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changement syndic et reprise comptabilité

MarcoBrux
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changement syndic et reprise comptabilité

Bonjour à tous,

Dans ma copropriété, une majorité de copropriétaires me demande et m’encourage depuis qqs années à reprendre la gestion de notre copropriété.  J’ai donc décidé de présenter ma candidature comme syndic non professionnel lors la prochaine AG.

Je suis étudiant à l’EFP (connaissance théoriques respectables mais sans expérience) et commissaire aux comptes dans ma copropriété depuis qqs années.

Après la révocation de l’actuel syndic et l’expiration du préavis contractuel de 3 mois, on arrive au 30 Septembre, sachant que notre exercice comptable s’étale du 01/01 au 31/12 et que donc les relevés (ISTA, CALORIBEL) se font  début Janvier de chaque année.

Il est relativement admis (à ma connaissance) que l’ancien syndic clôture tjrs les comptes et envoie les décomptes avant de remettre la gestion au nouveau syndic.

Dans ce cas précis, ne serait-il pas, d’après vous, plus facile que le syndic actuel ne clôture pas les comptes ? le nouveau syndic ré-encode toutes les opérations et  clôture lui-même l’exercice (3 mois plus tard) après avoir reçu les décomptes (consommations) ? Ou pensez-vous le contraire ? Dans ce cas-ci auriez-vous des détails précis de comment faire ?

Merci d’avance

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panchito
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

Puisque le préavis de votre Syndic actuel se termine le 30 septembre, il doit clôturer les comptes trimestriels du 3ème trimestre 2017. Par contre il ne doit évidemment pas clôturer le décompte annuel eau et chauffage.

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MarcoBrux
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

Panchito a écrit :

Puisque le préavis de votre Syndic actuel se termine le 30 septembre, il doit clôturer les comptes trimestriels du 3ème trimestre 2017. Par contre il ne doit évidemment pas clôturer le décompte annuel eau et chauffage.

Bonjour Panchito,
nos comptes sont clôturés annuellement et pas par trimestre( provisions trimestrielles et comptes annuels). donc soit il clôture tout ou rien à mon sens! je me trompe?

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GT

panchito
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

Dans ce cas là, il transfere tout mais ne cloture rien.

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max11
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

MarcoBrux a écrit :
Panchito a écrit :

Puisque le préavis de votre Syndic actuel se termine le 30 septembre, il doit clôturer les comptes trimestriels du 3ème trimestre 2017. Par contre il ne doit évidemment pas clôturer le décompte annuel eau et chauffage.

Bonjour Panchito,
nos comptes sont clôturés annuellement et pas par trimestre( provisions trimestrielles et comptes annuels). donc soit il clôture tout ou rien à mon sens! je me trompe?

Le mieux à mon sens est de demander au syndic de clôturer au 30.09.2017 (par exemple avec une provision pour le chauffage & eau)  pour ce qui est connu au 30.09 et au nouveau syndic de faire sa première clôture au 31.12.2017 (avec les comptes de chauffage et eau annuels moins la provision comptée au 30.09.2017).

Cela permettra d'approuver et donner (ou non....)   quitus à l'ancien syndic pour son travail comptable (c'est quand même lui qui a validé et payé toutes les factures des 9 mois)  et le nouveau syndic recevra (ou pas...) le quitus pour son travail du 4ème trimestre.
Sans compter l'économie d'un double encodage des comptes des 9 premiers mois que le nouveau syndic sera bien en droit de facturer à titre de prestations exceptionnelles.

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BMCTools
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

max11 a écrit :
MarcoBrux a écrit :
Panchito a écrit :

Puisque le préavis de votre Syndic actuel se termine le 30 septembre, il doit clôturer les comptes trimestriels du 3ème trimestre 2017. Par contre il ne doit évidemment pas clôturer le décompte annuel eau et chauffage.

Bonjour Panchito,
nos comptes sont clôturés annuellement et pas par trimestre( provisions trimestrielles et comptes annuels). donc soit il clôture tout ou rien à mon sens! je me trompe?

Le mieux à mon sens est de demander au syndic de clôturer au 30.09.2017 (par exemple avec une provision pour le chauffage & eau)  pour ce qui est connu au 30.09 et au nouveau syndic de faire sa première clôture au 31.12.2017 (avec les comptes de chauffage et eau annuels moins la provision comptée au 30.09.2017).

