syndic, reponse au notaire en frais privatifs

Dispositions légales : article 577-11,  §1 et § 2, art. 577-1, § 4, 577-8, §1, al.1 et 2, C. civil
Dispositions contractuelles : le contrat entre le syndic et l'ACP

Dans les circonstances visées à l'article 577-11 §1 et §1, le notaire est obligé de demander au syndic des informations et documents.
 
"Art. 577-11. § 1er. § 1er. Dans la perspective de la cession du droit de propriété d'un lot, le notaire instrumentant, toute personne agissant en tant qu'intermédiaire professionnel ou le cédant, selon le cas, transmet au cessionnaire, avant la signature de la convention ou, le cas échéant, de l'offre d'achat ou de la promesse d'achat, les informations et documents suivants, que le syndic lui communique sur simple demande, dans un délai de quinze jours :
(...)
2° le montant des arriérés éventuels dus par le cédant;
(...)
§ 2. En cas de cession du droit de propriété d'un lot entre vifs ou pour cause de mort le notaire instrumentant demande au syndic de l'association des copropriétaires, par lettre recommandée à la poste, de lui transmettre les informations et documents suivants :
(...)"

Ces frais sont imputés au copropriétaire.

"Art. 577-11. § 4. Les frais de transmission des informations requises en vertu des §§ 1er et 2 sont à charge du copropriétaire cédant."

Les prestations du syndic sont rémunérées selon les conditions prévues dans son contrat . Le contrat est approuvé par l'assemblée générale lors de la nomination du syndic par l'AG.

" Art. 577-8. § 1. Lorsqu'il n'est pas désigné par le règlement de copropriété, le syndic est nommé par la première assemblée générale ou, à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire ou de tout tiers ayant un intérêt .
  Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires figurent dans un contrat écrit."

Un montant de 300,00  pour les prestations du syndic en réponse aux demandes du notaire dans le cadre des articles 577-11 § 1 et § 2 n'est pas excessive. Les demandes ne portent pas que sur le montant des arriérés éventuels dus par le cédant (lire l'entièreté de l'article 577-11, § 1 et § 2, C.civil).

C'est bien le contexte ?

Le syndic a, conformément au texte légal, l'obligation de répondre au notaire et ne doit pas informer préalablement le copropriétaire cédant de ou des demandes de celui-ci ni du montant de ses honoraires qui doivent figurer dans son contrat. Il s'agit de frais privatifs mis à charge du cédant par le syndic.

Le contexte est différent ? lequel ?

Si la demande de renseignements concerne pas "la perspective de la cession du droit de propriété d'un lot", le notaire ne pouvait pas demander au syndic les renseignements et ce dernier ne pouvait les communiquer. Reste à prouver qui à commis l'erreur et lui réclamer le dommage.

Obtenir le décompte du notaire permet aussi s'assurer que ses débours sont justifiés. De ma petite expérience, Il semble que cela soit habituelle que ces décomptes soit imprécis voir inexistant, mais la contestation des débours me semble a propos qui si l'on suspecte de grosse erreurs.

Je pense qu'il soit dans les usages que le syndic facture les frais de transmission des informations directement au propriétaire du lot et non au notaire.

Tout est relatif selon que l'on soit le débiteur ou le créancier ... Dans fait la prestation ne consiste qu'a compléter une lettre type, y joindre quelques copies (PV, Bilans, ...) et établir la facture au propriétaire. Il me semble évidant que les syndics abusent un peu du fait qu'il sont incontournable pour cette prestation qui n’est effectuée que quant le CP quitte la copropriété.

Personnellement, je trouve tout à fait logique le comportement de votre syndic.

On lui demande un job, comme dans le cadre d'une vente. Ce sont des informations dont vous disposez déjà, mais que le notaire doit confirmer dans le cas des ventes. C'est donc un job particulier, qui mérite salaire. A charge du propriétaire qui est le seul responsable vis-à-vis de la copropriété.

Et il serait illogique que le notaire paie ces frais, ou propose de faire un "forfait", puisque chaque syndic fait payer ses services suivant un tarif et un contrat spécifique. Certains ne font rien payer. D'autres facturent 300€. Sans le savoir à l'avance, comment voulez-vous sérieusement que le notaire vous fasse un "forfait" pour ce genre de prestations sans prendre une grosse marge de sécurité insensée et à vos frais?

Payer un notaire pour qu'il fasse des demandes officielles d'informations dont vous disposez déjà? Tout cela n'a pas beaucoup de sens, si vous voulez mon opinion.

(*) Maintenant je trouve aussi - que le syndic a reagit a la demande du notaire ...

Par contre j'ai un probleme avec les montants pratiques, pour une lettre qui donne l'etat de mes contributions au fond de roulement, arrierres, etc.
Vous etes a un tarif journalier d'un consultant, je doute qu'ils ont passe 1 jour pour rediger 2 pages...
Ils auraient pu demander 1000 a la place de 300, parce que le notaire leure a demande -> je n'aurait pas de recours.
Je ne sais pas quelle somme leur contrat specifie, je vais leur demander copie. Mais ceci se rajoute au temps que je perds pour cette histoire,

Bref - ici se termine la partie du message initial.

Le reste (notaires) c'est off-topic, seulement pour ceux qui s'interessent

BAV -
jet
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La relation avec le notaire n'est pas du tot comme vous la decrivez.
En tout cas dans mon contexte lie a cette situation, elle n'a pas ete ...

