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Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

FLAHAYE
Pimonaute
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Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

Bonjour à tous.

Copropriétaire sans connaissance préalable dans un immeuble à appartements depuis février 2021 - c'est ma résidence principale pour 77,07/10.000e) -  j'ai envoyé depuis lors quelques mails au syndic constatant des dysfonctionnements dans les parties communes: nettoyage bâclé et non régulier des couloirs des étages, désolidarisation d'un tuyau de descente du chéneau un étage au-dessus de ma terrasse aspergée par fortes pluies, retour automatique déréglé de porte d'entrée, temporisations inadéquates des luminaires, …
Bien qu'un accusé de réception soit demandé chaque fois, aucun retour n'est donné, ni sur le terrain.

De guerre las, j'ai envoyé dernièrement une lettre recommandée au syndic reprenant tous mes constats, avec dates d'envoi et de rappels, le priant de répondre dans les 3 jours de la réception.
Chose faite! Leur réponse fut plutôt cinglante pour certains points allant à me demander pourquoi je ne suis pas allé moi-même remboité le tuyau de descente en zinc! (NDLR : long de 3 étages, il n'y a aucun bourrelets d'arrêt soudés au niveau des colliers et j('approche des 65 balais).
A la demande d'une copie de la police d'assurance dont le but est de vérifier la suffisance du montant assurer de mon appartement, je les harcèlerais pour l'obtenir. Il m'est suggéré de contacter moi-même l'assureur car il n'est pas courtier!
En plus, 2 heures me sont facturées pour une (ré)explication, dit-il, encore et encore de différents courriels déjà envoyés aux copropriétaires "in tempore non suspecto". Je conteste évidemment ce paiement.
Et tout prochain contact par courriel sera payant à 75€/heure/htva!

J'ai pu me procurer leur contrat signé avec l'ACP.

Article 7 : Missions tarifées
Les honoraires fixés à l’article 5.Rémunération ci-dessus correspondent aux missions usuelles telle que définies dans l’annexe 1(*) à la présente convention et intitulée "prestations usuelles du syndic". (NDLR : art. 577-8 §11)
Les autres prestations considérées comme « tâches complémentaires de gestion du syndic »
font l’objet d'honoraires particuliers calculés et repris en annexe 2 (**).

(*)
- Répondre aux appels téléphoniques et y donner la suite voulue.
- Recevoir le courrier relatif aux parties communes provenant soit de copropriétaires, soit de tiers, et en assurer le suivi.
- Faire parvenir une copie des polices à chaque propriétaire qui en fait la demande (NDLR : gratuit?)

(**)
Scindée en 2 groupes de prestations, l'une pour un copropriétaire déterminé (NDLR : pas de traces de montant pour facturation pour réponse) et l'autre pour la copropriété.
Annexe_2_-_Tâches_complémentaires_de_gestion_du_syndic.pdf

Mes questions :

1.    Qui doit remédier à un problème affectant les parties communes et quelle procédure à utiliser ?
2.    Dans quel délai raisonnable un problème doit-il être corrigé?
3.    Des copies de documents (essentiellement envoi par mail) sont-ils à facturer au demandeur-copropriétaire?
4.    Une facturation labellisée "tâches complémentaires" en réponse à un courriel d'un copropriétaire est-elle normale?
5.     Anticipativement à une confrontation, quelle instance ou tribunal pourrait trancher ce différent de facturation si chacun campe sur ses positions?

Merci de vos précieux conseils

Dernière modification par FLAHAYE (19-10-2021 10:46:00)

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GT
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

FLAHAYE a écrit :

J'ai pu me procurer leur contrat signé avec l'ACP.

Article 7 : Missions tarifées
Les honoraires fixés à l’article 5.Rémunération ci-dessus correspondent aux missions usuelles telle que définies dans l’annexe 1(*) à la présente convention et intitulée "prestations usuelles du syndic". (NDLR : art. 577-8 §11)
Les autres prestations considérées comme « tâches complémentaires de gestion du syndic »
font l’objet d'honoraires particuliers calculés et repris en annexe 2 (**).

(*)
- Répondre aux appels téléphoniques et y donner la suite voulue.
- Recevoir le courrier relatif aux parties communes provenant soit de copropriétaires, soit de tiers, et en assurer le suivi.
- Faire parvenir une copie des polices à chaque propriétaire qui en fait la demande (NDLR : gratuit?)