Cela permettra d'approuver et donner (ou non....)   quitus à l'ancien syndic pour son travail comptable (c'est quand même lui qui a validé et payé toutes les factures des 9 mois)  et le nouveau syndic recevra (ou pas...) le quitus pour son travail du 4ème trimestre.
Sans compter l'économie d'un double encodage des comptes des 9 premiers mois que le nouveau syndic sera bien en droit de facturer à titre de prestations exceptionnelles.

C'est exactement ce qu'il faut faire


Yves Van Ermen

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MarcoBrux
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

merci pour vos conseils

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MarcoBrux
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

Max11 a écrit :

Cela permettra d'approuver et donner (ou non....)   quitus à l'ancien syndic pour son travail comptable (c'est quand même lui qui a validé et payé toutes les factures des 9 mois)  et le nouveau syndic recevra (ou pas...) le quitus pour son travail du 4ème trimestre.
Sans compter l'économie d'un double encodage des comptes des 9 premiers mois que le nouveau syndic sera bien en droit de facturer à titre de prestations exceptionnelles.

Cela voudra-t-il dire qu'il faut convoquer une assemblée générale extra pour donner quitus à l'ancien syndic ??
je rappel que les contexte est le suivant:
révocation du syndic en Juin 2017 suivi de 3 mois de préavis(jusque 30/09) et clôture des comptes(9 mois) avant la reprise-remise. quand et comment peut-on donner quitus ou pas à l’ancien syndic?

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luc
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

@marcobrux
Mon ACP se retrouvera peut-être dans une situation analogue:
- changement de syndic
- trois syndics pro agréé IPI se présentent
- un CP veut/voulait reprendre de fait avec le "support" d'un agent IPI agréé (ou l'inverse - on le saura dans quelques jours).
- problème pour faire une séparation claire entre les décomptes avant et aprés le 30.06.2017

Questions préalables, pour pouvoir être utile:
1. Votre ACP compte 20 appartements au plus? dans mon cas: oui
2. Si non vos statuts ont été coordonnées avant le début de l'année comptable 2017? dans mon cas: non.

Dernière modification par luc (11-06-2017 07:17:11)


Cordialement,

Luc

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max11
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

MarcoBrux a écrit :
Max11 a écrit :

Cela permettra d'approuver et donner (ou non....)   quitus à l'ancien syndic pour son travail comptable (c'est quand même lui qui a validé et payé toutes les factures des 9 mois)  et le nouveau syndic recevra (ou pas...) le quitus pour son travail du 4ème trimestre.
Sans compter l'économie d'un double encodage des comptes des 9 premiers mois que le nouveau syndic sera bien en droit de facturer à titre de prestations exceptionnelles.

Cela voudra-t-il dire qu'il faut convoquer une assemblée générale extra pour donner quitus à l'ancien syndic ??
je rappel que les contexte est le suivant:
révocation du syndic en Juin 2017 suivi de 3 mois de préavis(jusque 30/09) et clôture des comptes(9 mois) avant la reprise-remise. quand et comment peut-on donner quitus ou pas à l’ancien syndic?


Normalement, les comptes sont présentés à l'AG ordinaire qui suit la clôture de l'exercice comptable. Le changement de syndic n'a pas d'influence sur cette règle.
A part en cas de problèmes grave attendus et pour pouvoir accorder un mandat pour agir vite, il n'y a pas de raison d'anticiper cette présentation des comptes en AG.
(grave ne veut pas dire des problèmes d'imputation par exemple mais plutôt des soupçons d'argent disparu par exemple)

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GT, luc

GT
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

luc a écrit :

Questions préalables, pour pouvoir être utile:
1. Votre ACP compte 20 appartements au plus? dans mon cas: oui
2. Si non vos statuts ont été coordonnées avant le début de l'année comptable 2017? dans mon cas: non.

L'information préalable à communiquer ne devrait-elle pas porter sur le type de comptabilité de l'association concernée : comptabilité en partie double ou comptabilité simplifiée ?

Un copropriété de moins de 20 lots peut avoir accepté de tenir sa comptabilité conformément au plan comptable minimum normalisé établi par le Roi en 2012.

Quand bien même les statuts n'auraient pas été adaptés (l'art. 19, § 2 de la loi du 2 juin 2010 est clair : l'obligation concerne l'adaptation et non coordination des statuts; si coordination acte authentique obligatoire) , l'article 577-14, al.2, CC prévoit que les dispositions statutaires non conformes aux art. 577-3 à 577-14, CC, sont de plein droit remplacées par les dispositions légales correspondantes à compter de leur entrée en vigueur.

