Question sur une méthode de comptabilisation

Merci de l'info je vais vérifier cet AR.
Nous avons un CAC bien sur qui est un copropriétaire, qui a effectué sa tâche, certes, mais je ne sais pas si par ses connaissances en la matière il peut m'aider dans mon questionnement. Pour info, il n'y a pas de réviseur externe pour les comptes, et je me demande si je n'introduirai pas la question à la prochaine AG. Certes cela va couter de l'argent mais tant le syndic que les CP pourront y trouver un avantage. LE syndic en ayant une garantie d'un professionnel, les CP outre l'aval du CAC auront aussi un avis externe et neutre quant à la validité des comtpes, et ainsi plus (ou moins) de discussions.

12 JUILLET 2012. - Arrêté royal fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires (Moniteur 3/8/2012,pages 45961 et svtes)

Article 1er. Toute copropriété de vingt lots ou plus à l'exclusion des caves, des garages et des parkings doit tenir une comptabilité faisant usage du plan comptable minimum normalisé annexé au présent arrêté.
Art. 2. La comptabilité des associations de copropriétaires doit couvrir l'ensemble de leurs opérations, de leurs avoirs et droits de toute nature, de leurs dettes, obligations et engagements de toute nature.
Art. 3. Toute comptabilité est tenue selon un système de livres et de comptes et conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double.
Les opérations sont inscrites sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre de dates, soit dans un livre journal unique soit dans un journal auxiliaire unique ou subdivisé en journaux spécialisés. Elles sont méthodiquement inscrites ou transposées dans les comptes qu'elles concernent.
Les comptes sont définis dans un plan comptable approprié à l'association de copropriétaires. Ce plan comptable est tenu en permanence tant au siège de l'association de copropriétaires qu'aux sièges des services comptables importants de l'association de copropriétaires, à la disposition de ceux qui sont concernés par lui.
Art. 4. Toute écriture s'appuie sur une pièce justificative datée et porte un indice de référence à celle-ci.
Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant sept ans et être classées méthodiquement. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard de tiers.
Art. 5. § 1er. Les journaux et livres comptables sont cotés; ils forment, chacun dans sa fonction, une série continue; ils sont identifiés par la spécification de cette fonction, par leur place dans cette série et par le nom de l'association de copropriétaires.
§ 2. Les livres et journaux sont tenus de manière à garantir leur continuité matérielle ainsi que la régularité et l'irréversibilité des écritures.
Art. 6. § 1er. Les livres sont tenus par ordre de dates, sans blancs ni lacunes. En cas de rectification, l'écriture primitive doit rester lisible.
§ 2. Les associations de copropriétaires sont tenues de conserver leurs livres pendant sept ans à partir du premier janvier de l'année qui suit leur clôture.
Art. 7. § 1er. Toute association de copropriétaires procède, une fois l'an au moins, avec bonne foi et prudence, aux opérations de relevé, de vérification, d'examen et d'évaluation nécessaires pour établir à la date choisie un inventaire complet de ses avoirs et droits de toute nature, de ses dettes, obligations et engagements de toute nature relatifs à la copropriété ainsi qu'aux moyens propres qu'elle y a affectés. Les pièces de l'inventaire sont transcrites dans un livre. Les pièces dont le volume rend la transcription difficile sont résumées dans le livre auquel elles sont annexées.
§ 2. L'inventaire est ordonné de la même manière que le plan comptable de l'association de copropriétaires.
Art. 8. Les comptes du plan comptable qui ne présentent pas d'utilité pour une association de copropriétaires ne doivent pas figurer dans le plan comptable.
Art. 9. Les articles 25, §§ 1er et 2, 31, 32, 33, alinéa 1er, première phrase et alinéa 2, première phrase, 42, 45, 46, 49, 67, 68, 73, 74, 75 et 77 de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés sont applicables à la comptabilité des copropriétaires, étant entendu qu'il faut y lire « inventaire » au lieu de « comptes annuels » et « association des copropriétaires » au lieu de « société ».
Art. 10. Les éléments de l'actif sont évalués à leur valeur d'acquisition et sont portés au plan comptable pour cette même valeur, déduction faite des amortissements et réductions de valeurs y afférents.
Par valeur d'acquisition, il faut entendre le prix d'achat, éventuellement majoré des frais accessoires tels que les impôts non récupérables et les frais de transport.

Comptabilisation des opérations sans retard : la commission des normes  comptables a émis un avis sur cette notion
Avis CNC 174/1 - Les principes d'une comptabilité régulière
https://www.cnc-cbn.be/fr/avis/les-prin … operations

Ouh la que d'agressivité dans cette réponse ! Mais soit je vous en remercie malgré tout. Permettez moi tout d'abord de rectifier vos propos. Mon seul but n'est pas d'obtenir coute que coute la mise en cause la tenue de la compta. Si vous relisez mon premier post j'ai utilisé le conditionnel parce qu'à l'heure ou je vous réponds je n'ai pris aucune décision et que les réponses de ce forum seront certainement des indications qui influenceront ma décision.

Sachez que je suis gradué en comptabilité, et gradué en informatique. Je connais donc très bien les principes de comptabilisation (des sociétés et indépendants je précise) et également les règles que tout logiciel informatique doit remplir en Belgique.