(**)
Scindée en 2 groupes de prestations, l'une pour un copropriétaire déterminé (NDLR : pas de traces de montant pour facturation pour réponse) et l'autre pour la copropriété.
Annexe_2_-_Tâches_complémentaires_de_gestion_du_syndic.pdf

Mes questions :

1.    Qui doit remédier à un problème affectant les parties communes et quelle procédure à utiliser ?
2.    Dans quel délai raisonnable un problème doit-il être corrigé?
3.    Des copies de documents (essentiellement envoi par mail) sont-ils à facturer au demandeur-copropriétaire?
4.    Une facturation labellisée "tâches complémentaires" en réponse à un courriel d'un copropriétaire est-elle normale?
5.     Anticipativement à une confrontation, quelle instance ou tribunal pourrait trancher ce différent de facturation si chacun campe sur ses positions?

Merci de vos précieux conseils

Il convient d'abord de vérifier s'il s'agit de la version la plus récente du contrat et des annexes ?

Dernière modification par GT (18-10-2021 17:11:01)

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FLAHAYE
Pimonaute
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

Bonjour Monsieur.
Merci.

"Art 2 - Durée ne pouvant excéder 3 ans.
La présente convention prendra cours le 23/03/19 pour se terminer le 22/03/22"
Les annexes font bien partie du contrat.

Dernière modification par FLAHAYE (18-10-2021 17:27:04)

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GT
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

FLAHAYE a écrit :

Bonjour à tous.

Copropriétaire sans connaissance préalable dans un immeuble à appartements depuis février 2020 - c'est ma résidence principale pour 77,07/10.000e)

Février 2020.
Ailleurs, vous avez écrit février 2021 (aujourd'hui à 11:29:55).

https://forum.pim.be/topic-292381-un-sy … l#p1901028

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FLAHAYE
Pimonaute
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

Bonjour.

Merci d'avoir relevé cette coquille.

Effectivement, je suis nouvellement CP dans cet immeuble depuis février 2021
C'est corrigé.

Cordialement

Dernière modification par FLAHAYE (19-10-2021 10:46:59)

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copropriétaire engalère
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

FLAHAYE a écrit :

Mes questions :

1.    Qui doit remédier à un problème affectant les parties communes et quelle procédure à utiliser ?
2.    Dans quel délai raisonnable un problème doit-il être corrigé?
3.    Des copies de documents (essentiellement envoi par mail) sont-ils à facturer au demandeur-copropriétaire?
4.    Une facturation labellisée "tâches complémentaires" en réponse à un courriel d'un copropriétaire est-elle normale?
5.     Anticipativement à une confrontation, quelle instance ou tribunal pourrait trancher ce différent de facturation si chacun campe sur ses positions?

Merci de vos précieux conseils

Impatiente de lire les réponses à vos questions........


"Quand les flatteurs s'assemblent, le diable part dîner en ville."
"Moi, je dis qu'il existe une société secrète avec des ramifications dans le monde entier, qui complote pour répandre la rumeur qu'il existe un complot universel."
U.E.

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FLAHAYE
Pimonaute
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

Mais moi aussi ...
d'autant plus qu'une confrontation dans les bureaux du syndic devait avoir lieu ce mercredi mais que j'ai eu la porte de bois puisque la date proposée depuis une semaine ne m'avait pas été confirmée (mail laissé sans réponse comme d'hab).

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copropriétaire engalère
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

FLAHAYE a écrit :

Mais moi aussi ...
d'autant plus qu'une confrontation dans les bureaux du syndic devait avoir lieu ce mercredi mais que j'ai eu la porte de bois puisque la date proposée depuis une semaine ne m'avait pas été confirmée (mail laissé sans réponse comme d'hab).

HO? la brillantine risque de se prendre un coup de chaud de sang!


"Quand les flatteurs s'assemblent, le diable part dîner en ville."
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FLAHAYE
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

Bonjour.

Plutôt que d'aller au feu au moment de la vérification début 2022, nommé commissaire aux comptes à l'AGO de mars 2021 sans bagage fiscal, puis-je démissionner en cours de route?

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max11
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

FLAHAYE a écrit :

Bonjour.