Contexte -
. Mon epouse n'est pas de nationalite EU, egalement nos enfants ont double/triple nationalite.  Avec l'age on commence a chercher les implication au niveau heritage, donations, bref - et des alternatives /legales/ pour la gestion du patrimoine
. Deja - la mission que j'ai demande "etait de faire une analyse patrimoine" et de me donner le pour et le contre des plusieurs alternatives possibles - et SURTOUT leur couts associes. Ceci pour des procedures vis-avis de la Belgique.
. 2 jours apres cette mission - je leurs ecrit pour arreter la mission. Je me rendais compte des questions recues, que je savais plus sur le sujet que la personne en charge de mon dossier qui travaille dans son etude.
. Elle m'a confirme le dossier ferme, et de "deja avoir commence des recherches d'usage".  Je note = sans me prevenir de leur nature, leurs couts ... et sans avoir mon accord avant de les entamer.
. Deux mois apres, j'ai recu la note = plusieurs milliers EUR en "frais administratifs de procedure" et "honoraires" ... pour procedure non-aboutie.
Je ne pouvais pas le croire.

Les honoraires - il a accepte de les oublier (il n'a pas fait une analyse du tout ...).
Par contre au niveaus debours (et c'est ici que ma reponse commence reelement) - Il y a une difference entre comment ils travaillent par rapport a ce qui est decrit sur la page du site notaire.be...
=> Theoriquement il vous exige "une provision" pour ses debours, car il ne sont pas entierement connus au moment du depart. Ceci seulement pour des mission reprises dans une liste bien publique (A.R je ne sais plus lequel)
=> Theoriquement il doit ajuster cette "provision" au jour ou les couts deviennent connus/recherches finis. Ca s'appelle "travailler en couts reels".
=> Sauf qu'ils ne travaillent pas en couts reels -
Ils n'ajustent pas "la provision", et parfois ils ne l'aplique meme pas aux bonnes operations. 

Est-ce que la difference est importante? Cette "provision", il faut savoir
. est d'abord etablie par nature de l'acte (pour interventions qui sont regularisee pdv honoraires)
. est etablie sur une moyenne de l'annee precedentes (elle monte tous les ans, meme si les couts de cadastre/etc ne montent pas)
. son montant est recu tous les ans, par les notaires, via les updates du programme de facturation
(cherchez google sur "profac", vous allez tomber sur une version bien ancienne)

Avec la nouvelle connaissance acquise (couts reels vs forfait) j'ai commencer a eplucher les couts d'une operation (d'achat) recement cloturee, different notaire ....
(a) couts(reel) des recherches (cadastre, ibge, urbanisme, loi sociales, centrale hypotheques bref le paneau entier) =350 EUR.
(b) Montant du forfait percu = 1050 EUR.
...
Question renvoye au notaire => Rien a rembourser car la difference etant associee a des "frais administratifs de dossier". 
Et un "ah non Monsieur - nous travaillons en couts forfaitaires comme tous les notaires"

Est-ce "tous les notaires?"
A l'epoque des faits j'ai fait le tour de 10 notaires a Bxl par telephone - me passer en acheteur potentiel d'un immeuble (operation regularisee)
Aucun n'a accepte de travailler en cout reels. Tous etaient en couts forfaitaires.
Donc ils peuvent bien vous donner un decompte de leurs debours - mais ils vont pas rembourser la difference sur la "provision".

"Et qu'est-ce qu'il dit leur regulateur ?"
J'ai saisi  l'ordre des notaires via la page de contact, sur leur point (#4 "couts administratifs de recherche, un fourre-tout" - cherchez sur google).
Donc sur le fait qu'aucun notaire ne rembourse les provisions malgre ce qu'ils disent sur ce site. 
La reponse -> "si vous pensez que votre notaire blah, blah... veuillez vous adresser a l'ombudsman".

"Vous dites, ombudsman?"
Si vous lisez  derriere la surface - l'ombudsman n'est pas le regulateur, c'est un mediateur.
Les notaires ne lui repondent pas en hierarchie je veux dire, meme s'ils essayent de jour le jeu.
En clair meme si vous avez l'ombudsman qui tranche pour vous, le notaire n'est pas oblige de lui donner suite s'il veut pas.
En plus il y a un cout, pour la mediation...
Vu les montants, et une possibilite de temps perdu sans avoir necessairement l'assurance d'un resultat,  j'ai refuse.

Encore une petite note avec des petits characteres ...
. Quand le notaire percoit l'entierete du montant en provision=forfait "frais divers", donc ne fait pas le calcul en couts reels -> la TVA est due sur l'entierete du montant, donc +200 EUR de la poche du client. Qui se rajoute a 1050 dans mon cas.

. S'il declare le cout reel + meme si il rajoute ses frais de dossier => la TVA est due seulement sur les 350 de couts reels et vacations, pas sur ses frais de dossier (Art28 Loi sur la TVA - pour toute profession liberale). Donc vous avez une "perte" de +-70% sur recettes de TVA de l'Etat, dans un dossier achat (avec les montant qui etaient pour mon dossier). Du coup - il n'y a vraiment pas beaucoup d'interet de la part du regulateur en chef de tirer les responsables par la manche.

Finallement et heureusement, les montants en jeu pour moi son relativement petits - mais le principe d'etre le seul perdant dans un jeu a pouvoirs inegaux me derange.

Un contrat de syndic est un contrat entre l'ACP et ce syndic, pas plus ni moins. Pour imputer des frais de l'ACP à un propriétaire il faut référer à la loi ou des dispositions statutaires. Le syndic n'est pas le regisseur de parties privatives. Il n'a pas à tenir une comptabilité des parties privatives, ni l'AG à approuver.

Je ne sais pas ce que vous avez demandé à votre notaire. Il ne me semble en tout cas pas utile, dans la situation que vous décrivez, de demander les informations au syndic.

M'est avis que votre notaire n'a pas compris votre besoin, a décidé de faire à sa mode ou est un fameux crétin. Le "ou" n'est pas exclusif, bien au contraire...