conservation comptabilité et pièces comptables

petitluc · #1 16-11-2016 15:30:19

Bonjour,
dans une précédente réponse (sur un autre sujet ) Luc a signalé qu'il fallait garder 7 ans la comptabilité de la CP.
Or ,nous sommes dans notre CP face à un mauvais payeur récurrent (il a eu à un certains moment près de 5 ans d'impayés).C'est lui même un avocat.
La procédure judiciaire dure depuis plus de 10 ans, et dans les dernières conclusions de son avocat (dernier degré d'appel ) ,il demande a la Cp de lui fournir tous les extraits de compte bancaires et duplicata de toutes ses charges depuis qu'il est dans l'immeuble (30 ans ).
Le syndic nous signale ne pas posséder la comptabilité de la CP pour une grande partie de cette période .
Quelles sont les bases légales en la matière ? Pouvez vous m'éclairer à ce propos ?
En faisant le transfert des documents de l'ancien syndic , notre syndic actuel n'aurait il pas du signaler cela ? (idem pour le commissaire aux comptes ?)
merci

dach · #2 16-11-2016 19:05:24

Si l'ACP doit suivre le code des sociétés la réponse est dans le Livre III " Liberté d'établissement, de prestation de service et obligations générales des entreprises ", dans le Code de droit économique (http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_lo … 2013071732

Art. III.86. Toute écriture s'appuie sur une pièce justificative datée et porte un indice de référence à celle-ci.
Les ventes et prestations au détail pour lesquelles l'établissement d'une facture n'est pas requis, peuvent faire l'objet d'inscriptions journalières globales.
Le Roi détermine les conditions auxquelles doivent répondre les pièces justificatives des inscriptions journalières globales visées à l'alinéa 2.
Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant sept ans et être classées méthodiquement. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard de tiers.

Si le litige court depuis 10 ans, il aurait été utile que l'ACP garde tous documents en rapport avec le litige quelque soit la durée légale de conservation des archives..

luc · #3 17-11-2016 01:11:17

Extrait de l’AR du 12.07.2012 (confirmé par l'Art. II.86 du Code du Droit Economique en 2013):

Art. 4. Toute écriture s’appuie sur une pièce justificative datée et porte un indice de référence à celle-ci.
Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant sept ans et être classées méthodiquement. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l’égard de tiers.

Faire attention: un copropriétaire est un tiers envers l'ACP.

Le Code des Sociétés reprend la disposition générale suivante, qui en princiep n'est pas d'application dans le contexet des ACP (inventaire annuel: oui, comptes annuels: non):

Art. 92.§ 1er. Chaque année, les gérants ou les administrateurs dressent un inventaire suivant les critères d'évaluation fixé par le Roi et établissent les comptes annuels dont la forme et le contenu sont déterminés par le Roi. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte des résultats ainsi que l'annexe et forment un tout.
Les comptes annuels doivent être soumis à l'approbation de l'assemblée générale dans les six mois de la clôture de l'exercice.
Si les comptes annuels n'ont pas été soumis à l'assemblée générale dans ce délai, le dommage subi par les tiers est, sauf preuve contraire, présumé résulter de cette omission.

Bien que datés, les pages internet suivantes méritent une visite :

Délais légaux de conservation des documents administratifs privés (le dossier assurance de l’ACP, …)
Archives Conseil : vos obligations
Plus Magazine : Faites le tri dans vos papiers !

PIM

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