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    Le syndic et le RGDP

    luc
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    Le syndic et le RGDP

    Par la force des choses on m'a déclaré, ainsi qu'un tiers des autres CP,  debiteur de l'ACP bien que je suis un crediteur. Le syndic a diffusé cette liste sur ordre du conseil actuel, mais mis au nom du conseil précédent. La liste est faite sur base de la comptabilité tenue par le "commissaire".  La liste est diffusé à tous les autres CP. Je prépare une plainte à qui de droit (IPI, APD, JP, JI, ???). En tout cas je crois qu'il faut d'abord passer par la case "point à l'ODJ de l'AG".

    Je dois le faire avant le 30.06.2018, puisque l'AGO 2018 a décidé que toute proposition de changement des statuts doit être rentré chez le syndic/conseil/commissaire, pour qu'ils décident de ce qui est acceptable et/ou intégrable. Je sais, c'est probablement pas conforme à la loi, mais cela m'épargnera les frais d'un procès si je dépose une demande d’adaptation des statuts ce mois-ci.

    Cela comme introduction pour situer le contexte qui me motive à poster ce sujet.

    Par étape d'information générale que je parcours actuellement, je poserai des questions, si nécessaire pour moi et peut-être utile pour certains visiteurs. Ce n'est pas le but d'être complet, mais je mentionnerai des obstacles qui pourraient être évités. En principe je ne commente pas le cas de mon ACP, bien qu'il plane dans le ciel.

    Le RGDP est d'application depuis le 24.05.2018. Il formalise des principes déjà d'application depuis je crois les années nonante. J'ai déjà constaté que tant le syndic que l'ACP devront adapter leurs statuts/convention et/ou formaliser explicitement leur manière de travailler.

    Les pages Wikipedia intéressants sont:
    texte F (portail)
    texte N (complet)
    texte E (complet)

    Un extrait de la page 12 de l'IPI News de janvier 2018:

    COMMENT SE PREPARER AU MIEUX?
    Vous trouverez un plan par étapes pratique sur le site Internet de la Commission de la
    protection de la vie privée (www.privacycommission.be). En résumé:
    • Concentrez-vous sur l’analyse des flux de données dans votre agence et vérifiez, pour chaque flux, si les finalités, la base et les accords sont clairs.
    • Conservez des documents justificatifs dans un registre des traitements et concluez les accords adéquats avec vos fournisseurs dans des contrats. Vous trouverez des modèles des deux documents sur le site Internet de l’IPI.
    • Élaborez des procédures visant à garantir les droits des personnes concernées et clarifiez-les dans une Politique en matière de vie privée sur votre site Internet.

    En ce qui concerne la sécurité des informations, il est conseillé d'élaborer une
    politique de protection des données vous permettant de démontrer que les
    données sont également bien gérées.

    Sur le site de l'IPI je trouve différents textes utiles, dont le fichier XLS rgdp-registre-des-traitements-a-remplir. C'est un modèle du registre des traitements. Il se compose de quatre feulles de travail.

    La feuille "coordonnés" de ce registre, édité par l'IPI, identifie:

    • « responsable du traitement » : personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.   

    • « sous-traitant » : personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement (Art 4) .

    • "Un DPO a une fonction de conseil, d’information et de contrôle. Il est la personne de contact pour l’autorité de protection des données et la personne concernée. Un délégué à la protection des données n’est nécessaire que dans les cas définis à l’article 37.

    Dans la case responsable du traitement il mentionne les données suivantes à inscrire:

    • Nom

    • Adresse

    • Numéro d’entreprise

    • Forme juridique

    • Numéro IPI

    Question: le N° d'IPI à mentionner est celui de l'entreprise ou de celui de l'agent immobilier qui est administrateur, gérant et/ou associé actifs ? et s'ils sont à plusieurs comment c'est communiqué? et à qui ?


    Cordialement,

    Luc

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    XTof.vl
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    Re : Le syndic et le RGDP

    Le numéro IPI devrait être celui de l'entreprise mentionnée. Mais rien ne vous empêche d'avoir plusieurs lignes donc plusieurs numéro IPI.

