré de nombreuses similitudes, ne sont généralement pas adaptées aux règles belges...

Pour information, je dois diffuser une mise à jour auprès de mes clients belges et je vais leur donner le lien vers cette discussion afin qu'ils puissent apporter si ils le souhaitent leur propre retour d'expérience... En tout cas je trouve très intéressant que la discussion permette de réaliser cette liste de solutions logicielles pour petites ACP belges !

André