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max11
Pimonaute intarissable
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

GT a écrit :
luc a écrit :

Questions préalables, pour pouvoir être utile:
1. Votre ACP compte 20 appartements au plus? dans mon cas: oui
2. Si non vos statuts ont été coordonnées avant le début de l'année comptable 2017? dans mon cas: non.

L'information préalable à communiquer ne devrait-elle pas porter sur le type de comptabilité de l'association concernée : comptabilité en partie double ou comptabilité simplifiée ?

Un copropriété de moins de 20 lots peut avoir accepté de tenir sa comptabilité conformément au plan comptable minimum normalisé établi par le Roi en 2012.

Quand bien même les statuts n'auraient pas été adaptés (l'art. 19, § 2 de la loi du 2 juin 2010 est clair : l'obligation concerne l'adaptation et non coordination des statuts; si coordination acte authentique obligatoire) , l'article 577-14, al.2, CC prévoit que les dispositions statutaires non conformes aux art. 577-3 à 577-14, CC, sont de plein droit remplacées par les dispositions légales correspondantes à compter de leur entrée en vigueur.


Et ça change quoi au problème posé  ?  pourquoi toujours vouloir compliquer un fil de discussions avec des questions et des articles de lois issus de tous les codes possibles  ?   
La question est simple : faut-il une AGE pour soumettre les comptes au 30.09 de l'ancien syndic ?  la taille de l'acp ou la forme de la tenue de la compta ne change rien à la réponse il me semble....  ?

Au début, j'aimais bien lire vos (Luc & GT, et d'autres...) commentaires éclairés ou orientés sur toutes sortes de points, même si ça part dans tous les sens sans plus s'occuper de fournir une réponse à la question initiale. Mais j'ai l'impression que c'est maintenant devenu le cas dans tous les fils et on ne reçoit plus que très difficilement une vrai réponse simple à une question. Tout est toujours creusé, approfondi, mélangé,... sur des fonds théoriques et légalistes bien loin des préoccupations de la plupart des acp qui vivent normalement leur vie.
Sans rancune et continuer vos joutes mais peut-être pas sur chaque sujet et, surtout, en pensant à fournir de temps en temps une réponse simple en ne pensant pas à chaque fois que toutes les acp sont des poudrières avec des gens qui ne se parlent pas mais se lancent des articles de lois à la tête....

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panchito
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

cela voudra-t-il dire qu'il faut convoquer une assemblée générale extra pour donner quitus à l'ancien syndic ??
je rappel que les contexte est le suivant:
révocation du syndic en Juin 2017 suivi de 3 mois de préavis(jusque 30/09) et clôture des comptes(9 mois) avant la reprise-remise. quand et comment peut-on donner quitus ou pas à l’ancien syndic?

Soyons clair, et hyper-pragmatique :

A l'AG où vous avez révoqué votre Syndic, vous en avez choisi un autre, et vous avez donné (ou pas) décharge et quitus au Syndic sortant pour les comptes 2016.

Pour les comptes 2017, lors de votre AGO (o = ordinaire) annuelle en 2018, vous donnerez décharge et quitus (ou pas) à votre nouveau Syndic pour les comptes 2017.

Votre ancien Syndic ne dispose que d'un mois après la fin de son contrat pour tout transférer au nouveau. A vous de voir (et de payer) si vous souhaitez que votre nouveau Syndic réaménage les décomptes établis par l'ancien Syndic jusqu'au 30 septembre 2017. Mais cela, oui, doit être validé par une décision d'AGE/O puisque votre nouveau Syndic ne réaménagera certainement pas les décomptes 2017 gratuitement!

Dernière modification par panchito (11-06-2017 09:21:34)

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luc
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

max11 a écrit :
MarcoBrux a écrit :
Max11 a écrit :

Cela permettra d'approuver et donner (ou non....)   quitus à l'ancien syndic pour son travail comptable (c'est quand même lui qui a validé et payé toutes les factures des 9 mois)  et le nouveau syndic recevra (ou pas...) le quitus pour son travail du 4ème trimestre.
Sans compter l'économie d'un double encodage des comptes des 9 premiers mois que le nouveau syndic sera bien en droit de facturer à titre de prestations exceptionnelles.

Cela voudra-t-il dire qu'il faut convoquer une assemblée générale extra pour donner quitus à l'ancien syndic ??
je rappel que les contexte est le suivant:
révocation du syndic en Juin 2017 suivi de 3 mois de préavis(jusque 30/09) et clôture des comptes(9 mois) avant la reprise-remise. quand et comment peut-on donner quitus ou pas à l’ancien syndic?


