AG écrites = Même procédure qu'en présentiel, qu'est ce qui change?

.....personne ne connait la procédure d'une AG ÉCRITE alors qu'on en parle en long et en large par ci par là?

Merci, je vous copie/colle sans changer une virgule;

Conformément à l’Arrêté ministériel du 28 novembre 2020, nos agences de gestion et la comptabilité sont ouvertes au public.

Nos équipes pratiquent le télétravail, une permanence est assurée en agence aux heures habituelles d’ouverture afin de permettre les visites lorsqu’elles sont nécessaires et sur rendez-vous uniquement.

Les Assemblées Générales physiques restent interdites, l’arrêté royal publié le 24 décembre 2020 apporte les changements suivants :

Toutes les Assemblées Générales qui devaient se tenir ou n’ont pu se tenir entre le 10 mars 2020 et le 30 juin 2020 et depuis le 1er octobre 2020 jusqu’au 9 mars 2021 peuvent être reportées par le syndic à la prochaine quinzaine annuelle de 2021 ou de 2022 reprise dans le R.O.I..

Si nécessaire ou à la demande d’1/5 des copropriétaires le syndic peut tenir une AG, celle-ci peut être organisée notamment par le biais d’une nouvelle forme de procédure écrite (mesure provisoire jusqu'au 9 mars 2021).
La tenue d’une Assemblée Générale telle que vous la connaissiez n’est pas envisageable à l’heure
actuelle en raison des conditions sanitaires.
Pour tenter de pallier à cela, nous avons opté, en concertation avec votre Conseil de Copropriété et
conformément aux dispositions légales qui nous sont offertes, pour une Assemblée Générale Écrite
reprenant uniquement les points indispensables à la bonne gestion de votre copropriété.
Le bulletin de vote joint à ce courrier doit être renvoyé au syndic dans un délai de 3 semaines à
dater du mercredi 17 mars 2021, soit au plus tard le mercredi 7 avril 2021 (date de réception par le
syndic faisant foi).
Sur base de l’ensemble des bulletins reçus, qui seront dépouillés en présence d’un huissier de
justice, un procès-verbal sera rédigé et transmis par le syndic.
Les mesures légales provisoires n’ayant pas prévu de pouvoir tenir une seconde séance de
consultations, cela aura pour conséquence qu’en l’absence de réponses suffisantes, l’assemblée sera
considérée comme nulle et non avenue.
Nous nous permettons donc d’insister vivement sur l’importance de nous renvoyer votre bulletin
de votes. Dans la mesure du possible, nous vous demandons également de privilégier l’envoi de
vos bulletins de vote par e-mail à l’adresse XXXX@XXXX.
Vous trouverez en fin de document un développement plus complet de ce mode de fonctionnement.
Les annexes sont disponible sur notre site (RIEN DU TOUT) : h