    Le numéro IPI n'ayant rien à voir avec le GDPR, il n'est absolument pas obligatoire de le mettre dans votre inventaire de responsables de traitement. Ce n'est pas un contrôle de numéro IPI.

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    BMCTools
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    Re : Le syndic et le RGDP

    luc a écrit :

    Question: le N° d'IPI à mentionner est celui de l'entreprise ou de celui de l'agent immobilier qui est administrateur, gérant et/ou associé actifs ? et s'ils sont à plusieurs comment c'est communiqué? et à qui ?

    Il y a en Belgique moins de 10 entreprises qui ont un numéro IPI....

    C'est donc le numéro IPI de la personne physique responsable et, à priori, il n'y a qu'un responsable par société.

    Dernière modification par BMCTools (05-06-2018 10:40:21)


    Yves Van Ermen

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    luc
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    Re : Le syndic et le RGDP

    BMCTools a écrit :
    luc a écrit :

    Question: le N° d'IPI à mentionner est celui de l'entreprise ou de celui de l'agent immobilier qui est administrateur, gérant et/ou associé actifs ? et s'ils sont à plusieurs comment c'est communiqué? et à qui ?

    Il y a en Belgique mois de 10 entreprises qui ont un numéro IPI....

    C'est donc le numéro IPI de la personne physique responsable et, à priori, il n'y a qu'un responsable par société.

    si il y a deux (stagiaire et maître de stage) ?
    est-ce le maitre de stage aura les mêmes droits que le stagiare ?

    Dernière modification par luc (05-06-2018 09:52:32)


    Cordialement,

    Luc

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    BMCTools
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    Re : Le syndic et le RGDP

    luc a écrit :

    si il y a deux (stagiaire et maître de stage) ?
    est-ce le maitre de stage aura les mêmes droits que le stagiare ?


    Il n'y a qu'un seul responsable du traitement dans une société. Employés ou collaborateurs doivent avoir des clauses de confidentialité dans leurs contrats.


    Yves Van Ermen

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    luc
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    Re : Le syndic et le RGDP

    BMCTools a écrit :
    luc a écrit :

    si il y a deux (stagiaire et maître de stage) ?
    est-ce le maitre de stage aura les mêmes droits que le stagiare ?


    Il n'y a qu'un seul responsable du traitement dans une société. Employés ou collaborateurs doivent avoir des clauses de confidentialité dans leurs contrats.

    OK, si ce responsable est mentionné explicitement et seul dans le registre.

    Si les responsable du traitement est une firme, alors cette firme devrait selon mon humble opinion être agréé explicitement par l'IPI comme syndic. Ce qui est dans 99% des cas pas le cas.

    Si cette firme n'est pas agréé, il est probablement pas possible de mentionner, sans enfreindre le RGDP,  le N° IPI du gérant comme N° IPI  du responsable de traitement.

    Tous les employés ou collaborateurs doivent avoir un lien contractuel avec ce gérant (et pas les autres gérants de cette firme).


    Cordialement,

    Luc

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    luc
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    Re : Le syndic et le RGDP

    XTof.vl a écrit :

    (...) Le numéro IPI n'ayant rien à voir avec le GDPR, il n'est absolument pas obligatoire de le mettre dans votre inventaire de responsables de traitement. (...)

    Vous croyez ?
    Quelle est le but du N° IPI selon vous ? Selon le Ministre des PME, ... ?
    Que dit la loi de 2013 concernant le statut de l’agent immobilier? Relisez le attentivement.


    Cordialement,

    Luc

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    XTof.vl
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    Re : Le syndic et le RGDP

    Relisez plutôt le RGDP, règlement européen qui n'a rien à faire du numéro IPI...

    Vous confondez modèle et / ou bonnes pratiques et obligation.

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    Aime ce post :
    luc
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    Re : Le syndic et le RGDP

    XTof.vl a écrit :

    Relisez plutôt le RGDP, règlement européen qui n'a rien à faire du numéro IPI...
    Vous confondez modèle et / ou bonnes pratiques et obligation.