Normalement, les comptes sont présentés à l'AG ordinaire qui suit la clôture de l'exercice comptable. Le changement de syndic n'a pas d'influence sur cette règle.
A part en cas de problèmes grave attendus et pour pouvoir accorder un mandat pour agir vite, il n'y a pas de raison d'anticiper cette présentation des comptes en AG.
(grave ne veut pas dire des problèmes d'imputation par exemple mais plutôt des soupçons d'argent disparu par exemple)

Même en cas de problèmes graves c'est à la première AG qui est organisé par le nouveau syndic à prendre position. C'est irréaliste de vouloir le faire quand l'ancien syndic a organisé l'AG.
Faites une AGE s'il ya des problèmes de ce genre, si non attendez l'AGO, auquel il faut en pincipe inviter l'ancien syndic pour le point concernant sa décharge.


Cordialement,

Luc

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dach
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

Je suis étonné que les intervenants ne suppose pas que les comptes de la copropriété soit à jour comme cela doit être normalement le cas. Donc le nouveau syndic doit juste reprendre le solde de chaque poste et non ré-encoder chaque mouvement. Si c'est une comparabilité simplifié, il y lieu juste d'ajouter les nouvelles pièces à la suite de pièces précédente.

Si le nouveau syndic constate que dans le mois qui suit la reprise, il n'a pas reçu du syndic précédent une comptabilité complète et à jour, il doit effectuer tout les actes conservatoires en vue de la sauvegarde des intérêts de son mandant. Il doit donc réclamer au syndic précédent les frais de remise en ordre de la comptabilité de l’association et veiller que toute décharge automatique ou non soit suspendue ou annulée pour non respect de ces obligations.
Je ne sais pas si la clause mise dans les contrats de syndic d'une décharge automatique 1mois après la fin du mandat est valable, mais il y certainement lieu, de la part du nouveau syndic, de notifier avec diligence les manquements de l’ancien syndic. Attendre la prochaine AG est certainement trop tardif.

La clôture ne concerne que la fin d'exercice. Je comprend pas la justification d’honoraire supplémentaire puisque dans tout les cas le syndic ne devra faire qu'une clôture par an qu'il y ai changement de syndic ou non. C'est aussi le cas si les statuts prévoient, en plus de la clôture annuelle, une répartition trimestrielle, il y a qu'une par trimestre.

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MarcoBrux
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

@LUC a écrit :

1. Votre ACP compte 20 appartements au plus? dans mon cas: oui
2. Si non vos statuts ont été coordonnées avant le début de l'année comptable 2017? dans mon cas: non.

1) notre ACP compte plus de 50 apparts
2)ni coordination ni adaptation à la Loi de 2010, mais je ne pense pas que ces 2 éléments changent qqs chose?

@MAX11

Max11 a écrit :

Normalement, les comptes sont présentés à l'AG ordinaire qui suit la clôture de l'exercice comptable. Le changement de syndic n'a pas d'influence sur cette règle.
A part en cas de problèmes grave attendus et pour pouvoir accorder un mandat pour agir vite, il n'y a pas de raison d'anticiper cette présentation des comptes en AG.
(grave ne veut pas dire des problèmes d'imputation par exemple mais plutôt des soupçons d'argent disparu par exemple)

je pense que ma question est simple à savoir quand on donne quitus à l'ancien syndic pour le travail effectué du 01/01/2017 au 31/09/2017??
vous pensez que le 16/06/2018( prochaine AGO) on doit convoquer l'ancien syndic pour lui dire on vous donne ou pas décharge??????

@Max11

Max11 a écrit :

La question est simple : faut-il une AGE pour soumettre les comptes au 30.09 de l'ancien syndic ?  la taille de l'acp ou la forme de la tenue de la compta ne change rien à la réponse il me semble....  ?

vous avez tout à fait raison, je suis tjrs sur ma faim et votre intervention ne m'a pas éclairé non plus:):)

@Panchito

Panchito a écrit :

Soyons clair, et hyper-pragmatique :
1)...Pour les comptes 2017, lors de votre AGO (o = ordinaire) annuelle en 2018, vous donnerez décharge et quitus (ou pas) à votre nouveau Syndic pour les comptes 2017.
2) ... Mais cela, oui, doit être validé par une décision d'AGE/O puisque votre nouveau Syndic ne réaménagera certainement pas les décomptes 2017 gratuitement!

1) ici donc décharge pour le dernier trimestre 2017
2) si j'ai bien compris, vous voulez dire que si le nouveau syndic réaménage les comptes à partir du 01/01/2017(gratuitement ou pas), cela équivaut à une décharge pour l'ancien syndic? Quid si les comptes établis par l'ancien syndics ne sont pas correctes?

