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Frais de timbre du rapport semestriel

Cornelius
Pimonaute
Inscription : 01-06-2018
Messages : 3

Frais de timbre du rapport semestriel

Bonjour à tous,

Je découvre aujourd'hui ce forum qui risque d'être une de mes nouvelles sources d'informations.

Je suis membre d'un conseil de copropriété pour un immeuble de +/-320 apparts et 300 parkings à Bruxelles.
Au sein de ce conseil, nous sommes 2 membres "actifs" et disons que les 3 autres membres sont moins "réactifs".
Nous suivons de près les travaux et questionnons le syndic par rapport à son travail et au suivi des projets.

Nous avons rédigé, comme la loi le propose, un rapport d'activité tous les 6 mois.
Nous avons demandé aux autres membres s'ils avaient des notes ou remarques à partager pour rédiger ce rapport.
Personne n'a jamais réagi, nous avons donc rédigé ce rapport à 2.
J'ai imprimé les +/-350 rapports à mes frais et les ai envoyé aux propriétaires.
Cela fait maintenant 2 mois.

J'ai demandé à être remboursé des frais de timbres
Le Syndic veut d'abord en débattre avec le conseil qui devra donner son accord sur ce remboursement
On parle de 130€ de timbres

Est-ce normal?
Dans la mesure ou il s'agit de la seule obligation du conseil (rendre un rapport de son activité)?

Merci pour votre aide

Cornélius

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panchito
Pimonaute non modérable
Inscription : 20-06-2012
Messages : 5 870

Re : Frais de timbre du rapport semestriel

Mais pourquoi utilisez vous un moyen de communication du siècle dernier ? Qui n’a pas d’adresse mail aujourd’hui? Je viens d’acheter un appartement neuf à Namur dans une toute grosse copropriété de 5 blocs et c’est la 1ère chose que le Syndic a faite: distribuer les adresses mail à tout le monde! J’ai aussi des biens ou le syndic envoie les 2 rapports avec la convocation à l’assemblée générale. Aussi par mail à tous ceux qui en ont fait la demande pour éviter tous ces frais inutiles, donc dans votre cas, c’est l’AG qui devra décider si oui ou non ils vous rembourse vos frais. Moi je voterais contre, j’ai une adresse mail depuis 1994....

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GT
Pimonaute incurable
Inscription : 12-10-2014
Messages : 3 227

Re : Frais de timbre du rapport semestriel

panchito a écrit :

Qui n’a pas d’adresse mail aujourd’hui? (...). Moi (...), j’ai une adresse mail depuis 1994....

Tout le monde n'est pas Panchito

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PIM
Pimonaute non modérable
Lieu : Uccle, Bruxelles, Belgique
Inscription : 10-03-2004
Messages : 11 407
Site Web

Re : Frais de timbre du rapport semestriel

Je ne crois pas que la loi impose aux membres du conseil de copropriété d'adresser personnellement à chaque CP son rapport semestriel...
Peu importe que ce soit par courrier ordinaire, par pigeon voyageur ou par email.

L'idéal, une fois de plus - mais c'est à mettre en place via décision de l'AG - c'est de le rendre disponible via un site web réservé à la copropriété.

Ou, au minimum, de demander au syndic de le porter à la connaissance des copropriétaires, par exemple, à l'occasion de son envoi trimestriel de provisions de charges.


Erik DECKERS
Pim's webmaster (notamment...)
Propriétés Immobilières

--------------------
L'expérience est une lanterne attachée dans notre dos, qui n'éclaire que le chemin parcouru - (Confucius)

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Cornelius
Pimonaute
Inscription : 01-06-2018
Messages : 3

Re : Frais de timbre du rapport semestriel

Merci pour vos réponses

Je vais tenter de préciser la situation.

Nous n'avons pas accès au adresses mails des copropriétaires. Tous les propriétaires ne veulent pas la partager (ils sont +/-400)
La loi nous autorise uniquement à avoir accès aux adresses postales. [Art. 577-8.  16° § 4]
Dans la mesure ou le rapport mettait en avant plusieurs manquements du Syndic. il nous apparaissait logique que celui-ci soit envoyé individuellement.
Notre syndic envoie encore la plupart des convocations par recommandé. Pour l'exemple, une AG coûte 1700€ en frais d'envoi (ce que nous essayons de réduire évidemment)

Le site web du syndic est obsolète, nous avons pris l'initiative d'en développer un à nos frais pour informer les propriétaires et occupants. le rapport y est mis à disposition.
Notre bâtiment date de 1969, de nombreux appartements appartiennent encore aux premiers propriétaires.
Ceux-ci n'ont pas tous d'adresse mail, ou d'ordi ou de smartphone.
Nous déposons nous même les courriers dans les boites des propriétaires occupants et les distribuons dans les boites des propriétaires habitants le quartier.
La loi n'impose pas d'envoi individuel mais ce rapport doit être mis à disposition des propriétaires.