    Alors je  dois penser qu'un éditeur de logiciel renommmé se trompe?
    Lire "Politique de confidentialité – Logiciel immobilier"


    Cordialement,

    Luc

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    luc
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    Re : Le syndic et le RGDP

    BMCTools a écrit :
    luc a écrit :

    si il y a deux (stagiaire et maître de stage) ?
    est-ce le maitre de stage aura les mêmes droits que le stagiare ?

    Il n'y a qu'un seul responsable du traitement dans une société. Employés ou collaborateurs doivent avoir des clauses de confidentialité dans leurs contrats.

    Q1: Donc un seul N° IPI dans ce registre ?
    Q2: Avec le nom du titulaire de ce N° IPI?
    Q3: Donc l'autre gérant "maître de stage" est responsable de ce qu'il fait envers le gérant stagiaire, si dernier est le responsable du traitement  ?


    Cordialement,

    Luc

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    XTof.vl
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    Re : Le syndic et le RGDP

    luc a écrit :
    XTof.vl a écrit :

    Relisez plutôt le RGDP, règlement européen qui n'a rien à faire du numéro IPI...
    Vous confondez modèle et / ou bonnes pratiques et obligation.

    Alors je  dois penser qu'un éditeur de logiciel renommmé se trompe?
    Lire "Politique de confidentialité – Logiciel immobilier"

    Mais où voyez-vous que vous devez avoir le n°IPI dans le registre des traitements dans cette note de politique de confidentialité?
    Bref... Ne faites pas porter tout et n'importe quoi par le RGDP...

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    luc
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    Re : Le syndic et le RGDP

    XTof.vl a écrit :
    luc a écrit :
    XTof.vl a écrit :

    Relisez plutôt le RGDP, règlement européen qui n'a rien à faire du numéro IPI...
    Vous confondez modèle et / ou bonnes pratiques et obligation.

    Alors je  dois penser qu'un éditeur de logiciel renommmé se trompe?
    Lire "Politique de confidentialité – Logiciel immobilier"

    Mais où voyez-vous que vous devez avoir le n°IPI dans le registre des traitements dans cette note de politique de confidentialité?
    Bref... Ne faites pas porter tout et n'importe quoi par le RGDP...

    Je le vois dans le modèle proposé par l'IPI (voir ma question initiale).

    Vous voulez vraiment apprendre le changement réel d'une façon dure?

    Il y a un lien logique entre l'article 4 du Code de deontologie IPI et l'organisation de l'entreprise, imposé par le RGDP.

    Concret: une application du statut RGDP ensemble avec le statut de l'agent immobilier exige dans le cas de l'article 12 de la loi du 11.02.2013, organisant la profession d'agent immobilier, que le maître de stage soit le seul responsable du traitement et le gérant stagiaire IPI son subordonné.

    N'oublions pas que le RGDP est une loi européenne qui à priorité sur les lois Belges.


    Cordialement,

    Luc

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    XTof.vl
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    Re : Le syndic et le RGDP

    Le RGDP est un règlement européen et est d'application.
    Un code de déontologie ... Ce n'est pas une loi. Une loi peut faire référence à un code de déontologie.
    Le RGDP contraint l'entreprise au niveau organisationnel uniquement par la nomination d'un DPO.
    Le RGDP ne parle absolument pas de l'IPI. Rien, néant, vide intergalactique.

    Vous n'avez en aucun cas l'obligation de mettre le numéro IPI dans votre registre des traitements.

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    luc
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    Re : Le syndic et le RGDP

    XTof.vl a écrit :

    Le RGDP est un règlement européen et est d'application.
    Un code de déontologie ... Ce n'est pas une loi. Une loi peut faire référence à un code de déontologie.
    Le RGDP contraint l'entreprise au niveau organisationnel uniquement par la nomination d'un DPO.
    Le RGDP ne parle absolument pas de l'IPI. Rien, néant, vide intergalactique.

    Vous n'avez en aucun cas l'obligation de mettre le numéro IPI dans votre registre des traitements.

    On est quand même d'accord que
    1. la personne dont on traite les données peut consulter le registre, dont l'IPI a mis un modèle a disposition sur son site ?
    2. un agent immobilier doit dans l'exercice de sa fonction mentionner son N° IPI ?
    3. la personne physique ou morale qui traite mes données dans le contexte de l'ACP doit quand me prouver que j'ai donné mon accord par voie de contrat, soit directement (ACP), soit indirect (syndic, editeur logiciel comptable, ... )?