Informations complémentaires
XXXXXXXXXXXXX
La loi
- Sur simple demande, nous vous enverrons la loi publiée le 24 décembre 2020 ainsi que sa prolongation.
- La synthèse ci-dessous est donnée à titre informatif et n’engage en aucun cas la responsabilité de la
société BROLASSOCIES.
o Possibilité de reporter les Assemblées Générales à l’année suivante.
Contrats, mandats et budgets automatiquement prolongés dans ce cas.
o Si décision urgente ou sur demande d’1/5 des quotités => Assemblée Générale
o Si nécessité ou volonté de tenir les AG et impossibilité de le faire en présentiel => Procès-verbal
via bulletin de vote ou AG vidéoconférence.
o Double quorum de réponses nécessaire pour que l’Assemblée Générale tenue à distance et le
procès-verbal rédigé à l’aide des bulletins de votes soient considérés comme valables.
Les majorités usuelles s’appliquent lors des prises de décisions.
o Les copropriétaires ont 3 semaines pour remettre leur bulletin de votes.
o Le syndic rédige le procès-verbal en y indiquant les personnes ayant répondu.
o Ces mesures sont d’application jusqu’au 30 juin 2021 et pourront être sujettes à prolongation.
La méthode choisie
Nous avons décidé de travailler sur base des Assemblées Générales « ÉCRITES ».
Chaque copropriétaire sera en mesure de remplir son bulletin de vote en toute autonomie.
À partir de la date reprise sur la convocation, les copropriétaires ont trois semaines pour transmettre leur bulletin
de votes au syndic par courrier ou par e-mail. Dans la mesure du possible, l’envoi par mail est à privilégier afin
d’éviter toute lenteur ou erreur de la poste n’engageant pas la responsabilité du syndic. Nous n’adapterons pas
le procès-verbal pour des bulletins reçus en retard. Si les bulletins reçus représentent au moins 50% des quotités
et plus de la moitié des copropriétaires, les décisions prises peuvent être valablement reprises dans un procèsverbal
que le syndic rédige.
Nous estimons que par cette méthode :
- Nous évitons la problématique des enregistrements des vidéoconférences de ces assemblées générales.
Cela semble être recommandé par les associations professionnelles d’agents immobiliers mais
potentiellement contraignant en termes de RGPD (Règlement général de protection des données).
- Nous évitons tout souci juridique lié au fait que quelqu’un soit déconnecté le temps d’une décision,
n’arrive pas à se connecter, n’entende pas bien, ne soit pas entendu, ... Nous estimons également que
le risque d’actions en justice visant à l’annulation n’est pas à négliger.
- Nous évitons les soucis inhérents à un éventuel dysfonctionnement de la plateforme.
Nous rédigerons un procès-verbal uniquement sur base de documents écrits et transmis par chacun.
Cela procure une force juridique incontestable aux décisions.
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on a une feuille avec des petites cases POUR CONTRE ABSTENTION
les odj concernent uniquement les nominations CDC et attribution de fric.
voilà, on peut se gratter la tête?

Vous avez prévenu le syndic que les annexes n'étaient pas disponibles sur leur site?

Ordres du jour rédigés par le syndic présentés par copropriétaire en galère:
- les odj concernent uniquement les nominations CDC et attribution de fric.
- Élection des membres des Conseils de Copropriété actuels (?) et par résidence

Quelles seraient les annexes obligatoires à joindre par le syndic  à la communication du bulletin de vote ( la feuille avec des petites cases) aux copropriétaires ou  mettre à  disposition de ceux-ci sur le site de la copropriété ?
Sur quoi repose cette obligation dans le cas d'espèce ?

Dans son message le syndic a mis en évidence que les  équipes pratiquaient le télétravail mais qu'une permanence était assurée en agence aux heures habituelles d’ouverture afin de permettre les visites lorsqu’elles étaient nécessaires et sur rendez-vous uniquement.

Quels sont les documents dont vous voulez prendre connaissance en relation avec les points sur lesquels vous êtes invités à voter et que le syndic aurait dû joindre à la communication du bulletin de vote ou rendre disponibles sur le site de la copropriété ?

Le bulletin de vote en votre possession ( et pas en la mienne) reprend le texte de toutes les motions qui vous sont soumises.

Dernière modification par GT (18-03-2021 11:37:24)

très facile! je vous copie colle! voici!

Élection des membres des Conseils de Copropriété actuels et par résidence
Nom Copropriété ou adresse de l’immeuble
Nom copropriétaire
Lot (appartement(s) et/ou garage – box(es)
et/ou emplacement(s) de garage et/ou
emplacement(s) de parking extérieur)
DATE DE RECEPTION PAR L’AGENCE BROLMACHIN
Pour valider une réponse, il suffit d’inscrire une croix dans la case « pour », « contre » ou
« abstention ». Tout texte ajouté ne sera pas pris en considération et réduira également le
vote à néant.
Remarque : chaque copropriétaire ne peut voter que pour sa propre résidence et pour
l’immeuble E. Le vote pour une autre résidence ne sera pas pris en compte.

(laisser vide)
Madame G épouse Monsieur G :
Pour Contre Abstention
Monsieur G :
Pour Contre Abstention
Madame VB :
Pour Contre Abstention
SIGNATURE DU COPROPRIETAIRE / NOM / DATE

Voilà .

Il manquerait plus qu'ils soient anonymes hein!

