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Les procès-verbaux des réunions du conseil de Copropriété

ickx
Pimonaute bavard
Inscription : 20-03-2016
Messages : 253

Les procès-verbaux des réunions du conseil de Copropriété

Bonjour,
j'habite dans le Brabant-wallon dans une copropriété de 10 lots comme waterfox , on a un Conseil de Copropriété et je voudrais savoir pendant combien d'années le syndic  doit garder les procès-verbaux ? Et si les procès-verbaux des réunions du conseil de la copropriété sont à insérer dans le registre (livre) ? merci beaucoup et bon dimanche

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dach
Pimonaute intarissable
Lieu : Hainaut
Inscription : 08-12-2010
Messages : 534

Re : Les procès-verbaux des réunions du conseil de Copropriété

Les procès-verbaux d'AG ou plus exactement le registre où sont consignées les décisions de l'assemblée générale doit, selon moi, conservé indéfiniment.
Les procès-verbaux des réunions du conseil de la copropriété ne font pas partie selon moi des archives de l'ACP. Les rapports semestriels sur l'exercice des missions du CdC ne doivent être conservés qu'au titre de correspondance de l'ACP. Je pense que l'usage est de 5 ans pour la correspondance.

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luc
Pimonaute incurable
Lieu : Evere, Bruxelles, Belgique
Inscription : 10-08-2004
Messages : 4 945
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Re : Les procès-verbaux des réunions du conseil de Copropriété

Dans une proposition parlementaire 5-1818/1 du 23.10.2012, qui n’a pas été voté mais qui sera probablement à nouveau mis sur le tapis du parlement, je lis dans l’Art. 2 §4 a) de cette proposition :

a) La détention et la conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l'immeuble, notamment les plans, le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, l'état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les contrats de travail des préposés du syndic, les contrats d'assurance de l'immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que toute pièce administrative datant de moins de deux ans;

Le délai de contestation au niveau pénal est au moins 10 ans en cas d’abus de confiance, … . Donc il est à conseiller de mettre dans les statuts que les archives doivent être gardés au moins 10 ans, en datant du 01 janvier de l’année qui suit la date du document.

Personnellement je suis plutôt partisan d’obliger par voie de règlement de copropriété à imposer ce qui suit :

  • La minute des PV des réunions du conseil de copropriété est à tenir par le secrétaire de cet organe ; copie électronique devra être donné à tout copropriétaire qui le demande.

  • Une copie devra être jointe au rapport semestriel ou intérimaire, envoyé au syndic par le CdC pour être distribué aux membres de l’AG.

  • Dès que le mandat du conseil prend fin (ou 12 mois plus tard), suite à l’élection (partielle) d’un nouveau conseil, le secrétaire du CdC transmet les minutes de cette période au syndic pour être archivé ensemble avec les documents de la séance de l’AG qui a donné décharge aux membres du CdC.

En plus je suis partisan d’un vrai archiviste de l’ACP (classement physique des archives « mortes » dans des locaux autres que ceux du syndic, mais copie électronique disponible par voie d’un site internet protégé), couplé avec la fonction de webmaster (domaine internet « Cloud » propre à l’ACP et pas lié à celui du syndic), indépendant mais sous le contrôle du syndic. Mais cela est un autre sujet.

Finalement dans l'Art. 4 de l'AR du 12.07.2012 je lis concernant la comptabilité :

Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant sept ans et être classées méthodiquement. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l’égard de tiers.


Cordialement,

Luc

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Aime ce post :
ickx
Pimonaute bavard
Inscription : 20-03-2016
Messages : 253

Re : Les procès-verbaux des réunions du conseil de Copropriété

Les rapports semestriels sur l'exercice des missions du CdC ne doivent être conservés qu'au titre de correspondance de l'ACP ?

Ah, mais  la correspondance de l'ACP n'est-elle pas d'ordre privé(confidentiel) ?

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luc
Pimonaute incurable
Lieu : Evere, Bruxelles, Belgique
Inscription : 10-08-2004
Messages : 4 945
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Re : Les procès-verbaux des réunions du conseil de Copropriété

ickx a écrit :

Ah, mais  la correspondance de l'ACP n'est-elle pas d'ordre privé(confidentiel) ?

Non.


Cordialement,

Luc

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GT
Pimonaute incurable
Inscription : 12-10-2014
Messages : 3 487

Re : Les procès-verbaux des réunions du conseil de Copropriété

Dans l'état actuel de la législation le conseil de copropriété adresse aux copropriétaires un rapport semestriel circonstancié sur l'exercice de sa mission. Le texte est clair. Les destinataires sont les copropriétaires, individuels, et non l'ACP ou le syndic (même si celui-ci peut accepter de se charger de la tâche matérielle visant à faire parvenir aux copropriétaires le rapport) .

Dernière modification par GT (23-03-2016 02:08:14)

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