Etat des lieux non fait/enregistré

Bonjour à tous

suite à mon expérience avec ma locataire qui m'a fait de gros dégâts sans que je puisse lui réclamer des frais car ma maman (l'ancienne propriétaire) avait fait un état des lieux bâclé, je me suis mise à tout vérifier.

Et pour la plus vieille locataire je ne trouve pas d'état des lieux d'entrée !

Donc en résumé, appartement en région wallone, à la base bail de 3 ans conclu le 01/08/2002 avec la fille de la locataire actuelle. Sa fille a loué l'appartement jusqu'en février 2004 au moment où sa maman a repris le bail (signé le 23/02/2004 et où il est bien notifié que c'est une reprise du précédent bail).
La fille a été la 1e locataire de l'appartement (il venait d’être fait et été donc neuf).
Malgré les divers courriers que ma maman a adressé à la locataire actuelle, elle n'a jamais voulu faire ni signé d'état des lieux, et par conséquent rien n'est enregistré (j'irais quand même vérifier au cadastre).

au final cela fait 14 ans que la locataire est dans l'appartement (16 si on compte qu'elle a repris le bail).
Nous allons d'office demander une visite de l'appartement, mais j'ai peur qu'elle ne nous refuse l'entrée.

Mais surtout que pouvons-nous faire si elle décide de partir ou si elle décède (c'est une personne âgée, et je ne pense pas qu'elle déménagera de si tôt et nous n'avons aucun soucis avec elle), par rapport à l'état des lieux ? Si il y a des dégâts nous ne pourront rien réclamé ? (nous avons toutes les preuves d'achat des matériaux utiliser pour les travaux, mais aucune photos). Peut-on refaire un état des lieux maintenant ? peut-on lui faire signer un avenant au contrat de bail dans lequel elle reconnait avoir repris l'appartement dans un état neuf ?

Je me rend compte que ma maman n'a rien fait sérieusement et que maintenant nous payons ses erreurs.

De plus, il y a 2 ans, lorsque nous avons acheté l'immeuble avec mon compagnon, nous avions fait le nécessaire au niveau des banques pour le changement de propriétaires sur la garantie locative. Hors cette même locataire (ainsi que celle a coté), n'ont pas pris la peine d'aller à la banque signer les documents.
J'ai eu un appel il y +/- 2 semaines de la part d'ING pour me dire que les locataires étaient là mais qu'ils ne trouvaient pas les papiers. Avec les changements de personnel qu'a connu l'agence, les papiers ont du être jetés ou égarés. Au final qu'en est-il de la garantie ?? elle n'est toujours pas à notre nom et à nouveau que ce passera-t-il si l'une ou l'autre décide de partir ?

Merci d'avance à tous

Clémentine