Déclaration fin de bail (commun accord) : quel document? destinataire? Format?

Bonjour, je m’adresse à vous pour le cas suivant :
Le 01/10/2013 j’ai signé un contrat PIM (Contrat de bail de bureau – entrepôt – surface) avec une sprl pour la location d’une partie de ma maison (bureau + atelier). La location a démarré le 01/10/2013 pour une période déterminée de 9 ans, tout s’est toujours bien déroulé.
La maison est située à 1780 Wemmel, le contrat a été enregistré à 1730 Asse.
Aujourd’hui le locataire (sprl) et moi-même souhaitons d’un commun accord mettre fin au bail.
J’aimerais avoir votre avis sur les points suivants :
•    Quel document faut-il signer pour acter officiellement cette fin de bail de commun accord ?
•    A qui dois-je envoyer ce document ? (justice de paix à 1860 Meise dont dépend Wemmel ?)
•    Sous quel format ? (puis-je envoyer ce document au destinataire sous format électronique?)
D’avance un tout grand merci pour vos réponses.
Bien à vous,
Serli