Je considère que ce rapport est un constat du travail du Syndic.
Ce constat n'a à mon sens pas à transité par le Syndic.
Ce qui est une preuve de son indépendance.
Nous rendons compte à l'ACP qui nous a élu pour cette mission.
Et pas au Syndic.

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luc
Pimonaute incurable
Lieu : Evere, Bruxelles, Belgique
Inscription : 10-08-2004
Messages : 4 884
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Re : Frais de timbre du rapport semestriel

Cornelius a écrit :

(...)
Je considère que ce rapport est un constat du travail du Syndic.
Ce constat n'a à mon sens pas à transité par le Syndic.
Ce qui est une preuve de son indépendance.
Nous rendons compte à l'ACP qui nous a élu pour cette mission.
Et pas au Syndic.

Mon opinion est identique. Dans mon ACP de 250 appartements on a le même genre de problèmes. Trois types de conseils y sont déjà passé depuis 2014, tous se heurtant au même problème.

En théorie l'AG  peut mettre un budget à disposition du conseil pour ces frais d'édition et envoi. Mais le syndic refuse de mettre cela (et autres choses) en pratique. Donc une demande de nomination d'un administrateur provisoire est en cours de traitement.
La demande doit encore être adaptée à la nouvelle loi dès que votée.

En attendant la comptabilité complète du syndic actuel (= pour les 5 ans de son mandat passée) est soumise à une expertise judiciaire et tous les grands travaux ont été postposés par l'AGO 2018.

Pour ce qui concerne l'envoi des documents par le syndic un dossier sera soumis à l'IPI. Ce dossier est ralenti pour permettre une intégration du GDPR-RGDP dans les statuts de la firme du syndic et puis de l'ACP. Comme c'est un problème du niveau 4 (justice), j'approfondis pas mais je vais communiquer le résultat anonymisé sur ce forum.

Donc actuellement pas de solution dans le contexte de mon ACP.


Cordialement,

Luc

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Dupuis
Pimonaute assidu
Inscription : 03-10-2016
Messages : 135

Re : Frais de timbre du rapport semestriel

panchito a écrit :

Mais pourquoi utilisez vous un moyen de communication du siècle dernier ? Qui n’a pas d’adresse mail aujourd’hui? Je viens d’acheter un appartement neuf à Namur dans une toute grosse copropriété de 5 blocs et c’est la 1ère chose que le Syndic a faite: distribuer les adresses mail à tout le monde! J’ai aussi des biens ou le syndic envoie les 2 rapports avec la convocation à l’assemblée générale. Aussi par mail à tous ceux qui en ont fait la demande pour éviter tous ces frais inutiles, donc dans votre cas, c’est l’AG qui devra décider si oui ou non ils vous rembourse vos frais. Moi je voterais contre, j’ai une adresse mail depuis 1994....

Quoi !!! Vous avez osé vous aventurer ailleurs qu’a WSP ,?
Je connais des personnes qui ne veulent pas s’encombrer d’un ordinateur et qui utilisent leur smartphone pour envoyer des emails etc.... lire des rapports sur un smartphone n’est pas vraiment aisé !
P.S . Et moi j’ai une adresse mail depuis 1989 !  Na !

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BMCTools
Pimonaute assidu
Lieu : Belgique
Inscription : 11-03-2011
Messages : 109
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Re : Frais de timbre du rapport semestriel

Bonjour Cornélius,

Je ne partage pas votre avis en ce qui concerne l'envoi de votre rapport.

Il dois ce faire via le syndic qui est l'organe de l'ACP.
Tout les frais liés a l'envoi du rapport sont des frais communs.

Ceci dis cette problématique ne sera bientôt plus d'actualité car le projet de loi sur la copropriété supprime les rapports semestriels du conseil de copropriété. Il est prévu que "Lors de l’assemblée générale ordinaire, le conseil de copropriété adresse aux copropriétaires un rapport annuel circonstancié sur l'exercice de sa mission."

Le rapport fera donc partie intégrante de l'AG.