@dach

dach a écrit :

1)...le nouveau syndic doit juste reprendre le solde de chaque poste et non ré-encoder chaque mouvement.
2)...La clôture ne concerne que la fin d'exercice. Je comprend pas la justification d’honoraire supplémentaire puisque dans tout les cas le syndic ne devra faire qu'une clôture par an qu'il y ai changement de syndic ou non

1) cette opération n'est ce pas une clôture?puisque vous parlez de reprendre les soldes?j'ai l'impression que bcp d'intervenants pensent que l'ancien syndic doit clôturer les comptes( question de responsabilité) et donc à mon sens il faut une décharge ou pas.
2)clôture par l'ancien syndic au 30/09/2017 et clôture par le nouveau syndic au 31/12/2017 de la partie qui le concerne( 4tr2017) donc 2 clôtures!. je me trompe?

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panchito
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

MarcoBrux a écrit :

1) notre ACP compte plus de 50 apparts
2)ni coordination ni adaptation à la Loi de 2010, mais je ne pense pas que ces 2 éléments changent qqs chose?

Evidemment! Avec plus d 20 lots vous êtes obligés d'avoir une comptabilité double! Si vous n'êtes pas en ordre depuis 2010 et que vous avez donné chaque année décharge et quitus au Syndic, c'est vous les copropriétaires qui endossez toutes les responsabilités! et les conséquences judiciaires...

Avec plus de 20 lots vous devez légalement avoir un Conseil de Copropriété et un Commissaire aux comptes.

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luc

panchito
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

MarcoBrux a écrit :

je pense que ma question est simple à savoir quand on donne quitus à l'ancien syndic pour le travail effectué du 01/01/2017 au 31/09/2017??
vous pensez que le 16/06/2018( prochaine AGO) on doit convoquer l'ancien syndic pour lui dire on vous donne ou pas décharge??????

Vous mélangez plusieurs concepts:
1/ On donne décharge et quitus au Syndic pour sa gestion depuis la dernière AGO. L'avez-vous donné en 2016? Sinon, quel est exactement votre problème? Pour éviter de discuter sur de la théorie législative!
2/ On donne décharge et quitus au Conseil de Copropriété pour le contrôle exercé sur le Syndic depuis la dernière AGO. L'avez-vous donné en 2016? Sinon, quel est exactement votre problème?
3/ On donne décharge et quitus au Commissaire aux compte pour le rapport qu'il a fait à la dernière AGO sur le contrôle des comptes de l'année précédente. L'avez-vous donné en 2016? Sinon, quel est exactement votre problème?
4/ L'ACP décide en AG d'approuver ou pas les comptes de l'année dernière suite au rapport fait par le commissaire aux comptes. Les comptes de 2016 ont-ils été approuvés ou pas?


Donc où en êtes-vous dans tout cela? Comptes 2016 approuvés ou pas? Décharges et quitus donnés ou pas et à qui?

QUEL EST VOTRE PROBLEME PRECISEMENT???

Dernière modification par panchito (11-06-2017 16:42:01)

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panchito
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

MarcoBrux a écrit :

La question est simple : faut-il une AGE pour soumettre les comptes au 30.09 de l'ancien syndic ?

NON, on n'approuve pas une demi-année de comptes!!

Quand vous avez fait mettre la révocation du Syndic à l'odj de votre dernière AGO, vous avez eu, j'espère, l'intelligence de demander à l'ACP de donner mandat au CdC pour suivre le transfert des comptes, des soldes (d'habitude on échange des fichiers CSV entre les différents logiciels comptables), des procédures en cours, du compte en banque, des assurances etc... Ou vous avez décidé de laisser les 2 syndics s'arranger entre eux pendant le mois imposé par la loi?

Quel est votre problème?

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panchito
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Re : changement syndic et reprise comptabilité

MarcoBrux a écrit :

si j'ai bien compris, vous voulez dire que si le nouveau syndic réaménage les comptes à partir du 01/01/2017(gratuitement ou pas), cela équivaut à une décharge pour l'ancien syndic? Quid si les comptes établis par l'ancien syndics ne sont pas correctes?

Non, non, et non!!!

Mais quel est votre problème? Les comptes de votre ancien syndic ne sont pas corrects pour 2017 mais l'étaient pour 2016???

Votre nouveau syndic a l'obligation de tout reprendre en l'état, donc maintenant vous voulez rejeter des factures? Repartir les frais différemment? Quel est votre problème? Qu'en pense votre commissaire aux comptes? Et votre CdC?

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