Plutôt que d'aller au feu au moment de la vérification début 2022, nommé commissaire aux comptes à l'AGO de mars 2021 sans bagage fiscal, puis-je démissionner en cours de route?

Et laisser votre copropriété sans commissaire aux comptes ????
Il ne faut pas de bagage fiscal (qu'est-ce que ça à voir ?) pour vérifier les comptes d'une ACP.

Vous vous êtes engagé à remplir cette mission, il vous appartient d'assumer votre engagement autant que possible !

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FLAHAYE
Pimonaute
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

Bonjour.

Pour moi, bagage fiscal = notion de comptabilité.
[Nul n'est maître en apprenant]

Rien n'est dit dans tous les documents que je détiens: RC, ROI, ....
Ne devrait-on pas décrire quelque part le profil du commissaire aux comptes?
Est-ce obligatoire?

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max11
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

FLAHAYE a écrit :

Bonjour.

Pour moi, bagage fiscal = notion de comptabilité.
[Nul n'est maître en apprenant]

Rien n'est dit dans tous les documents que je détiens: RC, ROI, ....
Ne devrait-on pas décrire quelque part le profil du commissaire aux comptes?
Est-ce obligatoire?

Normalement; le ROI devrait décrire la mission du commissaire aux comptes.

Mais, à défaut, vous pouvez néanmoins réaliser votre mission au mieux et il vaut mieux faire quelque chose que de laisser les comptes sans aucune vérification.... A moins de les refuser !

Vous indiquerez dans votre rapport comment vous avez rempli votre mission à défaut d'instructions dans le ROI.
Par exemple :
- vérifier les factures : bien au nom de l'acp, bon montant repris dans les charges
- vérifier le relevé des charges : bonnes rubriques, bon montant, pièce justificative, bonne ventilation,
- répartition des charges : le montant total = le total du relevé des charges ? clés de répartition utilisées
- extraits de comptes : quelques sondages pour vérifier les retraits (factures payées) et les dépôts (charges, sinistres, ...)
- Bilan : voir s'il est cohérent, débit = crédit, voir le libellé des comptes et ce qu'il y a dedans, comptes d'attentes, comptes de sinistres, ...
- Soldes copropriétaires : importants ?  CP en retards de plusieurs trimestres, rappels ?, ...
- Soldes fournisseurs : impayés ? paiements sans facture ?
- Situation et évolution du fonds de réserve
- concordance des comptes bancaires, des balances CP & fournisseurs avec le bilan,

Si vous faites tout cela pour la première année, c'est déjà pas mal comme contrôle.
Et vous demandez un point à l'AG pour définir ce que doit faire le commissaire aux comptes (le minimum ci-dessus) mais vous pouvez aussi ajouter la concordance des devis/facture, l'application des décisions d'AG, l'état du patrimoine de l'acp, et en allant plus loin les calculs de répartition des consommations de chauffage & eau, les frais privatifs, les calculs des intérêts de retard, la gestion des sinistres, ...

En fonction du résultat de tout cela, vous décidez de vous porter à nouveau candidat ou pas....


-

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PIM

GT
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

FLAHAYE a écrit :

Bonjour.

Plutôt que d'aller au feu au moment de la vérification début 2022, nommé commissaire aux comptes à l'AGO de mars 2021 sans bagage fiscal, puis-je démissionner en cours de route?


Un peu de lecture pour FLAHAYE

Je prends comme hypothèse que la comptabilité tenue par le syndic est en partie double.

I.
Code civil, livre 3 "les biens"
Art. 3.89. Syndic
§ 5. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement d'ordre intérieur, le syndic est chargé:
15° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 3.86, § 3, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;

II.
Le plan comptable normalisé pour les associations de copropriétaires

https://www.indmgt.be/fr/syndic/docs/co … -08-07.pdf

III

Bulletin numéro 63 de la commission des normes comptables
https://justice.belgium.be/sites/defaul … rio_fr.pdf


IV
Mise en œuvre de l’arrêté royal du 12 juillet 2012 (vue par E. ARPIGNY)

http://www.guenette.be/download/Comptab … rietes.pdf

Note : Pour moi, le CAC aux comptes doit être en mesure de lire et de comprendre la comptabilité en partie double.

Dernière modification par GT (21-10-2021 16:37:06)

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copropriétaire engalère
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

FLAHAYE a écrit :

Bonjour.