Dans mes fonctions de développeur et pour les projets de comptabilité auxquels j'ai participé c'est toujours l'ordinateur qui donnait le numéro de pièce pour la saisie des factures d'entrées et la saisie des OD. Les factures de ventes étaient générées par un programme spécial et injectées directement dans la comptabilité. Pour la saisie des extraits financiers aussi l'ordinateur délivrait le numéro d'extrait suivant ce qui permettait au comptable de visuellement contrôler qu'il ne manquait pas un extrait

Pour en revenir à nos moutons, je peux comprends une certaine confusion de votre part car dans ma copie publiée il manque une information importante je le reconnais. Toutes les écritures portant un numéro proviennent en fait du seul journal des OD. Les écritures ( à l'exception des 2 premières pour l'ouverture de l'exercice) sont des factures. Dans votre réponse, vous même classer les écritures dans une séquence croissante .
Comment alors expliquer que pour le 19/03 j'ai l'écriture 16 ET l'écriture 4 ? Logiquement nous pourrions nous attendre à ce que ces 2 écritures de la même date aient des numéros qui se suivent non ? Je rappelle que ces 2 écritures proviennent du journal des OD. Je n'ai pas d'informations précises si la comptabilité utilise plus qu'un journal d'OD et objectivement je ne vois pas pourquoi le syndic devrait utiliser 2 journaux d'OD.

La question que je me pose est alors la suivante.
Comment pour l'écriture du 10/08/2020 le numéro est le 15 et pour celle du 02/02/2022 le numéro 14 ? Alors si le numéro est généré par le système utilisé par le syndic cela signifierait que l'écriture du 2/2 a été faite AVANT l'écriture du 10/08 et la j'ai le soucis que la notion de  "sans retard" définie dans l'AR n'est pas vraiment remplie car pour moi une écriture passée 5 mois après la date est "en retard".
Si le numéro est attribué "manuellement", pour savoir que le numéro a utilisé est le 15, il faut avoir connaissance de toutes les OD qui vont devoir être faites pour utiliser un numéro qui est quasi le maximum utilisé pour l'exercice. Cela signifie donc que rien ne serait comptabilisé (pour les OD apparement)  avant la fin de l'exercice ! Donc dans les livres comptables le fonds de réserve (qui plus est)  de la comptabilité ne reflète pas les mouvements réels du compte bancaire lié à ce fonds de réserve. Et la, il y a peut être matière à "discuter".

ici aussi mes cheveux se hérissent car débiter le fonds de réserve (compte de passif, dettes à long terme) par le facturier d'achat (compte passif dettes à court terme) me parait fort singulier et inapproprié. Ici je suis tout à fait d'accord avec la manière dont la comptabilité enregistre ces mouvement dans notre copro. L'écriture est le débit d'un compte de charges (principalement 61 donc comptes à répartir entre les CP) par le crédit du compte fournisseur et ensuite (via OD) il a diminution de ce compte 61, donc par le crédit de ce compte 61 et le débit du 160 le fonds de réserve. Pratique tout à fait conforme pour moi à ce qui doit être fait.

Alors la, revenir à 1 lors d'un changement de mois ou de trimestre est quelque chose de jamais vu ni entendu.  Bonjour pour s'y retrouver alors si numéro n'est qu'une référence car alors, il doit être suivi d'une autre identification pour distinguer le même numéro pour des périodes diférentes. Comment distinguer la pièce 3 du 1er, 2eme ou 3eme trimestre sur base de cette seule référence ? Une séquence unique par exercice est donc bien plus efficace et plus claire. Maintenant si cela devait exister pour d'autres copro ne me ferait pas passer de mauvaises nuit.
D'autres parts, si c'est l'ordinateur qui génére les numéros et si la saisie des écritures est faite "au fur et à mesure", une seule édition par numéro générerait aussi une édition par date, de manière chronologique.

Alors la vous vous méprenez totalement sur mes intentions. Je n'ai nullement l'intention de "placer" un réviseur  (comme le mentionnait très justement GT) vu les tarifs exhorbitants qui'il pourrait demander. Au mieux se serait au syndic de veiller à faire réviser son travail pour avoir un poids supplémentaire lors du processus d'approbation des comptes. Des comptes vérifiés d'une part par le CAC et d'autre part par un réviseur indépendant ne pourrait donner qu'à une approbation sans réserves ni discussions des CP. Ceci n'est que mon avis bien sur.
Et pour autres infos si je suis tombé sur ce point c'est parce que j'ai vérifier mes décomptes, et les écritures faites sinon jamais je n'aurais remarqué cette "particularité" (terme neutre plutôt qu'anomalie, erreur, ...) pour vous montrer que non je ne veux pas "flinguer" à tout prix.

Désolé si à mon tour j'ai été un peu "agressif" ce n'était pas mon but.

Dernière modification par hachem (05-02-2022 16:05:53)

Rien n'est précisé dans le ROI, je n'avais jamais lu cette info. Bon maintenant préciser dans le ROI est selon moi une arme à double tranchant car soit un CP réponds à ce que prévoit le ROI et s'il n'y a personne qui possède les critères définis, il faut passer par un "externe" donc payant et la je vois déjà poindre quelques boutons chez certains de nos CP

Le réviseur serait évidemment la Rolls dans le domaine et pour ce qui concerne l'enthousiasme des copro je suis tout à fait d'accord avec vous.