    Tout propriétaire a un lien contractuel avec l'ACP par la voie des statuts.
    Un syndic est un contractant de l'ACP et donc un sous-contractant de chaque copropriétaire.

    Entre parenthèse un "vide" galactique n'existe pas.


    Cordialement,

    Luc

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    LaurImmo
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    Re : Le syndic et le RGDP

    luc a écrit :

    On est quand même d'accord que
    1. la personne dont on traite les données peut consulter le registre, dont l'IPI a mis un modèle a disposition sur son site ?
    2. un agent immobilier doit dans l'exercice de sa fonction mentionner son N° IPI ?
    3. la personne physique ou morale qui traite mes données dans le contexte de l'ACP doit quand me prouver que j'ai donné mon accord par voie de contrat, soit directement (ACP), soit indirect (syndic, editeur logiciel comptable, ... )?

    1. NON! Le registre des activités de traitement qui doit être tenu par le responsable des traitements (si beaucoup de données = le DPO) sera donné à la demande de la commission vie privée si cette dernière le réclame. Ce registre n’est pas requis pour les entreprises de moins de 250 employés SAUF si le traitement effectué est susceptible de comporter un risque pour les droits et les libertés des personnes concernées, si ce traitement n’est pas qu’occasionnel ou s’il porte sur des données sensibles.
    Il ne faut pas confondre le registre et le droit d'accès et de copie des données dont la personne physique a droit.

    2. OUI! Sur tous documents et sur son site internet (article 20 du code de déontologie).

    3. Personnellement, mes mandats de syndic comprennent 6 pages d'une charte vie privée et de protection des données à caractère personnelle, je le relis attentivement aux copropriétaires et cette charte comprend un consentement écrit et actif (une case précochée est interdite par exemple) de la part de chacun d'entre eux. De cette façon, ils sont au courant de leurs droits et ils peuvent donc venir vers moi à n'importe quel moment pour savoir quelles données je traite (droit d'accès et de copie), comment je les traite (protection, moyen, etc.), etc. Ils peuvent donc exercer leurs droits (accès, copie, rectification, opposition, limitation, oubli, portabilité) à tout moment et sont aussi au courant des conséquences.


    Agente immobilière titulaire IPI: Syndic & Régisseur   
    Formatrice IFAPME en administration de biens immobiliers, déontologie

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    BMCTools
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    Re : Le syndic et le RGDP

    luc a écrit :

    On est quand même d'accord que
    1. la personne dont on traite les données peut consulter le registre, dont l'IPI a mis un modèle a disposition sur son site ?
    2. un agent immobilier doit dans l'exercice de sa fonction mentionner son N° IPI ?
    3. la personne physique ou morale qui traite mes données dans le contexte de l'ACP doit quand me prouver que j'ai donné mon accord par voie de contrat, soit directement (ACP), soit indirect (syndic, editeur logiciel comptable, ... )?

    1) Voir la réponse de LaurImmo. Pour être complet, ce registre reprend la manière dont est traité les données pas les données à proprement parlé.
    2) Voir la réponse de LaurImmo. Et comme il est dit, c'est une obligation déontologique et pas un obligation lié au RGDP.
    3) Non. Dans le cadre de notre mission de syndic, nous devons pas avoir votre consentement pour traiter vos données car nous avons une obligation légale de les traiter. Nous n'avons même pas l'obligation légale de demander votre accord sur une "charte vie privé" même s'il s'agit d'une bonne pratique. Cela veut-il dire que nous pouvons faire n'importe quoi? Évidemment que non. Nous devons respecter l'avis émis par la commission de la protection de la vie privé sur les copropriétés et nous devons respecter les droits des copropriétaires par rapport à leurs données (droit d'accès et de copie, droit de rectification, droit à l'effacement,...)

    Il est clair que ceci n'est valable que si je reste strictement dans la mission de syndic. Si je désire utiliser vos données en dehors de celle-ci, votre consentement est nécessaire.

    Dernière modification par BMCTools (11-06-2018 17:15:43)


    Yves Van Ermen

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