Plutôt que d'aller au feu au moment de la vérification début 2022, nommé commissaire aux comptes à l'AGO de mars 2021 sans bagage fiscal, puis-je démissionner en cours de route?

Encore une fois, je ne comprend pas pourquoi c'est le syndic qui vous a proposé ce poste, ce sont les CP qui proposent et votent en AG, comment se fait t il qu'il vous a approché? c'était au temps de la brillantine?

démissionnez fissa fissa, ils vont tous vous tomber dessus comme des mouches à miel!
si vous ne connaissez pas le fonctionnement comptable d'une ACP, qu'allez vous contrôler? 1+1=2? comment allez vous faire pour détecter une irrégularité? au pif?
c'est selon votre rapport que les CP vont voter la décharge aux comptes, ne l'oubliez pas svp! ils vous font confiance!
Lisez la loi sur la copropriété forcée, ça vous donnera déjà un squelette des droits et devoirs de chacun dans une ACP.
vous la trouverez sur le moniteur belge ici, commencez par l'article 3.82 ,
http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/lo … H-fuXl2ay4
voilà mon avis.


"Quand les flatteurs s'assemblent, le diable part dîner en ville."
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U.E.

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commissaireauxcomptes
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

Voyez  art  70  et  81  du  règlement de  déontologie  IPI,  plainte  ce@ipi.be.  Si   non-coopération  (  totale), 15j  avant,  émettre  un  avis  négatif.  Contacter  IRE.  Quel  est  le NOM du  syndic  ?  Vous  le donnez  s'il  continue.  Publicité  et   Sauvegarde  du Peuple.  La comptabilité   à  faire  pas  un  professionnel  du  chiffre aussi  avec  un  responsable  pour  les documents.   Si  bidouille , alors il  y a  avant problème,  mauvaise foi.  Refus,  un  fois,  pas  deux.  Sur  place , et  tout  détenteur de droit  réel  est  en droit  de  voir  de  visu.  Pas de  portail, uniquement. Attention  TVA,  droit   à  la déduction, des  missions  non  organiques,  sont  quasi  certaines  ( publications,  notaire,  négociation  avec  un  promoteur,   une  échevine etc. Il  faut  des  solutions  (  cfr  art  73 ) qui  soient  les plus  justes.  Sinon,  on  pense  commissionnement.   308pc. commission  occulte.  Pénal.    Il  vous  a   nommé,  le  syndic,  ??

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copropriétaire engalère
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

commissaireauxcomptes a écrit :

Voyez  art  70  et  81  du  règlement de  déontologie  IPI,  plainte  ce@ipi.be.  Si   non-coopération  (  totale), 15j  avant,  émettre  un  avis  négatif.  Contacter  IRE.  Quel  est  le NOM du  syndic  ?  Vous  le donnez  s'il  continue.  Publicité  et   Sauvegarde  du Peuple.  La comptabilité   à  faire  pas  un  professionnel  du  chiffre aussi  avec  un  responsable  pour  les documents.   Si  bidouille , alors il  y a  avant problème,  mauvaise foi.  Refus,  un  fois,  pas  deux.  Sur  place , et  tout  détenteur de droit  réel  est  en droit  de  voir  de  visu.  Pas de  portail, uniquement. Attention  TVA,  droit   à  la déduction, des  missions  non  organiques,  sont  quasi  certaines  ( publications,  notaire,  négociation  avec  un  promoteur,   une  échevine etc. Il  faut  des  solutions  (  cfr  art  73 ) qui  soient  les plus  justes.  Sinon,  on  pense  commissionnement.   308pc. commission  occulte.  Pénal.    Il  vous  a   nommé,  le  syndic,  ??

PARFAITEMENT! sans compter que . le président de la Ligue suisse de hockey à toucher des commissions occultes aussi!

voilà voilààààààààà


"Quand les flatteurs s'assemblent, le diable part dîner en ville."
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FLAHAYE
Pimonaute
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

Bonjour.

Absent ces derniers jours, il était pour moi difficile de vous lire sur mon smartphone et d'avoir ainsi une vue générale.
Merci donc à tous ceux qui m'ont informé par leurs explications et conseils…avec beaucoup de lecture.

Malgré la base commune d'entrée en matière, j'ai peut être fait une erreur de jeunesse en regroupant à un moment donné plusieurs questions au lieu d'ouvrir plusieurs posts différents.