Peut être que ça repose simplement sur ce que le syndic annonce? (si vous avez bien lu)

ça veut dire que ce sont les mêmes membres qui sont actuellement membres du conseil....(vous ne comprenez pas  quoi exactement?)

si ce sont les même, on ne peut pas appeler ça un renouvellement.

ha ça! rasseoir les même personnes à leurs même place sans laisser la prérogative à d'autres de se présenter, je n'appelle pas ça "nécessaire"

ha ça, meme si je vous parais nunuche, je l'avais compris hein.

oui , parfait, on lit pareil , et donc je réitère ma question que vous éludez, vous recevez une invitation d'AG écrite pareille, vous en feriez quoi?
Plusieurs options;
RIEN? VOUS VOTEZ POUR? CONTRE? ABSTENTIONS? POUBELLES? VOUS TROUVEZ CA SÉRIEUX?

Vous êtes mieux renseignée que moi. J'ignore totalement qui, parmi les actuels 7.840 pimonautes inscrits, seraient les 2 qui font partie de vos ACP. Et, à vrai dire, cela m'est égal.

Les obligations restent de mises, donc les annexes obligatoires, et pour tout point soumis au vote, il doit y avoir tous les éléments de droit et de fait pour que les copropriétaires puissent voter en pleine connaissance de cause.

Or, il pèse sur les épaules du syndic une obligation de résultat qui implique qu’entre l’envoi de la convocation et le jour de la réunion, ces documents puissent être consultés.
« Il y a 2 types de documents qui doivent être annexés aux convocations : les documents exigés par les statuts,et ceux dont l’éfficacité commandequ’ils soient communiqués aux copropriétaires en même tempsque l’odre du jour. …. Ainsi les comptes doiventparfois, selon le vœu du règlement de copropriété ou du règlement d’ordre intérieur, être joints, à la convocation. Le non respectde cette exigence pourraitentrainer l’annulation de la décisiond’approuver ces compteset des décisions annexes (quitus du syndic, des vérificateurs, etc., surtout si l’annulation est demandée par des copropriétaires…).

A côté des documents exigés, il peut être fort utile de joindre aux convocations les documents à propos desquels des délibérations doivent avoir lieu. Nous songeons évidemment aux comptes que les copropriétaires seront appelés à approuver, même lorsque le règlement d’ordre intérieur n’exige oas qu’ils soient joints, mais aussi, sans que cette liste soit exhaustive : le texte d’un nouveau règlement d’ordre intérieur, une nouvelle disposition, des statuts, un projet de modification d’une disposition existante, le devis d’uneentreprise à laquelle il est projetéde faire appel, etc.» (Eric Ricquier, La copropriété, les droits et devoirs du copropriétaire, du syndic et de la copriété, Larcier, 2019).

Force est de constater que les copropriétaires n’étaient donc pas en mesure de prendre connaissance de tous éléments de droit et fait pour une prise de décision légale et souveraine et que le syndic n’a pas réalisé l’obligation qui est la sienne.

Le concluant avait pourtant demandé , par pli recommandé du 27 juin et par courriels des 9 et 16 juillet 2020, d’avoir des dossiers et des justificatifs pour chaque point mis à l’ordre du jour.

La défenderesse tente de relever qu'à la convocation était annexé un tableau comparatif avec les budgets 2019 et 2020 reprenant, de façon précise, le détail des frais généraux, des frais d'assurance et des consommations d'énergie et d'eau.

Cependant, « L'exigence légale de préciser dans la convocation les modalités de consultation ne présente toutefois d'intérêt que si les documents ne sont pas joints à la convocation elle même. La jonction des documents à la convocation peut être privilégiée par le syndic pour éviter d'être confronté à de multiples demandes de consultation des documents à son bureau. II veillera dans ce cas à préciser de manière explicite que tous les documents liés à la convocation y sont joints. L'absence de mention dans l'ordre du jour des modalités de consultation pourrait constituer une cause d'irrégularité des décisions de l'assemblée, à moins que les pièces ne soient annexées à la convocation ou n'aient déjà été précédemment communiquées aux copropriétaires» (Corinne MOSTIN, Le syndic de copropriété, Kluwer, 2012. page 72, n° 244).