Yves Van Ermen

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Aime ce post :

PIM

Cornelius
Pimonaute
Inscription : 01-06-2018
Messages : 3

Re : Frais de timbre du rapport semestriel

BMCTools a écrit :

Ceci dis cette problématique ne sera bientôt plus d'actualité car le projet de loi sur la copropriété supprime les rapports semestriels du conseil de copropriété. Il est prévu que "Lors de l’assemblée générale ordinaire, le conseil de copropriété adresse aux copropriétaires un rapport annuel circonstancié sur l'exercice de sa mission."

Le rapport fera donc partie intégrante de l'AG.


Merci pour votre réponse,

Est-ce que, selon vous, ce rapport doit alors être simplement lu le soir de l'AG par le conseil?
Mes 2 derniers rapports font +/- 10 pages
Ou devront-ils être ajouter à la convocation?

Merci

C.

Hors ligne

luc
Pimonaute incurable
Lieu : Evere, Bruxelles, Belgique
Inscription : 10-08-2004
Messages : 4 884
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Re : Frais de timbre du rapport semestriel

Cornelius a écrit :
BMCTools a écrit :

Ceci dis cette problématique ne sera bientôt plus d'actualité car le projet de loi sur la copropriété supprime les rapports semestriels du conseil de copropriété. Il est prévu que "Lors de l’assemblée générale ordinaire, le conseil de copropriété adresse aux copropriétaires un rapport annuel circonstancié sur l'exercice de sa mission."

Le rapport fera donc partie intégrante de l'AG.


Merci pour votre réponse,

Est-ce que, selon vous, ce rapport doit alors être simplement lu le soir de l'AG par le conseil?
Mes 2 derniers rapports font +/- 10 pages
Ou devront-ils être ajouter à la convocation?

Merci

C.

Si ce rapport fera effectivement partie intégrante de l'AG il devra être envoyé avec l'invitation/convocation, donc communiqué circa 3 semaines avant l'AG au syndic. On le saura au plus tôt ce 07.06.2018.


Cordialement,

Luc

En ligne

BMCTools
Pimonaute assidu
Lieu : Belgique
Inscription : 11-03-2011
Messages : 109
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Re : Frais de timbre du rapport semestriel

Cornelius a écrit :

Merci pour votre réponse,

Est-ce que, selon vous, ce rapport doit alors être simplement lu le soir de l'AG par le conseil?
Mes 2 derniers rapports font +/- 10 pages
Ou devront-ils être ajouter à la convocation?

Merci

C.

Le législateur ne va pas préciser la manière de procéder. Il demande que le rapport soit adressé aux copropriétaires sans donner plus d'information. Il estime que "La loi du 2 juin2010 imposait au conseil  de copropriété de faire  rapport tous les six mois. Comme cette obligation restait souvent lettre morte et n’est par ailleurs pas considérée comme très judicieuse, elle a été transformée en rapport annuel."

Personnellement, depuis longtemps, et dans la mesure du possible, je l'annexe à la convocation de l'assemblée générale. Cela permet de gagner du temps en AG. Il est ensuite annexé au pv de l'AG.


Yves Van Ermen

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GT
Pimonaute incurable
Inscription : 12-10-2014
Messages : 3 227

Re : Frais de timbre du rapport semestriel

BMCTools a écrit :

Il est prévu que "Lors de l’assemblée générale ordinaire, le conseil de copropriété adresse aux copropriétaires un rapport annuel circonstancié sur l'exercice de sa mission."

Le rapport fera donc partie intégrante de l'AG.

Que faut-il entendre concrètement par un rapport qui fera partie intégrante de l'AG ?

Je n'ai pas trouvé la réponse ds la lecture des travaux préparatoires.

Le projet de loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges a été adopté le 31/5/2018 en deuxième lecture par la Commission de la Justice de la Chambre.
Son article 169 a remplacé l'article 577-8/1 du Code civil inséré par la loi du 2 juin 2010.
Le nouvel art. 577-8/1, § 4, in fine prévoit :"Lors de l'assemblée générale ordinaire, le conseil de copropriété adresse aux copropriétaires un rapport annuel circonstancié sur l'exercice de sa mission"

C'est apparemment sur ce texte que la Chambre se prononcera cette semaine en séance plénière.

Ce texte prévoit que le rapport annuel circonstancié est adressé :
- par qui ? par le conseil de copropriété
- à qui ? aux copropriétaires
- quand ? lors de l'assemblée générale sans autre précision (rapport écrit ? oral?)

Dernière modification par GT (04-06-2018 14:47:01)

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