Je reviens donc sur ma question initiale: Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?
Voici les éléments qui me réconfortent pour répondre NON.
•    Art. 3.89. Syndic § 1er.
Lorsqu'il [= le syndic] n'est pas désigné par le règlement d'ordre intérieur, le syndic est nommé par la première assemblée générale ou, à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire ou de tout tiers ayant un intérêt.
Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit [C'est le cas  pour moi].
Ce contrat comprend notamment la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations [C'est le cas  pour moi].
Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à une rémunération sauf décision de l'assemblée générale.
•    Contrat des 3 ans entre l'ACP et syndic valable jusqu'au 20 mars 2022,
Article 7 : Missions tarifées
Les honoraires fixés à l’article 5. Rémunération ci-dessus correspondent aux missions usuelles telle que définies dans l’annexe 1(*) à la présente convention et intitulée "prestations usuelles du syndic". (NDLR : art. 577-8 §11)
Les autres prestations considérées comme « tâches complémentaires de gestion du syndic » font l’objet d'honoraires particuliers calculés et repris en annexe 2 (**).
(*) (NDLR entre autres),
- Répondre aux appels téléphoniques et y donner la suite voulue.
- Recevoir le courrier relatif aux parties communes provenant soit de copropriétaires, soit de tiers, et en assurer le suivi.
- Faire parvenir une copie des polices à chaque propriétaire qui en fait la demande (NDLR : gratuit?)
(**)
NDLR: Scindée en 2 groupes de prestations, l'une pour un copropriétaire déterminé (NDLR : pas de traces de montant pour facturation pour réponse ni de frais de page ou postage) et l'autre pour la copropriété.
•    Je pourrai aussi contacter le CDC pour qu'il rappelle au syndic la bonne exécution de ses missions et des décisions prises en AG et de respecter aussi son contrat.

Pour l'instant, je n'ai pas donné suite à la réponse par mail du syndic facturée 2H (150 € + TVA) pour prestations complémentaires, ensuite de ma recommandée, datée du 12 nov avec échéance même date.

Néanmoins, s'il continuait à jour à l'esbroufe par la suite avec une relance avec intérêts de retard par exemple, le juge de paix pourrait-il intervenir?

Merci de vous focaliser sur mes arguments de réfutation de paiement et sur cette dernière question.
Impatient de lire vos avis…

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max11
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

Si vous ne contestez pas une demande de paiement, vous vous mettez en porte à faux pour plus tard !
Quand on n'est pas d'accord avec une facture, il faut toujours la contester et ne pas faire l'autruche en attendant la suite....

Dernière modification par max11 (28-10-2021 16:15:25)

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copropriétaire engalère
Pimonaute incurable
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

FLAHAYE a écrit :

Pour l'instant, je n'ai pas donné suite à la réponse par mail du syndic facturée 2H (150 € + TVA) pour prestations complémentaires, ensuite de ma recommandée, datée du 12 nov avec échéance même date.

Néanmoins, s'il continuait à jour à l'esbroufe par la suite avec une relance avec intérêts de retard par exemple, le juge de paix pourrait-il intervenir?

Merci de vous focaliser sur mes arguments de réfutation de paiement et sur cette dernière question.
Impatient de lire vos avis…

Moi je ne me focalise sur rien du tout, si je suis dans mon bon droit, je lui répond direct

"retournez à l'école, relisez VOTRE contrat, et ne me dérangez plus avec des factures imaginaires vu? Vous êtes bien syndic si je ne m'abuse, pas un pondeur de frais !"

voilà voilà

Dernière modification par copropriétaire engalère (29-10-2021 10:09:30)


"Quand les flatteurs s'assemblent, le diable part dîner en ville."
"Moi, je dis qu'il existe une société secrète avec des ramifications dans le monde entier, qui complote pour répandre la rumeur qu'il existe un complot universel."
U.E.

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Paul_6
Pimonaute bavard
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Re : Facturation de la réponse du syndic à un mail d'un CP: normal?

FLAHAYE a écrit :

Merci d'avoir relevé cette coquille.

Et quand on écrit le mot coquille, il est souhaitable de ne pas faire de coquille (par exemple, oublier la lettre  'q'). C'est juste pour détendre l'atmosphère...

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